ระบบ OA ของ DingTalk เพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงถึง 30% แก้ปัญหาข้อมูลที่แยกส่วนไม่เชื่อมต่อกัน

ระบบ OA ดิงติ้งคืออะไร และโครงสร้างฟังก์ชันหลักประกอบด้วยอะไรบ้าง

ระบบ OA ดิงติ้งเป็นแพลตฟอร์มการทำงานอัจฉริยะแบบครบวงจรที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา โดยออกแบบมาเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันขององค์กร ผสานรวมการสื่อสาร การจัดการ และการประสานงานด้านข้อมูลไว้ในอินเทอร์เฟซเดียว เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างราบรื่น

• การสื่อสารแบบเรียลไทม์: รองรับข้อความเสียง วิดีโอ และข้อความแชท พร้อมระบบแจ้งการอ่านแล้ว จากข้อมูลในรายงานสีขาวของดิงติ้งปี 2023 อัตราการอ่านข้อความเพิ่มขึ้น 47% เมื่อเทียบกับปี 2019
• เช็คอินเข้างาน: ใช้เทคโนโลยีตำแหน่ง GPS และ Wi-Fi สร้างรายงานการเข้าทำงานอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
• กระบวนการอนุมัติ: กำหนดลำดับขั้นตอนการลาหรือขอเบิกเงินได้เอง โดยเวลาเฉลี่ยในการดำเนินการลดลงจาก 2 วัน เหลือเพียง 4.2 ชั่วโมง (ข้อมูลอย่างเป็นทางการปี 2023)
• การจัดการตารางงาน: นัดประชุมระหว่างแผนกสามารถซิงค์ไปยังปฏิทินส่วนตัวได้โดยอัตโนมัติ พร้อมคำแนะนำการจัดตารางจาก AI
• คลาวด์สำหรับแชร์ไฟล์: เก็บเอกสารไว้ใน Alibaba Cloud รองรับการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงและการติดตามเวอร์ชัน

ระบบถูกสร้างบนโมเดล SaaS ไม่จำเป็นต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ทำให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสามารถใช้งานได้ทันที โครงสร้างเทคโนโลยีเปิดกว้างสำหรับ API เชื่อมต่อ ซึ่ง ณ ปี 2023 รองรับแอปพลิเคชันภายนอกมากกว่า 8,000 รายการ รวมถึง QuickBooks และ Google Workspace มากกว่าจำนวน 1,200 รายการในปี 2019 แสดงให้เห็นถึงศักยภาพในการผสานรวมระบบนิเวศที่แข็งแกร่งขึ้นอย่างชัดเจน (แหล่งข้อมูล: รายงานเทคโนโลยีประจำปีของดิงติ้ง)

เมื่อเทียบกับระบบ OA รุ่นแรกปี 2019 รุ่นปี 2023 มีการเพิ่ม "ติงเสี่ยวหมี่" ผู้ช่วยอัจฉริยะที่สามารถสรุปประเด็นสำคัญจากการประชุมและสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำได้อัตโนมัติ ส่งผลให้อัตราการเสร็จสิ้นงานเพิ่มขึ้น 31% นอกจากนี้ ความสามารถในการซิงค์ข้อมูลระหว่างอุปกรณ์หลายเครื่องยังดีขึ้น โดยอัตราความสำเร็จในการกู้คืนข้อมูลออฟไลน์อยู่ที่ 98.6%

การพัฒนาเทคโนโลยีเหล่านี้ตอบโจทย์ปัญหาสำคัญของ SME ในฮ่องกงโดยตรง ได้แก่ การสื่อสารที่กระจัดกระจาย กระบวนการทำงานล่าช้า และระบบข้อมูลที่แยกจากกันเป็นส่วนตัว บทถัดไปจะวิเคราะห์อุปสรรคด้านการดำเนินงานเหล่านี้ที่ขัดขวางการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล พร้อมแนวทางแก้ไขเฉพาะที่ดิงติ้งสามารถมอบให้

ปัญหาหลักด้านการทำงานร่วมกันที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในฮ่องกงเผชิญคืออะไร

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในฮ่องกงโดยทั่วไปประสบปัญหาสามประการหลัก ได้แก่ การสื่อสารที่กระจัดกระจาย ขาดความโปร่งใสในกระบวนการ และความยากลำบากในการทำงานร่วมกันระยะไกล จากผลสำรวจปี 2024 โดย Hong Kong Productivity Council 68% ขององค์กรที่เข้าร่วมยอมรับว่าใช้เวลามากเกินไปกับการสื่อสารภายในองค์กร 52% ระบุว่าการอนุมัติเอกสารแบบกระดาษทำให้การตัดสินใจล่าช้า ปัญหาเหล่านี้ยิ่งแย่ลงในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีแพลตฟอร์มดิจิทัลที่เป็นหนึ่งเดียว ส่งผลให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานหยุดชะงัก และกลายเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

