ดิงติง AI สำนักงาน: เพิ่มประสิทธิภาพ 40% ประหยัดปีละ 28,500 หยวน

เหตุใดรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมถึงขัดขวางการเติบโตขององค์กร

หากธุรกิจของคุณหยุดชะงัก ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ตลาดหรือบุคลากร แต่กลับอยู่ที่ระบบสำนักงานที่คุณใช้งานทุกวัน เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ล้าสมัยและกระบวนการที่กระจัดกระจายกำลังกินประสิทธิภาพโดยไม่มีเสียง — การสื่อสารล่าช้า การแก้ไขเอกสารซ้ำซ้อน การอนุมัติข้ามแผนกติดขัด ปัญหาเหล่านี้ดูเล็กน้อย แต่สะสมจนพนักงานความรู้โดยเฉลี่ยเสียเวลาไป 2.1 ชั่วโมงต่อวันกับงานธุรการที่ไม่ใช่งานหลัก (รายงานประสิทธิภาพองค์กรเอเชียแปซิฟิก 2024)

ต้นทุนแรงงานจึงถูกเจือจางอย่างรุนแรง: ผู้จัดการโครงการที่มีรายได้ประจำปี 600,000 ดอลลาร์ฮ่องกง จะสูญเสียเวลาทำงานเกือบ 30% ต่อปีไปกับการจัดเรียงข้อมูลและการติดตามสถานะ เทียบเท่ากับการสูญเสียทรัพยากรมนุษย์มากกว่า 180,000 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี นั่นหมายความว่า ทุกๆ 3 พนักงานที่จ้างมา ผลิตภาพหนึ่งคนจะหายไปเพราะกระบวนการทำงานที่ไร้ประสิทธิภาพ

สำหรับอุตสาหกรรมการเงินในฮ่องกง การส่งรายงานความสอดคล้องที่ล่าช้าไปครึ่งวัน อาจทำให้พลาดโอกาสทางธุรกรรม ในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ การยืนยันการขนส่งหนึ่งรายการที่ล่าช้า 17 ชั่วโมงเนื่องจากการกรอกแบบฟอร์มด้วยตนเองและการแลกเปลี่ยนอีเมล ส่งผลกระทบโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า ธนาคารนานาชาติแห่งหนึ่งเคยมีระยะเวลาเปิดบัญชีลากยาวถึง 5 วันจากความล่าช้าในการอนุมัติแบบแมนนวล จนอัตราการสูญเสียลูกค้าเพิ่มขึ้นถึง 19% — ประสิทธิภาพของกระบวนการก็คือประสบการณ์ของลูกค้า

จุดเปลี่ยนที่แท้จริงอยู่ที่ความสามารถในการฝัง "แนวคิดการทำอัตโนมัติ" เข้าไปในโครงสร้างพื้นฐานของการทำงานร่วมกัน องค์กรชั้นนำไม่พอใจกับการปรับปรุงเฉพาะจุดอีกต่อไป แต่ต้องการให้ระบบช่วยในการตัดสินใจ คาดการณ์ความเสี่ยง และดำเนินการงานซ้ำๆ ได้เอง นี่คือปัญหาหลักที่สำนักงานอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI มุ่งแก้ไข — ไม่ใช่การทำให้พนักงานทำงานหนักขึ้น แต่คือการทำให้ระบบทำงานได้อัจฉริยะขึ้น

DingTalk AI Assistant เปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพการทำงานประจำวันอย่างไร

เมื่อคำสั่งเสียงถูกพูดออกมา รายงานการประชุมก็ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ และงานต่างๆ ถูกจัดลำดับตามระดับความเร่งด่วนทันที — นี่ไม่ใช่ฉากในอนาคต แต่คือความจริงด้านประสิทธิภาพที่ DingTalk AI Assistant กำลังนำมาสู่องค์กรในฮ่องกง ภายใต้รูปแบบเดิม การแปลงข้อมูลล่าช้า การมอบหมายงานคลุมเครือ ทำให้เวลาการตัดสินใจสูญเสียไปโดยเฉลี่ยถึง 42% (รายงานประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันขององค์กรเอเชียแปซิฟิก 2024)

เทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) หมายความว่าพนักงานสามารถใช้ภาษาแต้จิ๋วในการสั่งการระบบได้โดยตรง เพราะแบบจำลองการเรียนรู้เชิงลึกรองรับการระบุหลายภาษา อัตราความแม่นยำของภาษาแต้จิ๋วเกิน 95% แม้ในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงรบกวน เช่น เมื่อผู้บริหารพูดว่า "ติดตามช่องว่างด้านซัพพลายเชนของแผนโปรโมชั่นไตรมาสสอง" ระบบไม่เพียงแปลงเสียงเป็นข้อความ แต่ยังแยกคำสำคัญ เก็บข้อมูลย้อนหลัง และสร้างรายงานการประชุมที่มีโครงสร้างชัดเจน ก่อนส่งต่อให้สมาชิกที่เกี่ยวข้อง — ลดรอบเวลาตอบสนองในการตัดสินใจลง 30%

อัลกอริทึมการรับรู้ตามบริบท หมายความว่า AI สามารถคาดการณ์ลำดับความสำคัญของงานได้ เพราะมันวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้ ปริมาณอีเมล และตารางงานที่แน่น หากใกล้วันส่งงบการเงินแต่ยังไม่ได้อัปโหลดไฟล์แนบ ระบบจะแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติและแนะนำแม่แบบให้กรอก — ลดอัตราการลืมงานลง 60% ผู้บริหารจึงสามารถโฟกัสกับกลยุทธ์แทนที่จะมาดับเพลิง

อย่างไรก็ตาม ความฉลาดเฉพาะจุดไม่เพียงพอที่จะขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงอย่างครอบคลุม เมื่อ AI Assistant สร้างข้อมูลที่มีโครงสร้างคุณภาพสูงแล้ว ศักยภาพที่แท้จริงจะเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ถูกรวมเข้ากับกระบวนการอัตโนมัติและขยายผล — การข้ามผ่านจาก "บุคคลที่ฉลาด" ไปสู่ "องค์กรที่อัจฉริยะ" จะถูกเผยให้เห็นในบทต่อไป

กระบวนการอัตโนมัติเชื่อมโยงการทำงานร่วมกันข้ามแผนกอย่างไร

เมื่อการทำงานร่วมกันข้ามแผนกยังคงถูกจำกัดด้วยการแลกเปลี่ยนอีเมลและการเซ็นเอกสารกระดาษ องค์กรไม่เพียงเสียเวลา แต่ยังสะสมความเสี่ยงด้านความสอดคล้องและการปฏิบัติที่ผิดพลาด เครื่องยนต์เวิร์กโฟลว์ของ DingTalk ไม่ใช่แค่เครื่องมืออัตโนมัติ แต่เป็นศูนย์กลางประสาทที่เชื่อมโยงระบบบริหารงานบุคคล การเงิน และการจัดการโครงการ เข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ และทำให้การทำงานร่วมกันไม่ติดขัดอีกต่อไป

ยกตัวอย่างกระบวนการจัดซื้อของกลุ่มค้าปลีก: อดีตการจัดซื้ออุปกรณ์หนึ่งรายการต้องผ่านการอนุมัติสามขั้นตอน โดยใช้เวลาเฉลี่ย 3.2 วัน หลังจากนำ DingTalk มาใช้ ระบบจะเริ่มกระบวนการอนุมัติโดยอัตโนมัติ พร้อมตรวจสอบงบประมาณ เปรียบเทียบสัญญา และยืนยันสิทธิ์การเข้าถึง — ทั้งกระบวนการไม่ต้องอาศัยมนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้องเลย เวลาดำเนินการลดลงเหลือ 1.4 วัน เพิ่มประสิทธิภาพ 60% และประหยัดเวลาได้มากกว่า 1,200 ชั่วโมงต่อปี

