ภาษาไทย

หยุดเสียเวลา 18 นาทีต่อวันกับการขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยมือ ทำให้ประสิทธิภาพการป้อนข้อมูลเพิ่มขึ้น 3 เท่า และลดข้อผิดพลาดลง 70% ด้วยระบบอัตโนมัติใน Excel และ DingTalk Sheets

หมวด: คู่มือผลิตภัณฑ์

ทำไมทุกครั้งที่กรอกข้อมูลเสร็จต้องกดขึ้นบรรทัดใหม่เอง ทำให้พนักงานทำงานช้าลง

ทุกครั้งที่ป้อนข้อมูลแล้วต้องกดขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยตนเอง เป็นเพราะ Excel แบบดั้งเดิมและ ตารางของติงถัง (DingTalk Sheet) ยังไม่เปิดใช้งานฟังก์ชัน "นำทางอัตโนมัติขณะป้อนข้อมูล" ส่งผลให้เคอร์เซอร์ค้างอยู่ตำแหน่งเดิม โดยระบบเริ่มต้นจะกำหนดให้คุณต้องกดปุ่มเพิ่มหรือคลิกเมาส์เพื่อย้ายไปยังบรรทัดถัดไป ซึ่งสร้างจุดหยุดชะงักในการดำเนินการ การออกแบบที่บกพร่องนี้ทำให้พนักงานงานเอกสารเสียเวลาเฉลี่ยวันละ 18 นาที ไปกับการเลื่อนตำแหน่งซ้ำๆ ตลอดปีรวมแล้วสูญเสียผลิตภาพสูงถึง 9.5 วันทำงาน

  • กรณีศึกษาจริงจากบริษัทโลจิสติกส์：บริษัทแห่งหนึ่งก่อนปรับปรุง พนักงานบันทึกสต๊อกต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้น 7 วินาทีต่อรายการ เพื่อยืนยันตำแหน่ง ส่งผลให้อัตราความผิดพลาดรายเดือนอยู่ที่ 4.2% หลังจากนำตรรกะการขึ้นบรรทัดอัตโนมัติมาใช้ อัตราความผิดพลาดลดลงเหลือเพียง 0.6% และความเร็วกระบวนการเพิ่มขึ้น 3.1 เท่า (รายงานตรวจสอบภายใน, 2024)
  • ลดภาระทางความคิด：ลดการสลับบริบทระหว่าง "การป้อนข้อมูล" กับ "การระบุตำแหน่ง" ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาข้อมูลโดยตรง แทนที่จะต้องคอยควบคุมจังหวะการใช้งาน

นี่ไม่ใช่แค่ปัญหาจากการตั้งค่าแป้นพิมพ์ แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการทำงานอัตโนมัติในสำนักงาน — เมื่อตั้งค่าอย่างถูกต้อง ทุกครั้งที่กด Enter จะผลักดันกระบวนการทำงานไปข้างหน้าหนึ่งช่อง สร้างการป้อนข้อมูลที่ลื่นไหลไร้รอยต่อ คุณจะไม่ต้องไล่ตามเคอร์เซอร์อีกต่อไป แต่ระบบจะนำทางกระบวนการงานให้คุณโดยอัตโนมัติ

กุญแจสำคัญในการแก้ปัญหานี้ คือการเข้าใจกลไกควบคุม "ลำดับการป้อนข้อมูล" บนแพลตฟอร์มทั้งสอง บทต่อไปจะเปิดเผยเทคนิคการตั้งค่า Excel ให้กด Enter แล้วกระโดดไปยังแถวถัดไปโดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างจังหวะการบันทึกข้อมูลที่แท้จริง

วิธีตั้งค่า Excel ให้กด Enter แล้วขึ้นบรรทัดใหม่โดยอัตโนมัติ

ใน Excel การตั้งค่าให้กด Enter แล้วขึ้นบรรทัดใหม่โดยอัตโนมัติ ทำได้โดยเข้าไปที่เมนู『ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง』 ยกเลิกเครื่องหมายถูกที่『ย้ายเซลล์ที่เลือกหลังกด Enter』แล้วตั้งทิศทางการย้ายเป็น『ลงล่าง』 เพียงเท่านี้ก็สามารถควบคุมตำแหน่งเคอร์เซอร์ได้อย่างแม่นยำ (เหมาะกับกระบวนการป้อนข้อมูลมาตรฐาน) การตั้งค่านี้ช่วยลดเหตุการณ์กดผิดแป้นพิมพ์ได้ 35% (ข้อมูลจาก Microsoft) ทำให้ทุกครั้งที่ยืนยันข้อมูล เคอร์เซอร์จะเลื่อนไปยังแถวถัดไปโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคลิกเมาส์หรือใช้ลูกศรปรับตำแหน่งอีก การแปลงความสามารถทางเทคนิค → เป็นมูลค่าลูกค้า：การ "เลื่อนเคอร์เซอร์ลงอัตโนมัติ" หมายถึง "ระยะเวลาฝึกงานของพนักงานใหม่ลดลง 60%" เพราะการนำทางแบบมาตรฐานช่วยลดความยากในการเรียนรู้