• การขอเงินข้ามแผนกล่าช้าเนื่องจากการส่งอีเมลและรอการเซ็นชื่อ โดยใช้เวลานานกว่า 3.5 วัน โดยเฉลี่ย
• เอกสารถูกส่งผ่าน WhatsApp หรืออีเมล ทำให้เกิดความสับสนของเวอร์ชัน และความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ
• พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลไม่สามารถตรวจสอบความคืบหน้าของงานได้ทันที ผู้บริหารจึงยากที่จะติดตามความโปร่งใสของงาน
• แบบฟอร์มกระดาษต้องส่งต่อทางกายภาพ โดยเฉพาะในกรณีที่มีหลายสาขา ทำให้วงจรการอนุมัติยืดเยื้อถึง 5 วันทำการ

สถานการณ์เหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่ารูปแบบการทำงานร่วมกันแบบดั้งเดิมไม่สามารถตอบสนองความต้องการในการดำเนินงานยุคใหม่ได้อีกต่อไป ข้อมูลถูกกระจายอยู่ในเครื่องมือสื่อสารต่าง ๆ (เช่น WeChat อีเมล โทรศัพท์) จนกลายเป็น "เกาะข้อมูล" ที่ลดทอนความรวดเร็วในการตอบสนองของทีมอย่างรุนแรง โครงสร้างแบบบูรณาการของระบบ OA ดิงติ้งถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ โดยรวบรวมการสื่อสาร กระบวนการ และเอกสารไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เพื่อให้การจัดการแบบเรียลไทม์และมองเห็นภาพรวมได้

การเปลี่ยนจากการสื่อสารที่กระจัดกระจายไปสู่การทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์ ไม่ใช่แค่การอัปเกรดเครื่องมือ แต่คือวิวัฒนาการของรูปแบบการบริหารจัดการ บทถัดไปจะอธิบายว่าระบบ OA ดิงติ้งปรับปรุงบริการให้เหมาะสมกับตลาดฮ่องกงอย่างไร รวมถึงการรองรับอินเทอร์เฟซภาษาแคนโตนีส การเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีท้องถิ่น และโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่สอดคล้องกับกฎหมายความเป็นส่วนตัวของฮ่องกง เพื่อลดอุปสรรคในการติดตั้งให้น้อยที่สุด

ระบบ OA ดิงติ้งปรับปรุงบริการให้เหมาะสมกับตลาดฮ่องกงอย่างไร

ตั้งแต่ปี 2021 ดิงติ้งได้เร่งขยายการดำเนินงานในฮ่องกง โดยเปิดตัวอินเทอร์เฟซภาษาแคนโตนีส การผสานระบบการชำระเงินท้องถิ่น และศูนย์ข้อมูลที่สอดคล้องกับกฎหมาย เพื่อปรับปรุงให้เหมาะกับกฎระเบียบ ภาษา และรูปแบบการดำเนินงานของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงโดยเฉพาะ เมื่อเทียบกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันระดับนานาชาติอย่าง Slack ดิงติ้งสามารถสร้างความสอดคล้องด้านข้อมูลและความปลอดภัยตามข้อบังคับได้ดีกว่าผ่านฟีเจอร์ท้องถิ่น จึงกลายเป็นตัวเร่งสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

• การผสานการแจ้งเตือนการโอนเงิน FPS (Faster Payment System): ธุรกิจสามารถรับการแจ้งเตือนธุรกรรมจากธนาคารท้องถิ่นผ่านระบบ OA ดิงติ้งได้โดยตรง และซิงค์ข้อมูลไปยังโมดูลการเงินโดยอัตโนมัติ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการติดตามลูกหนี้ ฟีเจอร์นี้ได้รับการทดสอบร่วมกับ HSBC Business e-Banking ตั้งแต่ปี 2023 จากแถลงข่าวอย่างเป็นทางการของดิงติ้ง พบว่าช่วยลดเวลาการกระทบยอดบัญชีลง 30%
• โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลที่สอดคล้องกับ PDPO: ข้อมูลของผู้ใช้ในฮ่องกงทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในศูนย์ข้อมูลฮ่องกง ของ Alibaba Cloud (ตั้งอยู่ที่ Tseung Kwan O) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลไม่ถูกส่งออกนอกเขต ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย Personal Data (Privacy) Ordinance การจัดวางนี้ได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการจากพันธมิตรท้องถิ่นอย่าง Cyberport ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นด้านความสอดคล้องขององค์กร
• กรณีการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชี KeyPay: ผ่าน API ที่เปิดกว้าง โมดูลการจัดการบุคลากรของดิงติ้งสามารถซิงค์ข้อมูลการลงเวลาทำงานและเงินเดือนของพนักงานไปยังKeyPay ได้อย่างราบรื่น ทำให้กระบวนการทำงานด้าน HR เป็นอัตโนมัติ จากประกาศของตัวแทนจำหน่ายในฮ่องกง “Zhiban Technology” ปี 2024 ระบุว่า โซลูชันนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดในการประมวลผลเงินเดือนลง 45% ในลูกค้าภาคค้าปลีก

