5 เทคนิคการใช้งาน DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันให้ธุรกิจฮ่องกงถึง 50%

ทำความเข้าใจกับแก่นแท้ของระบบ OA DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง

ระบบ OA DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง คือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรที่อาลีบาบารังสรรค์ขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อตอบโจทย์ตลาดฮ่องกง โดยได้รับการปรับแต่งอย่างลึกซึ้งให้สอดคล้องกับกฎหมายในท้องถิ่นและรูปแบบธุรกิจของพื้นที่นี้ หัวใจหลักของระบบคือ การเก็บข้อมูลในประเทศ การเสริมความปลอดภัยด้านความเป็นส่วนตัว และรองรับภาษาจีนแบบตัวเต็มพร้อมการจำแนกเสียงพูดภาษาแคนโตไนส์ ทำให้สามารถสนับสนุนความต้องการในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัทฮ่องกงภายใต้สภาพแวดล้อมคลาวด์แบบผสมผสานได้อย่างครอบคลุม

• ตำแหน่งเซิร์ฟเวอร์ข้อมูล: ข้อมูลผู้ใช้งานทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ exclusively ในศูนย์ข้อมูลของ Alibaba Cloud ที่ตั้งอยู่ในฮ่องกง ซึ่งปฏิบัติตามข้อจำกัดของกฎหมาย ระเบียบข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว) พ.ศ. 2539 (PDPO) อย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะในเรื่องการไหลเวียนข้อมูลข้ามพรมแดน
• ความเข้ากันได้ด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย: ออกแบบระบบให้สอดคล้องทั้งมาตรฐาน GDPR และ PDPO มีฟีเจอร์บันทึกการตรวจสอบ ระบบเข้ารหัสต้นทางถึงปลายทาง (end-to-end encryption) และกลไกการจัดการความยินยอมของผู้ใช้ เพื่อช่วยให้องค์กรรับมือกับความท้าทายด้านกฎระเบียบทั้งสองด้านเมื่อดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศ
• การรองรับอินเทอร์เฟซภาษาแคนโตไนส์: รองรับการแปลงเสียงพูดภาษาแคนโตไนส์เป็นข้อความและการแสดงคำบรรยายการประชุมแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องพึ่งพาปลั๊กอินจากภายนอก ส่งผลให้ทีมงานที่ใช้หลายภาษาสื่อสารกันได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

จากรายงานประจำภูมิภาคไตรมาสที่สองปี 2024 ของ Alibaba Cloud พบว่า จำนวนบริษัทที่ลงทะเบียนใช้งาน DingTalk ในฮ่องกงมีมากกว่า 17,500 แห่ง ครอบคลุมอุตสาหกรรมการเงิน ค้าปลีก และบริการวิชาชีพ โดยกลุ่มวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) มีสัดส่วนเกินกว่า 60% สะท้อนให้เห็นถึงการยอมรับจากระบบนิเวศธุรกิจที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลให้สอดคล้องกับกฎหมายความเป็นส่วนตัว

เพื่อให้ระบบ OA DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง เป็นไปตาม ระเบียบข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว) พ.ศ. 2539 (PDPO) ของฮ่องกง องค์กรจำเป็นต้องเปิดใช้งานโหมด "การเก็บข้อมูลภายในประเทศ" และสร้างโครงสร้างการอนุมัติสามชั้นที่อิงตามตำแหน่งงาน เพื่อรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลและความโปร่งใสในการปฏิบัติตามกฎหมายทั้งในเชิงเทคนิคและกระบวนการ

• จำกัดการเข้าสู่ระบบตาม IP: ตั้งค่าช่วง IP ภายในประเทศที่อนุญาตได้ที่เมนู 【แผงงาน】→【ศูนย์จัดการความปลอดภัย】→【การควบคุมการเข้าถึงเครือข่าย】 เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากต่างประเทศอย่างผิดกฎหมาย และเสริมเกราะป้องกันชายแดนระบบ
• เปิดใช้งานการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล (DLP): เปิดใช้การสแกนข้อมูลละเอียดอ่อนที่เมนู 【ความปลอดภัยของเนื้อหา】→【การจัดการนโยบาย DLP】 เพื่อกั้นไฟล์ที่มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น หมายเลขบัตรประชาชน หรือเลขบัญชีธนาคาร ไม่ให้ส่งออกไปได้โดยอัตโนมัติ
• แมทริกซ์การเข้าถึงข้อมูลตามตำแหน่งงาน: กำหนดโมเดล RBAC (Role-Based Access Control) ที่เมนู 【โครงสร้างองค์กร】→【สิทธิ์บทบาท】 เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลฝ่ายบุคคลหรือการเงิน จะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตตามหลักการ "สิทธิ์น้อยที่สุด"
• ตั้งระยะเวลาเก็บบันทึกการตรวจสอบ: ตั้งค่าให้เก็บบันทึกการดำเนินการอย่างน้อย 365 วันที่เมนู 【การตั้งค่าด้านความสอดคล้อง】→【การจัดการบันทึก】 เพื่อให้เป็นไปตามคำแนะนำของสำนักงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในการตรวจสอบย้อนหลัง

