ความลับที่ทำให้ธุรกิจฮ่องกงประหยัดเวลาบริหารงานได้ 37% ด้วยการอนุมัติค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติบน DingTalk

ระบบการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติของ DingTalk คืออะไร

กระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติบนแพลตฟอร์ม DingTalk เป็นระบบที่ผสานรวมการสื่อสารทันที เครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์ และกฎระเบียบทางการเงินในรูปแบบ SaaS โดยออกแบบมาเพื่อให้การขอเบิกค่าใช้จ่ายเป็นระบบดิจิทัลและควบคุมความสอดคล้องตามกฎหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบดังกล่าวแทนที่ขั้นตอนการอนุมัติด้วยกระดาษแบบเดิม ทำให้สามารถติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์ มีการทำงานตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และผูกกับสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งงาน

• เครื่องมือออกแบบลำดับการอนุมัติ ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเส้นทางการตรวจสอบหลายชั้น เช่น การแยกการอนุมัติตามจำนวนเงิน โดยต้องได้รับการยืนยันจากหัวหน้าและฝ่ายการเงิน
• ฟังก์ชันปรับแต่งฟอร์มเอง รองรับการแนบใบแจ้งหนี้ การจำแนกประเภทโครงการ และเชื่อมโยงกับศูนย์ต้นทุน เพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของข้อมูล
• การจัดการสิทธิ์ตามบทบาท ผสานโครงสร้างองค์กรของบริษัท เพื่อแยกการอนุมัติระหว่างแผนกและควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

จากข้อมูลอย่างเป็นทางการของ DingTalk ปี 2024 ระบบนี้ถูกนำไปใช้แล้วกว่า 1,200 บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อม ในฮ่องกง โดยเฉลี่ยแล้วประหยัดเวลาด้านธุรการได้ 37% เมื่อเทียบกับวิธีการเก่าที่พึ่งพาอีเมลหรือเอกสารกระดาษ ระบบอัตโนมัติสามารถแสดงความคืบหน้าของการอนุมัติได้ทันที ส่งเตือนงานที่ค้างอยู่โดยอัตโนมัติ และบันทึกประวัติการตรวจสอบครบถ้วน โดยเฉพาะในกรณีความร่วมมือข้ามแผนก กลไกการดำเนินการตามเงื่อนไขจะส่งต่อไปยังผู้ตัดสินใจที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ไม่ทำให้กระบวนการติดขัด

การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังเสริมสร้างความสอดคล้องทางการเงิน—ทุกกิจกรรมถูกบันทึกไว้อย่างถาวรและไม่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดตามมาตรา 380 แห่งพระราชบัญญัติบริษัท (Companies Ordinance) ของฮ่องกง ที่กำหนดให้ต้องเก็บรักษาบันทึกทางบัญชี เมื่อกฎระเบียบเข้มงวดขึ้นและการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติ ความต้องการเครื่องมืออนุมัติที่สามารถติดตามได้และมีความยืดหยุ่นจึงเพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ทำไมธุรกิจในฮ่องกงจึงต้องการระบบบริหารจัดการทางการเงินอัตโนมัติ

ธุรกิจในฮ่องกงต้องการระบบบริหารจัดการทางการเงินอัตโนมัติ เนื่องจากต้องเผชิญกับต้นทุนการดำเนินงานที่สูงและความเข้มงวดด้านกฎระเบียบ การจัดการอนุมัติค่าใช้จ่ายด้วยแรงงานมนุษย์ไม่เพียงแต่ช้า แต่ยังเสี่ยงต่อการล่าช้าด้านกระแสเงินสดและข้อผิดพลาดทางกฎหมาย แพลตฟอร์มอัจฉริยะอย่าง DingTalk ช่วยให้ธุรกิจสามารถบริหารจัดการทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและติดตามได้ภายใต้กรอบของพระราชบัญญัติบริษัท ซึ่งกลายเป็นการลงทุนที่จำเป็นในการรักษาความสามารถในการแข่งขัน

จากรายงานสำนักงานสถิติแห่งรัฐบาลฮ่องกง ปี 2023 ธุรกิจในท้องถิ่นโดยเฉลี่ยจัดการเอกสารค่าใช้จ่ายมากกว่า 85 ฉบับต่อเดือน โดยค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อฉบับอยู่ที่ 48 ดอลลาร์ฮ่องกง ซึ่งรวมถึงเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่และค่าใช้จ่ายในการแก้ไขข้อผิดพลาด ค่าใช้จ่ายแฝงเหล่านี้ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อกระแสเงินสดของบริษัท โดยเฉพาะในภาวะที่กำไรหดตัวลงอย่างต่อเนื่อง ระบบอัตโนมัติสามารถแปลงงานที่ทำซ้ำเป็นกระบวนการดิจิทัลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้โดยตรง

