Sistem Pengaturan Pintar DingTalk: Penyelamat Pengurusan Tenaga Kerja untuk Industri Runcit dan Restoran di Hong Kong

Di sebuah restoran teh di Mong Kok, bos A Keong setiap minggu terpaksa menjalani "maraton perancangan jadual": pekerja separuh masa yang merupakan pelajar tiba-tiba mahu ubah jadual kerana ujian, chef sepenuh masa mengambil cuti sakit, pengiraan giliran waktu cuti umum tersilap hampir menyebabkan amaran daripada Jabatan Buruh... Dia ketawa sambil berkata: “Menyusun jadual lebih penat daripada menumis nasi. Dapat panggilan daripada pekerja pukul tiga pagi untuk menukar jadual, saya pun ragu—adakah saya membuka restoran atau perkhidmatan pelanggan?”

Ini bukan kes luar biasa, tetapi realiti harian industri runcit dan penginapan di Hong Kong. Kadar pergantian tenaga kerja yang tinggi membuatkan pasukan berubah seperti lampu disko. Dengan sistem berbilang kumpulan serta keperluan Undang-undang Perkhidmatan yang mewajibkan rehat sekurang-kurangnya 24 jam dalam tempoh 48 jam berturut-turut, sedikit sahaja kesilapan dalam perancangan jadual boleh mencetuskan isu pematuhan undang-undang. Belum lagi apabila pekerja sepenuh masa dan separuh masa digabungkan—siapa yang masih ingat siapa boleh bekerja malam, siapa perlu elak waktu sekolah?

Jadual kertas yang dilekatkan di dinding dapur belakang dihitamkan asap minyak sehingga sukar dibaca; fail Excel dikongsi merata-rata, versi bertukar-tukar, pekerja langsung tidak tahu susunan terkini. Apabila perubahan menjadi norma, kekeliruan menjadi perkara pasti. Ini bukan kerana kurang usaha, tetapi alat yang digunakan tidak mampu mengejar rentak realiti.

Jangan sangka “perancangan pintar” bermaksud memasukkan pekerja ke dalam mesin AI, lalu keluar satu jadual ajaib secara sihir—sistem perancangan pintar DingTalk sebenarnya adalah pengurus digital yang boleh kira masa kerja, faham situasi manusia, dan patuh peraturan. Enjin AI yang terbina di dalamnya bukan sekadar mengagihkan tugas secara rawak, tetapi secara tepat mengambil kira kemahiran setiap pekerja (contohnya siapa pandai tarik susu, siapa boleh urus kaunter), masa lapang mereka, malah had maksimum bekerja berturut-turut dan selang masa rehat seperti yang ditetapkan dalam Undang-undang Perkhidmatan, lalu menjana jadual yang sah dan munasabah. Selepas dijana, jadual ini boleh dihantar serta-merta melalui DingTalk, pekerja hanya perlu tekan telefon untuk pengesahan—bos tidak perlu lagi kejar orang untuk tandatangan kertas.

Yang lebih hebat ialah mekanisme pertukaran jadual: pekerja boleh memohon pertukaran melalui telefon, penyelia boleh luluskan terus dalam tetingkap sembang, selesai dalam satu saat, rekod disimpan automatik. Semua komunikasi dan perubahan dipadankan dalam ekosistem DingTalk, notifikasi tidak terlepas, percanggahan ada bukti. Sistem juga boleh meramal keperluan tenaga kerja masa depan berdasarkan data jualan dan aliran pelanggan terdahulu, mengubah perancangan dari “tindakan kecemasan” kepada “strategi proaktif”. Ini bukan sihir, tetapi otak pengurus dimuatkan ke dalam sistem supaya mereka boleh fokus memimpin pasukan, bukan setiap hari ubah jadual sampai ragu hidup.

“Kakak, minggu ni mak saya ulang tahun, boleh tak tak letak saya shift malam?” Bos restoran teh A Keong sudah dengar permintaan ini berkali-kali. Setiap kali menyusun jadual, ia ibarat medan perang—tulis dengan pensil dan kertas sampai lenguh tangan, pekerja tetap kata tak adil. Hingga dia mencuba sistem perancangan pintar DingTalk—dari huru-hara ke teratur, rupanya cuma perlukan beberapa langkah!

