ทนายฮ่องกงใช้ DingTalk ติดตามคดี ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 60% ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่ม 22%

ดิงถังคืออะไรและฟีเจอร์หลักสำหรับอุตสาหกรรมกฎหมาย

ดิงถัง (DingTalk) เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา โดยเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรและความสามารถในการทำงานร่วมกันข้ามแผนก สำหรับวงการกฎหมายในฮ่องกง ดิงถังช่วยเหลือสำนักงานกฎหมายให้บรรลุการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดผ่านการรวมฟีเจอร์ติดตามคดี การจัดการเอกสาร และการสื่อสารแบบเรียลไทม์

• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (Approval Workflow): สามารถกำหนดเส้นทางการอนุมัติเอกสารทางกฎหมาย เช่น การส่งเอกสารเพื่อลงนาม การเบิกจ่ายเงิน หรือการมอบอำนาจได้อย่างยืดหยุ่น โดยมีบันทึกทุกขั้นตอนเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความรับผิดชอบตามกฎเกณฑ์ของผู้ประกอบวิชาชีพทนายความแห่งฮ่องกง ตัวอย่างเช่น สำหรับการส่งร่างข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) ในกรณีควบรวมกิจการ สามารถตั้งกระบวนการสามขั้นตอน: ทนายระดับต้นร่าง → หุ้นส่วนตรวจสอบ → ลูกค้ายืนยัน ซึ่งระบบจะเตือนความจำโดยอัตโนมัติ
• DING Notification: เมื่อมีเหตุเร่งด่วน เช่น การยื่นฟ้องหรือการเปลี่ยนแปลงนัดหมายศาล ผู้ส่งสามารถกระตุ้นการแจ้งเตือนผ่านโทรศัพท์ SMS หรือหน้าต่างป๊อปอัปภายในแอปพลิเคชัน เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่พลาดกำหนดเวลาสำคัญ (เช่น เส้นตายของการยื่นคำร้อง) ซึ่งแก้ปัญหาการล่าช้าจากอีเมลแบบเดิม
• การแชร์คลาวด์ไดรฟ์ (DingTalk Drive): รองรับการอัปโหลดแบบเข้ารหัสและการตั้งสิทธิ์การเข้าถึงแบบชั้นๆ ทำให้เฉพาะสมาชิกทีมที่ระบุเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงแฟ้มคดี (เช่น ชุดพยานหลักฐาน รายงานผู้เชี่ยวชาญ) ซึ่งสอดคล้องกับแนวทางของสำนักงานผู้คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลแห่งฮ่องกง (PCPD) ด้านการปกป้องข้อมูลลูกค้า
• การซิงค์ตารางนัดหมายและการบันทึกการประชุม: เมื่อทนายพบลูกค้าต่างประเทศผ่านการประชุมวิดีโอ ดิงถังสามารถสร้างสรุปการประชุมโดยอัตโนมัติและเชื่อมโยงกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง ช่วยลดความเสี่ยงจากการสื่อสารด้วยวาจาที่อาจตกหล่น และเสริมสร้างความสมบูรณ์ของเอกสารการทำงาน
• การรวมรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do List): สามารถสร้างรายการงานตามลำดับขั้นตอนสำหรับแต่ละคดี เช่น "จัดทำเอกสารเปิดเผย" หรือ "ยื่นคำฟ้อง" และกำหนดหมายเลขอายุความ ระบบจะปรับระดับการเตือนโดยอัตโนมัติตามวันครบกำหนด ลดความเสี่ยงของการล่าช้า

ฟีเจอร์เหล่านี้ร่วมกันสร้างกรอบการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลที่ตอบโจทย์ความต้องการจริงของวงการกฎหมายในฮ่องกง ไม่เพียงแค่เพิ่มประสิทธิภาพภายใน แต่ยังให้เส้นทางการใช้งานที่ตรวจสอบได้ภายใต้การกำกับดูแล เมื่อการแข่งขันด้านบริการกฎหมายข้ามพรมแดนทวีความรุนแรงมากขึ้น สำนักงานกฎหมายท้องถิ่นเริ่มนำดิงถังเข้ามาใช้เป็นระบบปฏิบัติงานมาตรฐาน และวางรากฐานสำหรับการใช้เครื่องมือวิเคราะห์สัญญาด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในอนาคต

ทำไมทนายความในฮ่องกงจึงต้องการระบบติดตามคดีแบบดิจิทัล

ทนายความในฮ่องกงจำเป็นต้องใช้ระบบติดตามคดีแบบดิจิทัล เพราะการติดตามคดีด้วยมือแบบเดิมไม่สามารถรองรับความต้องการของงานฟ้องร้องที่หนาแน่นและการดำเนินธุรกิจข้ามพรมแดนได้อีกต่อไป การบันทึกด้วยกระดาษหรือการจัดการด้วย Excel ที่กระจัดกระจายไม่เพียงใช้เวลานาน แต่ยังนำไปสู่ปัญหาหลักสามประการ ได้แก่ การลืมกำหนดเวลาสำคัญ การขาดช่วงในการทำงานร่วมกันระหว่างทีม และความสับสนของเวอร์ชันเอกสาร ตามผลสำรวจจำลองของสภาทนายความฮ่องกงในปี 2024 พบว่าประมาณ 37% ของสำนักงานกฎหมายขนาดกลางและขนาดเล็กเคยเผชิญปัญหาข้อพิพาทด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดในช่วงสองปีที่ผ่านมาเนื่องจากเอกสารล่าช้า และอีก 29% ของกรณีที่ล่าช้าเกิดจากความแตกต่างในการสื่อสารภายใน ดิงถังในฐานะแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบบูรณาการ ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ผ่านการเตือนอัตโนมัติ คลังเอกสารรวมศูนย์ และการควบคุมสิทธิ์หลายระดับ ตัวอย่างเช่น เมื่อคดีควบรวมกิจการข้ามพรมแดนมีส่วนเกี่ยวข้องของทีมกฎหมายบริษัท ทีมภาษี และทีมปฏิบัติตามข้อกำหนด เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของดิงถังสามารถแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาให้กับสมาชิกทุกคนพร้อมกัน และล็อกเวอร์ชันสุดท้ายของความเห็นทางกฎหมาย เพื่อป้องกันการใช้ไฟล์แนบเวอร์ชันเก่า การควบคุมเชิงระบบเช่นนี้ไม่เพียงเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน แต่ยังเสริมสร้างความไว้วางใจของลูกค้าต่อความเป็นมืออาชีพของสำนักงาน งานวิจัยชี้ว่า สำนักงานที่นำเครื่องมือติดตามดิจิทัลมาใช้ มีคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 22% โดยปัจจัยหลักมาจากความโปร่งใสของความคืบหน้าและการตอบสนองที่รวดเร็ว

• การสูญเสียต้นทุนด้านเวลา: การอัปเดตสถานะคดีด้วยตนเองโดยเฉลี่ยใช้เวลาทนายประมาณ 5.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ขณะที่การจัดตารางอัตโนมัติด้วยดิงถังสามารถประหยัดเวลาการทำซ้ำได้ถึง 60%
• อุปสรรคในการทำงานร่วมกันข้ามทีม: ปัญหาเกาะข้อมูลระหว่างสำนักงานต่างสาขาหรือทีมเฉพาะทาง สามารถแก้ไขได้ด้วยฟีเจอร์กลุ่ม + @ ในดิงถัง ซึ่งช่วยให้ระบุผู้รับผิดชอบและมอบหมายงานได้ทันที
• ความสับสนของเวอร์ชันเอกสาร: การควบคุมเวอร์ชันบนคลาวด์รองรับการติดตามประวัติการตรวจสอบ (audit trail) เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนสามารถเข้าถึงได้เฉพาะเวอร์ชันล่าสุดของสัญญาหรือเอกสารคำร้องเท่านั้น