รูปแบบการอนุมัติแบบดั้งเดิมก่อให้เกิดปัญหาหลักสามประการ: ประการแรก การแลกเปลี่ยนเอกสารกระดาษหรืออีเมลทำให้ระยะเวลาการอนุมัติเฉลี่ยนานถึง 7.2 วัน ส่งผลต่อการชำระเงินให้ผู้ขายและการจูงใจพนักงานในการขอเบิก; ประการที่สอง การขาดประวัติการตรวจสอบทำให้เสี่ยงต่อการละเมิดมาตรา 380 แห่งพระราชบัญญัติบริษัท ซึ่งกำหนดให้ต้องเก็บรักษาบันทึกทางการเงิน; ประการที่สาม ความร่วมมือข้ามแผนกมักหยุดชะงักเนื่องจากสิทธิ์ไม่ชัดเจนหรือการสื่อสารขาดหาย

หลังจากการนำระบบอัตโนมัติของ DingTalk มาใช้ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพสำคัญได้รับการปรับปรุงอย่างชัดเจน:

• ระยะเวลาการอนุมัติลดลงจาก 7.2 วัน เหลือเพียง 1.4 วัน
• อัตราความสมบูรณ์ของเอกสารที่สอดคล้องกับกฎหมายเพิ่มขึ้นเป็น 98%
• ความเร็วในการตอบสนองคำขอความร่วมมือข้ามแผนกเพิ่มขึ้น 3 เท่า

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังเสริมสร้างการควบคุมภายใน บทต่อไปจะอธิบายวิธีการตั้งค่าเส้นทางการอนุมัติบน DingTalk ที่สอดคล้องกับมาตรฐานภาษีและบัญชีของฮ่องกง เพื่อเปลี่ยนผ่านจากระบบอัตโนมัติสู่ระบบการจัดการอัจฉริยะที่สอดคล้องตามกฎหมาย

วิธีตั้งค่ากระบวนการอนุมัติบน DingTalk ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านภาษีของฮ่องกง

การตั้งค่ากระบวนการอนุมัติบน DingTalk ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านภาษีของฮ่องกง จำเป็นต้องผสานการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ การจำแนกประเภทค่าใช้จ่าย และบันทึกการตรวจสอบที่ไม่สามารถแก้ไขได้ เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานการยื่นแบบฟอร์ม IR-11 ของกรมสรรพากร และรับประกันว่าบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของบริษัทมีความสอดคล้องตามกฎหมายและสามารถตรวจสอบได้

หลังจากการบริหารจัดการทางการเงินอัตโนมัติกลายเป็นปัจจัยสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจในฮ่องกง DingTalk ได้ช่วยให้องค์กรสร้างระบบการอนุมัติที่สอดคล้องกับ แนวทางปฏิบัติปี 2024 จากสถาบันนักบัญชีฮ่องกง (HKICPA) ซึ่งระบุชัดเจนว่าบันทึกทางการเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บรักษาอย่างน้อย 7 ปี และต้องสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา

ขั้นตอนการตั้งค่า 5 ขั้นตอนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ มีดังนี้:

1. สร้างหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับภาษี: กำหนดประเภทต่างๆ เช่น "ค่าเลี้ยงรับรอง", "ค่าเดินทาง", "วัสดุสำนักงาน" ในฟอร์มของ DingTalk เพื่อเชื่อมโยงกับรายการที่สามารถหักภาษีได้ และเพิ่มความโปร่งใสในการจัดสรรค่าใช้จ่าย
2. ตั้งค่าการส่งต่ออัตโนมัติตามวงเงิน: กำหนดเส้นทางการอนุมัติแบบมีเงื่อนไขตามจำนวนเงิน เช่น หากเกิน 5,000 ดอลลาร์ฮ่องกง ระบบจะส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบโดยอัตโนมัติ เพื่อลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์
3. ผสานเทคโนโลยี OCR เพื่อสแกนใบเสร็จ: เปิดใช้งานฟังก์ชัน OCR ในตัวของ DingTalk เพื่อดึงข้อมูลจำนวนเงิน วันที่ และชื่อร้านค้าจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ จัดเก็บในคลาวด์ทันที และเชื่อมโยงกับคำขอที่เกี่ยวข้อง
4. เปิดใช้งานบันทึกการอนุมัติที่ไม่สามารถแก้ไขได้: ทุกการแก้ไขและการอนุมัติจะถูกบันทึกพร้อมเวลาที่แน่นอน เพื่อให้มั่นใจว่าประวัติการอนุมัติสมบูรณ์ ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดของ HKICPA ด้านการควบคุมภายใน
5. ส่งออกบันทึกในรูปแบบที่เหมาะกับการตรวจสอบ: รองรับการส่งออกไฟล์ CSV ที่มีข้อมูลเมตาครบถ้วน รวมถึงชื่อผู้ขอ ลำดับเวลา และลิงก์ไฟล์แนบ เพื่ออำนวยความสะดวกให้บริษัทนักบัญชีดำเนินการตรวจสอบประจำปี

