แบบฟอร์มของ DingTalk: ระยะเวลาอนุมัติสั้นลง 58% ปรับปรุงสภาพคล่องทางการเงินกว่าหนึ่งพันล้าน

เหตุใดการอนุมัติช้าจึงเท่ากับรายได้น้อย

ทุกวันที่ใช้เพิ่มขึ้นในการอนุมัติ บริษัทก็สูญเสียความยืดหยุ่นในการตัดสินใจและโอกาสทางการตลาดไปหนึ่งวัน การดำเนินงานด้วยแบบฟอร์มกระดาษหรือแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์รูปแบบคงที่โดยเฉลี่ยช้ากว่ากระบวนการดิจิทัลถึง 40% โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการผลิต คำขอซื้อหนึ่งรายการมักใช้เวลาถึง 72 ชั่วโมง — ในช่วงเวลานั้น การผลิตหยุดชะงัก ห่วงโซ่อุปทานขาดสะบั้น ส่งผลให้ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าล่าช้า

แบบฟอร์มกำหนดเองของระบบอนุมัติ DingTalk OA ไม่ได้แก้ปัญหาด้านธุรการเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการลดความเสี่ยงทางรายได้ จากรายงานความยืดหยุ่นกระบวนการธุรกิจในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 บริษัทขนาดกลางถึงใหญ่กว่า 61% ระบุว่า "การอนุมัติที่แข็งทื่อ" เป็นปัจจัยแฝงที่ส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมายประจำไตรมาส พนักงานโดยเฉลี่ยเสียเวลา 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการตามสถานะแบบฟอร์ม ซึ่งเท่ากับเสียเวลาทำงานเกือบสองวันเต็มต่อเดือน ขณะที่ผู้บริหารก็สูญเสียความสามารถในการปรับแผนทันทีเนื่องจากข้อมูลล่าช้า

ที่ร้ายแรงกว่านั้นคือต้นทุนด้านความสอดคล้อง: การตรวจสอบข้ามอุตสาหกรรมแสดงให้เห็นว่า 38% ของข้อผิดพลาดในการควบคุมภายในเกิดจากการใช้แบบฟอร์มหลายเวอร์ชันปะปนกัน และไม่มีประวัติการลงนามอย่างชัดเจน แปลว่า องค์กรอาจเผชิญบทลงโทษจากหน่วยงานกำกับ หรือการตรวจสอบที่ล้มเหลว เมื่อคู่แข่งสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานเป็นรายวัน แต่คุณกลับใช้เวลาเป็นเดือนในการเปลี่ยนรูปแบบแบบฟอร์ม ช่องว่างนี้ก็จะถ่างกว้างขึ้นเรื่อยๆ

จุดติดขัดที่แท้จริงไม่ใช่เพราะเทคโนโลยีล้าสมัย แต่อยู่ที่รูปแบบเดิมที่ "ระบบครอบงำคน" ต่อไปนี้เราจะเปิดเผยให้เห็นว่า จะสร้างรูปแบบใหม่ที่ "คนขับเคลื่อนระบบ" ได้อย่างไรด้วยแบบฟอร์มกำหนดเอง เพื่อเปลี่ยนกระบวนการอนุมัติจากศูนย์ต้นทุน ให้กลายเป็นเครื่องยนต์เชิงกลยุทธ์

แบบฟอร์มกำหนดเองที่แท้จริงคืออะไร

หากคุณมอง แบบฟอร์มกำหนดเองของระบบอนุมัติ DingTalk OA เพียงแค่เป็นเครื่องมือแทนกระดาษ อิเล็กทรอนิกส์ คุณก็จะพลาดโอกาสในการเปลี่ยนการดำเนินงานจากตอบสนองแบบ被动 เป็นทำนายล่วงหน้าได้ แบบฟอร์มที่แท้จริงคือ เครื่องมือจำลองกระบวนการธุรกิจที่ใช้อินเตอร์เฟซลากวางแบบเห็นภาพ ที่ทำให้ผู้บริหารที่ไม่มีพื้นฐานเทคนิคสามารถออกแบบกระบวนการครบวงจร ที่สอดคล้องกับกฎระเบียบทางการเงินและการประสานงานระหว่างแผนกได้ภายใน 15 นาที

คุณค่าหลักอยู่ที่การรวมโครงสร้างองค์กร ข้อความเรียลไทม์ และการจัดเก็บบนคลาวด์ไว้ในระบบเดียว เช่น เมื่อมูลค่าการสั่งซื้อเกิน 50,000 หยวน ระบบจะเปิดใช้งานการอนุมัติหลายขั้นตอน อ้างอิงข้อมูลซัพพลายเออร์จากระบบ ERP โดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบด้านการเงินทันที — ไม่เพียงแต่รับประกันความสอดคล้อง แต่ยังลดระยะเวลาอนุมัติเฉลี่ยจาก 72 ชั่วโมง เหลือเพียง 28 ชั่วโมง

