องค์กรไม่แสวงหากำไรในฮ่องกงใช้ปฏิทิน DingTalk ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอาสาสมัครถึง 90%

สร้างตารางกำหนดการสำหรับอาสาสมัครโดยเฉพาะ

「DingTalk Calendar」คือเครื่องมือจัดตารางงานหลักจากแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน DingTalk ภายใต้ Alibaba โดยออกแบบมาเพื่อช่วยทีมทำงานร่วมกันอย่างแม่นยำ เหมาะสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรในฮ่องกงที่ต้องบริหารจัดการอาสาสมัครจำนวนมากภายในเวลาสั้น ๆ และสามารถแทนที่กระบวนการลงทะเบียนด้วยมือและการยืนยันทางโทรศัพท์แบบเดิมที่ยุ่งเหยิงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• สร้างกำหนดการกิจกรรมเฉพาะ：เปิดใช้งานฟังก์ชัน「ปฏิทิน」ในแอปพลิเคชัน DingTalk คลิก「เพิ่มกิจกรรมใหม่」และกรอกชื่อกิจกรรม (เช่น 「บริการส่งอาหารให้ผู้สูงอายุในเซินสุ่ยปู้｜รอบวันพุธ มีนาคม 2025」) ควรระบุสถานที่และความถี่ในชื่อเรื่องเพื่อสะดวกต่อการค้นหา
• ตั้งค่าช่วงเวลาทำซ้ำ：เลือกตัวเลือก「ทำซ้ำ」และเลือกรูปแบบ เช่น 「ทุกวันพุธ」 หรือ 「เสาร์แรกของทุกเดือน」 เพื่อสร้างช่วงเวลาบริการอัตโนมัติสำหรับสามเดือนข้างหน้า ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลซ้ำ
• ผูกพิกัดภูมิศาสตร์：เพิ่มพิกัด Google Maps หรือที่อยู่จริงในรายละเอียดกิจกรรม (เช่น 「ศูนย์ชุมชนเลขที่ 128 ถนนกาปิ๊งดา ไฉ่ 九龙城」) เพื่อให้อาสาสมัครนำทางได้ในคลิกเดียว และลดความเสี่ยงในการหลงทาง
• เปิดใช้งานการแจ้งเตือนอัตโนมัติ：ตั้งการแจ้งเตือนสองระดับ คือ「24 ชั่วโมงก่อนกิจกรรม」และ「1 ชั่วโมงก่อน」ผ่านการแจ้งเตือนบนแอป DingTalk การโทรด้วยเสียง หรือข้อความสั้น เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมจะได้รับข้อมูลการเปลี่ยนแปลงทันที
• เชื่อมโยงกลุ่มอาสาสมัครและแบบฟอร์ม：ลิงก์กำหนดการเข้ากับกลุ่ม「ทีมอาสาส่งอาหาร」ที่สร้างไว้แล้ว และฝังแบบฟอร์มสมัครเข้าร่วม เพื่อให้กระบวนการ「เห็นกำหนดการ→สมัครทันที→เพิ่มลงปฏิทินอัตโนมัติ」เกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น

จากข้อมูลการทดสอบจริงโดยองค์กรสวัสดิการสังคมในท้องถิ่น การใช้ Excel ติดตามบุคลากรอาสาสมัครต้องใช้เวลาเฉลี่ย 24 ชั่วโมง ตั้งแต่ส่งประกาศจนยืนยันเสร็จสมบูรณ์ แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้ DingTalk Calendar กระบวนการนี้เหลือเพียง15 นาที ประสิทธิภาพการตอบสนองเพิ่มขึ้นมากกว่า 90% กุญแจสำคัญอยู่ที่ระบบกระตุ้นการดำเนินการโดยอัตโนมัติ แทนที่จะพึ่งพาการเร่งรัดด้วยมนุษย์

