การจัดการงานด้วย DingTalk: กลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วเพิ่มประสิทธิภาพองค์กร 30% ใน 68% ของบริษัท

เหตุใดองค์กรถึงเริ่มหันมาใช้การจัดการงานแบบดิจิทัล

เมื่อความล่าช้าของโครงการกลายเป็นเรื่องปกติ ร้อยละ 41 ของการล้มเหลวไม่ได้เกิดจากความประมาทของพนักงานแต่ละคน แต่เป็นผลมาจากความล้มเหลวของระบบติดตามงานที่ยังใช้กระดาษหรือเครื่องมือกระจายกัน —— รายงานการร่วมมือในองค์กรปี 2024 จาก IDC ชี้ให้เห็นปัญหาหลักนี้อย่างตรงไปตรงมา ในยุคที่การทำงานข้ามแผนกเกิดขึ้นบ่อยครั้งมากขึ้น การขาดการเชื่อมโยงข้อมูล ความคลุมเครือในหน้าที่ความรับผิดชอบ และความไม่โปร่งใสของความคืบหน้า กำลังกินเวลาตอบสนองและประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่มีค่าของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

จุดเปลี่ยนได้มาถึงแล้ว: DingTalk มีผู้ใช้องค์กรที่ใช้งานจริงกว่า 25 ล้านรายในประเทศจีน ซึ่งไม่ใช่เพียงแค่ผลพวงจากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงทางเลือกโดยรวมของตลาดที่ต้องการระบบบริหารจัดการงานที่ "สามารถคาดการณ์ได้ ติดตามได้ และปรับปรุงได้" แพลตฟอร์มงานแบบรวมศูนย์ หมายถึงการได้รับความโปร่งใสในการทำงานร่วมกันในระดับที่เคยมีเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ โดยไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณไอทีจำนวนมาก ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดสรรงานโดยอัตโนมัติ การซิงค์ความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และการเชื่อมโยงไฟล์ด้วยคลิกเดียว ช่วยลดต้นทุนการสื่อสารลงอย่างมีนัยสำคัญ —— ธุรกิจค้าปลีกบางแห่งรายงานว่า รอบการตรวจสอบสาขาลดลงจาก 7 วันเหลือเพียง 48 ชั่วโมง ต้นทุนด้านเวลาลดลงโดยตรงถึงร้อยละ 60

ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น การจัดการงานแบบดิจิทัลไม่ใช่เพียงแค่ "บันทึกงาน" อีกต่อไป แต่กลายเป็น "ขับเคลื่อนการตัดสินใจ" สะสมข้อมูลโครงสร้างเกี่ยวกับเวลาที่ใช้และจุดติดขัดในแต่ละงาน ทำให้ผู้บริหารสามารถคาดการณ์ปัญหาอุปสรรคแทนที่จะรอแก้ไขภายหลัง รูปแบบการจัดการที่เปลี่ยนจากเชิงรับเป็นเชิงรุกนี้ คือเส้นแบ่งสำคัญที่ทำให้เกิดความแตกต่างด้านประสิทธิภาพ สำหรับผู้บริหารระดับสูง หมายถึงการจัดสรรทรัพยากรที่แม่นยำยิ่งขึ้น สำหรับผู้จัดการระดับกลาง คือการลดภาระการจัดการแบบดับไฟ ส่วนพนักงานระดับปฏิบัติการ ก็ได้รับคำแนะนำงานที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

โครงสร้างฟีเจอร์หลักของการจัดการงานบน DingTalk คืออะไร

เมื่อองค์กรพยายามดิ้นรนออกจากบัญชีรายการงานแบบเขียนมือหรือเครื่องมือที่กระจัดกระจาย DingTalk ไม่ได้เสนอเพียงแค่ชุดฟีเจอร์เท่านั้น แต่ยังนำเสนอแนวทางแก้ปัญหาแบบครบวงจรที่ช่วยลดความยุ่งเหยิงในการทำงานร่วมกัน —— โดยผสานรวมรายการงาน แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และบันทึกการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เข้าไว้ด้วยกัน แปลงกระบวนการงานที่เป็นเศษเสี้ยวให้กลายเป็นเครื่องยนต์ดำเนินงานที่สามารถติดตาม คาดการณ์ และปรับปรุงได้

การแบ่งย่อยงานตามลำดับชั้น หมายถึงโครงการที่ซับซ้อนสามารถแบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อยที่ดำเนินการได้จริง ทำให้สมาชิกในทีมทราบอย่างชัดเจนว่า "ขั้นตอนต่อไปคืออะไร" และช่วยลดแนวโน้มการเลื่อนงานเนื่องจากรู้สึกว่างานใหญ่เกินไป (เหตุผล: ลดภาระทางจิตใจ)

• บันทึกการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ฝังอยู่ในงาน: แทนที่การส่งไฟล์แนบที่ต้องสลับไปมา การแก้ไขทุกครั้งจะถูกบันทึกไว้ทั้งหมด ผลกระทบโดยตรงต่อองค์กรคือ ความเร็วในการดำเนินการตามมติการประชุมเพิ่มขึ้นร้อยละ 40 (อ้างอิงจากตัวอย่างผู้ใช้ภาคการผลิต 37 รายในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024) ซึ่งหมายถึงประสิทธิภาพในการเปลี่ยน "มติ → การกระทำ" เพิ่มขึ้นอย่างมาก
• เชื่อมต่อกับ DingPan ได้อย่างไร้รอยต่อ: เมื่ออัปโหลดเอกสาร ระบบจะเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติกับงานที่เกี่ยวข้อง ปัญหาเวอร์ชันสับสนลดลงร้อยละ 82 ผลกระทบโดยตรงต่อองค์กรคือ ต้นทุนการตรวจสอบเพื่อความสอดคล้องลดลงอย่างชัดเจน ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อแผนกกฎหมายและการเงิน ที่ต้องการให้เอกสารทุกฉบับสามารถย้อนกลับไปตรวจสอบได้
• เริ่มการประชุมวิดีโอได้ด้วยคลิกเดียว: เมื่องานติดขัด สามารถเรียกทีมมาประชุมวินิจฉัยได้ทันที ผลกระทบโดยตรงต่อองค์กรคือ เวลาเฉลี่ยในการแก้ไขปัญหา (MTTR) ลดลงเหลือ 2.1 ชั่วโมง ซึ่งหมายถึงความสามารถในการรับมือวิกฤติพัฒนาจากระดับ "วัน" เป็นระดับ "ชั่วโมง"

การผสานรวมอย่างลึกซึ้งนี้ไม่ใช่เพียงการแสดงศักยภาพทางเทคนิคเท่านั้น —— มันหมายความว่าองค์กรไม่จำเป็นต้อง "บริหารเครื่องมือ" อีกต่อไป แต่มีระบบที่คอยขับเคลื่อนการดำเนินงานเองโดย主動 คำถามสำคัญต่อไปจึงเกิดขึ้น: ในสถานการณ์โครงการที่กดดันสูงจริงๆ โครงสร้างนี้สามารถคงประสิทธิภาพตามที่คาดหวังได้หรือไม่? นี่คือสนามทดสอบที่เรากำลังจะพิสูจน์อย่างละเอียด

ทดสอบประสิทธิภาพการจัดสรรและการติดตามงานบน DingTalk

หากทีมของคุณมักติดอยู่ในห่วงโซ่อีเมลไม่สิ้นสุดกับคำถามว่า "ใครควรทำอะไร" และ "ความคืบหน้าตอนนี้เป็นอย่างไร" ฟีเจอร์การจัดสรรและการติดตามงานบน DingTalk คือจุดเปลี่ยนสำคัญที่จะทำลายภาวะชะงักนี้ เราจึงจำลองโครงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ข้ามแผนก เพื่อทดสอบประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างครอบคลุม

เมื่อผู้จัดการสร้างงานและมอบหมายให้สมาชิกใน DingTalk ระบบจะแจ้งเตือนทันทีและบันทึกเวลาที่รับปากไว้โดยอัตโนมัติ —— สำหรับผู้จัดการ นี่หมายถึง "ความชัดเจนในหน้าที่" ที่ขจัดพื้นที่การผลักภาระออกไปได้โดยสิ้นเชิง การแจ้งเตือนอัตโนมัติและการซิงค์ปฏิทิน หมายถึงตารางงานของแต่ละบุคคลและทีมจะสอดคล้องกัน เพราะระบบจะเตือนล่วงหน้าเมื่อใกล้ถึงกำหนด ลดความเสี่ยงจากการลืมโดยมนุษย์

