Rahsia 600 juta pengguna DingTalk, teknik pengurusan pintar tingkatkan kecekapan syarikat sebanyak 30%

Apa Itu DingTalk dan Bagaimana Ia Mengubah Komunikasi Korporat

DingTalk ialah platform kerjasama dan perkhidmatan mesej segera peringkat korporat yang dibangunkan oleh Alibaba Group, direka khusus untuk meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi. Dengan mengintegrasikan fungsi komunikasi, kerjasama dan automatasi proses, ia menyelesaikan masalah asas seperti kelewatan penyampaian maklumat dan koordinasi silang jabatan dalam syarikat tradisional, menjadikannya alat penting dalam transformasi digital.

• Laporan Baca: Memastikan mesej dihantar telah dibaca oleh penerima, menghapuskan ketidakpastian seperti "sudahkah dilihat?"
• Pemberitahuan DING: Menyokong panggilan suara, mesej teks dan amaran paksa dalam aplikasi untuk memastikan perkara penting sampai secara segera.
• Kehadiran Tandakan Masuk: Menggabungkan penentududukan GPS dan Wi-Fi untuk pengurusan kehadiran yang tepat bagi pekerja jarak jauh dan kedai runcit.
• Alur Kelulusan: Borang elektronik boleh disesuaikan dan laluan tandatangan, menggantikan proses kertas.
• Integrasi Jadual dan Senarai Tugas: Penugasan tugas dan tarikh akhir diselaraskan secara automatik ke kalendar peribadi.

Mengikut laporan Platform Kerjasama Korporat oleh Statista pada 2024, pengguna aktif global DingTalk telah melebihi 600 juta, dengan lebih daripada 40% berasal dari syarikat berskala sederhana hingga besar di Asia Pasifik. Fungsi-fungsi ini bersama-sama membina persekitaran komunikasi tanpa jurang, terutamanya memperbaiki kelewatan membuat keputusan dalam organisasi berperingkat. Sebagai contoh, jenama runcit berantai Hong Kong ‘Yupinwu’ selepas menggunakan DingTalk, masa mesyuarat dalaman berkurang secara purata sebanyak 30% melalui penjejakan tugas segera dan kolaborasi video silang cawangan, manakala kelajuan tindak balas terhadap perubahan stok meningkat sebanyak 45%.

Berbanding perisian perbualan biasa yang hanya menekankan penghantaran mesej, DingTalk menyematkan komunikasi secara langsung ke alur kerja, membolehkan setiap perbualan ditukar menjadi tindakan yang boleh dikesan. Falsafah reka bentuk “berpusatkan tugas” inilah yang menjadikannya menonjol di pasaran korporat, serta meramalkan arah evolusi kerjasama pejabat generasi seterusnya — daripada alat perbualan kepada pusat pengurusan pintar.

Apakah Perbezaan Utama DingTalk Berbanding Perisian Perbualan Lain?

Perbezaan utama antara DingTalk dan perisian perbualan biasa (seperti WhatsApp, WeChat) terletak pada falsafah reka bentuk “pengasingan kerja dan kehidupan”, yang memberi tumpuan untuk mencipta persekitaran komunikasi korporat tulen, mengelakkan gangguan perbualan peribadi terhadap produktiviti kerja.

Berbanding alat komunikasi untuk pengguna biasa, DingTalk dioptimumkan secara mendalam mengikut keperluan korporat. Tempoh masa untuk menarik semula mesej dipanjangkan kepada 24 jam, jauh melebihi dua hari di WhatsApp dan dua minit di WeChat; had anggota kumpulan sehingga 5,000 orang, menyokong kerjasama organisasi besar; persidangan video menyokong sehingga 1,000 peserta secara serentak, dilengkapi fungsi kongsi skrin dan rakaman.

• Tempoh Tarik Semula Mesej: DingTalk menyokong tarik semula dalam tempoh 24 jam, meningkatkan fleksibiliti kawalan maklumat
• Had Anggota Kumpulan: Kumpulan tunggal boleh memuatkan sehingga 5,000 orang, melebihi Teams dan WeChat
• Kapasiti Persidangan Video: Versi percuma menyokong 300 peserta, versi bayaran boleh dikembangkan hingga 1,000 peserta
• Kawalan Keizinan Kolaborasi Dokumen: Menyokong keizinan mengedit, melihat dan berkongsi pada tahap individu
• Integrasi Alur Kelulusan: Borang dalaman dan alur kelulusan automatik, tiada keperluan sistem OA tambahan

Mengikut laporan Gartner 2023, kadar penggunaan DingTalk di Asia Pasifik mencapai 38%, unggul 12 peratus berbanding Microsoft Teams, terutama kerana struktur tertutup dan keupayaan menyimpan data secara tempatan, yang meningkatkan keyakinan industri sangat dikawal seperti kewangan dan pembuatan. Struktur ini menghadkan pautan luaran dan pemindahan mesej, mengurangkan risiko kebocoran data.

