เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: เคล็ดลับที่ทำให้คุณทำงานได้เร็วเหมือนบิน

คุณเคยรู้สึกไหม เวลาต้องหาเอกสารรายงานที่ "วางไว้ตรงนี้แหละ" แต่กลับเจอแต่กองเอกสารเกลื่อนกลาด ปากกาเขียนหมดสามด้าม และถ้วยกาแฟเย็นๆ ครึ่งใบ? อย่าหลอกตัวเองเลย โต๊ะทำงานของคุณตอนนี้อาจยุ่งเหยิงกว่ารังหนูเสียอีก แต่ไม่ต้องกังวล ฮีโร่ผู้ช่วยกู้คืนโต๊ะทำงานคือ... ตัวคุณเอง!

ขั้นแรก เริ่มต้นด้วยปฏิบัติการ "ปล่อยวาง" อย่างเด็ดขาด คว่ำของทั้งหมดบนโต๊ะลงในกล่อง จากนั้นค่อยนำกลับมาวางใหม่เฉพาะสิ่งที่ "ใช้งานทุกวันจริงๆ" เท่านั้น ปากกาหมึกซึมรุ่นจำกัดที่ได้มาในวันวาเลนไทน์ปีที่แล้ว? เก็บไว้เป็นที่ระลึกก็พอ ไม่จำเป็นต้องพกไปทำงานทุกวัน เม็ดอมกลิ่นมินต์ที่ซ่อนใต้คีย์บอร์ดและหมดอายุไปแล้วสามปี? ขอให้มันจากไปอย่างสงบเถอะ เพราะตอนนี้มันไม่ใช่สัญลักษณ์ของความสดชื่น แต่คือแหล่งเพาะเชื้อแบคทีเรีย

ต่อไป จัด "ที่นั่งเฉพาะ" ให้กับทุกสิ่งทุกอย่าง เครื่องเขียนอยู่ในกระป๋องใส่ดินสอ เอกสารอยู่ในแฟ้ม สายชาร์จอยู่ในกล่องเก็บของ คล้ายกับประชาชนในเมืองสัตว์ (Zootopia) ที่ต่างคนต่างทำหน้าที่ของตนเอง อย่าลืมทุกเย็นวันศุกร์ ใช้เวลาห้านาทีในการ "ตรวจสุขภาพโต๊ะทำงาน": เช็ดฝุ่น จัดตำแหน่งโน้ตที่หลุดออกมายุ่งเหยิง แล้วอย่าลืมพูดกับต้นไม้เล็กๆ บนโต๊ะว่า "เหนื่อยนะ"

เมื่อโต๊ะทำงานของคุณสะอาดจนสามารถสะท้อนรอยยิ้มแห่งความมั่นใจของคุณได้ คุณจะพบว่าไม่เพียงแค่ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นเท่านั้น แม้แต่หัวหน้าที่เดินผ่านก็จะมองคุณสองตามากกว่าเดิม — คราวนี้ไม่ใช่เพราะความรก แต่เพราะความเป็นมืออาชีพ! เตรียมพร้อมหรือยัง? ต่อไปเราจะใช้เครื่องมือดิจิทัลปลดปล่อยคุณออกจากนรกแห่งกระดาษอย่างถาวร

เพิ่งจัดโต๊ะเสร็จ มองไปที่พื้นผิวโต๊ะไม้ที่โล่งสะอาดจนอารมณ์ดี แต่อย่าเพิ่งดีใจเร็วไป — ปฏิวัติแห่งประสิทธิภาพที่แท้จริง ซ่อนอยู่ภายในคอมพิวเตอร์ของคุณ! งานสมัยใหม่จะขาดเทคโนโลยีไปได้อย่างไร? แทนที่จะวุ่นวายสลับแท็บสิบหน้า ส่งไฟล์สิบครั้ง หรือทำสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า ทำไมไม่ลองใช้เครื่องมือดิจิทัลเป็น "โปรแกรมเสริมประสิทธิภาพ" ของคุณล่ะ?

ซอฟต์แวร์จัดการโครงการ คือการขยายสมองของคุณ Trello ช่วยให้เห็นภาพรวมว่าใครกำลังทำอะไร งานติดอยู่ตรงไหน; Asana ก็เหมือนหัวหน้าที่ไม่พูดมาก คอยเตือนวันหมดเขตอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องสะดุ้งตื่นกลางดึกสงสัยว่า "เราลืมส่งรายงานรึเปล่านะ?" การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ คือพระเอกผู้กอบกู้ Google Drive ช่วยให้ทีมแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ ส่วน Dropbox สำรองข้อมูลสำคัญโดยอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องได้รับไฟล์เวอร์ชันที่ชื่อว่า "ฉบับสุดท้าย_จริงๆ แล้ว_เวอร์ชัน3"