กระบวนการอัตโนมัติบังคับให้ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ หมายความว่าความสอดคล้องด้านการเงินเพิ่มขึ้นถึง 99.2% เพราะระบบตัดความผิดพลาดของมนุษย์และการดำเนินการที่เกินอำนาจออกไป ทุกกิจกรรมถูกบันทึกและตรวจสอบได้ ทำให้การตรวจสอบภายในและภายนอกมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 75% ผู้อำนวยการภูมิภาคยอมรับว่า “ตอนนี้เราท้ายที่สุดก็สามารถมุ่งเน้นกับคำถามว่า ‘ทำไมถึงต้องซื้อ’ แทนที่จะมาถามว่า ‘ใครยังไม่เซ็น’”

เมื่อ AI Assistant ได้เพิ่มประสิทธิภาพให้กับบุคคลไปแล้ว จุดเปลี่ยนที่แท้จริงอยู่ที่ — การขยายความฉลาดไปยังโครงสร้างหลักของกระบวนการ หาก AI สามารถคาดการณ์ความต้องการ สร้างใบคำขอโดยอัตโนมัติ จากนั้นให้เวิร์กโฟลว์ขับเคลื่อนการอนุมัติและการชำระเงิน ผลลัพธ์ร่วมจะเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ นี่คือจุดเริ่มต้นของการแข่งขันในขั้นต่อไปของสำนักงานอัจฉริยะ

ประเมินผลตอบแทนจากการลงทุนของสำนักงานอัจฉริยะอย่างเป็นรูปธรรม

หลังจากองค์กรนำโซลูชันสำนักงานอัจฉริยะของ DingTalk เข้ามาใช้ ภายใน 12 เดือน โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานแต่ละคนประหยัดเวลาได้ 57 ชั่วโมง ซึ่งเทียบเท่ากับการลดต้นทุนแรงงาน 28,500 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี — นี่คือผลตอบแทนจากการลงทุนที่พิสูจน์แล้ว ทุกๆ การลงทุน 1 ดอลลาร์ในกระบวนการอัตโนมัติ จะสร้างผลตอบแทนด้านผลิตภาพได้เฉลี่ย 4.3 ดอลลาร์ (ตามโมเดล ROI จากหนังสือขาวการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลเอเชียแปซิฟิก 2024)

การประหยัดนี้มาจากสามสถานการณ์หลัก:

• ประสิทธิภาพการประชุม: สรุปอัตโนมัติโดย AI และแปลงเสียงเป็นข้อความ ลดเวลาจัดทำรายงานหลังการประชุมลง 60% หมายความว่าทีมสามารถเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินงานได้เร็วขึ้น
• การจัดการเอกสาร: ทำงานร่วมกันบนคลาวด์+ควบคุมรุ่นเอกสาร หลีกเลี่ยงการแก้ไขซ้ำ ช่วยประหยัดเวลาเฉลี่ย 1.2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หมายความว่าอัตราความผิดพลาดลดลง 40%
• การอนุมัติกระบวนการ: เส้นทางอัตโนมัติและการเรียกใช้ตามเงื่อนไข ลดเวลาการรอคอยลง 70% หมายความว่าความเร็วในการส่งมอบโครงการเพิ่มขึ้น 22%

สิ่งสำคัญกว่านั้นคือผลประโยชน์ที่มองไม่เห็น: องค์กรที่ใช้สำนักงานอัจฉริยะ มีอัตราการรักษากำลังคนสูงกว่าค่าเฉลี่ย 19% และข้อเสนอแนะด้านนวัตกรรมเพิ่มขึ้น 41% เมื่องานซ้ำซากถูกโอนให้ระบบจัดการ บุคลากรจึงสามารถมุ่งไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้น — เป้าหมายสูงสุดของการเปลี่ยนผ่านสู่ความอัจฉริยะคือการปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์

องค์กรของคุณกำลังจ่ายต้นทุนแฝงเท่าใดเพื่อกระบวนการที่ไร้ประสิทธิภาพ? ต่อไปเราจะเปิดเผยแนวทาง 5 ขั้นตอนที่ชัดเจน ในการเริ่มต้นเส้นทางการเปลี่ยนผ่านสู่ความอัจฉริยะของคุณ