Falsafah reka bentuk yang menekankan keselamatan korporat dan integrasi proses ini sedang mendorong organisasi daripada “respons segera” kepada “komunikasi berorientasikan tugas”. Bab seterusnya akan membincangkan bagaimana menggunakan fungsi penyelarasan senarai tugas dan penjejakan projek DingTalk untuk selanjutnya meningkatkan daya pelaksanaan pasukan dan kadar pencapaian matlamat.

Bagaimana Menggunakan DingTalk untuk Meningkatkan Daya Pelaksanaan Pasukan

DingTalk meningkatkan ketara daya pelaksanaan pasukan melalui mekanisme tugasan dan penjejakan tugas yang berstruktur, mengubah pengurusan matlamat daripada sekadar komunikasi kepada kawalan tindakan yang boleh diukur.

Berbanding perisian perbualan biasa yang terhad kepada penghantaran mesej, DingTalk mengintegrasikan tiga fungsi utama: ‘Senarai Tugas’, ‘Papan Projek’ dan ‘Alur Kerja Automatik’, menukar kerjasama kepada proses yang boleh dilihat. Alat-alat ini bersama-sama membina rangka kerja pelaksanaan digital organisasi, mencapai pengurusan kitar hayat penuh daripada permulaan hingga penutupan tugas.

• Senarai Tugas: Mesej atau dokumen dalam perbualan boleh ditukar menjadi tugas dengan satu klik, menetapkan penanggungjawab dan tarikh akhir, serta menjejaki kemajuan melalui status baca/tulis.
• Papan Projek: Menyokong klasifikasi tugas gaya seret-lepas (seperti ‘Belum Bermula / Sedang Diproses / Selesai’), sesuai untuk aktiviti pemasaran atau pembangunan produk yang kompleks.
• Alur Kerja Automatik: Bertindak berdasarkan syarat praset, misalnya notifikasi automatik dinaik taraf kepada pengurus jika tugas tidak diselesaikan mengikut tempoh.

Berdasarkan data ujian dalaman DingTalk, kadar ketepatan waktu penghantaran silang jabatan meningkat daripada 68% kepada 89% selepas mengaktifkan fungsi peringatan tugas, menunjukkan kesan penting intervensi automatik terhadap disiplin pelaksanaan. Peningkatan ini datang daripada pengurangan kesilapan manusia dan penubuhan tanggungjawab yang telus.

Disarankan agar syarikat membina perpustakaan templat SOP (Prosedur Operasi Piawai) untuk mempiawaikan proses berulang. Contohnya tetapkan ‘Proses Pengendalian Aduan Pelanggan’: apabila kata kunci tertentu muncul dalam perbualan kumpulan, sistem secara automatik menjana tiket kerja, mengagihkannya kepada pengurus perkhidmatan pelanggan dan pasukan sokongan teknikal mengikut laluan praset, serta memulakan peringatan kira masa undur.

Reka bentuk sebegini meramalkan bahawa kerjasama korporat masa depan akan bergerak daripada “digerakkan manusia” kepada “digerakkan konteks bijak”, meletakkan asas prosedural untuk mengintegrasikan praktik pengurusan kehadiran dan sumber manusia pintar DingTalk.

Praktikal Penggunaan Sistem Kehadiran Pintar dan Pengurusan Sumber Manusia DingTalk

Sistem kehadiran pintar DingTalk merupakan alat pengurusan kehadiran automatik yang mengintegrasikan teknologi penentududukan geografi, pengenalan Wi-Fi dan pengenalpastian biometrik, menyokong pelbagai mod penandaan masuk dan dilengkapi mekanisme anti-penipuan, meningkatkan ketara kecekapan dan keadilan pengurusan sumber manusia syarikat.

• Tandakan Masuk Berasaskan GPS: Kakitangan boleh menandakan kehadiran dalam lingkungan geofence (pagar geografi) yang telah ditetapkan, sesuai untuk pejabat tetap atau lawatan lapangan.
• Pengesahan Titik Panas Wi-Fi Khusus: Melalui pengaitan alamat MAC penghala syarikat, hanya membenarkan penandaan masuk dalam rangkaian pejabat, mengelakkan log masuk palsu dari jarak jauh.
• Pengesahan Pengenalan Wajah: Menggabungkan teknologi pengesahan hidup (live detection), membanding imej masa nyata dengan rekod pendaftaran untuk berkesan mencegah penipuan menggunakan foto atau video.
• Tandakan Masuk Maya (Virtual Check-in): Untuk pekerja jarak jauh atau bergerak, peraturan anjakan koordinat boleh ditetapkan secara fleksibel, menyeimbangkan kemudahan dan kawalan.

