การใช้ DingTalk ร่วมมือด้านความปลอดภัยทำให้อัตราผ่านการตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของหลักทรัพย์ในฮ่องกงเพิ่มขึ้น 40% และความเร็วในการจัดการเอกสารเพิ่มขึ้น 68%

บทบาทหลักของ DingTalk ในการจัดการสภาพแวดล้อมทางการเงิน

DingTalk ในฐานะแพลตฟอร์มความร่วมมือสำหรับองค์กรภายใต้ Alibaba Cloud ได้ยึดตำแหน่งสำคัญในวงการบริหารหลักทรัพย์ฮ่องกง — ไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือสื่อสาร แต่ยังเป็นศูนย์กลางการทำงานร่วมกันด้านเอกสารที่สอดคล้องตามมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูลระดับการเงิน โดยภายใต้สภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด DingTalk สนับสนุนหน่วยงานให้ปฏิบัติตามหน้าที่การเก็บรักษาข้อมูลตามพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และสัญญาซื้อขายล่วงหน้า ผ่านโมดูลหลักสามประการ: อันดับแรกคือการเข้ารหัสแบบ End-to-End ซึ่งรับประกันว่าไฟล์ธุรกรรมที่ละเอียดอ่อนจะไม่ถูกดักจับระหว่างการส่งหรือจัดเก็บ; อันดับสองคือการติดตามบันทึกการตรวจสอบ ที่บันทึกการกระทำ เช่น การเปิด ดาวน์โหลด และแบ่งปันเอกสารอย่างครบถ้วน เพื่อตอบสนองข้อกำหนดด้านการตรวจสอบที่สามารถติดตามได้; และประการที่สามคือการควบคุมสิทธิ์แบบชั้น ซึ่งอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบกำหนดระดับการเข้าถึงแบบไดนามิกตามแผนก ตำแหน่งงาน หรือโครงการ เพื่อป้องกันการเข้าถึงที่เกินอำนาจ

• จากการศึกษาเคสโดยสมาคมฟินเทคฮ่องกงปี 2024 Yao Cai Securities รายงานว่า หลังนำ DingTalk มาใช้งาน เหตุการณ์การรั่วไหลของไฟล์ภายในที่ไม่ได้รับอนุญายลดลง67% ซึ่งเกิดจากกลยุทธ์การควบคุมสิทธิ์อย่างละเอียดและการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์
• บริษัทหลักทรัพย์ในประเทศอีกแห่ง KGI Financial Asia รายงานว่า หลังเปิดใช้งานฟังก์ชันบันทึกการตรวจสอบและลายน้ำ จำนวนพฤติกรรมการดาวน์โหลดที่น่าสงสัยของพนักงานลดลง58% และเวลาเตรียมการตรวจสอบลดลงมากกว่า 40%

ผลลัพธ์เชิงประจักษ์เหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่า บทบาทของ DingTalk ได้ยกระดับจากรูปแบบความร่วมมือไปสู่ส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยไอที โดยเฉพาะเมื่อจัดการเนื้อหาที่มีความละเอียดอ่อนสูง เช่น เอกสาร IPO หรือรายงานสินทรัพย์ลูกค้า ซึ่งให้เส้นทางการป้องกันที่สามารถตรวจสอบได้ ระบบออกแบบมาเพื่อตอบสนองตรงกับข้อกำหนดของธนาคารกลางฮ่องกง (HKMA) ด้าน "การลดข้อมูลให้น้อยที่สุด" และ "การระบุความรับผิดชอบอย่างชัดเจน" ทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบไม่ขึ้นอยู่กับการควบคุมด้วยมนุษย์เท่านั้น แต่ถูกฝังไว้ในกระบวนการประจำวัน

