Nâng cao hiệu suất làm việc: Bí quyết giúp năng suất của bạn tăng vọt

Bạn đã bao giờ cố tìm bản báo cáo "rõ ràng là vừa để ở đây" giữa đống tài liệu lộn xộn, ba cây bút đã cạn mực và nửa ly cà phê nguội lạnh chưa? Đừng tự lừa mình nữa, bàn làm việc của bạn lúc này có thể còn bừa bộn hơn tổ chuột hamster. Nhưng đừng lo, người hùng cứu vãn tình thế chính là — bạn đó!

Trước tiên, hãy bắt tay vào chiến dịch dọn dẹp triệt để. Dọn sạch mọi thứ trên bàn vào một chiếc hộp, sau đó chỉ đặt lại những món "thật sự dùng mỗi ngày". Cây bút bi phiên bản giới hạn nhận được hôm Valentine năm ngoái? Cứ giữ lại làm kỷ niệm, chứ không cần mang đi làm hàng ngày. Gói kẹo bạc hà đã hết hạn ba năm nằm dưới bàn phím? Hãy tiễn nó ra đi, vì giờ nó không còn là biểu tượng của sự sảng khoái mà đã trở thành ổ vi khuẩn rồi.

Tiếp theo, hãy sắp xếp cho mỗi món đồ một "chỗ ở riêng". Bút thì ở trong ống đựng bút, tài liệu vào folder, dây sạc cất trong hộp đựng – giống như cư dân ở Zootopia, ai nấy đều có vị trí riêng. Nhớ dành ra năm phút trước khi tan ca mỗi thứ Sáu để "kiểm tra sức khỏe bàn làm việc": lau bụi, sắp lại những mẩu giấy ghi chú lạc trôi, và đừng quên cảm ơn chậu cây cảnh nhỏ trên bàn vì đã chịu đựng bạn suốt tuần.

Khi mặt bàn sạch đến mức có thể soi rõ nụ cười tự tin của bạn, bạn sẽ thấy không chỉ hiệu suất làm việc tăng lên, mà ngay cả sếp đi ngang cũng liếc nhìn bạn thêm vài lần — lần này không phải vì bừa bộn, mà vì chuyên nghiệp! Bạn đã sẵn sàng chưa? Tiếp theo, chúng ta sẽ dùng các công cụ kỹ thuật số để giải thoát bạn hoàn toàn khỏi "địa ngục giấy tờ".

Vừa dọn dẹp xong bàn làm việc, ngắm mặt bàn gỗ trơn bóng mà tâm trạng phấn chấn, nhưng đừng vội mừng — cuộc cách mạng thực sự về hiệu suất nằm sâu bên trong chiếc máy tính của bạn! Trong thời đại hiện nay, làm việc mà thiếu công nghệ thì khó lòng theo kịp. Thay vì cuống cuồng chuyển qua mười tab trình duyệt, gửi đi hàng chục file, lặp lại những việc vụn vặt, chi bằng hãy để các công cụ kỹ thuật số trở thành "bộ tăng tốc hiệu suất" cho bạn.

Phần mềm quản lý dự án giống như sự mở rộng của bộ não bạn: bảng Kanban trên Trello giúp bạn nắm bắt ngay ai đang làm gì, tiến độ bị tắc ở đâu; Asana thì như một sếp kiệm lời, tự động nhắc nhở về hạn chót, để bạn khỏi phải tỉnh giấc giữa đêm hoảng hốt: "Mình có quên nộp báo cáo không nhỉ?". Lưu trữ đám mây còn là cứu tinh tuyệt đối: Google Drive cho phép cả nhóm đồng thời chỉnh sửa tài liệu, Dropbox tự động sao lưu dữ liệu quan trọng, bạn sẽ không còn nhận được mười phiên bản với tên gọi "Final_version_thật_sự_final_v3" nữa.

Đỉnh cao nhất là công cụ tự động hóa: Zapier và IFTTT có thể kết nối các nền tảng khác nhau, ví dụ như tự động lưu tệp đính kèm email vào đám mây, hay biến đơn hàng mới của khách thành nhiệm vụ cần xử lý. Chỉ cần thiết lập một lần, bạn sẽ tiết kiệm được vô số thao tác nhấp chuột. Những công cụ này không phải để khoe mẽ, mà nhằm giải phóng đôi tay bạn khỏi những công việc máy móc, để bạn tập trung vào những việc đòi hỏi sáng tạo và tư duy. Dù sao thì, bạn đến đây để làm việc, chứ không phải để làm cái máy copy-paste, đúng không?

Vừa dùng công cụ kỹ thuật số sắp xếp tài liệu gọn gàng như mặt bàn của nhân vật chính trong phim truyền hình, quay đầu lại đã bị dội bom bởi hàng loạt lời mời họp và những câu hỏi "nhân tiện hỏi luôn" từ đồng nghiệp đến mức nghi ngờ cuộc đời? Đừng vội, dù công cụ có mạnh đến đâu cũng không cứu được một linh hồn bị thời gian rượt đuổi — lúc này, bạn cần phải tung ra vũ khí hạt nhân thực sự của hiệu suất: quản lý thời gian.

Hãy tưởng tượng bạn là một chiếc máy tính hiệu năng cao, còn sự mất tập trung chính là những cửa sổ quảng cáo cứ liên tục bật lên. Phương pháp Pomodoro chính là phần mềm diệt virus của bạn: cứ tập trung làm việc trong25 phút, như đang chơi trò "đừng để sếp phát hiện tôi đang lướt điện thoại", sau đó thưởng cho bản thân5 phút thư giãn, duỗi người, hoặc mơ mộng trúng số độc đắc. Sau bốn chu kỳ như vậy, hãy dành cho mình một khoảng nghỉ dài hơn để não bộ chuyển sang chế độ "Tôi là CEO". Lưu ý, trong thời gian Pomodoro, kể cả sếp cầm ly cà phê đi ngang cũng không nên làm phiền bạn — trừ khi anh ấy thực sự đang bốc cháy.