ที่เจ๋งที่สุดคือ เครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Zapier และ IFTTT ที่สามารถเชื่อมต่อแพลตฟอร์มต่างๆ เข้าด้วยกัน เช่น บันทึกไฟล์แนบจากอีเมลอัตโนมัติลงคลาวด์ หรือเมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่ ก็สร้างรายการงานทันที เพียงตั้งค่าครั้งเดียว ประหยัดการคลิกไปได้หลายร้อยครั้ง เครื่องมือพวกนี้ไม่ใช่แค่เพื่อโชว์เทคนิค แต่เพื่อปลดปล่อยมือคุณจากงานซ้ำซาก ให้คุณโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจ เพราะท้ายที่สุด คุณมาทำงาน ไม่ใช่มาเป็นหุ่นยนต์กดคัดลอก-วางใช่ไหมล่ะ?

เพิ่งใช้เครื่องมือดิจิทัลจัดโต๊ะงานให้เรียบร้อยเหมือนฉากในละครเกาหลี แต่พอลืมตาขึ้นมากลับโดนคำเชิญประชุมและคำถาม "ขอถามแป๊บเดียว" จากเพื่อนร่วมงานจนรู้สึกสงสัยในชีวิต? อย่าเพิ่งตกใจ เครื่องมือเทพแค่ไหนก็ช่วยไม่ได้ถ้าคุณยังถูกเวลาไล่ล่า — ถึงเวลาแล้วที่จะหยิบ "อาวุธนิวเคลียร์แห่งประสิทธิภาพ" ออกมาใช้: การบริหารเวลา

ลองนึกภาพว่าคุณคือคอมพิวเตอร์ประสิทธิภาพสูง ส่วนสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิคือหน้าต่างโฆษณาที่โผล่ขึ้นมาตลอดเวลา เทคนิคโพโมโดโร (Pomodoro) จึงเปรียบเสมือนซอฟต์แวร์กำจัดไวรัส: โฟกัสงานเข้มข้นเป็นเวลา25 นาที เหมือนเล่นเกม "อย่าให้เจ้านายรู้ว่าฉันแอบเล่นมือถือ" จากนั้นให้รางวัลตัวเองด้วยการพัก5 นาที ผ่อนคลาย ยืดตัว หรือแม้แต่ฝันกลางวันว่าถูกลอตเตอรี่ หลังจากสี่รอบ ให้พักยาวเพื่อให้สมองสลับโหมดเป็น "ฉันคือซีอีโอ" ที่สำคัญคือ ระหว่างช่วงเวลานี้ แม้เจ้านายจะเดินผ่านพร้อมถ้วยกาแฟก็ห้ามรบกวนคุณ — เว้นแต่เขาจะติดไฟจริงๆ

ทุกเช้าก่อนเริ่มงาน ใช้เวลาสามนาทีเขียนแผนประจำวัน จัดลำดับงานตามความสำคัญเป็น "ทำก่อน ทำทีหลัง หรือเลิกทำไปเลย" จำไว้ว่า ไม่ใช่ทุกอย่างที่ควรทำทันที มีอีเมลบางฉบับที่ควรจะถูกลืมไปซะ อย่าลืมกล้าพูดคำว่า "ไม่" — ปฏิเสธการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดที่แค่บอกว่า "มาคุยกันหน่อย" เพราะเวลาของคุณไม่ใช่ไวไฟฟรี

เมื่อคุณสามารถควบคุมเวลาได้ ประสิทธิภาพการทำงานจะพุ่งสูงขึ้น แถมยังพุ่งแบบติดจรวดอีกด้วย

คิดว่าแค่บริหารเวลาเก่งก็จะราบรื่นไปหมดแล้วเหรอ? อย่าไร้เดียงสาไปเลยเพื่อน! แม้คุณจะตัดช่วงเวลาทำงานได้แม่นยำเหมือนหั่นซูชิ แต่ถ้าไม่มีนิสัยการทำงานที่ดี มาสนับสนุน ประสิทธิภาพของคุณก็จะเหมือนสมองหลังคาเฟอีนลดฮวบในช่วงบ่าย — เหงาเหงื่อง สับสน และอยากนอนทันที

ข้อแรก อย่าต่อสู้กับเตียงอีกต่อไป ลองเปลี่ยนมาเป็นนิสัยตื่นเช้า โลกในยามเช้าเงียบสงบราวกับยังไม่มีใครกดปุ่ม "เริ่ม" นี่คือช่วงเวลาทองของสมองคุณ แทนที่จะทิ้งงานยากที่สุดไว้ทำตอนบ่ายภายใต้สายฝนของอีเมล ทำไมไม่ลุยมันให้จบตั้งแต่ดวงอาทิตย์ยังไม่ขึ้นล่ะ? ความสำเร็จจะพุ่งเต็มเกจ ทำให้ทั้งวันรู้สึกเหมือนชนะต่อเนื่อง