Pertama, cipta jabatan dalam sistem (bahagian depan, dapur belakang, pembersihan), tetapkan peranan dan kemahiran (mengambil pesanan, memasak, mengurus kaunter), kemudian tentukan jenis shift (pagi 6:00–14:00, tengah hari 11:00–19:00, malam 17:00–23:00). Kemudian masukkan maklumat setiap pekerja—termasuk hal A Fan benci mesyuarat hari Rabu, atau A Ming hanya ada masa hujung minggu!

Kemudian tetapkan peraturan: tidak bekerja lebih daripada 6 hari berturut-turut, rehat sekurang-kurangnya 12 jam antara shift. Tekan butang “Jana dengan AI”, jadual minggu pertama terus dihasilkan, sistem secara automatik elakkan konflik, dan pastikan setiap shift ada orang yang tahu ambil pesanan dan bancuh teh susu! Pekerja lihat jadual melalui telefon, boleh mohon pertukaran dengan satu tekan, penyelia hanya perlu “ding” untuk luluskan, tiada lagi kejar tandatangan kertas.

Akhirnya, sistem secara automatik hasilkan laporan masa kerja yang mematuhi undang-undang, lengkap dengan nota risiko lebih masa—benar-benar bertukar dari “semua serba tak kena” menjadi “semua teratur dari awal hingga akhir”!

Dahulu, bos menyusun jadual macam main Tetris, pekerja selepas lihat jadual terus mahu baling telefon. Kini dengan sistem perancangan pintar DingTalk, bos ketawa, pekerja juga ketawa—bukan ketawa sinis, tapi ketawa ikhlas! Bagi pengurus, sistem ini secara automatik elakkan pelanggaran masa kerja, kira keperluan tenaga kerja dengan tepat, masa perancangan jadual dipendekkan sebanyak 70%, tidak perlu lagi duduk lewat malam menghadap Excel sampai ragu hidup. Lebih hebat lagi, semua keputusan disokong data—siapa patut gilir rehat, waktu mana kekurangan staf, semua kelihatan jelas, seolah-olah ada pengarah HR AI yang tidak pernah ambil cuti sakit.

Bagaimana pula dengan pekerja? Akhirnya mereka tidak perlu bergantung pada “hubungan baik” untuk dapat shift bagus! Sistem agihkan shift secara adil, pekerja boleh sendiri mohon pertukaran, selepas diluluskan terus dikemas kini, salah faham komunikasi berkurang separuh. Ada yang berkata, kini buka DingTalk untuk lihat jadual terasa seperti menerima peringatan mesra, bukan arahan atasan. Teknologi tidak membuat hubungan manusia sejuk, sebaliknya memberi bentuk digital kepada rasa hormat dan kepercayaan—lagipun, apabila sistem faham irama kehidupan setiap individu, budaya syarikat akan jadi lebih hangat secara semula jadi.

Masa depan sudah tiba, perancangan pintar hanyalah permulaan—sementara anda masih menggunakan Excel untuk tarik jadual, atau grup WhatsApp untuk rayu pekerja tolong cover shift, DingTalk telah meningkatkan perancangan jadual kepada “pusat kawalan strategi tenaga kerja”. Ini bukan sekadar menukar kertas ke bentuk digital, tetapi menjadikan AI sebagai penasihat HR 24 jam anda, yang secara automatik menyelaraskan rekod daftar masuk, menyambung secara tepat ke pengiraan gaji, malah meletakkan asas data untuk penilaian prestasi. Bayangkan: ketika pekerja tamat kerja dan daftar keluar, sistem sudah kira bayaran lebih masa; hujung bulan mengira gaji, tiada lagi pertelingkahan “Saya kerja lebih dua jam!”

Lebih menakjubkan lagi, logik ini bukan sahaja sesuai untuk restoran dan pusat beli-belah. Penjadualan armada dalam industri logistik, giliran malam dalam pengurusan hartanah—semuanya boleh dioptimumkan oleh AI hingga ke tahap maksimum. Syarikat berskala sederhana dan kecil jangan rasa teknologi adalah hak istimewa syarikat besar—transformasi digital bukan beban, tetapi cara menukar “perancangan jadual”, satu lubang kos yang besar, menjadi senjata kompetitif untuk tingkatkan kualiti perkhidmatan dan ikatan pekerja. Daripada terus merangkak dalam neraka perancangan setiap hari, lebih baik serahkan keseluruhan operasi kepada AI—kerana bos yang bijak tahu bagaimana gunakan teknologi untuk mencuri masa.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!