ประชุมด้วย DingTalk ไม่ต้องงงอีกต่อไป: เคล็ดลับทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การเตรียมก่อนการประชุม: ทุกอย่างเริ่มต้นที่นี่

ทุกครั้งก่อนประชุม คุณเคยเจอสถานการณ์นรกนี้ไหม? มีคนมาสาย บางคนไม่รู้ว่าหัวข้อคืออะไร บางคนถึงกับลืมไปเลยว่าทำไมต้องมาประชุม อย่าปล่อยให้การประชุมผ่าน DingTalk กลายเป็นงานนั่งคุยเรื่อยเปื่อยไร้จุดหมายอีกต่อไป! การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง เริ่มต้นจากการเตรียมก่อนการประชุม

ขั้นตอนแรก เปิดใช้งานฟังก์ชัน ปฏิทิน ของ DingTalk ง่ายเหมือนนัดหมายในมือถือ แต่ประสิทธิภาพเทียบเท่า GPS สำหรับการประชุม แค่คลิก กำหนดเวลา เพิ่มผู้เข้าร่วม ระบบจะซิงค์การแจ้งเตือนไปยังมือถือของทุกคนอัตโนมัติ — แม้แต่คนขี้เกียจก็แทบจะแกล้งไม่รู้ไม่เห็นไม่ได้

ยิ่งกว่านั้น คุณสามารถแนบ เอกสารการประชุม ได้ทันทีขณะนัดหมายการประชุม ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PPT, Excel หรือแผนผังความคิดสุดเพี้ยน แค่คลิกเดียว ทุกคนก็จะได้รับทันที ใครจะต้องส่งไฟล์ก่อนประชุมห้านาที หรือกลุ่มแชทระเบิดด้วยข้อความอีก?

อย่าลืมใช้ฟังก์ชัน "การแจ้งเตือนก่อนประชุม" ตั้งเวลาแจ้งเตือนล่วงหน้า 15 นาที เพื่อดึงทุกคนกลับจากโลกของการดูวิดีโอสั้น ๆ แทนที่จะเสียเวลาครึ่งชั่วโมงในช่วงต้นประชุมเพื่อรอให้ทุกคน "เข้าสู่ระบบ" ควรช่วยให้ทุกคน "เปิดเครื่องสมอง" ตั้งแต่ก่อนประชุม

ยิ่งเตรียมตัวดี การประชุมก็ยิ่งเหมือนรถไฟด่วน ตรงสู่จุดหมายอย่างแม่นยำ ต่อไปนี้ เราจะพูดถึง "แผนเส้นทาง" ของรถไฟขบวนนี้ — ระเบียบวาระที่ชัดเจนและการจัดการเวลาอย่างแม่นยำ เพื่อให้ประสิทธิภาพบินสูงจริง ๆ

กุญแจสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ: ระเบียบวาระที่ชัดเจนและการจัดการเวลา

คุณยังจำการประชุมครั้งก่อนได้ไหม? ทุกคนคุยกันไปเรื่อยเปื่อย ระเบียบวาระเละเทะเหมือนลูกพันธุ์ขนที่แมวข่วนเล่น อย่ากลัว! อาวุธลับที่ทำให้ การประชุมผ่าน DingTalk ไม่เละเทะอีกต่อไป ก็คือ — ระเบียบวาระที่ชัดเจน + การจัดการเวลาอย่างเข้มงวด! หลังจากนัดหมายการประชุมในปฏิทิน DingTalk อย่าใช้หัวข้อคลุมเครือเช่น "หารือความคืบหน้าโปรเจกต์" ที่พร่าเลือนเหมือนมองผ่านหมอก ต้องเจาะจง! เช่น "การจัดสรรงบประมาณการตลาดไตรมาส 3 (15 นาที)" หรือ "ยืนยัน UI การปรับปรุงเว็บไซต์ (20 นาที)" เพื่อให้ทุกคนรู้ทันทีว่าต้องเตรียมอะไร และจะไม่ได้มาเล่น ๆ

ยิ่งเจ๋งกว่านั้น คุณสามารถตั้งเวลาถอยหลังในช่องหมายเหตุของแต่ละหัวข้อได้โดยตรง ขณะประชุม เปิดตัวจับเวลาใน DingTalk เมื่อเวลาหมด "ดี๊ง!" เสียงหนึ่ง ผู้ดำเนินการประชุมก็สามารถเปลี่ยนหัวข้ออย่างเด็ดขาดได้ทันทีว่า "หัวข้อต่อไป เริ่ม!" เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เพื่อนร่วมงานคนใดคนหนึ่งเริ่มเล่าเรื่องก๋วยเตี๋ยวเนื้อที่กินเมื่อสัปดาห์ก่อนว่าอร่อยแค่ไหน นอกจากนี้ ควรใช้กลยุทธ์ "การอภิปรายแบบแบ่งช่วง" แบ่งหัวข้อใหญ่เป็นชิ้นเล็ก ๆ และสรุปผลลัพธ์อย่างรวดเร็วหลังแต่ละช่วง สะอาด กระชับ เหมือนตัดเค้ก

