ความลับของดิงทั้ง 600 ล้านผู้ใช้ กับเทคนิคการบริหารอัจฉริยะที่เพิ่มประสิทธิภาพองค์กรถึง 30%

ดิงทอล์กคืออะไร และมันเปลี่ยนการสื่อสารในองค์กรอย่างไร

ดิงทอล์ก (DingTalk) เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารและทำงานร่วมกันระดับองค์กรที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา ออกแบบมาเพื่อยกระดับประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กร โดยผสานฟังก์ชันการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการดำเนินงานแบบอัตโนมัติไว้ด้วยกัน เพื่อแก้ปัญหาหลักเรื่องความล่าช้าในการส่งข้อมูลและการประสานงานระหว่างแผนก กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล

• รายงานการอ่านแล้ว: ยืนยันว่าข้อความถูกอ่านโดยผู้รับ ลดความไม่แน่ใจว่า “เห็นหรือยัง”
• การแจ้งเตือน DING: รองรับการแจ้งเตือนบังคับผ่านเสียง อีเมล หรือภายในแอปพลิเคชัน เพื่อให้เรื่องสำคัญเข้าถึงได้ทันที
• ระบบเช็คอินเวลาทำงาน: ใช้ตำแหน่ง GPS และ Wi-Fi เพื่อบันทึกเวลาทำงานของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลหรือในร้านค้าอย่างแม่นยำ
• กระบวนการอนุมัติ: สร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และเส้นทางการอนุมัติเองได้ แทนการทำงานด้วยเอกสารกระดาษ
• การรวมตารางนัดหมายและงานที่ต้องทำ: มอบหมายงานและกำหนดเส้นตายจะซิงค์อัตโนมัติไปยังปฏิทินส่วนตัว

ตามรายงานแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรปี 2024 จาก Statista ดิงทอล์กมีผู้ใช้งานที่ใช้งานจริงกว่า 600 ล้านคน ทั่วโลก โดยมากกว่า 40% มาจากองค์กรขนาดกลางและใหญ่ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ฟังก์ชันเหล่านี้ร่วมกันสร้างสภาพแวดล้อมการสื่อสารที่ “ไร้ช่องว่าง” โดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วยลดปัญหาการตัดสินใจล่าช้าในองค์กรที่มีหลายชั้น เช่น แบรนด์ค้าปลีกเครือฮ่องกง “ยูเพนโฮม (Youpinwu)” หลังนำดิงทอล์กมาใช้ เวลาประชุมภายในลดลงเฉลี่ย 30% และความเร็วในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสต๊อกเพิ่มขึ้น 45% จากการติดตามงานแบบเรียลไทม์และการประชุมวิดีโอร่วมกันระหว่างสาขา

เมื่อเทียบกับแอปแชททั่วไปที่เน้นเพียงการส่งข้อความ ดิงทอล์กฝังการสื่อสารเข้าไปในลำดับงานโดยตรง ทำให้ทุกบทสนทนาสามารถกลายเป็นรายการปฏิบัติงานที่ติดตามได้ ปรัชญาการออกแบบที่ “เน้นงานเป็นศูนย์กลาง” นี้เองคือหัวใจสำคัญที่ทำให้ดิงทอล์กโดดเด่นในตลาดองค์กร และยังบ่งชี้ถึงทิศทางของการทำงานร่วมกันในอนาคต — พัฒนาจากการเป็นเครื่องมือสนทนา ไปสู่ศูนย์กลางการบริหารอัจฉริยะ

ดิงทอล์กต่างจากแอปแชททั่วไปอย่างไร

ดิงทอล์ก (DingTalk) มีความแตกต่างที่สำคัญที่สุดจากแอปแชททั่วไป (เช่น WhatsApp, WeChat) คือ ปรัชญาการออกแบบที่แยก “งานออกจากชีวิตส่วนตัว” โดยเน้นสร้างสภาพแวดล้อมการสื่อสารที่เฉพาะเจาะจงสำหรับองค์กร เพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนประสิทธิภาพการทำงานด้วยบทสนทนาส่วนตัว

