Bí mật giúp doanh nghiệp Hồng Kông tiết kiệm 37% thời gian hành chính nhờ tự động hóa phê duyệt chi phí trên DingTalk

Hệ thống phê duyệt chi phí tự động của DingTalk là gì

Quy trình phê duyệt chi phí tự động trên nền tảng DingTalk là một hệ thống SaaS tích hợp chức năng truyền thông tức thời, công cụ xử lý luồng công việc và các quy tắc tài chính, được thiết kế đặc biệt nhằm hiện thực hóa việc báo cáo chi phí không giấy tờ và kiểm soát tuân thủ. Hệ thống này thay thế phương thức ký duyệt bằng giấy truyền thống bằng hình thức số hóa, cho phép theo dõi tức thì tiến độ phê duyệt, kích hoạt điều kiện tự động và liên kết với quyền hạn theo vai trò.

• Trình thiết kế luồng phê duyệt cho phép doanh nghiệp tự định nghĩa lộ trình xét duyệt nhiều cấp, ví dụ như phân biệt giữa xác nhận kép từ quản lý và bộ phận tài chính dựa trên mức độ giá trị.
• Chức năng tùy chỉnh biểu mẫu hỗ trợ nhúng tính năng tải lên hóa đơn, phân loại hạng mục và liên kết trung tâm chi phí, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
• Quản lý quyền hạn theo vai trò tích hợp cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, giúp cách ly phê duyệt giữa các phòng ban và kiểm soát dữ liệu nhạy cảm.

Theo số liệu chính thức năm 2024 từ DingTalk, hệ thống này đã được triển khai tại hơn 1.200 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông, trung bình tiết kiệm được 37% thời gian hành chính. So với mô hình cũ dựa vào email hay giấy tờ, hệ thống tự động có thể hiển thị tiến độ phê duyệt ngay lập tức, nhắc nhở tự động các nhiệm vụ chờ xử lý và lưu trữ đầy đủ lịch sử kiểm toán. Đặc biệt trong hợp tác liên phòng ban, cơ chế kích hoạt điều kiện có thể tự động chuyển tiếp đến người ra quyết định phù hợp, tránh tình trạng đình trệ quy trình.

Sự chuyển đổi này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn tăng cường tuân thủ tài chính – mọi thao tác đều để lại dấu vết, không thể sửa đổi, đáp ứng yêu cầu về lưu giữ hồ sơ kế toán theo Điều 380 Đạo luật Công ty Hồng Kông. Khi quy định ngày càng nghiêm ngặt và làm việc từ xa trở thành chuẩn mực, nhu cầu của doanh nghiệp đối với công cụ phê duyệt có khả năng truy xuất nguồn gốc và linh hoạt cao tiếp tục gia tăng.

Tại sao doanh nghiệp Hồng Kông cần quản lý tài chính tự động

Doanh nghiệp Hồng Kông cần quản lý tài chính tự động chủ yếu vì chi phí vận hành cao và môi trường tuân thủ nghiêm ngặt. Việc xử lý thủ công các khoản phê duyệt chi phí không chỉ kém hiệu quả mà còn dễ dẫn đến trì hoãn dòng tiền và rủi ro pháp lý. Các nền tảng thông minh như DingTalk thông qua tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp đạt được kiểm soát tài chính hiệu quả và có thể truy xuất trong khuôn khổ Đạo luật Công ty, nay đã trở thành khoản đầu tư cần thiết để duy trì lợi thế cạnh tranh.

Theo báo cáo năm 2023 của Cục Thống kê Chính phủ, trung bình mỗi tháng doanh nghiệp địa phương xử lý hơn 85 chứng từ chi phí, với chi phí xử lý thủ công mỗi chứng từ lên tới 48 đô la Hồng Kông, bao gồm cả chi phí nhân công hành chính và sửa lỗi. Khoản chi phí ẩn này trong bối cảnh biên lợi nhuận ngày càng thu hẹp đang nghiêm trọng xâm thực dòng tiền doanh nghiệp. Hệ thống tự động có thể chuyển các công việc lặp lại thành quy trình kỹ thuật số tức thời, trực tiếp cắt giảm chi phí vận hành.

Mô hình phê duyệt truyền thống gây ra ba điểm đau chính: thứ nhất, trao đổi bằng giấy hoặc email khiến chu kỳ phê duyệt trung bình kéo dài tới 7,2 ngày, ảnh hưởng đến thanh toán nhà cung cấp và ý chí báo cáo chi phí của nhân viên; thứ hai, thiếu lịch sử kiểm tra dễ vi phạm yêu cầu lưu giữ hồ sơ tài chính theo Điều 380 Đạo luật Công ty; cuối cùng, hợp tác liên phòng ban thường bị đình trệ do quyền hạn không rõ ràng hoặc đứt gãy thông tin.

