การจัดสรรงานของทีม DingTalk: ทำให้งานง่ายขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพได้เต็มที่

เข้าใจฟีเจอร์การจัดสรรงานของ DingTalk

ในโลกของ DingTalk การมอบหมายงานไม่ใช่การ "โยนภาระ" แต่เป็นการ "ป้อนงานอย่างแม่นยำ" — คือการส่งมอบงานที่ถูกต้อง ให้กับคนที่เหมาะสม พร้อมทั้งตั้งเตือนความจำ! เริ่มต้นด้วยการเปิดฟีเจอร์ "งาน" เหมือนเปิดรายการความปรารถนาเปล่าๆ ใส่หัวข้อ เขียนคำอธิบายให้ชัดเจน แล้วลากไฟล์แนบเข้ามา (ไม่ว่าจะเป็นรายงาน แบบร่างการออกแบบ หรือไฟล์เสียงคำสั่งจากหัวหน้าก็ใส่ได้หมด) แค่นี้งานที่สมบูรณ์และมีมิติก็เกิดขึ้นแล้ว อย่าดูถูกขั้นตอนนี้ เพราะคำอธิบายที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจทันทีว่า "ต้องทำอะไรกันแน่" หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดระดับโลกอย่าง "ฉัน以为คุณให้ฉันทำ A ternyata คุณให้ฉันทำ Z"

ต่อไป การจัดสรรงานก็เหมือนการสร้างทีมในฝัน คุณสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบคนหนึ่ง — คือคนที่ต้องส่งงานสุดท้าย (เล่นมุกว่า "คนแบกปัญหา" แต่จริงๆ แล้วคือ "ฮีโร่ผู้รับผิดชอบ") พร้อมทั้งเพิ่มผู้ร่วมงานได้ เพื่อสร้างทีมย่อย ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ใครช่วยสนับสนุน มองเห็นได้ชัดเจน ไม่ต้องถามในกลุ่มอีกต่อไปว่า "งานนี้ใครกำลังดูอยู่?"

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ การตั้งกำหนดเวลาและลำดับความสำคัญ แค่ลากปฏิทิน งานก็มี "นาฬิกานับถอยหลัง" แล้ว คลิกเลือกระดับความสำคัญ แบ่งเป็นสูง กลาง ต่ำ งานสำคัญจะโผล่มาเด่นชัดต่อหน้าตา เหมือนไฟเตือนสีแดงที่กระพริบ ทีมนี้จะไม่วุ่นวายอีกต่อไป แต่จะทำงานอย่างเป็นระบบ การติดตามงานจะกลายเป็นเรื่องติดใจเหมือนดูซีรีส์ — ทุกครั้งที่งานสำเร็จ คุณจะอยากกดไลก์!

กลยุทธ์การจัดสรรงาน

การมอบหมายงานไม่ใช่เกมจับฉลาก ไม่ใช่ "ใครดวงดี ใครได้ทำ"! ก่อนจะส่งงานใน DingTalk อย่าเพิ่งรีบกด "ส่ง" ควรทบทวน "สต็อกทรัพยากรมนุษย์" ของคุณก่อน พนักงานแต่ละคนไม่ใช่ซูเปอร์ฮีโร่ที่ทำได้ทุกอย่าง — บางคนเขียนรายงานได้ลื่นไหล แต่พอเจอ Excel ก็มึนงง บางคนสื่อสารเก่ง แต่ไม่ถนัดงานละเอียด ดังนั้น การประเมินความสามารถ จึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง อย่าให้นักออกแบบที่เก่งไอเดียมากรอกแบบฟอร์มทุกวัน หรือบังคับให้วิศวกรมาแสดงทักษะการพูดโน้มน้าวในที่ประชุม การมอบหมายงานให้ถูกคน ก็เหมือนให้สไปเดอร์แมนปีนกำแพง หรือให้ไอรอนแมนสร้างเกราะ จึงจะได้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่า

แน่นอน แม้คนเก่งที่สุดก็มีแค่วันละ 24 ชั่วโมง เมื่อมอบหมายงาน อย่าลืมตรวจสอบเวลาและทรัพยากร ของสมาชิกในทีม ปฏิทินและกระดานงานใน DingTalk ช่วยให้คุณเห็นภาพว่าใครกำลังวุ่นวายเหมือนมดอยู่บนกระทะร้อน และใครยังพอรับงานใหม่ได้ อย่าให้ใครคนหนึ่งต้องแบกงาน "ด่วน" ห้างานพร้อมกัน แล้วสุดท้ายงานทั้งหมดล่าช้า ต้องมาช่วยกันดึกดื่น ควรเรียนรู้การจัดสรรอย่างเหมาะสม ให้จังหวะการทำงานเหมือนดนตรีแจ๊ส มีทั้งความตึงเครียดและผ่อนคลาย ตรวจสอบภาระงานเป็นระยะ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครถูก "หิมะถล่ม" จากงานท่วมทับ และไม่ให้พนักงานที่มีศักยภาพต้องนั่งว่างเฉยอยู่มุมห้อง ประสิทธิภาพที่แท้จริง คือการให้ทุกคนเต้นไปตามจังหวะที่เหมาะกับตนเอง ไม่ใช่เหยียบเท้ากันเองเป็นหมู่คณะ

