Perisian pejabat kolaboratif yang disyorkan: DingTalk, alat ajaib untuk meningkatkan produktiviti kerja

"Ding! Anda mempunyai mesej baru!" Ini bukan penghantaran yang tiba, tetapi DingTalk mengingatkan anda: sudah tiba waktu bekerja, jangan lagi melenggang lagi! Tapi sebenarnya, DingTalk bukan sekadar "ding" anda sahaja. Fungsi perhubungan segeranya ibarat sistem saraf pejabat – teks, panggilan suara, video, bacaan dan belum dibaca semua kelihatan dengan jelas, tidak perlu lagi mengejar rakan sekerja bertanya, "Awak nampak mesej saya tadi tak?"

Perkongsian fail pula merupakan alat ajaib yang menyelamatkan ramai pekerja dari terpaksa kerja lewat malam. Dulu hantar fail melalui e-mel, jika lampiran agak besar sahaja akan tersekat-sekat sehingga membuatkan kita ragu-ragu pada kehidupan; kini cukup hantar saja ke ruang sembang DingTalk, muat naik secara segera dalam awan, boleh ditetapkan keizinan, tidak perlu risau maklumat sulit bocor. Lebih hebat lagi, pelbagai orang boleh mengedit dokumen yang sama serentak tanpa konflik, siapa ubah baris mana pun jelas kelihatan, tidak perlu lagi menerima sepuluh versi fail bernama "Versi Akhir_Sungguh Akhir_Jangan Ubah Lagi.xlsx".

Fungsi pengurusan jadual pula seperti pengurus peribadi anda, mesyuarat, tarikh akhir, tugasan peribadi semua diselaraskan automatik ke telefon dan komputer. Anda boleh terus menukar tarikh penting daripada perbualan menjadi notifikasi jadual hanya dengan satu klik, walaupun bos tiba-tiba tambah mesyuarat, ia boleh dimasukkan serta-merta, dan juga menjemput rakan sekerja mengesahkan masa – akhirnya tidak perlu lagi main permainan tiada kesudahan bertanya, "Bila semua orang ada masa lapang?"

Fungsi-fungsi ini mungkin kelihatan biasa, tetapi apabila digabungkan, ia seperti memasang enjin turbo kepada pasukan, membawa mereka dari kekacauan kepada tertib, dari reaktif kepada proaktif. Seterusnya, kita akan mendedahkan aspek lebih hebat lagi – senjata utama untuk kerjasama pasukan. Dah sedia?

Fungsi kerjasama pasukan DingTalk bukan sekadar "boleh digunakan", malah langsung boleh dianggap sebagai alat penyelamat yang membawa pasukan dari "bekerja sendiri-sendiri" kepada "bekerja bersama-sama secara erat"! Selain perhubungan segera dan perkongsian fail yang telah disebut tadi, DingTalk turut dilengkapi ekosistem kerjasama lengkap yang membuatkan pasukan beroperasi dengan cekap seperti dikurniakan sihir.

Sebagai contoh, fungsi pengurusan projek membolehkan anda mencipta papan projek, membahagikan matlamat besar kepada tugas-tugas kecil, kemudian melantik ahli berkaitan, dengan kemajuan yang jelas kelihatan. Siapa yang sedang malas, siapa yang sedang berusaha keras, semua boleh dilihat sekali imbas, tidak perlu lagi mengadakan mesyuarat hanya untuk bertanya, "Sudah siap atau belum?" Lebih hebat lagi, tugas boleh ditetapkan tarikh akhir, keutamaan, malah dilampirkan fail atau benang perbualan, semua maklumat dikendalikan secara terpusat, mengelakkan salah faham abadi seperti "Saya ingat awak dah baca e-mel tu."

Tambahan pula, fungsi jadual mesyuarat pintar sangat mesra pengguna – pilih masa, hantar jemputan, diselaraskan automatik ke kalendar, malah pautan mesyuarat dalam talian pun dijana secara automatik. Ketika mesyuarat, anda boleh terus merakam dan menyalin perbualan dengan satu klik, selepas itu ringkasan utama dihasilkan secara automatik, menjadikan situasi "dengar je tapi terus lupa" sebagai sesuatu yang tinggal kenangan. Bersama perkongsian jadual pasukan, status sibuk setiap orang jelas kelihatan, menjadualkan masa tidak lagi seperti bermain rolet Rusia.

Fungsi-fungsi ini saling berkait rapat, bukan sahaja meningkatkan kecekapan, tetapi juga mengurangkan geseran komunikasi, layak digelar "minyak pelincir + pemecut" untuk kerjasama pasukan, membolehkan semua orang fokus bekerja, bukan sibuk memadam api.

Keselamatan dan Perlindungan Privasi DingTalk

"Adakah rekod perbualan saya akan digunakan bos sebagai laporan mingguan?" Jangan risau, DingTalk bukan sekadar alat pejabat, malah merupakan peti simpanan digital anda! Di zaman di mana Wi-Fi kedai kopi pun boleh curi mesej, ketegasan DingTalk terhadap keselamatan dan privasi amat ketat, lebih ketat daripada ibu bapa memeriksa telefon anak!

DingTalk menggunakan teknologi penyulitan hujung ke hujung (end-to-end encryption), semua mesej dan penghantaran fail seolah-olah dimuatkan ke dalam kenderaan tahan peluru; walaupun data disekat di tengah jalan, peretas hanya akan melihat kod yang tidak difahami. Lebih hebat lagi, ia telah lulus pensijilan Pengurusan Keselamatan Maklumat ISO/IEC 27001, pensijilan antarabangsa yang bukan boleh didaftar secara rawak, tetapi perlu melalui ujian tahap antarabangsa.

