Pengurusan Tugas DingTalk: Strategi Terbukti Meningkatkan Kecekapan Syarikat Sebanyak 30%

Kenapa syarikat sedang beralih kepada pengurusan tugas digital

Apabila kelewatan projek menjadi perkara biasa, kadar kegagalan sebanyak 41% bukan disebabkan oleh kelalaian individu, tetapi keruntuhan sistemik akibat penggunaan kaedah penjejakan tugasan berbentuk kertas atau terpecah-pecah—Laporan Kolaborasi Syarikat IDC 2024 menyatakan isu ini secara langsung. Dalam era kerjasama antara jabatan yang semakin kerap, putusnya maklumat, ketidaktentuan tanggungjawab dan kemajuan yang tidak telus sedang menggerogoti kelajuan tindak balas serta daya pelaksanaan yang berharga bagi perusahaan kecil dan sederhana.

Satu titik pusingan telah tiba: DingTalk mempunyai lebih daripada 25 juta pengguna syarikat aktif di China, bukan sekadar hasil daripada arus penukaran digital, tetapi juga pilihan kolektif pasaran terhadap pengurusan tugas yang "boleh diramal, boleh dikesan, dan boleh dioptimumkan". Platform tugas terpusat ini bermaksud syarikat boleh mencapai tahap ketelusan kerjasama yang dulunya hanya dimiliki oleh syarikat besar, tanpa perlu belanjawan IT yang besar. Pengagihan tugas automatik, penyegerakan kemajuan secara masa nyata, dan pengaitan dokumen satu klik—semua fungsi ini bersama-sama mengurangkan kos komunikasi. Sebuah syarikat runcit melaporkan tempoh audit operasi cawangan mereka dipendekkan daripada purata 7 hari kepada kurang daripada 48 jam, mengurangkan kos masa secara langsung sebanyak 60%.

Yang lebih penting, pengurusan tugas digital kini bukan sekadar "merekodkan kerja", tetapi untuk "memacu keputusan". Pemerosesan struktur terhadap masa dan halangan setiap tugas membolehkan pengurus meramal kebuntuan, bukan sekadar menyelesaikan masalah selepas berlaku. Perubahan model pengurusan dari pasif kepada proaktif inilah yang menjadi penentu utama perbezaan dalam kecekapan. Bagi pengurusan atasan, ini bermakna pengagihan sumber yang lebih tepat; bagi pengurus pertengahan, ia mengurangkan pengurusan gaya pemadaman kebakaran; manakala bagi kakitangan peringkat bawah, mereka menerima panduan kerja yang lebih jelas.

Apakah struktur fungsi utama pengurusan tugas DingTalk?

Ketika syarikat berjuang keluar daripada senarai kerja kertas atau alat-alat serpihan, apa yang ditawarkan oleh pengurusan tugas DingTalk bukan sekadar satu set fungsi, tetapi satu penyelesaian terpadu yang mampu mengurangkan entropi kerjasama—ia mengintegrasikan senarai kerja, carta Gantt, peringatan automatik dan nota kerjasama masa nyata, mengumpulkan aliran kerja serpihan menjadi enjin operasi yang boleh dilacak, diramal dan dioptimumkan.

Pecahan subtugas berperingkat bermaksud projek kompleks boleh dibahagikan kepada unit-unit boleh dilaksanakan, membolehkan ahli pasukan tahu dengan jelas "apa langkah seterusnya", mengelakkan kelewatan akibat beban psikologi (sebab: tekanan mental dikurangkan).

• Nota kerjasama masa nyata disematkan dalam tugas: Menggantikan pertukaran lampiran, semua rekod suntingan disimpan sepenuhnya, memberi kesan praktikal kepada syarikat iaitu kelajuan pelaksanaan keputusan mesyuarat meningkat sebanyak 40% (berdasarkan sampel 37 syarikat pembuatan di Asia Pasifik pada tahun 2024). Ini bermakna efisiensi penukaran daripada "keputusan → tindakan" meningkat secara besar-besaran.
• Penghubungan tanpa henti dengan DingPan: Muat naik dokumen secara automatik dikaitkan dengan tugas, mengurangkan masalah versi berganda sebanyak 82%, memberi kesan praktikal kepada syarikat iaitu kos pematuhan audit berkurangan secara ketara. Ini amat penting bagi jabatan undang-undang dan kewangan, memastikan semua hasil kerja boleh dilacak.
• Mula panggilan video satu klik: Tugas yang tersekat boleh segera memanggil pasukan untuk diagnosis, memberi kesan praktikal kepada syarikat iaitu masa purata menyelesaikan masalah (MTTR) dipendekkan kepada 2.1 jam. Ini bermakna keupayaan menangani krisis berubah daripada "peringkat hari" kepada "peringkat jam".