Sau khi triển khai tự động hóa DingTalk, các chỉ số hiệu suất then chốt được cải thiện đáng kể:

• Chu kỳ phê duyệt rút ngắn từ 7,2 ngày xuống còn 1,4 ngày
• Tỷ lệ hoàn chỉnh hồ sơ tuân thủ tăng lên 98%
• Tốc độ phản hồi yêu cầu hợp tác liên phòng ban nhanh gấp 3 lần

Những thay đổi này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn tăng cường kiểm soát nội bộ. Chương tiếp theo sẽ giải thích cách thiết lập đường đi phê duyệt trên DingTalk phù hợp với tiêu chuẩn kế toán và thuế Hồng Kông, từ đó đạt bước tiến từ tự động hóa sang trí tuệ hóa tuân thủ.

Cách thiết lập quy trình phê duyệt đáp ứng yêu cầu thuế Hồng Kông trên DingTalk

Để thiết lập quy trình phê duyệt trên DingTalk đáp ứng yêu cầu thuế Hồng Kông, cần tích hợp xác minh hóa đơn, phân loại chi phí và nhật ký xem xét không thể thay đổi, nhằm đáp ứng tiêu chuẩn khai báo mẫu IR-11 của Cục Thuế, đảm bảo hồ sơ điện tử của doanh nghiệp có tính tuân thủ và khả năng truy xuất kiểm toán.

Sau khi quản lý tài chính tự động hóa trở thành chìa khóa nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp Hồng Kông, DingTalk thông qua cấu hình mô-đun giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống phê duyệt phù hợp với Hướng dẫn năm 2024 của Hiệp hội Kế toán viên Hồng Kông (HKICPA), trong đó nêu rõ hồ sơ tài chính điện tử phải được lưu giữ ít nhất bảy năm và sẵn sàng cho kiểm toán.

Các bước cấu hình năm bước để đạt được mục tiêu này như sau:

1. Thiết lập các danh mục chi phí liên quan đến thuế: Định nghĩa các phân loại như "Tiếp khách kinh doanh", "Chi phí đi công tác", "Văn phòng phẩm" trong biểu mẫu DingTalk, tương ứng với các khoản khấu trừ thuế thu nhập, tăng tính minh bạch trong việc phân bổ chi phí.
2. Thiết lập định tuyến tự động theo ngưỡng giá trị: Thiết lập đường đi phê duyệt có điều kiện dựa trên giá trị chi tiêu, ví dụ vượt quá 5.000 đô la Hồng Kông sẽ tự động chuyển sang bộ phận kế toán kiểm tra lại, giảm rủi ro sai sót do con người.
3. Tích hợp công nghệ OCR quét biên lai: Bật chức năng OCR tích hợp của DingTalk để tự động trích xuất thông tin số tiền, ngày tháng và tên thương gia từ hóa đơn, lưu trữ ngay lập tức lên đám mây và đánh dấu liên kết với đơn đăng ký.
<4>Kích hoạt nhật ký chuỗi phê duyệt không thể thay đổi: Mọi thao tác sửa đổi và ký duyệt đều được ghi nhận trong nhật ký gắn dấu thời gian, đảm bảo vết tích phê duyệt đầy đủ, đáp ứng yêu cầu kiểm soát nội bộ của HKICPA.
4. Xuất bản ghi theo định dạng kiểm toán: Hỗ trợ xuất file CSV chứa siêu dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột, bao gồm thông tin người nộp đơn, dòng thời gian, liên kết tệp đính kèm, thuận tiện cho các công ty kế toán thực hiện kiểm toán hàng năm.

Trong tương lai, khi Cục Thuế Hồng Kông thúc đẩy chế độ hóa đơn điện tử, DingTalk có tiềm năng tích hợp sâu hơn với IFRS và công cụ luật thuế địa phương, đưa ra đề xuất thông minh về tuân thủ thuế, dẫn dắt doanh nghiệp邁入 giai đoạn mới của khai báo không giấy tờ, đặt nền tảng cho việc so sánh thực tế với các công cụ tài chính khác trong phần tiếp theo.

So sánh thực tế giữa DingTalk và các công cụ tự động hóa tài chính khác

DingTalk vượt trội hơn Zoho Expense và SAP Concur về hỗ trợ bản địa hóa và tổng chi phí sở hữu, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông coi trọng thao tác tiếng Quảng Đông, văn hóa ra quyết định theo đồng thuận và kiểm soát ngân sách.

• Mức độ khó thiết lập ban đầu: DingTalk chỉ cần 2 giờ để hoàn tất cấu hình cơ bản, Zoho mất khoảng 4 giờ, trong khi SAP Concur trung bình cần hơn 3 ngày, đặc biệt phức tạp khi tích hợp với hệ thống kế toán địa phương.
• Phí đăng ký hàng tháng (HK$): Giá khởi điểm của DingTalk là 38 đô la Hồng Kông/người dùng, Zoho là 68 đô la Hồng Kông, SAP Concur lên tới 180 đô la Hồng Kông, mức giá sau quá nặng nề đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Hỗ trợ giao diện tiếng Quảng Đông: DingTalk cung cấp đầy đủ tiếng Trung phồn thể và nhập giọng nói tiếng Quảng Đông, Zoho chỉ hỗ trợ tiếng Trung giản thể, Concur thì không tối ưu ngôn ngữ địa phương.
• Đồng bộ hóa phần mềm kế toán: Cả ba đều có thể kết nối với QuickBooks Online, nhưng DingTalk thông qua API mặc định hỗ trợ phiên bản phổ biến tại Hồng Kông, tỷ lệ thành công đồng bộ đạt 98%, theo phản hồi từ Gartner Peer Insights quý II năm 2024.
• Tuân thủ quyền riêng tư: DingTalk đáp ứng GDPR và đạt chứng nhận ISO 27001, trung tâm dữ liệu khu vực châu Á - Thái Bình Dương đặt tại Singapore, thuận lợi hơn cho doanh nghiệp Hồng Kông đáp ứng yêu cầu của Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân.