• เงื่อนไขการข้าม: แสดงเฉพาะช่องที่เกี่ยวข้อง → ลดเวลาการกรอก 60% → ลดความต่อต้านของผู้ใช้ เพิ่มอัตราการกรอกข้อมูลครบถ้วน
• เส้นทางอนุมัติหลายชั้น: กำหนดเส้นทางตามมูลค่า/แผนกแบบไดนามิก → ควบคุมสิทธิ์อย่างละเอียด และบริหารความเสี่ยงตามระดับ
• ความสามารถในการเชื่อมต่อ API: เชื่อมต่อกับระบบ HRIS, CRM หรือการเงิน → ทำลายเกาะข้อมูล ให้ "การอนุมัติ = การตัดสินใจ"

ข้อค้นพบสำคัญคือ เครื่องมือนี้ไม่ใช่แค่แบบฟอร์ม แต่เป็น แพลตฟอร์มอัตโนมัติงานธุรกิจแบบ low-code ที่ฝังอยู่ในระบบประสาทขององค์กร ทุกการคลิกคือคำสั่งแม่นยำที่ขับเคลื่อนการเติบโต

แนวทางการออกแบบแบบฟอร์มอย่างมีประสิทธิภาพ 3 ขั้นตอน

แบบฟอร์มกำหนดเองของ DingTalk OA ที่แท้จริง ไม่ใช่การอัดฟีเจอร์เข้าไปมากมาย แต่คือการปฏิบัติหลัก "เน้นผู้ใช้ + ลดขั้นตอนให้น้อยที่สุด" แบรนด์ค้าปลีกแห่งหนึ่งเคยมีอัตราการส่งใบลาล่วงหน้าสำเร็จเพียง 54% เพราะต้องกรอกข้อมูล 12 ช่อง จุดเปลี่ยนมาจากการเปลี่ยนมุมมอง จาก "เราต้องการข้อมูลอะไร" เป็น "ผู้ใช้ต้องเสียแรงมากแค่ไหน"

พวกเขาพลิกสถานการณ์ด้วย 3 ขั้นตอน:

1. กรองความต้องการ: วิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลัง เหลือเพียง 5 ช่องที่จำเป็นต่อการอนุมัติ → ลดการรบกวนที่ไม่จำเป็นลง 60%
2. ทดสอบต้นแบบ: เชิญพนักงานสายหน้าทดลองในสถานการณ์จริง 3 รอบ → เพิ่มความสะดวกในการใช้งาน ลดอัตราการถูกส่งกลับแก้ไข 70%
3. ติดตามหลังใช้งานจริง: ติดตามอัตราการส่งสำเร็จและเวลาที่ใช้ → ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้แบบไดนามิก จนอัตราการสำเร็จพุ่งถึง 92%

เทคโนโลยีกรอกข้อมูลล่วงหน้าอัจฉริยะจะใส่ข้อมูลแผนก ตำแหน่ง และเหตุผลทั่วไปให้อัตโนมัติ พนักงานสาขาสามารถส่งแบบฟอร์มได้ภายใน 90 วินาทีขณะออกตรวจเยี่ยมร้าน จากการศึกษาในเอเชียแปซิฟิกปี 2024 พบว่า ทุกๆ การปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) ขึ้น 10% จะเพิ่มอัตราการใช้งานเครื่องมือภายในระยะยาว 18% — นี่คือจุดเริ่มต้นของการขยายผลตอบแทนจากการลงทุน

การออกแบบแบบฟอร์มที่ดี คือเครื่องยนต์สร้างผลตอบแทนที่ขับเคลื่อนด้วยพฤติกรรม และเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงขีดความสามารถในการดำเนินงานขององค์กร

วัดผลประโยชน์: จากการประหยัดเวลา ไปสู่การสร้างกระแสเงินสด

หลังนำ แบบฟอร์มกำหนดเองของระบบอนุมัติ DingTalk OA มาใช้ บริษัทโดยเฉลี่ยประหยัดเวลาบริหาร 35% และลดระยะเวลาการอนุมัติลง 58% (รายงาน Alibaba Cloud 2025) แต่คุณค่าที่ลึกกว่านั้นคือการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการดำเนินงานโดยพื้นฐาน

การเบิกค่าใช้จ่ายทางการเงินเมื่อผนวกกับกฎตรวจสอบอัจฉริยะ ทำให้อัตราการกรอกผิดลดลง 70% → นักบัญชีไม่ต้องส่งเอกสารกลับ แต่เปลี่ยนไปโฟกัสที่การทำนายกระแสเงินสดและเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน กระบวนการรับพนักงานใหม่ของฝ่ายบุคคลที่รวมการเก็บข้อมูล การเปิดสิทธิ์ และการขออุปกรณ์ → เร็วขึ้น 4 เท่า พนักงานใหม่สามารถทำงานได้เต็มที่ตั้งแต่วันแรก → ยกระดับประสบการณ์พนักงานและผลผลิตช่วงต้น

