Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Bạn có thường xuyên trải qua cảnh tượng "địa ngục" này trước mỗi cuộc họp không? Có người đi trễ, có người không rõ chủ đề, thậm chí có người còn quên mất lý do mình phải tham dự cuộc họp. Đừng để các cuộc họp trên DingTalk biến thành buổi trà dư tửu hậu "nói chuyện tào lao" nữa! Sự thay đổi thực sự bắt đầu từ khâu chuẩn bị trước cuộc họp.
Trước tiên, hãy mở chức năng Lịch của DingTalk, thao tác đơn giản như đặt lịch hẹn trên điện thoại, nhưng hiệu quả lại tương đương GPS cho các cuộc họp. Chỉ cần nhấn một cái, chọn thời gian, thêm người tham gia, hệ thống sẽ tự động đồng bộ nhắc nhở vào điện thoại của mọi người — ngay cả người lười biếng cũng khó lòng giả vờ không biết.
Tuyệt hơn nữa, bạn có thể đính kèm trực tiếp tài liệu cuộc họp khi đặt lịch, dù là file PPT, Excel hay sơ đồ tư duy đầy sáng tạo, chỉ cần một cú nhấp chuột để tải lên, mọi người sẽ nhận được ngay lập tức. Ai còn cần phải gửi tài liệu điên cuồng 5 phút trước cuộc họp, khiến nhóm chat nổ tung?
Đừng quên sử dụng chức năng "Nhắc nhở trước cuộc họp", thiết lập thông báo tự động trước 15 phút, kéo mọi người trở lại thực tại từ vực sâu lướt video ngắn. Thay vì mất nửa tiếng trong cuộc họp để chờ mọi người "vào guồng", hãy giúp bộ não mỗi người "khởi động" ngay từ trước khi họp.
Chuẩn bị càng kỹ lưỡng, cuộc họp càng giống chuyến tàu cao tốc, thẳng tiến đến đích. Tiếp theo, chúng ta sẽ nói về "bản đồ hành trình" của chuyến tàu cao tốc này — một chương trình nghị sự rõ ràng và quản lý thời gian chính xác, để hiệu suất thực sự cất cánh.
Chìa khóa cho cuộc họp hiệu quả: Chương trình nghị sự rõ ràng và quản lý thời gian
Bạn còn nhớ lần trước họp, mọi người nói chuyện lan man từ trời Nam đến đất Bắc, chương trình nghị sự rối như cục len bị mèo cào không? Đừng lo, bí kíp giúp cuộc họp trên DingTalk không còn nói chuyện tào lao chính là — chương trình nghị sự rõ ràng + quản lý thời gian nghiêm ngặt! Sau khi đặt lịch họp trên Lịch DingTalk, đừng chỉ ghi tiêu đề mơ hồ như "Thảo luận tiến độ dự án", thứ mờ ảo như nhìn sương mù. Hãy cụ thể! Ví dụ: "Phân bổ ngân sách marketing Q3 (15 phút)" hoặc "Xác nhận giao diện website cải tiến (20 phút)", để mọi người nhìn một cái là biết cần chuẩn bị gì, không thể lơ là.
Tuyệt hơn nữa, bạn có thể thiết lập đồng hồ đếm ngược cho từng mục trong phần ghi chú chương trình nghị sự, khi họp chỉ cần bật bộ đếm thời gian trên DingTalk, đến lúc "ting" một tiếng, người điều phối có thể dứt khoát chuyển chủ đề: "Mục tiếp theo, bắt đầu!" — tránh tình trạng đồng nghiệp lại bắt đầu kể về tô phở bò tuần trước anh ta ăn ngon thế nào. Ngoài ra, hãy tận dụng chiến lược "thảo luận theo từng phần", chia chủ đề lớn thành các phần nhỏ, sau mỗi phần nhanh chóng xác nhận kết luận, gọn gàng như cắt bánh.
Hãy nhớ, thời gian không để lãng phí, mà để đạt được sự đồng thuận. Với sự hỗ trợ thần kỳ từ chức năng chương trình nghị sự và đồng hồ đếm ngược của DingTalk, các cuộc họp sẽ không còn lê thê, hiệu suất cao đến mức khiến mọi người nghi ngờ bạn có phải đã bí mật thuê một AI làm người điều phối không.
Tương tác và tham gia: Đảm bảo ai cũng có tiếng nói
Trong cuộc họp DingTalk, điều đáng sợ nhất là "một người nói, bảy người ngủ", hoặc chủ đề trôi dạt như xe trượt ván không người lái. Nhưng giờ đây, đừng để cuộc họp trở thành buổi nói chuyện xã giao "nói chuyện tào lao" nữa! Các chức năng tương tác của DingTalk chính là siêu anh hùng cứu vãn những cuộc họp im lặng. Hãy thử bật chức năng bình chọn, chỉ trong vài giây đã thu thập được ý kiến toàn bộ thành viên, ngay cả đồng nghiệp kiệm lời nhất cũng không thể "giả chết". Muốn thảo luận phương án? Chia sẻ màn hình ngay lập tức, ai trình bày PPT lỗi, ai số liệu sai, rõ như ban ngày, lại còn có thể ghi chú tức thì, tránh bi kịch "tôi tưởng bạn hiểu, bạn tưởng tôi hiểu".