โครงสร้างนี้ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับหลักการที่ 4 และ 5 ของ PDPO ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูลและระยะเวลาการเก็บรักษาเท่านั้น แต่ยังวางรากฐานให้เกิดความร่วมมือที่น่าเชื่อถือในอุตสาหกรรมที่ต้องกำกับดูแลอย่างเข้มงวด

สี่ฉากการใช้งานที่เหมาะที่สุดในอุตสาหกรรมต่างๆ

ระบบ OA DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง เหมาะสมอย่างยิ่งกับสี่อุตสาหกรรมหลัก ได้แก่ บริการการเงิน โลจิสติกส์ข้ามพรมแดน ค้าปลีกแบบสาขา และบริการวิชาชีพ เนื่องจากมีจุดแข็งด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย การรองรับหลายภาษา และความสามารถในการทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานเฉลี่ยระหว่าง 35% ถึง 50% ในสถานการณ์ที่ต้องสื่อสารบ่อยครั้งและต้องการการติดตามการตรวจสอบอย่างเข้มงวด

• บริการการเงิน: ธนาคารต้นทุนฮ่องกงแห่งหนึ่งนำระบบไปใช้แล้วสามารถติดตามกระบวนการตรวจสอบภายในได้ครบวงจร มีบันทึกเส้นทางการอนุมัติเอกสารอย่างสมบูรณ์ ทำให้รอบการตรวจสอบสั้นลง 40% (ประมาณการจากหนังสือขาวการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีทางการเงินปี 2024)
• โลจิสติกส์ข้ามพรมแดน: บริษัทขนส่งสินค้าที่ร่วมทุนระหว่างจีนและฮ่องกงใช้แดชบอร์ดงานและการติดตามตำแหน่งแบบเรียลไทม์ ทำให้เวลาตอบสนองการจัดส่งลดลง 45% และประสิทธิภาพในการแจ้งเหตุผิดปกติเพิ่มขึ้นเกือบครึ่ง
• ค้าปลีกแบบสาขา: แบรนด์ชานมท้องถิ่นใช้ระบบจัดตารางงานและการซิงค์สต็อกแบบเรียลไทม์ ทำให้เวลาเตรียมการประชุมดำเนินงานสาขาลดลง 50% และความเร็วในการวางแผนโปรโมชั่นข้ามเขตเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า
• บริการวิชาชีพ: สำนักงานสาขาฮ่องกงของบริษัทบัญชีนานาชาติใช้กลุ่มที่เข้ารหัสและโมดูลเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้วงจรการส่งมอบเอกสารลูกค้าสั้นลง 38% และสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้ง GDPR และ PDPO

ด้วยฟีเจอร์แปลงเสียงแคนโตไนส์เป็นข้อความและการแปลภาษาจีนตัวย่อ-ตัวเต็มในตัว ซึ่งเมื่อเทียบกับ Microsoft Teams ที่ต้องอาศัยปลั๊กอินจากภายนอกแล้ว พบว่าอัตราการหยุดชะงักของการสื่อสารลดลง 30% (จากงานวิจัยเปรียบเทียบเครื่องมือการทำงานร่วมกันในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2023) แสดงให้เห็นถึงข้อได้เปรียบอย่างชัดเจนในสภาพแวดล้อมการสื่อสารแบบผสม

การรับรองความปลอดภัยและการคุ้มครองทางเทคนิคที่ผ่านการตรวจสอบ

ระบบ OA DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง ได้รับการรับรองด้านความปลอดภัยจากหน่วยงานอิสระสามแห่ง ได้แก่ ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II และการรับรองเบื้องต้นภายใต้โครงการ การประเมินความปลอดภัยด้านไอทีของรัฐบาลฮ่องกง (ISMAP) ซึ่งยืนยันถึงความมุ่งมั่นในการปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยสารสนเทศระดับสากลและในประเทศ

