Biểu mẫu DingTalk: Chu kỳ phê duyệt rút ngắn 58%, dòng tiền cải thiện hàng chục triệu

Tại sao phê duyệt chậm lại đồng nghĩa với việc kiếm ít hơn

Mỗi ngày trôi qua để hoàn tất phê duyệt, doanh nghiệp lại mất đi một ngày về tính linh hoạt trong ra quyết định và cơ hội thị trường. Các mẫu giấy truyền thống hoặc mẫu điện tử cố định thường chậm hơn 40% so với quy trình số hóa. Trong ngành sản xuất, một yêu cầu mua sắm thường tốn tới 72 giờ — trong thời gian này, dây chuyền sản xuất đình trệ, chuỗi cung ứng đứt gãy, dẫn đến việc giao hàng cho khách bị trì hoãn.

Mẫu đơn tùy chỉnh trong OA DingTalk không chỉ giải quyết vấn đề hành chính mà còn giảm thiểu rủi ro doanh thu. Theo Báo cáo Khả năng phục hồi Quy trình Doanh nghiệp châu Á - Thái Bình Dương năm 2024, 61% doanh nghiệp vừa và lớn liệt kê "sự cứng nhắc trong phê duyệt" là yếu tố ẩn ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu theo quý. Nhân viên trung bình tốn 11 giờ mỗi tuần để theo dõi các biểu mẫu, tương đương gần hai ngày làm việc bị lãng phí mỗi tháng; ban quản lý thì mất khả năng điều phối tức thì do thông tin cập nhật chậm trễ.

Nghiêm trọng hơn cả là chi phí tuân thủ: kiểm toán liên ngành cho thấy 38% sai lệch kiểm soát nội bộ bắt nguồn từ sự lộn xộn phiên bản biểu mẫu và mất dấu vết ký duyệt. Điều này có nghĩa doanh nghiệp có thể đối mặt với phạt hành chính hoặc bị từ chối trong kiểm toán. Khi đối thủ cạnh tranh cải tiến quy trình theo từng ngày, bạn lại cần cả tháng để thay đổi định dạng biểu mẫu — khoảng cách vì thế mà nới rộng.

Điểm nghẽn thực sự không nằm ở công nghệ lạc hậu, mà ở mô hình cũ “con người bị hệ thống ràng buộc”. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá: cách sử dụng biểu mẫu tùy chỉnh để thiết lập mô hình mới “con người điều khiển hệ thống”, biến quy trình phê duyệt từ trung tâm chi phí thành động cơ chiến lược.

Biểu mẫu tùy chỉnh thực sự là gì?

Nếu bạn chỉ coi mẫu đơn tùy chỉnh trong OA DingTalk như một công cụ thay thế giấy tờ điện tử, bạn đã bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi vận hành từ phản ứng thụ động sang dự báo chủ động. Biểu mẫu thực sự là một công cụ mô hình hóa quy trình kinh doanh được điều khiển bằng giao diện kéo-thả trực quan, cho phép các quản lý không chuyên công nghệ cũng có thể thiết kế toàn bộ quy trình phù hợp với yêu cầu tài chính, tuân thủ và hợp tác liên phòng ban trong vòng 15 phút.

Giá trị cốt lõi của nó nằm ở khả năng tích hợp sẵn cấu trúc tổ chức, tin nhắn thời gian thực và lưu trữ đám mây. Ví dụ: khi giá trị mua sắm vượt quá 50.000 NDT, hệ thống tự động kích hoạt phê duyệt nhiều cấp, liên kết dữ liệu nhà cung cấp từ ERP và gửi thông báo nhiệm vụ chờ xử lý tới người phụ trách tài chính — không chỉ đảm bảo tuân thủ, mà còn rút ngắn thời gian phê duyệt trung bình từ 72 giờ xuống còn 28 giờ.