  • จำกัดขอบเขตพื้นที่เฉพาะ (ผสานกับ "การตรวจสอบข้อมูล" และ "ตัวจัดการชื่อ")：ทำให้การข้ามแถวเกิดขึ้นเฉพาะในช่วงรายงานที่กำหนดไว้เท่านั้n> (เช่น ตารางรายละเอียดทางการเงิน) ป้องกันไม่ให้เคอร์เซอร์เข้าไปในพื้นที่คำนวณโดยไม่ตั้งใจ ช่วยเพิ่มความสมบูรณ์ของข้อมูลได้ถึง 40% เพราะระบบจะไม่ไปแก้ไขช่องสูตรโดยไม่ตั้งใจ
  • ขยายการใช้งานด้วยสคริปต์ VBA (ผ่านเหตุการณ์ Worksheet_Change)：กำหนดตรรกะการข้ามแถวได้เอง เช่น ข้ามแถวที่ซ่อนอยู่ หรือเติมค่าเริ่มต้นอัตโนมัติ เพื่อสร้างกระบวนการป้อนข้อมูลอัจฉริยะ ลดความเสี่ยงจากการละเลยของมนุษย์ได้ 50% เหมาะอย่างยิ่งกับสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มขออนุมัติ

คำแนะนำตามสถานการณ์: แผนกการเงินควรใช้การ "เลื่อนลง" เมื่อกรอกข้อมูลรายได้แนวตั้ง ซึ่งสอดคล้องกับการอ่านตามธรรมชาติ ขณะที่รายการสั่งซื้อควรใช้การ "เลื่อนขวา" เพื่อขยายรายการตามโครงสร้างคอลัมน์ การออกแบบเส้นทางการปฏิบัติงานมาตรฐานแบบนี้ ไม่เพียงลดข้อผิดพลาดซ้ำซาก แต่ยังวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามระบบ อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงเครื่องมือเดียวไม่เพียงพอ การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์ม才是หัวใจสำคัญของสำนักงานยุคใหม่ — บทต่อไปจะเปิดเผยว่าติงถังสามารถจำลองประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพนี้ได้อย่างไร

ติงถังสามารถสร้างประสบการณ์การป้อนข้อมูลต่อเนื่องแบบ Excel ได้อย่างไร

แม้ติงถังจะไม่มีการตั้งค่า "กด Enter แล้วขึ้นบรรทัดใหม่" แบบ Excel แต่สามารถจำลองประสบการณ์การป้อนข้อมูลต่อเนื่องที่ใกล้เคียงกันได้ โดยใช้ "โหมดแบบฟอร์ม" ร่วมกับฟังก์ชัน "เพิ่มอย่างรวดเร็ว" เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ทุกครั้งที่ส่งข้อมูลจะสร้างแถวใหม่โดยอัตโนมัติ ทำให้จังหวะการกรอกข้อมูลลื่นไหล เพิ่มประสิทธิภาพการกรอกข้อมูลภาคสนามได้ 50% เหมาะอย่างยิ่งกับสถานการณ์ที่ต้องป้อนข้อมูลโครงสร้างสูงและบ่อยครั้ง

  • โหมดแบบฟอร์ม (ให้ประสบการณ์การกรอกเหมือนแอปพลิเคชัน ลดอุปสรรคการใช้งาน) + เพิ่มอย่างรวดเร็ว (แบบฟอร์มรีเฟรชโดยอัตโนมัติหลังส่ง)：สร้างกระบวนการป้อนข้อมูลวงจรปิด ลดจำนวนการคลิกมากกว่า 90% เพราะผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องกลับไปหาปุ่มเพิ่มที่ตารางหลัก
  • ผสานกับค่าเริ่มต้นของช่องข้อมูล (เช่น ใส่วันที่ปัจจุบันหรือแผนกผู้รับผิดชอบอัตโนมัติ) และการเปลี่ยนช่องตามเงื่อนไข (แสดงช่องถัดไปตามตัวเลือกที่เลือก)：ลดเวลาการกรอกเฉลี่ยได้อีก 40% เพราะระบบปรับตัวตามตรรกะธุรกิจโดยอัตโนมัติ
  • ฟีเจอร์เด่นสนับสนุนการสแกนรหัส QR จากมือถือเพื่อกรอกข้อมูลทันที (เหมาะกับป้ายชั้นวางสินค้าในคลัง), การแปลงเสียงเป็นข้อความ (เพิ่มความเร็วในการบันทึกข้อความยาว), และกลไกป้องกันความขัดแย้งขณะแก้ไขร่วมกันหลายคน (รับประกันความสอดคล้องของข้อมูล)：ฟีเจอร์เหล่านี้หมายความว่าเจ้าหน้าที่ภาคสนามสามารถบันทึกข้อมูลหนึ่งรายการได้ภายใน 30 วินาที ลดต้นทุนการทำงานภาคสนามรวม 28%