เมื่อสถาบันยุติธรรมของฮ่องกงผลักดันการใช้ศาลอิเล็กทรอนิกส์และระบบยื่นเอกสารออนไลน์ การผสานดิงถังเข้ากับแนวปฏิบัติการจัดการทางกฎหมายในท้องถิ่นจะไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ แต่จะกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ในอนาคต โมดูลขั้นสูงที่มีฟีเจอร์สรุปอัตโนมัติด้วย AI และการเปรียบเทียบข้อกำหนด จะช่วยลดระยะเวลาการตรวจสอบสัญญาให้สั้นลงอย่างมีนัยสำคัญ

วิธีตั้งค่าแดชบอร์ดดิงถังที่เหมาะกับสำนักงานกฎหมายโดยเฉพาะ

แดชบอร์ดดิงถัง เป็นประตูสู่ระบบดิจิทัลที่ปรับแต่งได้ ออกแบบมาเพื่อองค์กรโดยเฉพาะ สำนักงานกฎหมายในฮ่องกงสามารถใช้แพลตฟอร์มนี้รวมฟีเจอร์ติดตามคดี การจัดการสิทธิ์ และการทำงานร่วมกันด้านเอกสาร เพื่อให้การจัดการทางกฎหมายเป็นระบบและโปร่งใสมากขึ้น 面對日益复杂的跨境诉讼与公司交易，传统电邮与纸本流程已无法满足实时协作需求；钉钉工作台通过模块化架构，让律所建立符合本地《個人資料（私隱）條例》及GDPR標準的數位作業環境，成為邁向法律科技轉型的核心樞紐。

1. สร้างโครงสร้างแผนก: ตั้งค่าหน่วยงานองค์กรสามระดับในแผงควบคุมดิงถัง ได้แก่ หุ้นส่วน ทนายความ และนักศึกษาฝึกงาน ซึ่งแต่ละระดับมีขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกัน เพื่อให้มั่นใจว่าคดีที่เป็นความลับจะเปิดเผยเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
2. ตั้งค่าสิทธิ์บทบาท: กำหนดสิทธิ์ "อ่าน", "แก้ไข" หรือ "จัดการ" ให้แต่ละตำแหน่งงาน เช่น นักศึกษาฝึกงานสามารถดูข้อมูลเฉพาะคดีแพ่งที่กำหนดได้ ในขณะที่หุ้นส่วนสามารถอนุมัติคำขอเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ซึ่งช่วยเสริมการควบคุมภายใน
3. กำหนดป้ายกำกับประเภทคดี: สร้างป้ายกำกับ เช่น "แพ่ง", "อาญา", "ควบรวมและกิจการ" และผสานกับเลขที่คดีและชื่อลูกค้าเพื่อสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ ซึ่งเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาข้ามทีมได้มากกว่า 40% (ตามรายงานการดิจิทัลของสำนักงานกฎหมายเอเชียแปซิฟิก ปี 2024)
4. เชื่อมต่อที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์: ผสานกับ Google Drive หรือ OneDrive เพื่อให้เอกสารคดีซิงค์แบบเรียลไทม์ และบันทึกทุกเวอร์ชันที่มีการแก้ไข ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสารในข้อบังคับจรรยาบรรณวิชาชีพทนายความแห่งฮ่องกง
5. เปิดใช้งานการผสานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: เชื่อมต่อกับบริการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองตามมาตรฐาน ISO/IEC 27001 เพื่อให้สามารถลงนามในหนังสือมอบอำนาจและข้อตกลงได้ภายในดิงถัง ซึ่งช่วยลดรอบการดำเนินการเอกสารมากกว่า 60%

การส่งข้อมูลทั้งหมดใช้การเข้ารหัสแบบ end-to-end และรองรับตัวเลือกการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ตามภูมิภาค เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าจากจีนแผ่นดินใหญ่และลูกค้าต่างชาติแยกออกจากกันทางกายภาพ การออกแบบนี้ไม่เพียงตอบสนองต่อข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎหมายสองประการที่ฮ่องกงในฐานะศูนย์กลางกฎหมายระหว่างประเทศต้องเผชิญ แต่ยังเปิดทางสู่ความเป็นไปได้ในการฝังโมดูลแจ้งเตือนคดีด้วย AI เข้ากับแดชบอร์ดในอนาคต — เช่น การเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงอายุความ ซึ่งจะผลักดันการเปลี่ยนแปลงสู่รูปแบบบริการทางกฎหมายแบบรุก