5 ขั้นตอนเริ่มต้นการเปลี่ยนผ่านสู่ความอัจฉริยะขององค์กรคุณ

เมื่อองค์กรยังคงสูญเสียทรัพยากรบุคคลมากกว่า 30% ไปกับงานธุรการที่ทำซ้ำ สำนักงานอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ DingTalk ได้ช่วยให้บริษัทชั้นนำเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการได้ถึง 45% (หนังสือขาวยุคเปลี่ยนผ่านดิจิทัลเอเชียแปซิฟิก 2024) กุญแจสำคัญอยู่ที่กลยุทธ์การนำเข้าใช้แบบเป็นระบบและแบ่งระยะ

1. วินิจฉัยจุดติดขัด: ใช้แดชบอร์ด "วิเคราะห์กระบวนการ" ของ DingTalk เพื่อระบุขั้นตอนที่ใช้เวลานานที่สุด (เช่น การอนุมัติการเบิกค่าใช้จ่ายล่าช้าโดยเฉลี่ย 2.3 วัน) หลีกเลี่ยงการปรับปรุงตามความรู้สึก — หมายความว่าการจัดสรรทรัพยากรแม่นยำ ผลตอบแทนการลงทุนเพิ่มขึ้น 50%
2. เลือกสถานการณ์ทดลองที่มีผลกระทบสูง: เลือกจัดการประชุมหรือการจัดการการลงเวลาทำงานผิดปกติเป็นอันดับแรก — สถานการณ์เหล่านี้มีโครงสร้างข้อมูลชัดเจน เมื่อ AI เข้ามาแทรกแซงจะช่วยลดแรงเสียดทานในการทำงานร่วมกันได้ทันที 40%
3. ตั้งค่า AI Assistant และแม่แบบอัตโนมัติ: ใช้ชุด "Ding Xiaomi + YiDa" เพื่อสร้างรายงานการประชุมอัตโนมัติและเริ่มต้นงานต่อเนื่อง แต่อย่าข้ามการตั้งค่าบริบท มิฉะนั้น AI อาจประเมินความเร่งด่วนผิด
4. อบรมและวงจรข้อเสนอแนะ: ใช้รูปแบบ "ค่ายประสบการณ์เร่งรัด 72 ชั่วโมง" ให้ทีมเรียนรู้ผ่านงานจริง พร้อมเก็บข้อมูลจุดต่อต้าน (พบบ่อยในพนักงานที่มีประสบการณ์มาก) — หมายความว่าอัตราการยอมรับเพิ่มขึ้น 3 เท่า
5. ขยายผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: หลังจากทดลองสำเร็จ ให้ขยายผลตามแผนก และทุกไตรมาสใช้ "บัตรคะแนนความพร้อมอัจฉริยะ" เพื่อปรับกลยุทธ์

ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุด? พยายามแทนที่กระบวนการทั้งหมดที่ต้องใช้มนุษย์ในครั้งเดียว องค์กรที่นำเข้าใช้แบบแบ่งระยะ มีอัตราการยอมรับสูงกว่าถึง 3 เท่า ตอนนี้ โอกาสของคุณไม่ได้อยู่ที่ว่าจะใช้ AI หรือไม่ แต่อยู่ที่คุณจะปลดปล่อยคุณค่าของมันด้วยจังหวะที่เหมาะสมได้หรือไม่ จองนัดหมายกับที่ปรึกษาการเปลี่ยนผ่านอย่างเป็นทางการของ DingTalk ทันที รับชุดเครื่องมือวินิจฉัยเฉพาะตัว และเปลี่ยนผลประโยชน์ด้านประสิทธิภาพให้กลายเป็นเกราะการแข่งขัน — ทำให้องค์กรของคุณไม่ใช่ผู้ปรับตัวแบบ被动 อีกต่อไป แต่กลายเป็นผู้กำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพในอุตสาหกรรม

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!