แบรนด์ร้านอาหารชื่อดังใช้ติงถังเพื่ออัปเดตสต๊อกประจำวัน หลังนำโหมดนี้มาใช้ เวลาการกรอกข้อมูลเฉลี่ยของพนักงานร้านลดจาก 12 นาทีเหลือเพียง 5 นาที และอัตราความผิดพลาดลดลง 70% จากรายงานการดำเนินงานภายใน พบว่าประหยัดเวลาได้มากกว่า 300 ชั่วโมงต่อเดือน เทียบเท่ากับปลดปล่อยแรงงานเต็มเวลาหนึ่งคนไปโฟกัสงานหลัก กลยุทธ์อัตโนมัติระดับเบาแบบนี้ กำลังกลายเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในอุตสาหกรรมบริการ

การผสาน Excel และติงถังจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้อย่างไร

ผ่าน API ของแพลตฟอร์มติงถัง (เชื่อมต่อระบบได้อย่างไร้รอยต่อ) และเทคโนโลยี ETL ขนาดเบา องค์กรสามารถซิงค์ข้อมูลโครงสร้างจาก Excel ไปยังติงถังโดยอัตโนมัติ และกระตุ้นกระบวนการอนุมัติและการแจ้งเตือนแบบทันที หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลซ้ำด้วยตนเองอีกต่อไป ประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันข้ามแผนกเพิ่มขึ้นมากกว่า 3 เท่า กลยุทธ์จากสำนักงานใหญ่สามารถส่งต่อไปยังทีมภาคสนามได้ทันที

  • อัปโหลด CSV แบบเรียลไทม์：ลดเวลาการรวมข้อมูลจากหลายชั่วโมงเหลือไม่กี่นาที ลดความล่าช้าในการตัดสินใจ 71% เพราะข้อมูลไม่ติดอยู่ในไฟล์แนบอีเมล
  • การแจ้งเตือนผ่าน Webhook：รับรองว่าการเปลี่ยนแปลงสำคัญจะส่งถึงผู้เกี่ยวข้องทันที เร่งความเร็วการตอบสนองต่อปัญหาได้ 4.2 เท่า ป้องกันไม่ให้ปัญหาลุกลาม
  • การประมวลผลด้วยฟังก์ชันของ Alibaba Cloud：ใช้ทำความสะอาดและแปลงรูปแบบข้อมูลโดยอัตโนมัติ ลดภาระงานดูแล IT ได้ 60% เพราะแม้แต่ผู้ใช้ทั่วไปก็สามารถตั้งค่ากระบวนการที่มั่นคงได้

ผู้ผลิตรายหนึ่งนำโซลูชันการเชื่อมโยงระบบคู่นี้มาใช้ ทำให้รอบการผลิตรายงานรายเดือนลดจาก 7 วันเหลือเพียง 2 วัน และความล่าช้าในการตัดสินใจลดลง 71% (จากรายงานประเมินการดำเนินงานภายใน) นี่ไม่ใช่แค่การอัปเกรดทางเทคโนโลยี แต่คือการเปลี่ยนแปลงคุณภาพด้านความคล่องตัวขององค์กร — ทุกครั้งที่ความลื่นไหลของข้อมูลเพิ่มขึ้นหนึ่งระดับ ความเร็วในการปรับตัวก็เพิ่มขึ้นอีกหนึ่งจังหวะ

องค์กรควรเริ่มต้นวัฒนธรรมการป้อนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร และวัดผลได้อย่างไร

การส่งเสริมวัฒนธรรมการป้อนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ทำได้เพียงสามขั้นตอน: สร้างขั้นตอนการทำงานมาตรฐาน (SOP), จัดตั้งศูนย์แม่แบบ และตั้งกลไกวัด KPI ซึ่งไม่เพียงช่วยลดงานซ้ำซ้อน แต่ยังเปลี่ยนการป้อนข้อมูลจากต้นทุนให้กลายเป็นเครื่องยนต์ประสิทธิภาพ สร้างผลลัพธ์ที่วัดได้ในระดับ เพิ่มผลผลิตต่อหัว 22% และ ลดต้นทุนจากความผิดพลาด 38%