ความท้าทายด้านการจัดการเอกสารในตลาดหลักทรัพย์ฮ่องกง

ความท้าทายหลักด้านการจัดการเอกสารในตลาดหลักทรัพย์ฮ่องกง มาจากความต้องการทั้งความทันสมัยและความสอดคล้องตามกฎระเบียบ ในการดำเนินการข้ามเขต ยื่นรายงานกำกับดูแล และตรวจสอบภายใน วิธีการเดิมที่พึ่งพาการส่งอีเมลไฟล์ Excel หรือ PDF ไม่สามารถรองรับการทำงานร่วมกันของทีมที่กระจายตามเขตเวลาหลายแห่ง และมาตรฐานการกำกับดูแลข้อมูลที่เข้มงวดขึ้นของ HKMA ได้อีกต่อไป ตามรายงานความเสี่ยงด้านฟินเทคปี 2024 จาก HKMA มีเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย 68% ในปีที่ผ่านมาที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือความร่วมมืออย่างผิดวิธี โดยแหล่งความเสี่ยงหลัก 4 ประการ ได้แก่ การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต (31%) การสับสนเวอร์ชัน (22%) การรั่วไหลผ่านอีเมลภายนอก (18%) และอุปกรณ์เคลื่อนที่สูญหาย (11%) ปัญหาเหล่านี้โดดเด่นเป็นพิเศษเมื่อจัดการเอกสารจดทะเบียน รายละเอียดการถือครองหลักทรัพย์ของลูกค้า และแบบจำลองทางการเงิน

• การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต: มักเกิดจากการใช้บัญชีคลาวด์ส่วนตัวเพื่อแชร์โฟลเดอร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ส่งผลให้สมาชิกที่ไม่เกี่ยวข้องได้รับแผนโครงสร้างธุรกรรมหรือแบบจำลองการประเมินมูลค่า
• การสับสนเวอร์ชัน: เมื่อนักวิเคราะห์หลายคนแก้ไขแฟ้มคำขอ IPO เดียวกันพร้อมกัน หากไม่มีกลไกควบคุมเวอร์ชันแบบรวมศูนย์ จะเกิดปัญหาการตั้งชื่อไฟล์แบบ “Final_v3_revised_FINAL.xlsx”
• การรั่วไหลผ่านอีเมลภายนอก: การส่งไฟล์แนบผ่าน Gmail หรือ Outlook โดยไม่มีการเข้ารหัสการส่งหรือฟังก์ชันทำลายหลังอ่าน ทำให้เพิ่มความเสี่ยงที่จะถูกดักจับ
• อุปกรณ์เคลื่อนที่สูญหาย: พนักงานสูญเสียโทรศัพท์มือถือและไม่ได้เปิดใช้งานการลบระยะไกล ทำให้รายงานพอร์ตการลงทุนที่แคชไว้ในเครื่องถูกเปิดเผยโดยตรง

ควรสังเกตว่า รายงานดังกล่าวชี้ให้เห็นเพิ่มเติมว่า จากเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย 68% ข้างต้น ถึง 57% สามารถป้องกันได้หากใช้แพลตฟอร์มความร่วมมือที่มีโครงสร้าง เช่น DingTalk ซึ่งมีการควบคุมสิทธิ์แบบชั้น การบันทึกการกระทำ และการเข้ารหัสแบบ end-to-end DingTalk ไม่เพียงให้คลังเอกสารระดับองค์กรและติดตามการตรวจสอบเท่านั้น แต่ยังรองรับการรวมกับระบบ SSO (Single Sign-On) ทำให้สถาบันหลักทรัพย์สามารถเสริมขอบเขตความปลอดภัยด้านไอทีโดยไม่ต้องแลกกับประสิทธิภาพ นี่คือจุดเปลี่ยนสำคัญจากการป้องกันแบบตอบสนอง ไปสู่การกำกับดูแลแบบรุก

การตั้งค่าโครงสร้างสิทธิ์การแชร์เอกสารตามแนวทางปฏิบัติที่สอดคล้องกับกฎระเบียบ

ภายใต้ข้อกำหนดกำกับดูแลหลักทรัพย์ฮ่องกง การตั้งค่าโครงสร้างสิทธิ์การแชร์เอกสารที่ทั้งปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยหลักการ “สิทธิ์ขั้นต่ำ” และ “การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC)” เป็นพื้นฐาน โดยอ้างอิงมาตรฐานการจัดการความปลอดภัยข้อมูล ISO/IEC 27001 องค์กรควรมีการออกแบบโมเดลสิทธิ์แบบชั้น เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะเปิดเผยเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ในขณะที่ยังคงรองรับประสิทธิภาพการทำงานข้ามแผนก กลไก “กลุ่มแผนก” และ “บัญชีผู้เยี่ยมชั่วคราว” ของ DingTalk สามารถตอบสนองความต้องการด้านความสอดคล้องนี้ได้ โดยช่วยให้กระบวนการทำงานร่วมกันของเอกสารมีความยืดหยุ่นและสามารถตรวจสอบได้