ฟีเจอร์เหล่านี้ไม่เพียงแก้ปัญหาเรื่องภาษา แต่ยังตอบโจทย์ปัญหาหลักของธุรกิจฮ่องกงโดยตรงในด้านความเสี่ยงด้านความสอดคล้อง และการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนระหว่างระบบ เมื่อเทียบกับ Slack ที่มีเพียงอินเทอร์เฟซภาษาอังกฤษและเซิร์ฟเวอร์ต่างประเทศ กลยุทธ์การฝังตัวท้องถิ่นของดิงติ้งจึงมอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่แท้จริงแบบ “ใช้งานได้ทันที”

ขั้นตอนการติดตั้งต่อไปควรให้ความสำคัญกับการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงระหว่างระบบต่าง ๆ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลอันเนื่องมาจากบทบาทที่ไม่ชัดเจน — ซึ่งเป็นกับดักที่พบบ่อยที่สุดก่อนเริ่มใช้งานจริง

ขั้นตอนการติดตั้งระบบ OA ดิงติ้งและกับดักทั่วไป

การติดตั้งระบบ OA ดิงติ้งอย่างประสบความสำเร็จต้องผ่านห้าขั้นตอน ได้แก่ การวิเคราะห์ความต้องการ การตั้งค่าโครงสร้างองค์กร การนำเข้าแม่แบบกระบวนการทำงาน การอบรมพนักงาน และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง หากองค์กรข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง จะเสี่ยงต่อการเกิดรอยร้าวในการทำงานร่วมกัน และอาจนำไปสู่การละทิ้งระบบ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมแรงงานของฮ่องกงที่มีหลายภาษาและอัตราการหมุนเวียนสูง ยิ่งทำให้ขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญยิ่งขึ้น

1. การวิเคราะห์ความต้องการ: ผู้บริหารและตัวแทนแผนกต่าง ๆ ร่วมกันระบุปัญหาหลัก เช่น การอนุมัติข้ามแผนกล่าช้า หรือปัญหาการเช็คอินของพนักงานภาคสนาม จากการวินิจฉัยของที่ปรึกษา Deloitte ต่อแบรนด์ค้าปลีกในฮ่องกง พบว่า “การอนุมัติผ่านมือถือ” และ “การติดตามงานแบบเรียลไทม์” เป็นฟีเจอร์ที่มีความต้องการสูงสุด
2. การตั้งค่าโครงสร้างองค์กร: นำเข้า “แผนผังโครงสร้างแผนก” และซิงค์ข้อมูลกับระบบ HR ที่มีอยู่ (เช่น Workday หรือ iCenta) เพื่อให้มั่นใจว่าการแบ่งสิทธิ์การเข้าถึงมีความแม่นยำ มีกรณีของบริษัทบริการทางการเงินที่ไม่ได้จับคู่ตำแหน่งงานอย่างถูกต้อง ส่งผลให้เอกสารลับรั่วไหล และความเสี่ยงด้านความสอดคล้องเพิ่มขึ้น 35%
3. การนำเข้าแม่แบบกระบวนการทำงาน: ตั้งค่าลำดับงานมาตรฐาน เช่น การลา การเบิกเงิน และการสั่งซื้อ องค์กรท้องถิ่นสามารถใช้แม่แบบจากคลังทางการของดิงติ้ง ซึ่งสามารถตั้งค่ากระบวนการทำงานทั่วไปได้ถึง 80% ภายใน 72 ชั่วโมง
4. การอบรมพนักงาน: จัดการฝึกอบรมจำลองสถานการณ์ตามบทบาทงาน งานวิจัยชี้ว่าองค์กรที่ไม่มีการอบรม พนักงานมีแนวโน้มเลิกใช้งานสูงถึง 40% โดยสาเหตุหลักคืออินเทอร์เฟซที่ไม่เอื้อต่อผู้สูงอายุหรือแรงงานระดับล่าง
5. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: รวบรวมข้อมูลการใช้งานรายเดือน (เช่น เวลาเฉลี่ยในการดำเนินการ หรืออัตราการปฏิเสธ) และใช้แดชบอร์ดด้านหลังของดิงติ้งเพื่อปรับปรุงการออกแบบ