ในอนาคต เมื่อกรมสรรพากรฮ่องกงผลักดันให้มีระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ DingTalk มีแนวโน้มที่จะผสานรวม IFRS และเครื่องมือคำนวณภาษีท้องถิ่นเพื่อเสนอคำแนะนำการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอย่างชาญฉลาด นำพาองค์กรก้าวสู่ยุคใหม่ของการยื่นแบบไม่ใช้กระดาษ และวางรากฐานสำหรับการเปรียบเทียบเชิงปฏิบัติการกับเครื่องมือการเงินอื่นๆ ที่จะกล่าวถึงในบทต่อไป

การเปรียบเทียบเชิงปฏิบัติการระหว่าง DingTalk กับเครื่องมืออัตโนมัติด้านการเงินอื่นๆ

DingTalk มีข้อได้เปรียบเหนือ Zoho Expense และ SAP Concur ทั้งในด้านการรองรับท้องถิ่นและต้นทุนรวมตลอดอายุการใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมาะกับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงที่ให้ความสำคัญกับการใช้งานภาษาจีนแต้จิ๋ว การตัดสินใจแบบมีส่วนร่วม และการควบคุมงบประมาณ

• ความยากง่ายในการตั้งค่าเริ่มต้น: DingTalk ใช้เวลาเพียง 2 ชั่วโมงในการตั้งค่าพื้นฐาน ในขณะที่ Zoho ใช้ประมาณ 4 ชั่วโมง และ SAP Concur ต้องใช้เวลาเฉลี่ยมากกว่า 3 วัน โดยเฉพาะเมื่อต้องผสานรวมกับระบบบัญชีท้องถิ่นที่มีความซับซ้อนสูง
• ค่าสมัครรายเดือน (ดอลลาร์ฮ่องกง): DingTalk เริ่มต้นที่ 38 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อผู้ใช้ Zoho อยู่ที่ 68 ดอลลาร์ฮ่องกง และ SAP Concur สูงถึง 180 ดอลลาร์ฮ่องกง ซึ่งเป็นภาระหนักสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม
• การรองรับอินเตอร์เฟซภาษาจีนแต้จิ๋ว: DingTalk รองรับทั้งภาษาจีนตัวย่อและตัวเต็ม รวมถึงการป้อนเสียงภาษาแต้จิ๋วอย่างเต็มรูปแบบ ในขณะที่ Zoho รองรับเพียงภาษาจีนตัวย่อ และ Concur ไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะกับภาษาท้องถิ่น
• การซิงค์กับซอฟต์แวร์บัญชี: ทั้งสามแพลตฟอร์มสามารถเชื่อมต่อกับ QuickBooks Online ได้ แต่ DingTalk รองรับเวอร์ชันที่ใช้ในฮ่องกงผ่าน API โดยมีอัตราความสำเร็จในการซิงค์สูงถึง 98% ตามข้อมูลจาก Gartner Peer Insights ไตรมาส 2 ปี 2024
• ความสอดคล้องด้านความเป็นส่วนตัว: DingTalk สอดคล้องกับ GDPR และผ่านการรับรอง ISO 27001 โดยศูนย์ข้อมูลในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกตั้งอยู่ที่สิงคโปร์ ซึ่งเอื้อต่อการให้ธุรกิจในฮ่องกงปฏิบัติตามข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

จากข้อมูล Gartner Peer Insights ไตรมาส 2 ปี 2024 DingTalk ได้รับคะแนนความพึงพอใจในตลาด SMB ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกสูงถึง 4.6/5 สูงกว่า Zoho Expense ที่ 4.3 และ SAP Concur ที่ 4.1 โดยสาเหตุหลักมาจากความยืดหยุ่นในการติดตั้งและการปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร โดยเฉพาะฟีเจอร์ "การอนุมัติแบบกลุ่ม" ที่อนุญาตให้หัวหน้าหลายคนอนุมัติพร้อมกัน สะท้อนรูปแบบการตัดสินใจแบบมีส่วนร่วมที่พบบ่อยในธุรกิจชาวจีน ช่วยลดความขัดแย้งภายในที่อาจเกิดจากการกระจุกตัวของอำนาจ