จำไว้ว่า เวลาไม่ได้ถูกใช้เพื่อสิ้นเปลือง แต่ถูกใช้เพื่อให้เกิดข้อตกลงร่วมกัน ด้วยความช่วยเหลือสุดเทพของ DingTalk ทั้งระเบียบวาระและตัวจับเวลา การประชุมจะไม่ลากยาวอีกต่อไป ประสิทธิภาพสูงจนทุกคนอาจสงสัยว่าคุณแอบจ้าง AI มาเป็นผู้ดำเนินการหรือเปล่า

การมีส่วนร่วมและการสื่อสาร: ทำให้ทุกคนมีเสียง

ในการประชุมผ่าน DingTalk สิ่งที่น่ากลัวที่สุดคือ "คนหนึ่งพูด หกคนหลับ" หรือหัวข้อลอยไปลอยมาเหมือนสเก็ตบอร์ดไร้คนขับ แต่ตอนนี้ อย่าปล่อยให้การประชุมกลายเป็นงานพูดคุยไร้สาระอีกต่อไป! ฟังก์ชันการมีส่วนร่วมของ DingTalk คือฮีโร่ผู้ช่วยชีวิตการประชุมที่เงียบเหงา ลองใช้ฟังก์ชันโหวต ไม่กี่วินาทีก็เก็บความคิดเห็นจากทุกคนได้ แม้แต่เพื่อนร่วมงานที่ขี้อายที่สุดก็ไม่สามารถ "แกล้งตาย" ได้ อภิปรายแผนงาน? แชร์หน้าจอทันที ใครทำ PPT พัง ใครใส่ข้อมูลผิด ชัดเจนหมด แถมยังสามารถแสดงหมายเหตุแบบเรียลไทม์ หลีกเลี่ยงโศกนาฏกรรมที่ "ฉันคิดว่าคุณเข้าใจ คุณก็คิดว่าฉันเข้าใจ"

ยิ่งแรงกว่านั้นคือเครื่องมือกระดานไวท์บอร์ด ระดมความคิดสร้างสรรค์ไม่ต้องพึ่งการอธิบายปากเปล่าอีกต่อไป ทุกคนพูดไป วาดไป แผนผังความคิด แผนภาพลำดับขั้นตอน หรือแม้แต่ภาพสเก็ตช์แบบฉุกเฉิน ก็แสดงผลพร้อมกันได้ ไอเดียจะไม่ "พูดจบก็หายไป" อีกต่อไป พบกับความเห็นที่ไม่ตรงกัน? อย่ารีบขัดจังหวะ ใช้ฟังก์ชัน "ยกมือพูด" หรือแสดงความคิดเห็นผ่านข้อความของ DingTalk เพื่อให้ทุกคนแสดงความเห็นอย่างเป็นระเบียบ ผู้ดำเนินการก็สามารถควบคุมจังหวะได้ ไม่ให้กลายเป็นตลาดนัดประมูลเสียงพูด หลังประชุมยังสามารถย้อนกลับไปดูบันทึกการมีส่วนร่วมได้ ใครเสนอประเด็นสำคัญ ใครไม่ได้พูดเลย ชัดเจนหมด แบบนี้การประชุมไม่ใช่แค่จบแล้วจบกัน แต่ทำให้ทุกคน "มีพูด มีได้ยิน มีผล"

การบันทึกและการติดตาม: รับรองว่าผลลัพธ์จากการประชุมถูกนำไปปฏิบัติจริง

การประชุมจบลง ทุกคนแยกย้ายกันไป คนหนึ่งจำได้ว่าต้องทำอะไร อีกคนจำไม่ได้แม้แต่ว่าตัวเองพูดอะไรไปเมื่อครู่ — นี่ไม่ใช่การประชุม นี่คือการล้อเล่น! แต่เมื่อมี DingTalk เราสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่า "ประชุมเละเทะ? ลาก่อน!"