ความโปร่งใสด้านกระบวนการเสริมความแข็งแกร่งด้านความสอดคล้อง: ทุกขั้นตอนสามารถติดตามและตรวจสอบได้ ความเสี่ยงด้านควบคุมภายในลดลงอย่างมาก การเปิดใช้งานขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ (เช่น การชำระเงิน การเปิดบัญชี IT) ลดความล่าช้าจากมนุษย์ → เร่งการหมุนเวียนของเงินทุนและประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร ผู้ผลิตข้ามชาติรายหนึ่งหลังนำระบบมาใช้ วงจรการชำระเจ้าหนี้ลดลง 22 วัน ปรับปรุงกระแสเงินสดประจำปีได้มากกว่า 10 ล้านดอลลาร์ฮ่องกง

ผลลัพธ์เหล่านี้เกิดจากการออกแบบที่เจาะจงจุดปวด — บทต่อไปจะบอกคุณว่า ควรเริ่มต้นกระบวนการที่มีผลกระทบสูงแรกของคุณอย่างไร

5 ขั้นตอนเริ่มต้นกระบวนการอัจฉริยะของคุณ

อย่าปล่อยให้กระบวนการอนุมัติธรรมดาๆ กินเวลาสื่อสารของทีมไป 8 ชั่วโมง ความสำเร็จแรกของ แบบฟอร์มกำหนดเองของระบบอนุมัติ DingTalk OA ของคุณ ไม่ควรเริ่มจากเรื่องการเงิน แต่ควรเริ่มจากกระบวนการประจำวันที่ "ความถี่สูง ความซับซ้อนต่ำ" เช่น การลงทะเบียนออกนอกสถานที่ หรือการขอเครื่องเขียน

กระบวนการเหล่านี้เกิดขึ้นซ้ำหลายสิบครั้งต่อเดือน แต่รูปแบบเดิมด้วยกระดาษหรือไลน์คอยตาม ซ่อนเวลาการรอคอยสะสมวันละมากกว่า 30 นาที การสำรวจประสิทธิภาพองค์กรปี 2024 ชี้ว่า ทีมที่ให้ความสำคัญกับการดิจิทัลไลซ์กระบวนการเล็กๆ เหล่านี้ มีระยะเวลาความร่วมมือลดลงเฉลี่ย 32% ภายใน 45 วัน และสร้างความมั่นใจสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

เริ่มต้นเพียง 5 ขั้นตอนในสนามจริง:

1. ระบุกระบวนการที่เจ็บปวด: หากระบวนการที่เกิดซ้ำมากกว่า 5 ครั้งต่อเดือน ที่มักต้องขอเอกสารเพิ่มหรือตามสถานะบ่อยๆ
2. วาดแผนภาพกระบวนการปัจจุบัน: ระบุคอขวดการอนุมัติและจุดขาดการสื่อสาร (เช่น ลืมส่งสำเนา)
3. ออกแบบต้นแบบแบบฟอร์ม: เหลือเฉพาะช่องที่จำเป็น หลีกเลี่ยงเงื่อนไขซ้อน
4. ทดลองใช้ในวงจำกัด: เลือกหนึ่งแผนกเป็นพื้นที่ทดลอง ตั้งระยะเวลาสังเกตการณ์ 2 สัปดาห์
5. รวบรวมข้อเสนอแนะและปรับปรุง: แก้ไขจุดที่ผู้ใช้ "ติดขัด" ก่อน เพื่อเพิ่มอัตราการยอมรับ

คำแนะนำหลีกเลี่ยงปัญหา: การใช้ตรรกะแยกเส้นทาง (เช่น มูลค่าต่างกัน ผู้อนุมัติต่างกัน) ตั้งแต่เริ่มต้น จะเพิ่มความเสี่ยงล้มเหลวถึง 67% ความสำเร็จมาจากการทำงานแบบ "ธุรกิจนำ ไอทีร่วมมือ" — ให้เจ้าของแผนกเป็นผู้กำหนดความต้องการ ฝ่ายไอทีสนับสนุนด้านเทคนิค

เมื่อแบบฟอร์มลงทะเบียนออกนอกสถานที่แรกของคุณสามารถทำได้ 100% ออนไลน์ นั่นไม่ใช่แค่การประหยัดกระดาษไม่กี่แผ่น แต่คือการสร้างหน่วยย่อยของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่สามารถทำซ้ำได้ ขั้นต่อไป เชื่อมต่อกับระบบลงเวลาทำงานเพื่อดึงข้อมูลเวลาอัตโนมัติ และขยายไปสู่การผสานระบบต่างๆ ยกระดับแบบฟอร์มแบบคงที่ให้กลายเป็นเครื่องยนต์กระบวนการอัจฉริยะ — เริ่มต้นกระบวนการแรกของคุณตั้งแต่วันนี้ เพื่อให้ทุกการอนุมัติสร้างกระแสเงินสดเชิงบวกให้กับองค์กร

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!