จัดการกลุ่มอาสาสมัครตามทักษะที่แตกต่างกัน

องค์กรไม่แสวงหากำไรในฮ่องกงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากรผ่าน「การจัดการอาสาสมัครแบบแบ่งชั้น」ซึ่งหมายถึงการจำแนกประเภทอาสาสมัครตามประสบการณ์การให้บริการ ความสามารถทางภาษา หรือทักษะเฉพาะทาง (เช่น ใบรับรองการปฐมพยาบาล, คุณสมบัติล่ามภาษามือ) โดยใช้แท็กจัดหมวดหมู่ และสร้างกลุ่มแบบไดนามิกใน DingTalk Calendar เพื่อส่งมอบงานอย่างแม่นยำ วิธีนี้ช่วยขจัดข้อจำกัดด้านเวลาของการคัดกรองแบบแมนนวล และเหมาะอย่างยิ่งกับสถานการณ์บริการชุมชนที่ต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว

• จัดกลุ่มด้วยแท็กแบบแมนนวล：ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มแท็กเองให้กับอาสาสมัครแต่ละคนในสมุดที่อยู่ DingTalk เช่น 「พูดภาษาแต้จิ๋วกวางตุ้งและกลางได้」, 「เคยเข้าร่วมภารกิจช่วยเหลือภัยพิบัติ」 จากนั้นคัดกรองกลุ่มเป้าหมายโดยตรงเมื่อจัดเวร
• จัดกลุ่มอัตโนมัติผ่านแบบฟอร์ม：ออกแบบแบบฟอร์มลงทะเบียนโดยใช้ฟังก์ชัน การกรอกข้อมูลอัจฉริยะ ของ DingTalk เมื่ออาสาสมัครใหม่ส่งข้อมูล ระบบจะจัดสรรให้อัตโนมัติตามกฎที่ตั้งไว้ เช่น ไปยัง「กลุ่มสนับสนุนทางการแพทย์」หรือ「กลุ่มต้อนรับกิจกรรม」
• แนะนำกลุ่มอัจฉริยะ：เปิดใช้งาน โมดูลวิเคราะห์การเข้าร่วม ของ DingTalk ซึ่งระบบจะแนะนำอาสาสมัครที่มีความเหมาะสมสูงให้เข้าร่วมโครงการเฉพาะ โดยพิจารณาจากความถี่ในการเข้าร่วมและผลการปฏิบัติงานในอดีต เพื่อลดการจัดสรรแรงงานที่ผิดพลาด

ตัวอย่างที่ศูนย์ดูแลผู้สูงอายุยอมาเต้ ซึ่งทุกเทศกาลต้องการอาสาสมัครที่พูดสองภาษาจำนวนมากเพื่อช่วยแจกอาหาร ในอดีตการคัดกรองด้วย Excel ใช้เวลานานกว่า 2 ชั่วโมง ปัจจุบันใช้เงื่อนไขคัดกรอง「ความสามารถทางภาษา = กวางตุ้ง + กลาง」ใน DingTalk สามารถสร้างรายชื่อ 50 คนภายใน 3 นาที และส่งการแจ้งเตือนกำหนดการได้ทันที รูปแบบการจัดกลุ่มแบบมีโครงสร้างนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารพบอาสาสมัครหลักที่มีศักยภาพ — สมาชิก 12% ที่ได้รับคำแนะนำจากระบบเกินสามครั้งในที่สุดกลายเป็นทีมประสานงานประจำ

ติดตามการเข้าร่วมและประสิทธิภาพการเช็คอินแบบเรียลไทม์

หัวใจสำคัญของการติดตามการเข้าร่วมและประสิทธิภาพการเช็คอินแบบเรียลไทม์ อยู่ที่การประยุกต์ใช้เทคโนโลยี「Geo-fence Check-in」อย่างแม่นยำ DingTalk Calendar ใช้ตำแหน่ง GPS สร้างขอบเขตภูมิศาสตร์เสมือน (Geo-fence) ที่อนุญาตให้อาสาสมัครสามารถเช็คอินแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เฉพาะเมื่อเข้าสู่พื้นที่กิจกรรมที่กำหนดเท่านั้น ซึ่งช่วยป้องกันปัญหาการเช็คอินแทน การเช็คอินผิดพลาด หรือการรายงานเท็จจากระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชันนี้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพการบริหารจัดการหน้างานให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไรในฮ่องกง โดยเฉพาะโครงการสาธารณะขนาดใหญ่ที่มีความเคลื่อนไหวสูงและแบ่งโซนซับซ้อน

• กำหนดระยะคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้：ตั้งรัศมีที่เหมาะสมตามลักษณะของสถานที่ (แนะนำ 50–200 เมตร) เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกตัดสิทธิ์การเช็คอินเนื่องจากตำแหน่ง GPS เคลื่อนลอย
• กลไกสำรองแบบออฟไลน์：เปิดใช้งานฟังก์ชันแคชในเครื่อง แม้อาสาสมัครจะสูญเสียสัญญาณชั่วคราว เมื่อกลับเข้าสู่พื้นที่ที่มีสัญญาณ ก็ยังสามารถซิงค์ข้อมูลการเช็คอินได้อัตโนมัติ
• แจ้งเตือนกรณีมาสายผิดปกติ：ตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติหากเกินเวลาที่กำหนดยังไม่เช็คอิน ซึ่งจะถูกส่งไปยังหน้าต่างแชท DingTalk ของหัวหน้าทีมทันที เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดสรรกำลังสำรองอย่างฉุกเฉิน
• โหมดยืนยันตัวตนหลายชั้น：รวมการเช็คอินด้วยการถ่ายภาพหรือการสแกนคิวอาร์โค้ด เพื่อเสริมกระบวนการยืนยันตัวตนในตำแหน่งที่มีความเสี่ยงสูง

จากการวิเคราะห์หลังโครงการ หลังนำเทคโนโลยี Geo-fence Check-in มาใช้ อัตราความผิดพลาดของการเช็คอินโดยรวมลดลงจาก 13.4% เหลือเพียง 3.2% ลดลงถึง 76% และเวลาที่ใช้ในการประสานงานหน้างานลดลงเฉลี่ย 41% สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าการทำดิจิทัลไม่ใช่แค่เครื่องมือบันทึก แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารจัดการเชิงรุก

เทคนิคการประสานทรัพยากรข้ามแผนก

หัวใจของการประสานทรัพยากรข้ามแผนกคือการสร้าง「แพลตฟอร์มรวมการจัดสรรทรัพยากร」 ที่ทำให้ข้อมูลด้านแรงงานอาสาสมัคร การขนส่ง และการจัดสรรวัสดุ ทำงานพร้อมกันอย่างสอดคล้อง กว่าการส่งข้อมูลแบบแยกส่วนผ่านอีเมลหรือกลุ่มแชทแบบเดิม DingTalk Calendar ใช้ปฏิทินร่วมกันและกลไกการแจ้งเตือนแบบทันที เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กรไม่แสวงหากำไร โดยเฉพาะการแก้ปัญหาจุดบกพร่องด้านทรัพยากรที่ปรากฏหลังการติดตามการเข้าร่วมแบบเรียลไทม์

1. สร้างปฏิทินร่วมกัน：เพิ่ม「ตารางบริการอาสาสมัครรวม」ในแดชบอร์ด DingTalk ครอบคลุมทุกจุดกิจกรรมและงานย่อย
2. ตั้งระดับสิทธิ์การเข้าถึง：ผู้จัดการโครงการสามารถแก้ไขได้ ส่วนหัวหน้าทีมมองเห็นเฉพาะพื้นที่ที่รับผิดชอบ และอาสาสมัครเห็นเฉพาะกำหนดการส่วนตัว
3. ฝังโมดูลแผนภูมิแกนต์ต์ (Gantt Chart)：เชื่อมโยงกับกิจกรรมหลัก เพื่อให้เห็นภาพรวมความต้องการแรงงานในแต่ละช่วงเวลาอย่างชัดเจน
4. เปิดใช้งานการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง：การปรับใด ๆ เช่น เปลี่ยนสถานที่หรือเลื่อนเวลานัด ระบบจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังโทรศัพท์ของผู้เกี่ยวข้องทันที