1. หัวหน้าฝ่ายกำกับดูแล: มีสิทธิ์ตรวจสอบทั่วทั้งระบบ สามารถเฝ้าติดตามบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทั้งหมด ตั้งอยู่ในกลุ่ม “ผู้ดูแลระบบสูงสุด” ในแผงจัดการ DingTalk
2. ผู้จัดการการลงทุน: สามารถสร้างโฟลเดอร์โครงการและเชิญสมาชิกได้ แต่จำกัดการแชร์เฉพาะภายใน “กลุ่มแผนก” เท่านั้น เพื่อป้องกันการรั่วไหลที่เกินอำนาจ
3. พนักงานซื้อขาย: สามารถอ่านคำสั่งซื้อขายและเอกสารการชำระเงินที่ระบุเท่านั้น ห้ามดาวน์โหลดหรือส่งต่อ โดยใช้โหมด “ความลับ” ของ DingTalk เพื่อเพิ่มการควบคุม
4. เจ้าหน้าที่ควบคุมความเสี่ยง: แยกต่างหากจากทีมซื้อขาย มีสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวเพื่อตรวจสอบบันทึกการดำเนินงานเป็นระยะ เอกสารจะตั้งชื่อว่า “RC-ตรวจสอบ” เพื่อสะดวกต่อการติดตาม
5. ที่ปรึกษาภายนอก: ใช้ “บัญชีผู้เยี่ยมชั่วคราว” ของ DingTalk ที่จะหมดอายุอัตโนมัติภายใน 90 วัน สามารถเข้าถึงเฉพาะโฟลเดอร์ย่อยที่กำหนดเท่านั้น และไม่สามารถดูโครงสร้างองค์กรได้

ขั้นตอนการตั้งค่าจริงมีดังนี้:

• เปิดใช้งาน “โมดูลการจัดการสิทธิ์ขั้นสูง” ในแผงจัดการ DingTalk และเชื่อมต่อกับ AD ขององค์กรเพื่อซิงค์ข้อมูลตัวตน
• สร้าง “กลุ่มปิด” ตามแผนก และปิดฟังก์ชันการค้นหาสมาชิกภายนอก
• สำหรับโฟลเดอร์เอกสารโครงการ มอบหมาย “บัญชีผู้เยี่ยม” ด้วยตนเอง และเลือก “ห้ามจับภาพหน้าจอและพิมพ์”
• ส่งออก “บันทึกการดำเนินการกับไฟล์” ทุกเดือน เพื่อเปรียบเทียบกับข้อจำกัดการเปิดเผยตามข้อ 13.09 ของ “ข้อบังคับการจดทะเบียน” ของ HKEX

ข้อผิดพลาดในการตั้งค่าที่พบบ่อย ได้แก่ ไม่ปิดสิทธิ์เริ่มต้น “ทุกคนสามารถแก้ไขได้”, การรวมที่ปรึกษาเข้ากับกลุ่มแผนกอย่างเป็นทางการจนทำให้สิทธิ์ขยายเกินไป และการละเลยการล้างแคชในอุปกรณ์เคลื่อนที่ วิธีแก้ไขคือเปิดใช้งาน “การยืนยันตัวตนสองชั้นบังคับ”, ดำเนิน “กระบวนการทำงานตรวจสอบสิทธิ์” เป็นระยะ และใช้คำสั่ง “ล้างข้อมูลระยะไกล” ของ DingTalk มาตรการเหล่านี้ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับข้อกำหนดการควบคุมการเข้าถึงใน ISO 27001 Annex A.9 เท่านั้น แต่ยังวางรากฐานด้านเทคนิคสำหรับความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับในขั้นตอนถัดไป

เทคนิค DingTalk เพื่อเสริมพลังการตรวจสอบและการติดตาม

เทคนิคของ DingTalk ใช้ฟังก์ชันที่ออกแบบเพื่อความสอดคล้องกับกฎระเบียบ เพื่อเสริมความแข็งแกร่งด้านการตรวจสอบและการติดตามในบริหารหลักทรัพย์ฮ่องกง โดยแก้ไขจุดอ่อนของการทำงานร่วมกันด้านเอกสารแบบดั้งเดิม เช่น การติดตามการกระทำที่คลุมเครือ และค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบที่สูง หลังจากตั้งค่าโครงสร้างสิทธิ์ที่สอดคล้องกับกฎระเบียบแล้ว หน่วยงานควรใช้กลไกการติดตามพฤติกรรมของ DingTalk เพื่อสร้างเส้นทางการตรวจสอบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และสัญญาซื้อขายล่วงหน้า (SFC)