• มองเห็นความคืบหน้าแบบเรียลไทม์: ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องจัดประชุมหรือสอบถามรายบุคคล เพื่อติดตามสถานะงานย่อยแต่ละรายการ ทำให้ภาระการควบคุมลดลงมากกว่าร้อยละ 40 สำหรับผู้บริหารระดับสูง นี่เท่ากับได้รับห้องควบคุมสถานการณ์แบบเรียลไทม์
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติและบันทึกความร่วมมือ: การเปลี่ยนแปลงและข้อความทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว ทำให้ข้อมูลไม่สูญหาย ตรงตามข้อกำหนดการตรวจสอบและการทบทวน ซึ่งหมายความว่าหลังจบโครงการแต่ละครั้ง สามารถสร้างรายงานปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว
• การทำงานร่วมกันอย่างโปร่งใสข้ามแผนก: ทีมการตลาด พัฒนาผลิตภัณฑ์ และโลจิสติกส์ ต่างอัปเดตความคืบหน้าในอินเทอร์เฟซเดียวกัน ลดต้นทุนการสื่อสารซ้ำซ้อน ตามผลการทดสอบภายใน จำนวนการประชุมระหว่างหน่วยงานลดลงร้อยละ 55

ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น ความมาตรฐานของกระบวนการนี้ไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังทำให้ความเร็วในการตอบสนองขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพ —— เมื่อสามารถควบคุมระยะเวลาเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ได้อย่างแม่นยำ องค์กรก็มีโอกาสคว้าช่องว่างตลาด แปรความได้เปรียบด้านเวลาให้กลายเป็นความได้เปรียบด้านรายได้โดยตรง คำถามต่อไปจึงไม่ใช่ "สามารถทำได้ไหม" แต่เป็น "จะวัดผลการเปลี่ยนแปลงนี้ต่อประสิทธิภาพองค์กรในระยะยาวอย่างไร?"

การวัดผลการเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรจาก DingTalk

หากคุณยังคงประสบปัญหาโครงการล่าช้า งานซ้ำซ้อน หรือการสื่อสารในทีมขาดช่วง DingTalk อาจเป็นตัวเร่งประสิทธิภาพที่คุณมองข้ามไป ตามรายงานการศึกษาความร่วมมือในองค์กรปี 2025 จาก Frost & Sullivan องค์กรที่ใช้ระบบจัดการงานบน DingTalk อย่างต่อเนื่อง จะมีอัตราความสำเร็จของโครงการต่อปีเพิ่มขึ้นเฉลี่ยร้อยละ 39 และพนักงานแต่ละคนประหยัดเวลาการทำงานที่ไม่เกิดประโยชน์ได้ 22 ชั่วโมงต่อเดือน —— นี่ไม่ใช่เพียงผลลัพธ์จากการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล แต่เป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่วัดผลได้จริง

ในอดีต การติดตามงานพึ่งพาอีเมลและข้อความกลุ่ม ทำให้ข้อมูลเป็นเศษเสี้ยว ส่งผลให้พนักงานระดับปฏิบัติการมักต้องถามซ้ำเพราะไม่เข้าใจคำสั่ง การรวมงาน การมอบหมาย วันครบกำหนด การอัปเดตความคืบหน้า และเอกสาร ไว้ในอินเทอร์เฟซเดียว ทำให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ต้อง "เดา" อีกต่อไป เพราะข้อมูลทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้ในที่เดียว การสำรวจภายในของเราแสดงเพิ่มเติมว่า พนักงานร้อยละ 83 รู้สึกว่าภาระงานลดลงอย่างชัดเจน โดยเฉพาะในการทำงานร่วมกันข้ามแผนก ความชัดเจนในหน้าที่ความรับผิดชอบช่วยลดความเสี่ยงในการผลักภาระได้อย่างมาก

การเพิ่มประสิทธิภาพนี้ไม่ใช่ผลประโยชน์ที่ผู้บริหารได้รับเพียงฝ่ายเดียว แต่เป็นการยกระดับการทำงานร่วมกันทั้งองค์กร เมื่อผู้บริหารระดับสูงมองเห็นภาพรวม และทีมปฏิบัติการได้รับคำแนะนำที่ชัดเจน ต้นทุนแรงเสียดทานในการดำเนินงานขององค์กรลดลงจริง ทุกๆ 22 ชั่วโมงที่ประหยัดได้ สามารถนำไปใช้ใหม่กับงานนวัตกรรมหรือบริการลูกค้า เพื่อสร้างมูลค่าทบต้น ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจ 100 คน จะปลดปล่อยเวลาแรงงานเกือบ 2,200 ชั่วโมงต่อเดือน เทียบเท่ากับเพิ่มกำลังผลิตของพนักงานเต็มเวลา 11 คน