ติดตามงานและให้ข้อเสนอแนะด้วย DingTalk

การติดตามงานและให้ข้อเสนอแนะด้วย DingTalk เหมือนติดตั้งเรดาร์และวิทยุสื่อสารให้ทีม ไม่ต้องใช้วิธีโบราณอย่าง "วิ่งตามถามความคืบหน้า" อีกต่อไป! การมอบหมายงานไม่ใช่โยนทิ้งไปแล้วจบ ผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริงจะแอบจับตาดูความคืบหน้า ควบคุมจังหวะ และปรับกลยุทธ์ตลอดเวลา ใน DingTalk คุณสามารถเปิดรายการงานหรือสลับไปโหมดกระดานเพื่อดูว่าใครกำลัง "ก้าวหน้าอย่างมั่นคง" ใครยัง "เดินอยู่กับที่" หรือใครมีงานที่ "ไฟแดงกระพริบ" แล้ว สถานะของงานแต่ละรายการ — เช่น ยังไม่เริ่ม กำลังดำเนินการ รอตรวจสอบ หรือสำเร็จแล้ว — ทั้งหมดมองเห็นได้ชัดเจน เหมือนติด GPS ให้กับทุกงาน ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ฟีเจอร์เตือนความจำ! คุณสามารถตั้งการเตือนอัตโนมัติสำหรับจุดสำคัญ เช่น "ถึงกำหนดพรุ่งนี้" หรือ "วันนี้ต้องส่งร่างแรก" ระบบจะแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบและผู้ร่วมงานโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเป็น "นาฬิกาปลุกชีวิต" อีกต่อไป นอกจากนี้ การพูดคุยทั้งหมดจะอยู่ในหน้ารายละเอียดงาน ไม่ว่าใครพูดอะไร ความเห็นในการแก้ไข หรืออัปเดตไฟล์แนบหรือยัง ทุกอย่างมีประวัติบันทึกไว้ ผสมผสานกับข้อความทันทีของ DingTalk การแสดงความคิดเห็น การแท็กเพื่อนร่วมงาน การส่งไฟล์ ทำได้ลื่นไหล ไม่ทำให้การสื่อสารกระจัดกระจาย ไม่ติดขัดเรื่องความคืบหน้า นี่ไม่ใช่การติดตามงานแบบธรรมดา แต่เป็นการทำให้งาน "พูดเองได้" และให้จังหวะของทีม "สื่อสารกันเองได้"

แก้ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดสรรงาน

ในโลกของการมอบหมายงาน ความล่าช้าก็เหมือนเพื่อนร่วมงานที่มักจะมาสาย ทำให้ทั้งรักทั้งโกรธ สาเหตุของความล่าช้ามีได้หลายแบบ เช่น เป้าหมายไม่ชัด ความรับผิดชอบคลุมเครือ การรับปากมากเกินไป หรือแม้แต่ลืมดูการเตือน DingTalk มีฟีเจอร์ "กำหนดส่งงาน" และ "การเตือนอัตโนมัติ" ที่ทำงานเหมือนเลขาส่วนตัว คอยติดตามความคืบหน้าทุกขั้นตอน หากพบว่างานใดติดขัดบ่อย ลองจัดประชุมยืนแบบหนึ่งนาทีทันที ใช้เสียงใน DingTalk เพื่อชี้แจงอุปสรรคอย่างรวดเร็ว อย่าปล่อยให้ปัญหาเล็กๆ พัฒนาเป็นความล่าช้าครั้งใหญ่ การสื่อสารไม่ดี? ก็เหมือนโทรศัพท์แต่ไม่เปิดไมค์ — เห็นแต่พูดไม่ได้! "พื้นที่แสดงความคิดเห็นในงาน" ของ DingTalk ทำให้การพูดคุยทั้งหมดมีจุดมุ่งหมาย ไม่หลุดประเด็น การแท็กเพื่อนร่วมงาน + ฝากข้อความเสียง ช่วยทำลายความเงียบได้ทันที สิ่งสำคัญยิ่งกว่าคือ การใช้ฟีเจอร์ "อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน" ที่ช่วยให้คุณเห็นทันทีว่าใครแกล้งยุ่ง หรือใครยังไม่ได้เห็นข้อความจริงๆ ส่วนการจัดสรรงานไม่เท่าเทียม ที่มีบางคนวุ่นวายจนบินได้ บางคนว่างจนนับก้อนเมฆได้ ผ่าน "แผงสถิติงาน" ของ DingTalk ผู้บริหารสามารถตรวจพบได้ทันทีว่าใครมีภาระงานหนักเกินไป อย่ากลัวที่จะปรับ แค่ลากแล้วจัดสรรใหม่ ก็เหมือนเล่นเกมแล้วจัดทีมใหม่ ให้ทุกคนยืนอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุด ความยุติธรรมไม่ใช่การแบ่งเท่ากัน แต่คือการทำให้ทักษะเฉพาะตัวของทุกคนได้ส่องประกาย

