กลยุทธ์คู่ขนาน ติงถง กับ WhatsApp ช่วยประหยัด 1.2 ล้านดอลลาร์ฮ่องกงต่อปีให้ทีม 50 คน และเพิ่มประสิทธิภาพการอนุมัติงาน 40%

เหตุใดการใช้เครื่องมือปะปนกันจึงทำให้การตัดสินใจช้าลง

การผสมผสานเครื่องมือสื่อสารระหว่างงานกับส่วนตัว (เช่น ใช้ WhatsApp ในการทำงาน) หมายความว่า การตัดสินใจสำคัญถูกกระจายอยู่ในสภาพแวดล้อมที่องค์กรควบคุมไม่ได้ ส่งผลโดยตรงให้เกิดความยากลำบากในการติดตามและไม่ชัดเจนในหน้าที่ความรับผิดชอบ ขีดความสามารถทางเทคนิค: แพลตฟอร์มแชทส่วนตัวขาดบันทึกตรวจสอบ หมายความว่า ความเสี่ยงด้านความสอดคล้องเพิ่มขึ้น เพราะไม่สามารถสำรองบันทึกการสื่อสารตามที่หน่วยงานกำกับดูแลต้องการได้

• ขาดความสามารถในการติดตามข้อความ หมายความว่า การตัดสินใจล่าช้าเฉลี่ย 2.3 ชั่วโมง เพราะต้องใช้เวลานานในการรวบรวมบริบทการสนทนาใหม่เมื่อมีการขออนุมัติข้ามแผนก (จากกรณีศึกษาการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลในธุรกิจธนาคารปลีกฮ่องกง ปี 2023)
• หน้าที่และความรับผิดชอบคลุมเครือ หมายความว่า ข้อผิดพลาดทางการบริหารเพิ่มขึ้น 30% เพราะคำสั่งอนุมัติปะปนอยู่กับบทสนทนาส่วนตัว ทำให้มองข้ามหรือเข้าใจผิดได้ง่าย
• การใช้หลายแพลตฟอร์มทำให้เวลาสูญเปล่า หมายความว่า สูญเสียแรงงานเทียบเท่า 9.2 เดือนต่อปี เพราะพนักงานโดยเฉลี่ยเสียเวลา 17 นาทีต่อวันในการค้นหาบทสนทนาที่ถูกต้อง (IDC, 2024)

สำหรับผู้บริหารแล้ว นี่ไม่ใช่แค่เรื่องของนิสัยการสื่อสาร—แต่เป็นช่องทางที่ซ่อนเร้นทำให้สูญเสียรายได้หลายแสนดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี ในหัวข้อถัดไปจะแสดงให้เห็นว่า แพลตฟอร์มระดับองค์กรสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไรตั้งแต่ต้นทาง

DingTalk สร้างการสื่อสารและการทำงานอัตโนมัติระดับองค์กรได้อย่างไร

DingTalk ในฐานะแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันระดับองค์กร มีคุณค่าหลักอยู่ที่การรวมโครงสร้างองค์กรเข้ากับกระบวนการอัตโนมัติ เพื่อสร้างวงจรปิด "การสื่อสาร → การตัดสินใจ → การดำเนินการ" ขีดความสามารถทางเทคนิค: การซิงค์โครงสร้างองค์กร หมายความว่า การเปลี่ยนแปลงบุคลากรสะท้อนสิทธิ์การใช้งานทันที เพราะระบบ HRIS อัปเดตตำแหน่งและข้อมูลแผนกโดยอัตโนมัติ ป้องกันการเข้าถึงที่เกินอำนาจ

• การอนุมัติ OA ถูกรวมไว้ในกระแสดูด้วยกัน หมายความว่า ประสิทธิภาพในการยื่นคำขอเพิ่มขึ้น 50% เพราะพนักงานสามารถส่งใบลาหรือใบสั่งซื้อได้ทันทีโดยไม่ต้องออกจากหน้าแชท ลดจุดหยุดชะงักของการใช้งาน
• API เชื่อมต่อกับระบบ ERP และ SCM หมายความว่า สถานะสต็อกสินค้าส่งกลับมาในทันที เพราะหุ่นยนต์ส่งข้อมูลอัตโนมัติ ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเติมสินค้าภายในหนึ่งนาที
• ติดตามการอ่านและแจ้งเตือน DING สำหรับเร่งด่วน หมายความว่า ข้อความสำคัญถูกอ่าน 98% ภายใน 5 นาที เพราะกลไกเตือนบังคับช่วยให้มั่นใจว่าภารกิจสำคัญจะไม่ถูกละเลย