ข้อสอง อย่าปล่อยให้ร่างกายกลายเป็นภาระ โภชนาการที่ดีและการออกกำลังกาย ไม่ใช่แค่คำโฆษณาชวนเชื่อจากโรงยิม แต่คือเครื่องยนต์ลับแห่งประสิทธิภาพ อย่ากินขนมปังไส้เนื้อเค็มสามชิ้นเป็นมื้อกลางวันอีกเลย เพราะหลังน้ำตาลในเลือดพุ่งสูง คุณจะรู้สึกง่วงเหมือนหุ่นยนต์ที่ถอดปลั๊ก แค่เดินสิบห้านาทีทุกวัน กระแสเลือดจะไหลเวียนดี ไอเดียก็จะไม่ติดขัดกลางทาง

ข้อสุดท้าย อย่าเป็น "ทาสการตอบกลับทันที"! การจัดการอีเมลและการสื่อสารเป็นช่วงเวลา คือกฎเหล็กของการดำรงชีวิตในที่ทำงานสมัยใหม่ ตั้งเวลาสองช่วงในการตรวจสอบข้อความ ส่วนเวลาอื่นให้ปิดการแจ้งเตือน ไม่อย่างนั้นคุณจะเหมือนกำลังเล่นเกมตีโมกุซู (ตีโมกุสุ) ที่ตีตัวหนึ่ง ตัวอื่นก็โผล่ขึ้นมาอีกสิบตัว การสร้างนิสัยเหล่านี้จะทำให้ประสิทธิภาพของคุณไม่ใช่แค่ "ฮึดสู้ได้วันเดียว" แต่จะกลายเป็นซูเปอร์คาร์ที่วิ่งได้ไกลแบบไม่ต้องชาร์จบ่อย

คิดว่าแค่มีนิสัยดีแล้วจะอยู่รอดตลอดไปเหรอ? ตื่นได้แล้ว! ที่ทำงานไม่ใช่ข้อสอบประถมที่ท่องสูตรมาแล้วได้คะแนนดี! ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพที่แท้จริง อยู่ในเส้นทาง "เก็บเลเวลต่อเนื่อง" เสมอ อย่าลืมว่า กลยุทธ์สุดยอดเมื่อวาน วันนี้อาจหมดอายุแล้ว เหมือนนมถั่วเหลืองในตู้เย็นที่ติดฉลากว่า "ดื่มให้หมดภายใน 3 วัน"

หากต้องการให้ประสิทธิภาพพุ่งทะยานอย่างต่อเนื่อง ต้องเปลี่ยนคำว่า "การเรียนรู้" ให้เป็นของว่างประจำวัน กินทุกวัน อย่ามัวแต่แอบส่องเรื่องแซ่บของเพื่อนร่วมงาน หาเวลาเข้าคอร์สฝึกอบรม บ้าง ไม่ว่าจะเป็นเทคนิค Excel ศิลปะการนำเสนอ หรือแนวคิดการจัดการโครงการ ทั้งหมดนี้จะทำให้คุณเปล่งประกายในที่ประชุม ไม่ใช่แค่พยักหน้าแล้วพูดว่า "เดี๋ยวผมจะตรวจสอบอีกที"

แทนที่จะเดินชนฝาเอง ลองเปิดหูฟังคนอื่นดูบ้าง — ว่าเขา "ขี้เกียจ" อย่างไร — อ้า ไม่ใช่ หมายถึงเขาทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ! คว้าโอกาสนั่งจิบกาแฟกับเพื่อนร่วมงานรุ่นพี่ (บริษัทจ่ายเอง ไม่ดื่มก็เสียดาย) เพื่อแอบล้วงเคล็ดลับเด็ดๆ ที่เก็บไว้ใต้หมอน คุณจะพบว่า มีคนใช้คีย์ลัดเร็วกว่าพิมพ์ตัวอักษร มีคนใช้รายการสิ่งที่ต้องทำ (to-do list) รักษาอาการล่าช้าได้

การทบทวนรูปแบบการทำงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอ ก็สำคัญไม่แพ้กัน ทุกสัปดาห์ ใช้เวลาสิบนาทีถามตัวเองว่า "สัปดาห์นี้ เราทำอะไรโง่ๆ บ้าง?" แล้วจดมันไว้ เพื่อจะได้ไม่ทำผิดซ้ำในสัปดาห์หน้า วิธีนี้จะช่วยไม่ให้คุณใช้วิธีเดิมวนลูปไปเรื่อยๆ ทุกปี แล้วยังคิดว่าตัวเองขยันอีก