เมื่อเทียบกับการตั้งค่าด้านความสอดคล้องกับกฎหมายภาษีที่กล่าวมาในบทก่อนหน้า โครงสร้างการอนุมัติของ DingTalk ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับกฎหมาย แต่ยังสามารถปรับเข้ากับพฤติกรรมองค์กรได้อย่างกลมกลืน ข้อได้เปรียบนี้จะนำไปสู่กรณีศึกษาในบทต่อไป—กลุ่มค้าปลีกในฮ่องกงที่ใช้กระบวนการอัตโนมัติเพื่อลดระยะเวลาการอนุมัติ และบรรลุผลลัพธ์การเพิ่มประสิทธิภาพสูงถึง 300%

การวิเคราะห์กรณีศึกษา: กลุ่มค้าปลีกในฮ่องกงเพิ่มประสิทธิภาพการอนุมัติได้ 300% ได้อย่างไร

กลุ่มค้าปลีกจดทะเบียนในฮ่องกงแห่งหนึ่งประสบความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติบน DingTalk จนสามารถลดเวลาการตรวจสอบค่าใช้จ่ายต่อรายการจาก 5.8 วัน เหลือเพียง 1.4 วัน ทำให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 314% และกลายเป็นกรณีตัวอย่างชั้นนำด้านการอัตโนมัติทางการเงินในอุตสาหกรรมค้าปลีกในท้องถิ่น การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรบุคลากร แต่ยังเสริมสร้างความโปร่งใสในการตรวจสอบ วางรากฐานสำหรับการบริหารการเงินอัจฉริยะ

เดิมทีกลุ่มบริษัทนี้ใช้กระบวนการอนุมัติแบบมี 7 ชั้น ซึ่งยาวนานและมักล่าช้าเมื่อหัวหน้าเดินทางออกนอกพื้นที่ หลังจากนำ DingTalk มาใช้ ได้ปรับโครงสร้างเป็นระบบแบ่งสายงานอัตโนมัติ 3 ขั้นตอน:

1. ฟอร์มด้านหน้าส่งต่อโดยอัตโนมัติตามประเภทและจำนวนเงิน
2. โมเดล AI ตรวจสอบเบื้องต้นกรองรายการที่ผิดปกติทันที
3. ระบบด้านหลังเชื่อมต่อกับ SAP ERP เพื่อดำเนินการบันทึกรายการ

ช่วยลดต้นทุนการประสานงานข้ามแผนกอย่างมาก

จุดเปลี่ยนสำคัญอยู่ที่ โมเดล AI ตรวจสอบเบื้องต้นในตัวของ DingTalk ซึ่งได้รับการฝึกฝนจากข้อมูลการขอเบิกในอดีต สามารถตรวจจับใบแจ้งหนี้ซ้ำ ค่าใช้จ่ายเกินวงเงิน และรายการที่ไม่สอดคล้องตามกฎหมายได้อย่างแม่นยำถึง 92% (จากรายงานทดสอบภายใน) ระบบแจ้งเตือนผู้ขอให้แก้ไขข้อมูลทันที ช่วยลดข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง และลดภาระงานตรวจสอบของฝ่ายการเงิน

การเชื่อมต่อกับระบบ ERP ทำให้เกิด การบันทึกรายการอัตโนมัติ โดยข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติจะถูกซิงค์ไปยังโมดูลบัญชีโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง จากข้อมูลการตรวจสอบประจำปี ข้อผิดพลาดโดยรวมลดลงจาก 6.7% เหลือเพียง 0.9% และผ่านการ การตรวจสอบภายนอกปี 2023 โดยไม่พบข้อบกพร่องร้ายแรงด้านการควบคุมภายใน

หลังจากระบบอัตโนมัติถูกใช้งาน ทีมการเงินประหยัดเวลาได้มากกว่า 2,180 ชั่วโมง ต่อปี ซึ่งเทียบเท่ากับการปลดปล่อยแรงงานเต็มเวลา 1.2 คน ไปทำงานด้านการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ มองไปข้างหน้า กลุ่มบริษัทนี้กำลังสำรวจการขยายโซ่การอนุมัติของ DingTalk ไปยังการเคลียร์บัญชีกับผู้ขายและการคาดการณ์งบประมาณ เพื่อผลักดันการบริหารการเงินแบบวงจรปิดให้ก้าวหน้าต่อไป

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!