เมื่อเทียบกับเครื่องมือสื่อสารสำหรับผู้บริโภค ดิงทอล์กได้รับการปรับแต่งอย่างลึกซึ้งเพื่อตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร ตัวอย่างเช่น ระยะเวลาที่สามารถถอนข้อความกลับได้ขยายเป็น 24 ชั่วโมง ซึ่งนานกว่า WhatsApp ที่ 2 วัน และ WeChat ที่แค่ 2 นาที; กลุ่มสนทนาสามารถรองรับสมาชิกได้สูงสุด 5,000 คน รองรับการทำงานร่วมกันในองค์กรขนาดใหญ่; การประชุมวิดีโอรองรับผู้เข้าร่วมพร้อมกันได้สูงสุด 1,000 คน พร้อมฟังก์ชันแชร์หน้าจอและการบันทึกวิดีโอ

• ระยะเวลาถอนข้อความกลับ: ดิงทอล์กรองรับการถอนกลับภายใน 24 ชั่วโมง เพิ่มความยืดหยุ่นในการควบคุมข้อมูล
• จำนวนสมาชิกสูงสุดในกลุ่ม: กลุ่มเดียวรองรับได้ถึง 5,000 คน มากกว่า Teams และ WeChat
• ความจุการประชุมวิดีโอ: รุ่นฟรีรองรับ 300 คน รุ่นเสียเงินขยายได้ถึง 1,000 คน
• การควบคุมสิทธิ์การร่วมงานกับไฟล์: กำหนดสิทธิ์รายบุคคลได้ละเอียด ทั้งการแก้ไข การดู และการแชร์
• การผสานกระบวนการอนุมัติ: มีแบบฟอร์มและลำดับการอนุมัติอัตโนมัติในตัว ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ OA เพิ่มเติม

ตามรายงานปี 2023 จาก Gartner ดิงทอล์กมีอัตราการใช้งานในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกสูงถึง 38% สูงกว่า Microsoft Teams ถึง 12 เปอร์เซ็นต์ สาเหตุหลักมาจากสถาปัตยกรรมแบบปิดและการเก็บข้อมูลในประเทศ ซึ่งช่วยเพิ่มความไว้วางใจจากอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมเข้มงวด เช่น การเงินและอุตสาหการผลิต โครงสร้างนี้จำกัดการเชื่อมโยงและการส่งต่อข้อมูลจากภายนอก ลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูล

การออกแบบที่เน้นความปลอดภัยขององค์กรและการผสานกระบวนการทำงานนี้ กำลังผลักดันให้องค์กรเปลี่ยนจากการ “ตอบสนองทันที” ไปสู่ “การสื่อสารที่ขับเคลื่อนด้วยงาน” บทต่อไปจะกล่าวถึงวิธีใช้ฟังก์ชันการซิงค์งานที่ต้องทำและการติดตามโครงการในดิงทอล์ก เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานและอัตราการบรรลุเป้าหมายของทีม

วิธีใช้ดิงทอล์กเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานของทีม

ดิงทอล์ก (DingTalk) ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของทีมอย่างชัดเจน ผ่านกลไกการมอบหมายและติดตามงานแบบมีโครงสร้าง ทำให้การจัดการเป้าหมายลุ่มลึกจากแค่การสื่อสาร ไปสู่การควบคุมการดำเนินงานที่วัดผลได้

เมื่อเทียบกับแอปแชททั่วไปที่จำกัดอยู่ที่การส่งข้อความ ดิงทอล์กผสานฟังก์ชันสามอย่างหลัก ได้แก่ “รายการงาน”, “กระดานโครงการ” และ “ลำดับงานอัตโนมัติ” เพื่อเปลี่ยนการร่วมมือให้กลายเป็นกระบวนการที่มองเห็นได้ ช่วยสร้างโครงสร้างดิจิทัลสำหรับองค์กร ในการจัดการวงจรชีวิตของงานตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสมบูรณ์

• รายการงาน: แปลงข้อความแชทหรือเอกสารเป็นงานได้เพียงคลิกเดียว ระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา และติดตามความคืบหน้าผ่านสถานะการอ่านและการดำเนินการ
• กระดานโครงการ: รองรับการลาก-วางเพื่อจัดหมวดหมู่งาน (เช่น ‘รอเริ่ม / กำลังดำเนินการ / เสร็จสิ้น’) เหมาะสำหรับโครงการซับซ้อน เช่น กิจกรรมการตลาดหรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์
• ลำดับงานอัตโนมัติ: ทริกเกอร์การทำงานตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เช่น หากงานล่าช้า จะแจ้งเตือนผู้จัดการโดยอัตโนมัติ