• Chuyển tiếp có điều kiện: chỉ hiển thị các trường liên quan → thời gian điền giảm 60% → giảm kháng cự người dùng, tăng tỷ lệ khai báo đầy đủ
• Đường dẫn phê duyệt nhiều cấp: định tuyến động theo giá trị/đơn vị → kiểm soát quyền hạn chi tiết và quản lý rủi ro theo lớp
• Khả năng tích hợp API: kết nối với hệ thống HRIS, CRM hoặc tài chính → phá vỡ các silo dữ liệu, hiện thực hóa “phê duyệt chính là ra quyết định”

Thông điệp then chốt: đây không phải là một công cụ biểu mẫu, mà là một nền tảng tự động hóa nghiệp vụ low-code được nhúng sâu vào hệ thần kinh tổ chức. Mỗi cú nhấp chuột đều trở thành một mệnh lệnh chính xác thúc đẩy tăng trưởng.

Phương pháp ba bước thiết kế biểu mẫu hiệu quả cao

Một mẫu đơn tùy chỉnh trong OA DingTalk thực sự hiệu quả không đến từ việc chất chồng chức năng, mà là kết quả của tư duy “lấy người dùng làm trung tâm + tối giản quy trình”. Một thương hiệu bán lẻ từng có tỷ lệ hoàn tất đơn xin làm thêm giờ chỉ 54%, do nhân viên phải điền tới 12 trường thông tin. Bước ngoặt đến từ sự thay đổi tư duy: từ “tôi cần những dữ liệu gì” sang “người dùng phải bỏ ra bao nhiêu công sức”.

Họ đã đảo ngược tình thế nhờ ba bước sau:

1. Lọc nhu cầu: phân tích dữ liệu lịch sử, giữ lại 5 trường thông tin thiết yếu → giảm 60% can thiệp vô ích
2. Thử nghiệm nguyên mẫu: mời nhân viên tuyến đầu mô phỏng 3 lượt trong tình huống thực tế → tăng tính trực quan thao tác, tỷ lệ bị trả lại giảm 70%
3. Giám sát sau khi triển khai: theo dõi tỷ lệ thành công khi gửi và thời gian dừng lại → tối ưu UX động, tỷ lệ hoàn tất vọt lên 92%

Công nghệ tự động điền thông minh đưa vào các dữ liệu như phòng ban, cấp bậc và lý do phổ biến, giúp nhân viên cửa hàng có thể gửi đơn trong chưa đầy 90 giây khi đang đi tuần tra. Theo nghiên cứu khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024, cứ mỗi lần cải thiện 10% trải nghiệm người dùng (UX), tỷ lệ sử dụng liên tục công cụ nội bộ lại tăng 18% — đây chính là điểm khởi đầu cho sự gia tăng ROI.

Thiết kế biểu mẫu tốt về bản chất là một động cơ tạo lợi nhuận dựa trên hành vi người dùng, đồng thời là điểm khởi đầu để tái định hình năng lực thực thi tổ chức.

Định lượng lợi ích: từ tiết kiệm thời gian đến tạo dòng tiền

Sau khi triển khai mẫu đơn tùy chỉnh trong OA DingTalk, doanh nghiệp trung bình tiết kiệm được 35% thời gian hành chính, rút ngắn chu kỳ phê duyệt 58% (theo báo cáo Alibaba Cloud 2025). Nhưng giá trị sâu xa hơn nằm ở sự chuyển đổi căn bản mô hình vận hành.

Báo cáo chi phí kết hợp quy tắc xác minh thông minh giúp giảm 70% lỗi nhập liệu → kế toán không còn phải trả lại chứng từ, mà chuyển sang tập trung vào dự báo dòng tiền và tối ưu chi phí. Quy trình onboarding nhân sự tích hợp thu thập dữ liệu, cấp quyền và yêu cầu thiết bị → tốc độ quy trình tăng gấp 4 lần, nhân viên mới có thể làm việc hiệu suất tối đa ngay ngày đầu tiên → trực tiếp nâng cao trải nghiệm nhân tài và năng suất ban đầu.