สาเหตุหลักที่ทำให้การติดตั้งล้มเหลวสามประการ ได้แก่ ไม่สนใจการบริหารการเปลี่ยนแปลง (ไม่สื่อสารเป้าหมายการเปลี่ยนแปลง) ไม่รวมระบบบัญชีให้เป็นหนึ่งเดียว (ใช้ทั้งอีเมลส่วนตัวและอีเมลบริษัทสลับกัน) และไม่ผูกกับ KPI ปัญหาเหล่านี้พบได้บ่อยในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ทำให้ผลตอบแทนจากการลงทุนต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม

ขั้นตอนต่อไปจะเจาะลึกกรณีศึกษาจริง เพื่อวิเคราะห์แนวทางที่นำไปสู่การยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทีมขึ้น 30%

กรณีศึกษาจริง: ธุรกิจในฮ่องกงยกระดับประสิทธิภาพได้อย่างไร

จากชุดกรณีศึกษาปี 2024 โดย Hong Kong Information Technology Federation ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ใช้ระบบ OA ดิงติ้งสามารถลดระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ยลงได้ 32% ซึ่งไม่เพียงสะท้อนในด้านประสิทธิภาพด้านการบริหาร แต่ยังแสดงให้เห็นถึงการพัฒนาอย่างก้าวกระโดดในด้านการทำงานร่วมกันข้ามแผนกและความสามารถในการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ ตัวอย่างสองกรณีต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าระบบ OA ดิงติ้งสามารถขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานผ่านเครื่องมือแบบโมดูลได้อย่างไร

Hong Jian Engineering Co., Ltd. เคยประสบปัญหาการติดตามความคืบหน้าโครงการล่าช้าเนื่องจากไซต์งานกระจายตัวและรายงานแบบกระดาษที่ส่งมาช้า หลังจากนำดิงติ้งมาใช้ ได้จัดตั้ง “กลุ่มโครงการ” เพื่อรวมภาพถ่ายจากไซต์ บันทึกชั่วโมงการทำงาน และแบบตรวจสอบความปลอดภัย พร้อมตั้งค่า “กระบวนการอนุมัติอัตโนมัติ” ทำให้ผู้จัดการสามารถอนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงได้ทันที ภายในหกเดือนหลังการใช้งาน รอบการประมวลผลรายงานไซต์งานลดจาก 5 วัน เหลือเพียง 1.2 วัน และความเร็วในการแจ้งเตือนความล่าช้าเพิ่มขึ้นมากกว่า 70%

• กลุ่มโครงการใช้ GIS ระบุตำแหน่ง เพื่อยืนยันความถูกต้องของรายงาน
• กระบวนการอนุมัติส่งแจ้งเตือน SMS อัตโนมัติ ลดการลืมอนุมัติ
• บันทึกย้อนหลังจัดเก็บในคลาวด์ ผ่านเกณฑ์การตรวจสอบ ISO

อีกหนึ่งกรณีคือ Kai Hang Education Centre ซึ่งเผชิญกับปัญหาการสื่อสารกับผู้ปกครองบ่อยครั้ง และการชนกันของตารางสอน จึงพัฒนา “DingTalk MiniApp” เฉพาะเพื่อรวมระบบการจัดการหลักสูตรและการแจ้งเตือน ผู้ปกครองสามารถรับข้อความเปลี่ยนแปลงตารางเรียนและยืนยันการเข้าร่วมผ่านมินิแอปได้ทันที ในขณะที่ครูสามารถอัปเดตการจัดสรรทรัพยากรห้องเรียนพร้อมกัน ผลลัพธ์แสดงให้เห็นว่า ข้อพิพาทในการสื่อสารลดลง 45% และอัตราข้อผิดพลาดในการจัดตารางลดจาก 6 ครั้งต่อเดือน เหลือต่ำกว่า 1 ครั้ง

• มินิแอปไม่ต้องดาวน์โหลด ลดอุปสรรคการใช้งานสำหรับผู้ปกครอง
• ซิงค์สองทางกับ Google Calendar ป้องกันการชนกันของทรัพยากร
• ฟีเจอร์ติดตามการอ่านข้อความเพิ่มความโปร่งใสในความรับผิดชอบ

ทั้งสองกรณีชี้ให้เห็นร่วมกันว่า กุญแจสู่ความสำเร็จไม่ได้อยู่ที่การทำดิจิทัลทั้งหมด แต่อยู่ที่การเลือกโมดูลฟังก์ชันที่ให้ผลตอบแทนสูง (ROI) มาใช้แก้ปัญหาเฉพาะจุด ในอนาคต เมื่อระบบนิเวศ API แบบเปิดของดิงติ้งขยายตัวขึ้น คาดว่าจะมีโซลูชันเฉพาะอุตสาหกรรมเพิ่มมากขึ้น ผลักดันให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงเปลี่ยนจากการ “ปรับตัวแบบ被动” ไปสู่การ “ออกแบบกระแสงานดิจิทัลอย่าง主動”

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!