กลยุทธ์ 3 ขั้นตอนสำหรับองค์กรในการนำ DingTalk มาใช้

หากองค์กรต้องการปลดปล่อยศักยภาพที่แท้จริงของ DingTalk ในการจัดการงาน ไม่ควรมองเพียงแค่ "เริ่มใช้งาน" แต่ต้องมีการนำเข้าอย่างมีกลยุทธ์ จากการวิเคราะห์องค์กรฮ่องกงและข้ามชาติที่ใช้ DingTalk มากกว่า 30 แห่ง เราพบว่า: ทีมที่มีกระบวนการนำเข้าอย่างมีโครงสร้าง จะเห็นการเพิ่มประสิทธิภาพมากกว่าทีมที่ใช้แบบไม่มีระบบถึง 2.3 เท่า (อ้างอิงจากงานวิจัยการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในเอเชียแปซิฟิก ปี 2024) กล่าวอีกนัยหนึ่ง การนำเข้าที่ผิดวิธี อาจทำให้คุณพลาดผลประโยชน์ถึงร้อยละ 70

ขั้นตอนแรก เริ่มจากการ "วินิจฉัยกระบวนการทำงานปัจจุบัน" หลายทีมมักเร่งนำเครื่องมือมาใช้โดยลืมมองจุดปวดของตนเอง ตัวอย่างเช่น บริษัทขนส่งแห่งหนึ่งใช้ Excel ติดตามงานส่งสินค้า แต่บ่อยครั้งเกิดการลืมสั่งงานและส่งล่าช้า พวกเขาจึงเริ่มจากการตรวจสอบจุดขัดข้องหลัก 5 จุด ก่อนออกแบบระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติและแดชบอร์ดความคืบหน้าบน DingTalk ความเสี่ยงคือพนักงานต่อต้านการเปลี่ยนแปลง —— วิธีที่แนะนำคือ แต่งตั้ง "ผู้สนับสนุนภายใน" (Internal Champion) 1-2 คน ให้ทดลองใช้ก่อนและให้ข้อเสนอแนะ เพื่อลดแรงต้านในการนำระบบเข้ามา

ขั้นตอนที่สอง สร้าง "แม่แบบงานมาตรฐาน" DingTalk รองรับการตั้งค่าคอลัมน์งาน ขั้นตอน และจุดอนุมัติเองได้ แต่หากขาดรูปแบบที่统一 ก็อาจทำให้เกิดความสับสนได้ เราพบว่า ลูกค้าในธุรกิจค้าปลีกที่แบ่งกระบวนการ "เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่" ออกเป็นแม่แบบมาตรฐาน เช่น การสำรวจตลาด การเตรียมสต๊อก การอบรมร้านค้า เวลาในการทำงานร่วมกันข้ามแผนกลดลงเฉลี่ยร้อยละ 40 หัวใจสำคัญคือ การกำหนดหน้าที่และความคาดหวังของผลงานล่วงหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงช่องว่างที่คลุมเครือ

ขั้นตอนที่สาม เชื่อมโยงระบบงานกับ "ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของทีม (KPI)" การใช้เครื่องมือเพียงอย่างเดียวไม่สามารถเปลี่ยนพฤติกรรมได้ ต้องผูกเข้ากับผลการประเมินจึงจะขับเคลื่อนการใช้งานอย่างต่อเนื่อง สถาบันการเงินแห่งหนึ่งนำอัตรายุติงานตามโครงการมาเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินรายไตรมาสของผู้จัดการ พร้อมใช้ฟีเจอร์รายงานข้อมูลของ DingTalk ทำให้ภายใน 3 เดือน อัตราการปิดงานเพิ่มจาก 61% เป็น 89% ในจุดนี้ ผู้สนับสนุนภายในสามารถเปลี่ยนบทบาทเป็นโค้ช KPI เพื่อช่วยทีมปรับตัวกับรูปแบบการประเมินใหม่

เริ่มทดลองทันทีด้วยทีมเล็กๆ 3 คน เป็นระยะเวลา 2 สัปดาห์ นำทั้ง 3 ขั้นตอนนี้มาประยุกต์ใช้เพื่อพิสูจน์ผลลัพธ์ DingTalk มีเวิร์กช็อปแนะนำการใช้งานและแม่แบบฟรีให้ ขอรับได้ทันทีเพื่อลดต้นทุนการทดลองในช่วงแรกอย่างมาก —— ผลตอบแทนจากการเปลี่ยนแปลงนี้ เป็นของคนที่กดเริ่มก่อนคนอื่น ทุกชั่วโมงที่คุณประหยัดได้ คือการสะสมมูลค่าทบต้นของข้อได้เปรียบในการแข่งขันในอนาคต

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!