กลุ่มธุรกิจค้าปลีกแห่งหนึ่งในฮ่องกง หลังนำระบบมาใช้ วงจรการขอซื้อ MRO ลดจาก 7.2 วัน เหลือ 4.3 วัน ประสิทธิภาพโดยรวมเพิ่มขึ้น 40% ไม่เพียงลดความเสี่ยงสินค้าขาดคลัง แต่ยังปลดปล่อยเวลาทำงานของทีมได้ 20% ให้เน้นเรื่องกลยุทธ์มากขึ้น รูปแบบการสื่อสารแบบมีโครงสร้างนี้นำไปสู่ขั้นตอนถัดไปของการอนุมัติอย่างรวดเร็วได้อย่างเป็นธรรมชาติ

เทคโนโลยีหลักและผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้ของการเร่งกระบวนการทำงานอนุมัติ

การเร่งกระบวนการอนุมัติของ DingTalk พึ่งพาเสาหลักทางเทคโนโลยีสามประการ ช่วยย่อขั้นตอนเดิมที่ใช้เวลา 3.2 วัน ให้เสร็จภายใน 8 ชั่วโมง ขีดความสามารถทางเทคนิค: ฟอร์มที่กำหนดเองรองรับการกรอกข้อมูลอัจฉริยะ หมายความว่า อัตราความสมบูรณ์ของข้อมูลเพิ่มจาก 67% เป็น 94% เพราะระบบดึงข้อมูลเดิมมาให้อัตโนมัติและตรวจสอบช่องที่ต้องกรอก ลดการสอบถามย้อนกลับ

• เอนจินการส่งต่อแบบเงื่อนไข หมายความว่า ข้อผิดพลาดในการส่งต่อคำขอเกินอำนาจลดลง 75% เพราะระบบแยกเส้นทางอัตโนมัติตามจำนวนเงิน แผนก หรือระดับความเสี่ยง ไปยังผู้บริหารที่ถูกต้อง ป้องกันการติดขัด
• การเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สอดคล้องกับกฎหมายการค้าอิเล็กทรอนิกส์ของฮ่องกง หมายความว่า การอนุมัติระยะไกลมีผลทันที เพราะลายเซ็นดิจิทัลมีผลทางกฎหมาย ไม่ต้องส่งเอกสารกระดาษ ทำให้รอบการหมุนเวียนเงินเร็วขึ้น 15%
• บันทึกเส้นทางการอนุมัติครบถ้วน หมายความว่า ทุกการตัดสินใจกลายเป็นทรัพยากรข้อมูลที่วิเคราะห์ได้ เพราะระยะเวลาและจุดติดขัดทั้งหมดมองเห็นได้ ใช้เป็นพื้นฐานในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

จากรายงานของ Deloitte ปี 2024 บริษัทที่ใช้ระบบอนุมัติอัจฉริยะ มีประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันข้ามแผนกเพิ่มขึ้น 2.1 เท่า ไม่เพียงแต่เสริมความคล่องตัวภายใน แต่ยังวางรากฐานสำหรับการสื่อสารภายนอกที่ปลอดภัย—ทำให้คุณสามารถควบคุมเส้นทางการตัดสินใจ พร้อมทั้งตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างยืดหยุ่น

รักษาขอบเขตวิชาชีพ ขณะยังคงการสื่อสารกับภายนอกแบบทันที

ผ่านการใช้ WhatsApp Business API เป็นแกนหลักในการสื่อสารกับภายนอก องค์กรสามารถให้บริการลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ โดยไม่กระทบกับระบบภายใน ขีดความสามารถทางเทคนิค: API อย่างเป็นทางการรองรับการรับรองแบรนด์ หมายความว่า ความไว้วางใจจากลูกค้าเพิ่มขึ้น เพราะลูกค้าได้รับข้อความจากบัญชีธุรกิจที่ได้รับการยืนยัน ไม่ใช่หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัว

• การส่งข้อความอัตโนมัติ หมายความว่า เวลาตอบกลับครั้งแรกลดจาก 18 นาที เหลือ 42 วินาที เพราะสถานะการจัดส่งพัสดุ การเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ ฯลฯ จะถูกแจ้งอัตโนมัติ ลดภาระการสอบถามด้วยตนเอง
• การจัดหมวดหมู่ด้วยแท็กและการตอบกลับด่วน หมายความว่า ภาระงานฝ่ายบริการลูกค้าลดลง 35% เพราะคำถามทั่วไปใช้แม่แบบตอบรวมกัน ทำให้สามารถมุ่งเน้นเฉพาะกรณีที่ซับซ้อน
• การออกแบบให้สอดคล้องกับ GDPR และ PDPA หมายความว่า การทำธุรกิจข้ามประเทศไม่มีข้อกังวลทางกฎหมาย เพราะการจัดเก็บและการส่งข้อมูลเป็นไปตามมาตรฐานความเป็นส่วนตัวสากล ปกป้องสิทธิของทั้งองค์กรและลูกค้า

เมื่อลูกค้าได้รับการแจ้งการจัดส่งพร้อมลิงก์ติดตามโดยอัตโนมัติ พวกเขาไม่จำเป็นต้องโทรมาสอบถามอีก—นี่คือการยกระดับทั้งประสิทธิภาพและความไว้วางใจพร้อมกัน โครงสร้าง "ภายในปิด ภายนอกเชื่อม" แบบนี้กำลังกลายเป็นมาตรฐานขององค์กรบริการที่เติบโตเร็ว และเปลี่ยนเป็นผลตอบแทนทางการเงินที่วัดได้

ประเมินผลตอบแทนจากการลงทุนของรูปแบบการสื่อสารสองทาง

รูปแบบการสื่อสารสองทาง “ทำงานด้วย DingTalk + ชีวิตส่วนตัวด้วย WhatsApp” สามารถประหยัดผลผลิตเทียบเท่า HK$1.2 ล้านต่อปี สำหรับทีม 50 คน ขีดความสามารถทางเทคนิค: การแบ่งแพลตฟอร์มลดการรบกวนข้อความ หมายความว่า ประหยัดเวลาได้คนละ 6.5 ชั่วโมงต่อเดือน เพราะไม่ต้องค้นหาบทสนทนาข้ามแพลตฟอร์ม หรือจัดการข้อความงานหลังเลิกงานอีกต่อไป

• การอนุมัติรวมอยู่ในกระบวนการอัตโนมัติบน DingTalk หมายความว่า ข้อผิดพลาดทางการบริหารลดลง 30% เพราะเอกสารสำคัญไม่จมหายในกลุ่มส่วนตัว ทุกคำสั่งสามารถติดตามย้อนกลับได้
• ขอบเขตจิตใจที่ชัดเจนขึ้น หมายความว่า eNPS ของพนักงานเพิ่มขึ้น 18% เพราะไม่ต้องคอยตรวจสอบข้อความงานหลังเลิกงาน ความเครียดจากการทำงานระยะไกลลดลงอย่างชัดเจน
• ช่องทางการสื่อสารกับภายนอกแบบรวมศูนย์ หมายความว่า ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น 22% เพราะการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ลดความกังวลจากการรอคอย และคุณภาพบริการมีความสม่ำเสมอ คาดการณ์ได้

การเปลี่ยนแปลงนี้สร้าง อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน 1:5.8 — ทุก 1 บาทที่ลงทุน ได้รับผลประหยัดในการดำเนินงานและมูลค่าการรักษากลุ่มลูกค้าคืนเกือบ 6 เท่า ห้าหัวข้อใหญ่เชื่อมโยงกันเป็นห่วงโซ่คุณค่าครบวงจร จากการแยกการสื่อสาร การเร่งการอนุมัติ การป้องกันข้อผิดพลาด ไปจนถึงการรักษาบุคลากร เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงการสื่อสารสองทางของคุณวันนี้ ปลดปล่อยศักยภาพการทำงานหลายพันชั่วโมงที่เคยสูญเปล่า และสร้างโครงสร้างการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรสมัยใหม่ที่ขยายตัวได้ ตรวจสอบได้ และยั่งยืน

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!