จากข้อมูลการทดสอบภายในของดิงทอล์ก การใช้ฟังก์ชันแจ้งเตือนงานช่วยเพิ่มอัตราการส่งมอบข้ามแผนกตรงเวลาจาก 68% เป็น 89% แสดงให้เห็นถึงผลกระทบสำคัญของระบบอัตโนมัติต่อวินัยในการดำเนินงาน ความสำเร็จนี้เกิดจากการลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และสร้างความชัดเจนในความรับผิดชอบ

แนะนำให้องค์กรสร้างคลังเทมเพลตขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) เพื่อมาตรฐานกระบวนการทำงานที่ทำซ้ำบ่อย ๆ เช่น กำหนด “ขั้นตอนการจัดการคำร้องเรียนลูกค้า”: เมื่อคำเฉพาะปรากฏในบทสนทนาของกลุ่ม ระบบจะสร้างใบงานอัตโนมัติ จัดสรรให้หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้าและทีมสนับสนุนเทคนิคตามเส้นทางที่ตั้งไว้ และเริ่มจับเวลาแจ้งเตือน

การออกแบบประเภทนี้บ่งบอกถึงแนวโน้มว่าการร่วมมือในองค์กรจะเปลี่ยนจาก “ขับเคลื่อนด้วยมนุษย์” ไปสู่ “ขับเคลื่อนด้วยการรับรู้สถานการณ์” และเตรียมพื้นฐานกระบวนการสำหรับการใช้งานจริงของระบบเช็คอินอัจฉริยะและการจัดการบุคลากรในดิงทอล์ก

การประยุกต์ใช้ระบบเช็คอินอัจฉริยะและการจัดการบุคลากรในดิงทอล์ก

ดิงทอล์ก (DingTalk) มีระบบเช็คอินอัจฉริยะที่ผสานเทคโนโลยีตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ การระบุสัญญาณ Wi-Fi และการจำแนกชีวภาพ เป็นเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการจัดการเวลาทำงาน รองรับการเช็คอินหลายรูปแบบและมีกลไกป้องกันการโกงในตัว ช่วยยกระดับประสิทธิภาพและความยุติธรรมในการบริหารบุคลากร

• การเช็คอินด้วยตำแหน่ง GPS: พนักงานสามารถเช็คอินได้ภายในระยะที่กำหนด (Geofence) เหมาะสำหรับที่ทำงานประจำหรือการตรวจเยี่ยมจุดนอกสถานที่
• การตรวจสอบด้วยสัญญาณ Wi-Fi ที่กำหนด: ผูกกับ MAC address ของเราเตอร์บริษัท เพื่อให้เช็คอินได้เฉพาะในเครือข่ายสำนักงาน ป้องกันการลงชื่อปลอมจากระยะไกล
• การยืนยันด้วยการจดจำใบหน้า: ใช้เทคโนโลยีตรวจจับชีวิตจริง เปรียบเทียบภาพจริงกับข้อมูลที่ลงทะเบียน เพื่อป้องกันการใช้รูปถ่ายหรือวิดีโอแอบเช็คอิน
• การเช็คอินเสมือน (Virtual Check-in): สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลหรือมีการเดินทางบ่อย สามารถตั้งกฎการเบี่ยงเบนตำแหน่งได้อย่างยืดหยุ่น รักษาระดับความสะดวกควบคู่กับการควบคุม

ระบบมีกลไกป้องกันการปลอมแปลงหลายชั้น รวมถึง การจำกัดการเข้าสู่ระบบจากหลายอุปกรณ์ และ การวิเคราะห์เส้นทางการเคลื่อนไหว หากตรวจพบการเช็คอินในพื้นที่ต่างกันในช่วงเวลาสั้น ๆ หรือบัญชีเดียวกันสลับใช้อุปกรณ์บ่อยครั้ง จะถูกตั้งสถานะว่าผิดปกติโดยอัตโนมัติ และแจ้ง HR เพื่อตรวจสอบ ตามการสำรวจปี 2024 จากศูนย์พัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมฮ่องกง 76% ขององค์กรที่ตอบแบบสอบถาม รายงานว่าหลังนำระบบเช็คอินของดิงทอล์กมาใช้ พนักงานฝ่ายบริหารสามารถประหยัดเวลาเฉลี่ย 2.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ จากงานตรวจสอบและจัดการข้อมูลเวลาทำงาน