จากการสำรวจองค์กรสวัสดิการสังคมในท้องถิ่นปี 2024 กว่าหกสิบเปอร์เซ็นต์ของความผิดพลาดในการประสานงานเกิดจาก การขนส่งและการเช็คอินที่ไม่สอดคล้องกัน รองลงมาคือการจัดเวรซ้ำและการจัดวัสดุผิดพลาด การออกแบบแบบบูรณาการของ DingTalk Calendar จึงถูกสร้างขึ้นมาเพื่อจัดการกับจุดบอดทั้งสามนี้โดยเฉพาะ ในอนาคตเมื่อผนวกกับฟังก์ชันวิเคราะห์ข้อมูล จะสามารถคาดการณ์ช่วงเวลาที่มีแนวโน้มลาออกสูง และเติมกำลังสำรองอัตโนมัติได้

วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อยกระดับกลยุทธ์การจัดสรรในอนาคต

「แผนที่ความเข้มข้นการให้บริการ」คือเครื่องมือหลักที่ช่วยให้องค์กรไม่แสวงหากำไรในฮ่องกงตัดสินใจบนพื้นฐานข้อมูล โดยรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติจากระบบ DingTalk Calendar ทั้งความถี่ในการเข้าร่วม ชั่วโมงการให้บริการสะสม และคะแนนประเมินจากกิจกรรม แปลงแรงงานเป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ที่มองเห็นได้ รูปแบบการวิเคราะห์นี้ก้าวข้ามการบันทึกการเข้าร่วมแบบเดิม ทำให้องค์กรสามารถพัฒนาจากการจัดสรรแบบตอบสนอง เป็นการวางแผนเชิงรุก

ศูนย์รายงานในตัวของ DingTalk Calendar รองรับการส่งออกผลการวิเคราะห์สำคัญสามประเภท：การวิเคราะห์ช่วงเวลาความต้องการสูงสุด เปิดเผยช่วงเวลาที่ต้องการอาสาสมัครมากที่สุดในปี (เช่น ช่วงเทศกาลแจกอาหาร หรือการสนับสนุนหลังภัยพิบัติ) เพื่อช่วยเตรียมการรับสมัครล่วงหน้า；รายการอาสาสมัครศักยภาพสูง ผสมผสานความสม่ำเสมอในการเข้าร่วมและผลการประเมิน เพื่อระบุผู้มีศักยภาพเป็นผู้นำ พร้อมให้รับตำแหน่งหัวหน้าทีมหรืออบรมเป็นผู้สอนหลัก；แผนภูมิแนวโน้มอัตราการเต็มของกะ ติดตามการเปลี่ยนแปลงจำนวนผู้สมัครในแต่ละช่วงเวลาบริการ เพื่อเปิดโปงปัญหาการออกแบบกะที่ไม่ได้รับความนิยม รายงานทั้งหมดนี้สามารถส่งออกได้ในคลิกเดียว เพื่อใช้เป็นหลักฐานเชิงปริมาณในการขอรับทุนจากรัฐบาล

• การวิเคราะห์ช่วงเวลาความต้องการสูงสามารถเชื่อมต่อกับช่องทางการให้ทุน「โครงการสนับสนุนแรงงานระยะสั้น」จากกรมสวัสดิการสังคม เพื่อยกระดับโอกาสในการได้รับทุน
• รายการอาสาสมัครศักยภาพสูงส่งเสริมการสร้างลำดับขั้นบุคลากรภายในองค์กร ลดความเสี่ยงจากการลาออกกระทันหัน
• ข้อมูลอัตราการเต็มของกะช่วยนำทางการปรับปรุงข้อความรับสมัครโดยตรง เช่น การปรับเปลี่ยนบริการเวลากลางคืน หรือการจัดการขนส่ง

ในอนาคต DingTalk Calendar มีแนวโน้มที่จะผสาน API ข้อมูลสภาพอากาศและสถิติประชากรในชุมชน เพื่อคาดการณ์ความเสี่ยงการหยุดชะงักของบริการในสภาพอากาศสุดขั้ว และจำลองผลกระทบของกลยุทธ์การรับสมัครที่แตกต่างกันต่ออัตราการเข้าถึงในพื้นที่ห่างไกล ทำให้องค์กรไม่แสวงหากำไรก้าวจาก「การจัดสรรแบบตอบสนอง」สู่「การจัดสรรเชิงคาดการณ์」

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!