Mạnh hơn nữa là công cụ bảng trắng, não bộ không còn phải "đoán mò bằng lời". Mọi người vừa nói vừa vẽ, sơ đồ tư duy, sơ đồ quy trình, thậm chí phác thảo ngẫu hứng đều được đồng bộ hiển thị, ý tưởng sáng tạo sẽ không còn "nói xong là bay mất". Gặp ý kiến trái chiều? Đừng vội ngắt lời, hãy dùng chức năng "xin phát biểu" hoặc bình luận trên DingTalk, để mọi người lần lượt trình bày, người điều phối cũng dễ kiểm soát nhịp độ, tránh biến thành cảnh chợ phiên la hét trả giá. Sau cuộc họp còn có thể xem lại lịch sử tương tác, ai đưa ra ý kiến quan trọng, ai mãi im lặng, rõ ràng từng chi tiết. Cuộc họp như vậy, không chỉ là họp xong xong việc, mà thực sự giúp mỗi người "có lời nói, lời nói được lắng nghe, được tiếp nhận".
Ghi chép và theo dõi: Đảm bảo thành quả cuộc họp được hiện thực hóa
Cuộc họp vừa kết thúc, mọi người tan hàng, người thì nhớ việc phải làm, người thì quên luôn mình vừa nói gì — đây không phải là họp, đây là đùa! Nhưng với DingTalk, chúng ta có thể dõng dạc nói: "Nói chuyện tào lao? Tạm biệt nhé!"
Chức năng ghi chép cuộc họp của DingTalk đúng là cứu tinh cho người hay quên. Ngay khi cuộc họp kết thúc, hệ thống tự động tạo biên bản họp, ai đề xuất gì, quyết định gì, ai chịu trách nhiệm nhiệm vụ nào, tất cả được liệt kê rõ ràng, dễ nhìn.Không cần phải hỏi lại "nãy ai nói ai làm?", chỉ cần gửi biên bản vào nhóm, mọi người cùng nhận, minh bạch và hiệu quả.
Tuyệt hơn nữa, bạn còn có thể chuyển các đầu mục hành động trong cuộc họp thành nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp, giao cho thành viên cụ thể và thiết lập thời hạn. Hệ thống sẽ tự động gửi nhắc nhở, nếu đến hạn mà chưa làm xong? DingTalk sẽ như sếp khó tính, ngày ngày thúc giục bạn.
Hơn nữa, các nhiệm vụ này sẽ đồng bộ vào danh sách việc cần làm cá nhân, tích hợp với lịch, thực sự làm được điều "nói là làm". Không còn lo cảnh "họp xong im bặt", mỗi quyết định đều được theo dõi, mỗi cam kết đều có hồi kết.
Vì vậy, đừng để thành quả cuộc họp bay đi như làn khói. Dùng DingTalk để ghi chép, chuyển thành nhiệm vụ, thiết lập nhắc nhở, biến lời nói thành hành động, biến cam kết miệng thành tiến độ thực tế —这才是 hiện đại hội nghị chính xác mở ra phương thức！
Cải tiến liên tục: Phản hồi và tối ưu hóa
Cuộc họp kết thúc, nhiệm vụ phân chia xong, biên bản gửi đi, mọi người ấn like — tưởng như hoàn hảo, nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi: Cuộc họp lần sau, liệu thực sự có tốt hơn lần này không? Đừng nghĩ rằng "có họp" là bằng "có tiến bộ", nếu lần nào cũng một nhóm người ngủ gật, một người lạc đề, một bản PPT phát đi phát lại, thì chi bằng đổi tên thành "vòng lặp cuộc họp". Muốn phá vỡ lời nguyền này, cần đến chìa khóa "cải tiến liên tục".
DingTalk không chỉ giúp bạn họp không còn nói chuyện tào lao, mà còn giúp bạn "chẩn đoán" chất lượng cuộc họp. Sau họp, đừng vội rời nhóm, hãy tranh thủ lúc mọi người còn nhớ rõ, dùng DingTalk gửi một bảng khảo sát ẩn danh, hỏi "Khâu nào trong cuộc họp lần này làm bạn cảm thấy lãng phí thời gian nhất?", "Bạn có thấy người điều phối lạc đề không?", "Lần sau có thể rút ngắn bao nhiêu phút?". Đừng sợ nhận phản hồi tiêu cực, điều thực sự đáng sợ không phải là vấn đề, mà là tất cả đều cười, nhưng trong lòng thì đang lăn tròn đôi mắt.
- Hàng tháng làm một lần "kiểm tra sức khỏe cuộc họp", thống kê thời gian trung bình đi trễ, phân bổ phát biểu, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ.
- Phát hiện ai đó luôn im lặng? Hãy thử dùng chức năng "gọi tên phát biểu" của DingTalk, đảm bảo mỗi người ít nhất đóng góp một câu "vàng".
- Thậm chí có thể thiết lập "Giải đóng góp cuộc họp xuất sắc nhất", dùng huy chương ảo để kích thích tinh thần tham gia.
Thay vì hằng năm hô hào "nâng cao hiệu suất", chi bằng mỗi tháng tinh chỉnh một lần. Khi cuộc họp của bạn chuyển từ "bắt buộc phải họp" thành "mong chờ được họp", bạn sẽ biết rằng, thay đổi đang thực sự diễn ra.
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email