ปรับปรุงกระบวนการจัดสรรงานให้ดีขึ้น

ประเมินผลการจัดสรรงานอย่างสม่ำเสมอ：อย่ารอจนโปรเจกต์ระเบิดแล้วค่อยย้อนกลับมาดู! เหมือนการตรวจเช็คสภาพรถรักของคุณ การจัดสรรงานก็ควรมี "การตรวจสุขภาพ" สัปดาห์ละครั้ง ใช้เวลาสิบนาทีเปิดรายงานงานใน DingTalk ดูว่าใครส่งงานตรงเวลาเสมอ ใครมีรายการงานค้างที่โตเหมือนก้อนหิมะกลิ้งลงเขา เป็นเพราะงานหนักเกินไปหรือเปล่า? หรือทรัพยากรไม่เพียงพอ? ข้อมูลไม่โกหก มันจะกระซิบบอกคุณว่า "หัวหน้า คุณเสี่ยวหวังทำงานล่วงเวลาจนถึงตีหนึ่งมาสามสัปดาห์ติดแล้ว ถ้าเป็นแบบนี้ต่อไป เขาอาจกลายเป็นหุ่นยนต์ DingTalk เสียก่อน" การวิเคราะห์อัตราการสำเร็จ เวลาที่ส่งก่อนกำหนด และภาระงานของสมาชิก ช่วยให้คุณเข้าใจจังหวะการทำงานของทีมอย่างแม่นยำ ปรับแต่งได้ทันท่วงที หลีกเลี่ยงสถานการณ์ "บางคนว่างเลี้ยงปลา อีกคนวุ่นวายจนต้องดูแลตับ"

เก็บข้อเสนอแนะ：อย่าเป็นแค่ผู้สั่งการที่สั่งงานอย่างเดียว บางครั้งก็ควรเป็นเพื่อนที่รับฟัง ลองส่งแบบสอบถามแบบไม่เปิดชื่อในกลุ่ม DingTalk ถามทีมว่า "การจัดสรรงานสัปดาห์นี้ คุณรู้สึกว่าเป็นธรรมไหม? มีอะไรจะบ่นไหม?" คุณอาจได้ยินคำถามสะเทือนใจ เช่น "แผนกออกแบบถูกเรียกไปดับเพลิงทุกครั้ง" แต่ก็正是เสียงเหล่านี้ที่จะช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นมนุษย์มากขึ้น ส่งเสริมให้สมาชิกกล้าพูดความคิดเห็น เพราะคนที่ลงมือทำจริงๆ คือพวกเขา ไม่ใช่สไลด์ PPT ของคุณ

ปรับปรุงวิธีการ：เมื่อได้รับข้อเสนอแนะแล้ว อย่าปล่อยให้มันลอยอยู่ในเมฆ ต้องลงมือทันที! เช่น ถ้าหลายคนบ่นว่าการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกล่าช้า ให้ตั้ง "ช่วงเวลาความร่วมมือ" ที่แน่นอน ใช้วิดีโอคอล DingTalk เพื่อประสานงานอย่างรวดเร็ว ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพื่อเปลี่ยนการจัดสรรงานจาก "การบริหารด้วยคน" ไปสู่ "การบริหารด้วยระบบ" ประสิทธิภาพจะพุ่งสูงขึ้น และบรรยากาศทีมจะเปลี่ยนจาก "อีกแล้วเหรอ" เป็น "ครั้งนี้ดูจะลื่นไหลดีจริงๆ!"

บริษัท เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบระดับมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk อย่างมืออาชีพแก่คุณได้!