• ISO/IEC 27001: ได้รับการตรวจสอบอย่างเป็นอิสระจาก SGS เมื่อเดือนมีนาคม 2024 ครอบคลุมการควบคุมการเข้าถึง การจัดการความเสี่ยง แนวทางการเข้ารหัส และกลไกการตอบสนองต่อเหตุการณ์
• SOC 2 Type II: ได้รับรายงานจาก Deloitte โดยมีช่วงเวลาการตรวจสอบตั้งแต่สิงหาคม 2023 ถึงมกราคม 2024 ยืนยันประสิทธิภาพในระยะยาวด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความพร้อมใช้งานของระบบ และความสมบูรณ์ของการประมวลผล
• การรับรองเบื้องต้น ISMAP: ได้รับการประเมินตามแนวทางของสำนักนโยบายดิจิทัลฮ่องกง ครอบคลุมประเด็นเช่น การยืนยันตัวตน การตรวจสอบบันทึก และการกู้คืนจากภัยพิบัติ และได้รับการยืนยันความสอดคล้องด้านเทคนิคในเดือนมิถุนายน 2024

ด้านเทคนิค ระบบใช้การเข้ารหัสแบบ ต้นทางถึงปลายทาง (E2EE) สำหรับข้อความและการแชร์ไฟล์ ส่วนการประชุมเสียงใช้ช่องทางการเข้ารหัส TLS 1.3 และรองรับโหมดการประชุมที่เข้ารหัสพิเศษเพื่อปกป้องปลายทาง (endpoint protection) รับประกันความปลอดภัยในการถ่ายโอนข้อมูลอย่างมั่นคง

วิธีการผสานรวมกับระบบ ERP ที่มีอยู่ได้อย่างไร้รอยต่อ

ผ่าน Web API และตัวเชื่อมต่อ ERP ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า (เช่น SAP Business One, Oracle NetSuite) จากแพลตฟอร์มโอเพ่นของ ระบบ OA DingTalk เวอร์ชันฮ่องกง องค์กรสามารถซิงค์ข้อมูลสองทางกับระบบเดิมได้โดยไม่ต้องสร้างฐานข้อมูลใหม่ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันข้ามระบบ

• สร้างใบเบิกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ: เมื่อพนักงานส่งคำขอค่าใช้จ่าย ฟอร์มใน DingTalk จะกระตุ้นให้สร้างเอกสารบัญชีในระบบ ERP
• แจ้งเตือนเมื่อสต็อกเปลี่ยนแปลง: เมื่อสต็อกใน NetSuite ต่ำกว่าระดับความปลอดภัย จะแจ้งเตือนทันทีไปยังกลุ่ม DingTalk ของแผนกที่เกี่ยวข้อง
• เชื่อมโยงกระบวนการจัดซื้อ: เมื่อใบสั่งซื้อในระบบ ERP ได้รับการอนุมัติ จะซิงค์เส้นทางการอนุมัติไปยัง DingTalk อัตโนมัติ
• อัปเดตข้อมูลลูกค้าแบบเรียลไทม์: เมื่อมีการเพิ่มลูกค้าใหม่ใน CRM จะสร้างรายชื่อผู้ติดต่อที่สอดคล้องกันในสมุดรายชื่อ DingTalk
• รวบรวมต้นทุนโครงการ: บันทึกชั่วโมงการทำงานใน DingTalk จะถูกนำเข้าสู่โมดูลบัญชีโครงการในระบบ ERP ทุกวันโดยอัตโนมัติ

อุปสรรคด้านเทคนิคหลัก ได้แก่ การตั้งค่า OAuth 2.0 และการใช้งาน RESTful API พื้นฐาน ทีม IT ของ SMEs ในฮ่องกงกว่า 60% มีทักษะเหล่านี้และสามารถติดตั้งเบื้องต้นได้ด้วยตนเอง แนะนำให้ใช้เครื่องมืออย่างเป็นทางการก่อน: DingTalk + Zapier for HK SMEs (ตั้งค่าด้วยภาพโดยไม่ต้องเขียนโค้ด) และ Alibaba Cloud Integration Hub (ติดตามข้อผิดพลาดขั้นสูง) ซึ่งทั้งสองเครื่องมือเป็นไปตามข้อกำหนดด้าน PDPO การผสานรวมต้องตรวจสอบใบรับรอง HTTPS ของ API ลายเซ็น URL ตอบกลับจาก ERP (HMAC-SHA256) และการแมปสิทธิ์ผู้ใช้ เพื่อรับประกันความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของการแลกเปลี่ยนข้อมูล

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!