• บันทึกการเปิดไฟล์: ระบบจะระบุเวลาที่ผู้ใช้แต่ละคนเข้าถึง อุปกรณ์ และตำแหน่ง IP โดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างลำดับการเข้าถึงที่สมบูรณ์
• การแจ้งเตือนเมื่อมีการดาวน์โหลด: เมื่อมีการพยายามดาวน์โหลดไฟล์ที่ละเอียดอ่อน ระบบจะส่งการแจ้งเตือนทันทีไปยังทีมกำกับดูแล และสามารถเลือกบล็อกการกระทำนั้นได้
• การแจ้งเตือนเมื่อมีการจับภาพหน้าจอ: ใช้เทคโนโลยีการตรวจสอบปลายทาง เพื่อตรวจจับพฤติกรรมการจับภาพหน้าจอในอุปกรณ์ iOS และ Android และบันทึกเหตุการณ์
• ประวัติการแก้ไขแบบ snapshot: ทุกการเปลี่ยนแปลงจะเก็บความแตกต่างของเวอร์ชันไว้ รองรับการย้อนกลับไปยังสถานะเนื้อหาในช่วงเวลาใดๆ ซึ่งสอดคล้องกับจิตวิญญาณการควบคุมภายใน SOX
• บันทึกการซิงค์ข้ามอุปกรณ์: ติดตามเส้นทางการเคลื่อนไหวของไฟล์ใน PC อุปกรณ์เคลื่อนที่ และเบราว์เซอร์ เพื่อป้องกันการคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต

ข้อมูลเหล่านี้สามารถเชื่อมต่อกับระบบ SIEM ของหน่วยงานผ่าน API ของ DingTalk และแปลงโดยอัตโนมัติเป็นรายงานตรวจสอบที่สอดคล้องกับรูปแบบภาคผนวกของคำแนะนำด้านการควบคุมภายในของ SFC ตามข้อมูลการทดสอบจริงจากสมาคมฟินเทคฮ่องกงปี 2024 การผสานระบบดังกล่าวช่วยลดเวลาตรวจสอบด้วยตนเองเฉลี่ยลง40% และลดอัตราความผิดพลาดเหลือไม่ถึง 5% หัวใจสำคัญคือการตั้งค่า “เครื่องยนต์แม่แบบความสอดคล้อง” ล่วงหน้า เพื่อแปลงบันทึกดิบให้สอดคล้องกับข้อกำหนดเฉพาะในแบบสอบถามกำกับดูแล เช่น การส่งหลักฐานประกอบในหัวข้อ “การควบคุมความเสี่ยงการรั่วไหลข้อมูลลูกค้า”

ในอนาคต เมื่อ SFC เดินหน้าสู่กรอบ “การปฏิบัติตามกฎแบบเรียลไทม์” (Real-time Compliance) ระบบนิเวศบันทึกของ DingTalk มีแนวโน้มที่จะเชื่อมต่อกับโมดูลการรายงานอัตโนมัติในกล่องทรายกำกับดูแล ทำให้เกิดการเชื่อมโยงอย่างไร้รอยต่อจากตรวจสอบภายในไปสู่การแจ้งภายนอก

การวิเคราะห์กรณีศึกษาความสำเร็จของบริษัทหลักทรัพย์ในประเทศ

บริษัทหลักทรัพย์ขนาดกลางและเล็กในฮ่องกง “Wah Fu Capital” ประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบเอกสารร่วมกันด้านความปลอดภัยทางไอทีด้วย DingTalk (DingTalk) กลายเป็นต้นแบบของอุตสาหกรรมการเงินท้องถิ่นที่ผสานระบบนิเวศเทคโนโลยีจีนเข้ากับการจัดการด้านความสอดคล้อง เมื่อเผชิญกับความท้าทายจากการทำงานข้ามพรมแดนที่ถี่ขึ้น กระบวนการอนุมัติเอกสารที่ยืดยาว และความเสี่ยงการรั่วไหลของข้อมูลที่เพิ่มขึ้น บริษัทฯ ได้เลิกใช้ Slack และ Microsoft Teams ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสื่อสารนานาชาติ และเลือกใช้ DingTalk เป็นเครื่องมือหลัก โดยเหตุผลสำคัญคือความสามารถในการรวมระบบองค์กรในจีนแผ่นดินใหญ่ได้อย่างล้ำลึก ตลอดจนโครงสร้างการเข้ารหัสแบบ end-to-end และการควบคุมสิทธิ์ที่ฝังไว้ในตัว