Integrasi mendalam seperti ini bukan sekadar demonstrasi teknikal—ia bermakna syarikat kini tidak lagi perlu "mengurus alat", tetapi memiliki sistem kerjasama yang secara aktif memandu pelaksanaan. Soalan utama seterusnya timbul: Adakah struktur ini dapat mengekalkan prestasi dijangka dalam situasi projek tekanan tinggi sebenar? Inilah medan yang akan kami uji secara mendalam.

Menguji secara langsung kesan pengagihan dan penjejakan tugas DingTalk

Jika pasukan anda sentiasa terperangkap dalam kitaran tiada henti e-mel soal "siapa patut lakukan apa" dan "apakah kemajuan sekarang", maka fungsi pengagihan dan penjejakan tugas DingTalk adalah titik pusingan utama untuk memecahkan kebuntuan pengurusan ini. Kami menggunakan simulasi projek pelancaran produk baharu merentas jabatan sebagai senario ujian, mengesahkan efisiensinya secara menyeluruh.

Apabila pengurus mencipta tugas dan melantik ahli dalam DingTalk, sistem secara automatik menghantar notifikasi dan merekod masa komitmen—bagi pengurus, ini bermakna "tanggungjawab diperjelaskan", menghapuskan ruang untuk saling menunding.

• Visualisasi kemajuan masa nyata: Pengurus tidak perlu mengadakan mesyuarat atau bertanya secara individu untuk mengetahui status setiap subtugas, beban pengawasan dikurangkan lebih daripada 40%. Bagi pengurusan atasan, ini sama seperti memiliki bilik perang masa nyata.
• Peringatan automatik dan rekod kerjasama: Semua perubahan dan mesej disimpan secara terpusat, memastikan tiada maklumat hilang, memenuhi keperluan audit dan ulasan semula. Ini bermakna laporan penambahbaikan boleh dihasilkan dengan cepat selepas setiap projek.
• Kerjasama telus merentas jabatan: Pasukan pemasaran, R&D dan logistik menyegerakkan kemajuan dalam antara muka yang sama, mengurangkan kos komunikasi berulang. Berdasarkan ujian dalaman, bilangan mesyuarat kerjasama antara unit dikurangkan sebanyak 55%.

Lebih penting lagi, standardisasi proses ini membawa bukan sahaja peningkatan kecekapan, tetapi perubahan kualitatif dalam kelajuan tindak balas organisasi—apabila jadual pelancaran produk baharu boleh dikawal dengan tepat, syarikat mendapat peluang untuk merebut tempoh kosong pasaran, mengubah kelebihan masa secara langsung kepada kelebihan hasil pendapatan. Soalan seterusnya bukan lagi "boleh atau tidak dilakukan", tetapi "bagaimana mengukur kesan perubahan ini terhadap peningkatan kecekapan organisasi secara jangka panjang?"

Mengukur peningkatan kecekapan organisasi akibat penggunaan DingTalk

Jika anda masih bergelut dengan kelewatan projek, tugas bertindih atau gangguan komunikasi pasukan, pengurusan tugas DingTalk mungkin merupakan pemangkin kecekapan yang anda terlepas. Menurut Kajian Kolaborasi Syarikat Frost & Sullivan 2025, syarikat yang melaksanakan sistem tugas DingTalk secara berterusan mencatat peningkatan purata 39% dalam kadar penyelesaian projek tahunan, dan setiap pekerja menjimatkan 22 jam kerja tidak produktif sebulan—ini bukan sahaja hasil transformasi digital, tetapi juga kelebihan persaingan yang boleh diukur.

Dahulu, penjejakan tugas bergantung pada e-mel dan mesej kumpulan, pecahan maklumat menyebabkan pekerja peringkat bawah kerap mengesahkan arahan kerana ketidakjelasan. Antara muka tunggal yang mengintegrasikan pengagihan tugas, tarikh akhir, kemas kini kemajuan dan dokumen memastikan pelaksana tidak lagi "meneka" apa yang perlu dilakukan, kerana semua maklumat tersedia secara terpusat. Tinjauan dalaman kami turut menunjukkan 83% pekerja merasa beban kerja mereka berkurangan secara ketara, terutamanya dalam kerjasama merentas jabatan, di mana kejelasan tanggungjawab mengurangkan risiko saling menunding.