  • SOP การอบรม：สร้างวิดีโอสอนความยาว 1 นาที (ใช้กับโมดูลไมโครเลิร์นนิงของติงถัง) ให้พนักงานเรียนรู้เทคนิคกด Enter แล้วขึ้นบรรทัดใหม่โดยไม่ต้องหยุดทำงาน (ลดเวลาเคลื่อนย้ายเคอร์เซอร์ได้ 60%) เร่งระยะเวลาปรับตัวของพนักงานใหม่ให้เสร็จภายใน 1 วัน เพราะการสาธิตภาพตรงเข้าใจง่ายกว่าคำอธิบายบนกระดาษ
  • ติดตั้งคลังแม่แบบ：ตั้ง "คลังแม่แบบตารางอัจฉริยะ" ในศูนย์เอกสารติงถัง (พร้อมแม่แบบ Excel และติงถังที่ใช้บ่อย) กำหนดตรรกะช่องและกฎตรวจสอบให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ป้องกันการสูญเสียเวลาออกแบบซ้ำ 5 ชั่วโมง/คน/เดือน เพราะทุกคนใช้มาตรฐานเดียวกัน
  • กลไกวัด KPI：เปิดใช้งานโมดูล "สมรรถนะอัจฉริยะ" ของติงถัง (บันทึกเวลาการกรอกและจำนวนการแก้ไขต่อคนต่อวันโดยอัตโนมัติ) ให้ข้อมูลย้อนกลับแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพ ขับเคลื่อนวงจรปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จนทำให้การปรับปรุงกระบวนการกลายเป็นนิสัยประจำวัน

ตามรายงานการอัตโนมัติกระบวนการทำงานจาก Gartner (ทุกๆ 1 หยวนที่ลงทุน ได้รับผลตอบแทน 4.3 หยวน) รูปแบบนี้ไม่เพียงทำซ้ำผลลัพธ์การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันจากบทก่อน แต่ยังเปลี่ยนพฤติกรรมของแต่ละบุคคลให้กลายเป็นทรัพย์สินขององค์กรอีกด้วย บริษัทค้าปลีกรายหนึ่งหลังนำวิธีนี้มาใช้ ความเร็วในการส่งรายงานรายวันของสาขาเพิ่มขึ้น 2.8 เท่า และความล่าช้าในการตัดสินใจของผู้บริหารลดลง 70%

เปลี่ยนทุกครั้งที่คุณกด Enter ให้กลายเป็นเครื่องยนต์การเติบโต — เริ่มตั้งแต่วันนี้ ตั้งค่า Excel ให้ขึ้นบรรทัดใหม่อัตโนมัติ เปิดใช้งานโหมดแบบฟอร์มในติงถัง และสร้าง SOP สำหรับทีมของคุณ สิ่งที่คุณประหยัดได้ไม่ใช่แค่เวลา แต่คือข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่เหนือกว่าในอนาคต


We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!

Using DingTalk: Before & After

Before

  • × Team Chaos: Team members are all busy with their own tasks, standards are inconsistent, and the more communication there is, the more chaotic things become, leading to decreased motivation.
  • × Info Silos: Important information is scattered across WhatsApp/group chats, emails, Excel spreadsheets, and numerous apps, often resulting in lost, missed, or misdirected messages.
  • × Manual Workflow: Tasks are still handled manually: approvals, scheduling, repair requests, store visits, and reports are all slow, hindering frontline responsiveness.
  • × Admin Burden: Clocking in, leave requests, overtime, and payroll are handled in different systems or calculated using spreadsheets, leading to time-consuming statistics and errors.

After

  • ✓ Unified Platform: By using a unified platform to bring people and tasks together, communication flows smoothly, collaboration improves, and turnover rates are more easily reduced.
  • ✓ Official Channel: Information has an "official channel": whoever is entitled to see it can see it, it can be tracked and reviewed, and there's no fear of messages being skipped.
  • ✓ Digital Agility: Processes run online: approvals are faster, tasks are clearer, and store/on-site feedback is more timely, directly improving overall efficiency.
  • ✓ Automated HR: Clocking in, leave requests, and overtime are automatically summarized, and attendance reports can be exported with one click for easy payroll calculation.

Operate smarter, spend less

Streamline ops, reduce costs, and keep HQ and frontline in sync—all in one platform.

9.5x

Operational efficiency

72%

Cost savings

35%

Faster team syncs

Want to a Free Trial? Please book our Demo meeting with our AI specilist as below link:
https://www.dingtalk-global.com/contact

WhatsApp