ในกระบวนการเดิม ไฟล์ธุรกรรมมักส่งผ่านอีเมลอย่างต่อเนื่อง โดยใช้เวลาเฉลี่ย3.2 วัน ในการอนุมัติ และไม่สามารถติดตามพฤติกรรมการดาวน์โหลดได้ ฝ่ายกำกับดูแลเคยประสบปัญหาในการตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแล เนื่องจากขาดบันทึกการดำเนินการ หลังนำ DingTalk มาใช้ Wah Fu Capital ใช้ฟังก์ชัน “กลุ่มลับ” และ “ตัวอย่างเอกสารพร้อมลายน้ำ” เพื่อจำกัดการเปิดเอกสารที่ละเอียดอ่อนเฉพาะอุปกรณ์ที่กำหนด และบันทึกการเข้าถึงทั้งหมดแบบเรียลไทม์ ซึ่งเสริมความสามารถการตรวจสอบย้อนกลับตามที่กล่าวไว้ในหัวข้อก่อนหน้า

ในการตัดสินใจ มีปัจจัยสำคัญ 3 ประการที่ทำให้เลือก DingTalk:

• ความต้องการเชื่อมต่อกับตลาดจีน: บริษัทหลักทรัพย์ส่วนใหญ่ในจีนใช้ DingTalk ทำให้สามารถเชื่อมต่อระบบคู่ค้าได้อย่างราบรื่น
• การออกแบบเพื่อความสอดคล้องก่อน: สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการจัดเก็บข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึงของ HKMA TMF และ GDPR
• ศักยภาพในการรวมระบบอัตโนมัติ: สามารถเชื่อมต่อกับระบบ CRM และการควบคุมความเสี่ยงภายใน ลดการแทรกแซงของมนุษย์

ระยะเวลาการติดตั้งคือ 8 สัปดาห์ แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน: เริ่มจากแผนกเทรดและฝ่ายกำกับดูแลเป็นผู้ทดลอง จากนั้นขยายไปทั่วทั้งบริษัท กลยุทธ์การอบรมใช้รูปแบบ “ผู้สอนหลักที่ได้รับการรับรอง DingTalk” โดยฝึกอบรมหัวหน้าเทคนิค 2 คนต่อแผนก เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้ร่วมกันและลดภาระงานสนับสนุนไอที

ผลลัพธ์หลัง 6 เดือนเด่นชัด:

• ความเร็วในการจัดการเอกสารเพิ่มขึ้น68% (จากข้อมูลการตรวจสอบกระบวนการภายใน)
• การแจ้งเตือนด้านความปลอดภัยจากการดาวน์โหลดที่ไม่ได้รับอนุญาตลดลง91%
• จำนวนครั้งที่ผ่านการตรวจสอบความสอดคล้องเพิ่มขึ้น40% หน่วยงานกำกับดูแลโดยเฉพาะยกย่องความสมบูรณ์ของบันทึกการดำเนินการ

กรณีนี้แสดงให้เห็นว่า DingTalk ไม่ใช่แค่เครื่องมือสื่อสาร แต่เป็นพาหนะเชิงกลยุทธ์ในการสร้างโครงสร้างพื้นฐานความร่วมมือด้านความปลอดภัยข้อมูลระดับการเงิน อนาคต เมื่อกลไกการไหลเวียนข้อมูลในเขตเศรษฐกิจใหญ่กว่างตุ้ง-ฮ่องกง-มาเก๊า (Greater Bay Area) เกิดขึ้น รูปแบบเช่นนี้อาจกลายเป็นเส้นทางมาตรฐานสำหรับสถาบันฮ่องกงในการเชื่อมต่อกับโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลระดับชาติ

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!