แนะนำให้องค์กรตั้งกฎที่แตกต่างกันตามประเภทงาน เช่น พนักงานขายหน่วยหน้าใช้ การยืนยันด้วย GPS + Wi-Fi สองชั้น ผู้บริหารอนุญาตให้มี เวลาเข้า-ออกงานที่ยืดหยุ่น แต่ต้องยืนยันด้วยใบหน้า พนักงานระยะไกลตั้ง การเช็คอินด้วยวิดีโอครั้งแรกทุกวันเป็นบังคับ การตั้งค่าอย่างละเอียดนี้ไม่เพียงเพิ่มความสอดคล้องตามกฎ แต่ยังเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบด้านแรงงานที่เข้มงวดขึ้น และเชื่อมโยงอย่างเป็นธรรมชาติกับการพิจารณาเรื่อง ความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎหมาย ที่องค์กรมีต่อการเลือกแพลตฟอร์มสื่อสาร

องค์กรควรพิจารณาปัจจัยด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างไรเมื่อเลือกแอปแชท

เมื่อองค์กรเลือกใช้แอปแชท สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือความสอดคล้องกับกรอบกฎหมาย เช่น GDPR และพระราชบัญญัติ ข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว) ของฮ่องกง โดยเฉพาะในบริบทของการดำเนินงานข้ามชาติและการถ่ายโอนข้อมูลข้ามเขต ความสอดคล้องตามกฎหมายนี้กำหนดโดยตรงต่อความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลและความรับผิดทางกฎหมาย

ดิงทอล์ก (DingTalk) มีกลไกป้องกันหลักสามประการเพื่อตอบสนองต่อความต้องการด้านความปลอดภัยขององค์กร: การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง ป้องกันไม่ให้ข้อความถูกดักจับระหว่างการส่ง การจัดเก็บข้อมูลในประเทศ รองรับการติดตั้งบนโหนด Alibaba Cloud ในฮ่องกง ทำให้มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญไม่หลุดออกไปนอกรอบภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก และ บันทึกการตรวจสอบสำหรับผู้ดูแลระบบ ที่ติดตามการดำเนินงานทั้งหมด รองรับความต้องการด้านการตรวจสอบภายในและการสอบทานจากหน่วยงานกำกับดูแล

• การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง: มีเพียงผู้ส่งและผู้รับเท่านั้นที่ถอดรหัสเนื้อหาได้ แม้ผู้ให้บริการเองก็ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลต้นฉบับ
• โหนด Alibaba Cloud ในฮ่องกง: องค์กรสามารถเลือกใช้เซิร์ฟเวอร์ในภูมิภาค เพื่อควบคุมอำนาจอธิปไตยของข้อมูลเองได้
• บันทึกการตรวจสอบ: บันทึกกิจกรรม เช่น การเข้าสู่ระบบ การลบข้อความ การดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อเสริมกลไกความรับผิดชอบ

เมื่อเทียบกับ Slack ที่โดยค่าเริ่มต้นจัดเก็บข้อมูลไว้ในเซิร์ฟเวอร์สหรัฐอเมริกา แม้จะเปิดใช้ Enterprise Gateway ก็ยังต้องตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อจำกัดเส้นทางข้อมูล ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงสำหรับหน่วยงานที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมายของฮ่องกงหรือจีน ตามรายงานภัยคุกคามทางไซเบอร์ปี 2023 จาก Cyberport เหตุการณ์การรั่วไหลของข้อมูลที่เกิดจากเครื่องมือสื่อสารที่ไม่ได้รับการรับรองมีสัดส่วนสูงถึง 41% แสดงให้เห็นว่าหากองค์กรละเลยการออกแบบที่สอดคล้องกับท้องถิ่น จะเพิ่มช่องโหว่ด้านความปลอดภัยอย่างมาก

เมื่อการควบคุมดูแลด้านอำนาจอธิปไตยของข้อมูลในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้และจีนแผ่นดินใหญ่มีความเข้มงวดมากขึ้น คาดว่าในอีกสามปีข้างหน้า มากกว่า 60% ขององค์กรจะให้ความสำคัญกับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่มี การรับรองความสอดคล้องตามภูมิภาค มากกว่าเครื่องมือสากลที่เน้นเพียงฟังก์ชันทางเทคนิค ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงหลักเกณฑ์ในการเลือกโครงสร้างพื้นฐานการสื่อสารขององค์กรอย่างสิ้นเชิง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!