Sistem ini dilengkapi pelbagai mekanisme anti-palsu termasuk had log masuk pelbagai peranti dan analisis trajekti mudah alih. Sekiranya pengesanan menunjukkan aktiviti tandakan masuk yang mencurigakan merentas zon dalam tempoh singkat atau akaun yang sama kerap bertukar antara peranti berbeza, sistem akan menandakan sebagai abnormal dan memaklumkan HR untuk semakan. Menurut kaji selidik Pusat Penyelidikan Pembangunan SME Hong Kong 2024, 76% syarikat responden menjimatkan purata 2.3 jam seminggu oleh kakitangan pentadbiran dalam pengesahan kehadiran dan pengurusan insiden selepas menggunakan sistem kehadiran DingTalk.

Disarankan agar syarikat menetapkan peraturan berbeza mengikut kategori pekerja: contohnya wakil jualan lapangan menggunakan pengesahan berganda GPS+Wi-Fi, pengurusan diberi waktu bekerja fleksibel tetapi diikat dengan pengesahan wajah, manakala pekerja jarak jauh diberi tandakan masuk video wajib pada kali pertama setiap hari. Tetapan terperinci sebegini tidak sahaja meningkatkan pematuhan, malah turut menyediakan asas untuk audit kepatuhan buruh yang lebih ketat, secara semula jadi menyambung kepada pertimbangan mendalam syarikat terhadap keselamatan data dan pematuhan peraturan ketika memilih platform komunikasi.

Faktor Keselamatan dan Pematuhan Apa yang Perlu Dipertimbangkan Syarikat Ketika Memilih Perisian Perbualan?

Ketika memilih perisian perbualan, syarikat perlu terlebih dahulu mempertimbangkan sama ada platform tersebut mematuhi kerangka seperti GDPR dan Ordinan Perlindungan Data Peribadi Hong Kong, terutama dalam konteks operasi antarabangsa dan penghantaran data merentas sempadan, kerana pematuhan secara langsung menentukan risiko kebocoran data dan liabiliti undang-undang.

DingTalk menyediakan tiga mekanisme perlindungan utama bagi memenuhi keperluan keselamatan korporat: pengekodan hujung ke hujung memastikan mesej tidak dapat disekat semasa penghantaran, penyimpanan data secara tempatan menyokong penempatan pada nod Alibaba Cloud di Hong Kong supaya maklumat sensitif tidak meninggalkan kawasan Asia Pasifik, manakala log audit pentadbir menyediakan jejak tindakan lengkap untuk memenuhi keperluan audit dalaman dan pemeriksaan kawal selia.

• Pengekodan Hujung ke Hujung: Hanya pihak yang berkomunikasi boleh menyahkod kandungan, penyedia perkhidmatan sendiri tidak dapat mengakses data teks biasa
• Nod Alibaba Cloud Hong Kong: Syarikat boleh memilih pelayan serantau untuk mengawal kedaulatan data secara bebas
• Log Audit: Merekod tindakan seperti log masuk, padam mesej, muat turun fail, mengukuhkan mekanisme akauntabiliti

Sebaliknya, Slack secara lalai menyimpan data di pelayan Amerika Syarikat, walaupun menggunakan Enterprise Gateway, konfigurasi tambahan diperlukan untuk menghadkan aliran data, menimbulkan risiko potensi kepada institusi yang tertakluk kepada peraturan Hong Kong atau China. Menurut Laporan Ancaman Siber Cyberport 2023, kebocoran data akibat alat komunikasi tanpa pengesahan menyumbang sebanyak 41%, menunjukkan bahawa syarikat yang mengabaikan reka bentuk pematuhan tempatan akan meningkatkan risiko lubang keselamatan secara besar-besaran.

Dengan pengawasan kedaulatan data yang semakin ketat di Asia Tenggara dan wilayah Cina Besar, dijangka lebih daripada 60% syarikat akan memberi keutamaan kepada platform kerjasama yang memiliki sijil pematuhan serantau berbanding alat antarabangsa yang hanya berfokus pada fungsi teknikal dalam tempoh tiga tahun akan datang, yang akan membentuk semula logik pemilihan infrastruktur komunikasi korporat.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!