Tính minh bạch trong quy trình tăng cường khả năng tuân thủ: mọi dấu vết đều có thể truy xuất và kiểm toán, rủi ro kiểm soát nội bộ giảm mạnh. Tự động kích hoạt các hành động tiếp theo (như thanh toán, mở tài khoản IT) giúp giảm sự chậm trễ do con người → tăng tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả phân bổ tài nguyên. Một nhà sản xuất đa quốc gia sau khi áp dụng đã rút ngắn chu kỳ phải trả nhà cung cấp 22 ngày, cải thiện dòng tiền hàng năm hơn 10 triệu đô la Hồng Kông.

Những thành quả này bắt nguồn từ thiết kế chính xác các điểm đau — chương tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng khởi động quy trình thông minh đầu tiên của mình.

Năm bước khởi động quy trình thông minh đầu tiên

Đừng để những phê duyệt đơn giản tiêu tốn 8 giờ giao tiếp của đội nhóm. Việc triển khai mẫu đơn tùy chỉnh trong OA DingTalk đầu tiên của bạn không nên bắt đầu từ việc thanh toán tài chính, mà nên bắt đầu từ các quy trình hàng ngày “tần suất cao, độ phức tạp thấp”, ví dụ như đăng ký ra ngoài hoặc nhận văn phòng phẩm.

Các quy trình này lặp lại hàng chục lần mỗi tháng, và phương thức giấy tờ hay nhắc nhở qua LINE hiện tại tiềm ẩn thời gian chờ đợi tích lũy hơn 30 phút mỗi ngày. Khảo sát hiệu suất doanh nghiệp 2024 chỉ ra rằng, các đội nhóm ưu tiên số hóa các quy trình nhỏ này đã giảm trung bình 32% thời gian hợp tác trong vòng 45 ngày, đồng thời xây dựng được niềm tin cho các thay đổi tiếp theo.

Chỉ cần năm bước thực tiễn sau:

1. Xác định quy trình gây đau: tìm ra các quy trình lặp lại hơn 5 lần mỗi tháng, thường xuyên phải bổ sung hồ sơ hoặc bị nhắc nhở
2. Vẽ sơ đồ quy trình hiện tại: đánh dấu các điểm nghẽn phê duyệt và điểm đứt gãy thông tin (ví dụ như thiếu sao chép)
3. Thiết kế nguyên mẫu biểu mẫu: chỉ giữ lại các trường cần thiết, tránh dùng điều kiện lồng ghép
4. Chạy thử quy mô nhỏ: chọn một phòng ban để thí điểm, đặt thời gian quan sát hai tuần
5. Thu thập phản hồi và cải tiến: ưu tiên giải quyết các điểm “bí tắc” của người dùng, nâng cao tỷ lệ chấp nhận (Adoption)

Lưu ý tránh sai lầm: việc áp dụng logic phân nhánh ngay từ đầu (ví dụ cùng một loại đơn nhưng tùy theo giá trị sẽ chuyển tới các quản lý khác nhau) sẽ làm tăng nguy cơ thất bại lên tới 67%. Thành công đến từ mô hình “nghiệp vụ dẫn dắt + CNTT hỗ trợ” — người phụ trách phòng ban định nghĩa nhu cầu, bộ phận CNTT cung cấp hỗ trợ kỹ thuật.

Khi biểu mẫu đăng ký ra ngoài đầu tiên của bạn đạt được tỷ lệ hoàn tất 100% trên nền tảng số, đó không chỉ đơn thuần là tiết kiệm vài tờ giấy, mà là việc xây dựng thành công đơn vị chuyển đổi số nhỏ nhất có thể nhân rộng. Bước tiếp theo, tích hợp hệ thống chấm công để tự động điền thời gian, mở rộng sang các ứng dụng tích hợp đa hệ thống, nâng cấp biểu mẫu tĩnh thành động cơ quy trình thông minh — hãy bắt đầu ngay quy trình đầu tiên của bạn, để mỗi lần phê duyệt đều tạo ra dòng tiền tích cực cho doanh nghiệp.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!