ฟังก์ชันบันทึกการประชุมของ DingTalk เหมือนฮีโร่สำหรับคนขี้ลืม หลังการประชุมจบ ระบบจะสร้างรายงานการประชุมอัตโนมัติ ใครเสนออะไร ตัดสินใจอะไร ใครต้องรับผิดชอบงานใด ทุกอย่างถูกรายงานอย่างเป็นระเบียบ ชัดเจนทันที ไม่ต้องถามอีกแล้วว่า "เมื่อกี้ใครต้องทำอะไรนะ?" ส่งรายงานเข้ากลุ่มทันที ทุกคนรับข้อมูลพร้อมกัน โปร่งใสและมีประสิทธิภาพ

ยิ่งกว่านั้น คุณยังสามารถแปลงรายการปฏิบัติการจากการประชุมเป็นงานได้ด้วยการคลิกเดียว มอบหมายให้สมาชิกเฉพาะคน และตั้งวันครบกำหนด ระบบจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ หากถึงกำหนดแล้วยังไม่เสร็จ DingTalk จะตามติดคุณเหมือนหัวหน้าที่ชอบบ่นทุกวัน

และงานเหล่านี้จะซิงค์ไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำส่วนตัวของแต่ละคน และผสานกับปฏิทิน ทำให้ "พูดแล้วทำ" ได้จริง ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่า "หลังประชุมแล้วเงียบหาย" ทุกการตัดสินใจมีการติดตาม ทุกคำมั่นสัญญามีผลลัพธ์

ดังนั้น อย่าปล่อยให้ผลลัพธ์จากการประชุมลอยหายไปกับอากาศ ใช้ DingTalk บันทึก แปลงเป็นงาน ตั้งการแจ้งเตือน แปลงคำพูดเป็นการกระทำ แปลงคำพูดมั่นสัญญาเป็นความคืบหน้าที่จับต้องได้ — นี่คือวิธีที่ถูกต้องสำหรับการประชุมยุคใหม่!

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: การรับข้อเสนอแนะและการพัฒนา

ประชุมจบ งานแบ่งเรียบร้อย ส่งรายงาน ทุกคนกดถูกใจ — ดูสมบูรณ์แบบ แต่คุณเคยคิดไหม: การประชุมครั้งต่อไป จะดีกว่าครั้งนี้จริง ๆ หรือ? อย่าคิดว่า "มีการประชุม" แล้วเท่ากับ "มีความก้าวหน้า" ถ้าทุกครั้งมีคนเดิมหลับ ผู้พูดคนเดิมหลุดหัวข้อ และสไลด์เดิมถูกเล่นซ้ำอีก แบบนี้เรียกว่า "วงจรการประชุม" ดีกว่า ต้องใช้ "การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง" เป็นกุญแจไขเวทมนตร์นี้

DingTalk ไม่เพียงช่วยให้การประชุมไม่เละเทะ แต่ยังช่วย "วินิจฉัย" คุณภาพการประชุมของคุณได้ หลังประชุม อย่าเพิ่งออกกลุ่มเร็ว รีบส่งแบบสอบถามแบบไม่เปิดเผยตัวตนผ่าน DingTalk ขณะที่ทุกคนยังจำได้ชัด เช่น "ช่วงไหนของการประชุมที่สิ้นเปลืองเวลาที่สุด?" "คุณคิดว่าผู้ดำเนินการหลุดหัวข้อไหม?" "ครั้งหน้าควรลดเวลากี่นาที?" อย่ากลัวข้อเสนอแนะในทางลบ สิ่งที่น่ากลัวที่สุดไม่ใช่ปัญหา แต่คือทุกคนยิ้ม แต่ในใจกลับแอบทำตาเหลือก

• ทำ "ตรวจสุขภาพการประชุม" เดือนละครั้ง วิเคราะห์เวลาสายเฉลี่ย การกระจายการพูด และอัตราการเสร็จสิ้นงาน
• พบว่าใครคนหนึ่งมักเงียบ? ลองใช้ฟังก์ชัน "เรียกชื่อให้พูด" ของ DingTalk เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างน้อยหนึ่งประโยค
• หรือแม้แต่ตั้ง "รางวัลผู้มีส่วนร่วมการประชุมยอดเยี่ยม" ใช้ถ้วยรางวัลเสมือนจริงเพื่อกระตุ้นความมีส่วนร่วม

แทนที่จะตะโกน "เพิ่มประสิทธิภาพ" ทุกปี ลองปรับแต่งเล็กน้อยเดือนละครั้ง เมื่อการประชุมของคุณเปลี่ยนจาก "จำใจต้องประชุม" เป็น "รอคอยที่จะได้ประชุม" คุณจะรู้ว่า การเปลี่ยนแปลงกำลังเกิดขึ้น

บริษัท ดอมเทค (DomTech) เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือติดต่อเราผ่านทางโทรศัพท์ (852)4443-3144 หรือทางอีเมล This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและทีมปฏิบัติการที่มีคุณภาพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk มืออาชีพแก่คุณได้!