Mỗi buổi sáng, hãy dành ba phút để viết ra kế hoạch ngày, phân loại công việc theo ba cấp độ: "làm trước, làm sau, hoặc bỏ luôn". Nhớ rằng, không phải việc nào cũng cần xử lý ngay lập tức, thậm chí có những email đáng bị lãng quên. Và hãy mạnh dạn nói "không" — từ chối những cuộc họp vòng lặp vô tận kiểu "cùng nhau thảo luận một chút", bởi thời gian của bạn đâu phải Wi-Fi miễn phí.

Khi bạn làm chủ được thời gian, hiệu suất làm việc sẽ bay vọt lên — và còn được gắn tên lửa nữa.

Bạn nghĩ cứ làm tốt quản lý thời gian là xong việc? Đừng ngây thơ thế chứ, bạn bè ơi! Dù bạn có chia thời gian Pomodoro chuẩn xác như cắt sushi, nếu không có thói quen làm việc tốt hỗ trợ, thì hiệu suất của bạn vẫn sẽ như bộ não sau khi cơn tỉnh táo từ cà phê buổi chiều tan đi — uể oải, hỗn loạn, và lúc nào cũng muốn gục xuống ngủ.

Trước hết, đừng tiếp tục vật lộn với chiếc giường nữa, hãy thử thói quen thức sớm. Thế giới buổi sáng yên tĩnh như chưa ai nhấn nút "bắt đầu", chính là khoảng thời gian vàng cho bộ não bạn. Thay vì để báo cáo khó nhằn nhất đến buổi chiều rồi bị dội bom bởi email, hãy dứt điểm nó trước khi mặt trời thật sự "đi làm", cảm giác thành tựu sẽ lên đỉnh, cả ngày như đang toàn thắng.

Thứ hai, đừng để cơ thể thành gánh nặng. Chế độ ăn uống lành mạnh và vận động không phải khẩu hiệu quảng cáo phòng gym, mà là động cơ ẩn giúp nâng cao hiệu suất. Đừng nhét ba cái bánh mì thịt vào bữa trưa nữa, vì sau khi đường huyết tăng vọt, bạn sẽ rơi vào trạng thái buồn ngủ, trông như robot bị rút phích cắm. Hãy đi bộ ít nhất mười lăm phút mỗi ngày, máu huyết lưu thông thì ý tưởng mới không bị kẹt giữa đường.

Cuối cùng, đừng làm nô lệ cho việc "trả lời ngay lập tức"! Xử lý email và tin nhắn theo đợt mới là quy tắc sống sót nơi công sở hiện đại. Hãy đặt hai khung giờ cố định để kiểm tra tin nhắn, ngoài ra tắt thông báo, nếu không bạn sẽ như đang chơi trò chơi đánh chuột bất tận — đánh con này xong, mười con khác lại nhảy lên. Khi rèn được những thói quen này, hiệu suất của bạn sẽ không chỉ là "nhiệt huyết một ngày", mà là cỗ siêu xe có thể vận hành bền bỉ lâu dài.

Bạn nghĩ rằng hình thành thói quen tốt là xong việc rồi sao? Tỉnh dậy đi, chốn công sở đâu phải kỳ thi tiểu học, học thuộc công thức là đạt điểm cao! Những cao thủ thực sự về hiệu suất luôn ở trên hành trình "đánh quái, lên cấp". Đừng quên rằng, chiêu thức hôm qua từng đỉnh cao, hôm nay có thể đã lỗi thời, y như hộp đậu nành trong tủ lạnh nhà bạn với dòng ghi chú "dùng trong vòng ba ngày".

Muốn hiệu suất liên tục tăng vọt, bạn phải coi "việc học" như món ăn vặt hàng ngày, nhai mỗi ngày một ít. Đừng chỉ mải đọc chuyện phiếm của đồng nghiệp, rảnh rỗi thì đi đăng ký một khóa đào tạo để nạp năng lượng. Dù là kỹ năng Excel đỉnh cao, nghệ thuật thiết kế slide, hay bí kíp quản lý dự án, tất cả đều giúp bạn tỏa sáng trong cuộc họp, chứ không chỉ biết gật đầu và nói "để tôi xác nhận lại".

Thay vì tự mò mẫm va chạm, chi bằng hãy mở tai ra lắng nghe xem người khác làm sao mà... "lười" — à không, là hiệu quả đến thế! Hãy tranh thủ uống cà phê cùng đồng nghiệp dày dạn kinh nghiệm (công ty trả tiền, uống miễn phí thì ngại gì), moi móc những bí kíp giấu kỹ của họ. Bạn sẽ phát hiện ra, hóa ra có người dùng phím tắt còn nhanh hơn gõ chữ, có người dùng danh sách việc cần làm để chữa dứt điểm chứng trì hoãn.

Việc thường xuyên nhìn lại phương pháp làm việc của bản thân cũng cực kỳ quan trọng. Mỗi tuần hãy dành mười phút tự hỏi: "Tuần này mình làm điều gì thật ngớ ngẩn?" rồi ghi lại, để tuần sau đừng tái phạm. Như vậy bạn sẽ không phải suốt năm này qua năm khác đi vòng đường dài, mà vẫn tự hào cho rằng mình chăm chỉ.