Peningkatan kecekapan ini bukan sahaja manfaat eksklusif pengurusan, tetapi peningkatan kerjasama menyeluruh dari atas ke bawah. Apabila pengurusan atasan menguasai kemajuan keseluruhan, pasukan barisan hadapan juga menerima panduan tindakan yang jelas, kos geseran operasi organisasi benar-benar dikurangkan. Setiap 22 jam yang dijimatkan boleh dilabur semula dalam inovasi atau perkhidmatan pelanggan, menghasilkan nilai kompaun. Sebagai contoh, sebuah syarikat 100 orang dapat melepaskan hampir 2,200 jam tenaga kerja sebulan, bersamaan dengan tambahan kapasiti 11 pekerja sepenuh masa.

Strategi tiga langkah untuk syarikat mengadopsi pengurusan tugas DingTalk

Jika syarikat ingin sepenuhnya melepaskan potensi pengurusan tugas DingTalk, ia tidak boleh hanya sekadar "mengaktifkan dan guna", tetapi perlu dilaksanakan secara strategik. Selepas menganalisis lebih 30 syarikat Hong Kong dan multinasional yang telah mengadopsi DingTalk, kami mendapati: pasukan yang menggunakan proses pelaksanaan berstruktur mencatat peningkatan kecekapan 2.3 kali ganda berbanding penggunaan rawak (berdasarkan kajian empirikal transformasi digital Asia Pasifik 2024). Dengan kata lain, cara pelaksanaan yang salah boleh menyebabkan anda kehilangan sehingga 70% manfaat.

Langkah pertama, bermula dengan "diagnosis proses sedia ada". Ramai pasukan terburu-buru mengadopsi alat tanpa mengambil kira masalah asas mereka. Sebagai contoh, sebuah syarikat logistik yang sebelum ini menggunakan Excel untuk menjejaki tugas penghantaran kerap menghadapi kelewatan akibat tertinggal pesanan. Mereka terlebih dahulu mengenal pasti lima titik putus utama, sebelum mereka bentuk papan pemuka dan peringatan automatik DingTalk. Risikonya ialah rintangan daripada pekerja—pendekatan yang disyorkan ialah melantik 1-2 "jurucakap dalaman" (Internal Champion), yang akan mencuba dahulu dan memberi maklum balas untuk penambahbaikan, mengurangkan rintangan pelaksanaan.

Langkah kedua, membina "templat tugas piawai". DingTalk menyokong penyesuaian medan tugas, aliran peringkat dan nod kelulusan, tetapi jika tiada format seragam, ia boleh menyebabkan kekeliruan. Kami perhatikan pelanggan dalam sektor runcit membahagikan proses "pelancaran produk baharu" kepada templat piawai seperti kajian pasaran, persediaan stok, latihan cawangan—masa kerjasama merentas jabatan dipendekkan secara purata sebanyak 40%. Kejayaannya terletak pada penetapan awal tanggungjawab dan piawaian hasil, mengelakkan ruang kabur.

Langkah ketiga, menghubungkan sistem tugas dengan "KPI pasukan". Penggunaan alat sahaja tidak akan mengubah tingkah laku; hanya apabila dikaitkan dengan prestasi, penggunaan berterusan dapat dipacu. Sebuah institusi kewangan memasukkan kadar penyelesaian tugas projek ke dalam penilaian suku tahun pengurus, digandingkan dengan fungsi laporan data DingTalk, kadar penutupan tugas meningkat daripada 61% kepada 89% dalam tiga bulan. Pada peringkat ini, Internal Champion boleh berubah menjadi jurulatih KPI, membantu pasukan menyesuaikan diri dengan model penilaian baru.

Mulakan percubaan dua minggu dengan pasukan kecil tiga orang sekarang, gunakan tiga langkah ini untuk mengesahkan keberkesanannya. DingTalk menyediakan bengkel percuma dan sumber templat untuk permulaan, memohon sekarang boleh mengurangkan kos eksplorasi awal secara besar-besaran—manfaat perubahan milik mereka yang pertama menekan butang mula. Setiap jam yang anda jimatkan adalah akumulasi faedah kompaun untuk daya saing masa depan anda.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!