Pengguna korporat juga boleh mengaktifkan fungsi "pengasingan data", di mana data setiap jabatan disimpan berasingan, seperti bilik fail rahsia dalam syarikat, tanpa keizinan yang betul, bayang pun tidak dapat dilihat. Tambahan pula, semua aktiviti direkodkan secara log, siapa padam fail, siapa baca maklumat sulit, sistem ingat lebih jelas daripada pengurus HR.

Dari segi privasi, DingTalk membolehkan anda mengawal siapa yang boleh lihat status dalam talian anda, siapa boleh menambah anda sebagai kenalan, malah boleh tetapkan sama ada "tanda baca" dipaparkan atau tidak. Tidak mahu rakan sekerja tahu anda masih edit PowerPoint jam 3 pagi? Matikan status dalam talian, terus menjadi orang ghaib.

Kesimpulannya, menggunakan DingTalk, bukan sahaja kecekapan berganda, rasa selamat pun meningkat mendadak – lagipun, siapa yang tidak mahu menjadi pekerja bijak yang boleh melenggang tanpa dikesan, dalam keadaan tenang?

"Boss, saya lambat!" Ayat ini di sebuah syarikat e-dagang di Hangzhou sudah menjadi sejarah. Semua kakitangan menggunakan DingTalk untuk daftar masuk, pengesahan GPS + pengenalan muka dua lapis, malah pekerja "bijak" yang ingin guna telefon rakan untuk daftar masuk pun sudah putus asa. Lebih menarik, mesyuarat pagi mereka dijalankan sepenuhnya melalui mesyuarat video DingTalk, ada yang muncul di skrin memakai baju tidur – tentu saja atas kerelaan sendiri.

Sebuah syarikat pembuatan terkemuka pula lebih garang, mereka memindahkan keseluruhan lini pengeluaran ke atas DingTalk. Daripada mengambil bahan dari gudang hingga pemeriksaan kualiti, setiap peringkat diaktifkan secara automatik melalui proses kelulusan DingTalk, data disegerakkan secara langsung kepada pihak berkaitan. Proses permohonan baiki mesin yang dulu mengambil separuh hari kini selesai dalam 5 minit, pengurus kilang ketawa berkata: "Mesin lebih takut lewat daripada manusia, sekarang mereka pun dah 'naik Ding'!"

Ada juga institusi pendidikan yang menggunakan fungsi "siaran langsung kumpulan + pembetulan kerja rumah" DingTalk, guru mengajar dalam talian kemudian terus hantar kerja rumah, sistem mengira kadar penyiapan secara automatik, ibu bapa tidak perlu lagi mengejar anak bertanya, "Ada kerja rumah hari ini?" Pelajar juga sedar, ponteng kelas tak sepadan – sebab rekod ketidakhadiran terus dihantar ke telefon ibu bapa.

Kes-kes ini memberitahu kita: DingTalk bukan sekadar alat perbualan, malah merupakan "sistem saraf digital" yang mampu terbenam dalam operasi syarikat. Ia bukan sahaja mengubah cara komunikasi, tetapi membentuk semula logik kerja, menjadikan peningkatan kecekapan bukan sekadar slogan, tetapi data nyata yang boleh dilihat setiap hari.

Cara mula menggunakan DingTalk? Jangan risau, ini bukan ujian memandu, tidak perlu hafal undang-undang jalan raya atau undur masuk garaj. Mendaftar DingTalk lebih mudah daripada memesan makanan dalam talian! Pertama, buka kedai aplikasi telefon atau pelayar web, cari "DingTalk", muat turun aplikasi rasmi. Selepas pemasangan selesai, klik "Daftar", anda boleh pilih menggunakan nombor telefon, e-mel syarikat, atau akaun pihak ketiga (seperti WeChat) untuk log masuk pantas. Sistem akan menghantar kod pengesahan, masukkan kod tersebut dan langkah pertama anda berjaya!

Selepas pendaftaran, tetapan profil peribadi jangan malas. Gambar profil disyorkan jangan guna gambar kucing atau anjing (kecuali anda CEO syarikat haiwan peliharaan), elok guna foto yang jelas dan profesional supaya rakan sekerja boleh kenal anda dengan sekelip mata. Kemudian, sertai organisasi syarikat anda – biasanya penyelia akan berikan pautan jemputan, klik dan terus masuk; jika tiada, anda boleh cari nama syarikat secara manual dan memohon untuk menyertai. Perhatian! Pastikan nama penuh unit betul-betul, jangan tersalah masuk "Persatuan Fotografi Pak Long Sebelah Rumah".

Ingin kemahiran cepat mahir? Ini dia: aktifkan "mod panduan untuk pengguna baru", ia akan membimbing anda seperti setiausaha peribadi melalui semua fungsi; tambah fungsi kerap digunakan seperti "Mesej Ding", "Daftar Masuk Kehadiran", "Jadual" ke bar pintasan halaman utama; gunakan "ruangan carian pintar", cari orang, fail, notifikasi dalam satu saat, lebih pantas daripada bertanya rakan sekerja. Nasihat terakhir: pastikan daya notifikasi dibuka, kalau tidak bos "Ding" anda, anda pula sedang lena, memang malu lah!