Theo dữ liệu Gartner Peer Insights quý II năm 2024, điểm hài lòng của DingTalk trên thị trường SMB khu vực châu Á - Thái Bình Dương đạt 4,6/5, rõ ràng cao hơn Zoho Expense (4,3) và SAP Concur (4,1), nguyên nhân chính nằm ở tính linh hoạt khi triển khai và khả năng phù hợp văn hóa. Đặc biệt, tính năng "phê duyệt nhóm" cho phép nhiều quản lý ký duyệt đồng thời, phản ánh mô hình ra quyết định theo đồng thuận phổ biến trong doanh nghiệp người Hoa, tránh xung đột nội bộ do tập trung quyền lực quá mức.

So với thiết lập tuân thủ thuế đã nêu ở chương trước, kiến trúc phê duyệt của DingTalk không chỉ đáp ứng quy định mà còn hòa nhập được thói quen hành vi tổ chức. Lợi thế này sẽ trực tiếp dẫn đến trường hợp nghiên cứu trong chương tiếp theo – một tập đoàn bán lẻ thông qua quy trình tự động hóa rút ngắn chu kỳ phê duyệt, đạt được kết quả cải tiến hiệu suất tăng 300%.

Phân tích thành công: Tập đoàn bán lẻ Hồng Kông nâng cao hiệu suất phê duyệt 300%

Một tập đoàn bán lẻ niêm yết tại Hồng Kông đã tái cấu trúc quy trình phê duyệt chi phí tự động trên DingTalk, rút ngắn thời gian xử lý mỗi khoản hoàn chi từ 5,8 ngày xuống còn 1,4 ngày, nâng cao hiệu suất 314%, trở thành ví dụ tiêu biểu về tự động hóa tài chính trong ngành bán lẻ địa phương. Chuyển đổi này không chỉ tối ưu hóa bố trí nhân sự mà còn tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc tuân thủ, đặt nền tảng vững chắc cho quản lý tài chính thông minh.

Trước đây, tập đoàn này áp dụng cơ chế ký duyệt bảy cấp, quy trình dài dòng và dễ bị trì hoãn do quản lý đi công tác. Sau khi triển khai DingTalk, họ thiết kế lại thành hệ thống phân luồng ba cấp tự động:

1. Mẫu biểu phía trước tự động định tuyến theo loại và giá trị chi phí
2. Mô hình AI kiểm tra sơ bộ ở trung tâm lọc ngay các khoản báo cáo bất thường
<3>Phần hậu cần nối với hệ thống SAP ERP để hoàn tất việc ghi sổ

giảm đáng kể chi phí phối hợp liên phòng ban.

Bước đột phá chính nằm ở mô hình AI kiểm tra sơ bộ tích hợp sẵn của DingTalk, được huấn luyện từ dữ liệu báo cáo chi phí lịch sử, đạt độ chính xác lên tới 92% (theo báo cáo thử nghiệm nội bộ) trong việc nhận diện hóa đơn trùng lặp, chi tiêu vượt mức và các hạng mục không hợp lệ. Hệ thống chủ động nhắc nhở người đăng ký sửa đổi, ngăn chặn sai sót ngay từ đầu, giảm gánh nặng kiểm tra lại của bộ phận tài chính.

Việc kết nối với hệ thống ERP đạt được tự động hóa việc ghi sổ, dữ liệu chi phí đã được phê duyệt không cần nhập thủ công, đồng bộ trực tiếp sang mô-đun kế toán. Theo dữ liệu kiểm toán hàng năm, biện pháp này giúp tỷ lệ lỗi tổng thể giảm mạnh từ 6,7% xuống còn 0,9%, đồng thời thành công vượt qua kiểm toán bên ngoài năm 2023, không phát hiện thiếu sót nghiêm trọng nào về kiểm soát nội bộ.

Sau khi tự động hóa quy trình, đội tài chính tiết kiệm được hơn 2.180 giờ làm việc mỗi năm, tương đương với việc giải phóng 1,2 nhân lực toàn thời gian để tập trung vào phân tích chiến lược. Trong tương lai, tập đoàn này đang tìm hiểu mở rộng chuỗi phê duyệt DingTalk sang đối chiếu nhà cung cấp và dự báo ngân sách, thúc đẩy thêm nữa quản lý tài chính khép kín.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!