เทคนิคการใช้ดิงถังเพื่อติดตามคดีสำหรับทนายความ

“ซอฟต์แวร์ดิงถังสำหรับทนายติดตามคดี” โดยพื้นฐานคือการรวมเครื่องมือจัดการงานและการสื่อสารแบบเรียลไทม์เข้าไว้ในแพลตฟอร์มดิจิทัลเดียว ทำให้ทีมกฎหมายสามารถติดตามความคืบหน้า แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ และสื่อสารกับคู่กรณ์ได้ในอินเตอร์เฟซเดียวกัน ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย เมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบเดิมผ่านอีเมลหรือ WhatsApp ดิงถังช่วยเพิ่มความเป็นไปตามข้อกำหนดและความสามารถในการตรวจสอบได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในคดีที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายฝ่ายเกี่ยวข้องและมีกำหนดเวลาที่เคร่งครัด

• รายการสิ่งที่ต้องทำ + วันครบกำหนด + ผู้รับผิดชอบ: ในการจัดการข้อพิพาททรัสต์นอกชายฝั่ง ทนายหุ้นส่วนสามารถสร้างรายการ "ขั้นตอนการเปิดเผยเอกสาร" ในดิงถัง โดยระบุงานย่อย เช่น "ตรวจสอบรายการสินทรัพย์", "ร่างคำแถลงของผู้รับประโยชน์", "ขอความเห็นด้านภาษี" พร้อมกำหนดวันครบกำหนดและผู้รับผิดชอบ ระบบจะส่งเตือนอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีจุดสำคัญถูกละเลย และทุกการเปลี่ยนแปลงมีประวัติตรวจสอบได้
• @ สมาชิกเฉพาะคน + การแจ้งเตือน DING แบบทันที: เมื่อผู้ดูแลทรัสต์ต่างประเทศตอบกลับเอกสารสำคัญทันที เจ้าหน้าที่สามารถ @ ทนายอาวุโสในกลุ่มโครงการและเปิดใช้ฟีเจอร์ DING เพื่อส่งการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัปบังคับ กลไกนี้ช่วยแก้ปัญหาการตอบสนองล่าช้าในช่วงนอกเวลาทำการ โดยจากการประเมินภายในสำนักงานกฎหมายท้องถิ่นปี 2024 พบว่าความเร็วในการตอบสนองเพิ่มขึ้นมากกว่า 60%
• ฟีเจอร์บันทึกประจำวัน (Log): สำหรับกรณีการปรับโครงสร้างทรัสต์ข้ามพรมแดน ทนายระดับต้นสามารถส่ง "บันทึกคดี" ทุกเย็นก่อนเลิกงาน โดยสรุปความคืบหน้า ปัญหาที่รอการแก้ไข และขั้นตอนถัดไป ผู้บังคับบัญชาสามารถรับทราบภาพรวมก่อนประชุมเช้า โดยไม่ต้องจัดประชุมซิงโครไนซ์ที่ยาวเกินจำเป็น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาบริหารจัดการเฉลี่ย 3.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ตัวอย่างจากสำนักงานกฎหมายนานาชาติแห่งหนึ่งในฮ่องกงที่ต้องดำเนินการยื่นรายงานทรัสต์ตามคำสั่งของศาล BVI ทีมงานใช้กลยุทธ์ทั้งสามข้อนี้ในการประสานงานกับลูกค้าในท้องถิ่น ทนายคายแมน และนักบัญชี จนสามารถดำเนินการยื่นเร่งด่วนที่ปกติต้องใช้เวลา 5 วัน ให้เสร็จภายใน 72 ชั่วโมง รูปแบบการทำงานร่วมกันแบบ “ขับเคลื่อนด้วยงาน + การสื่อสารบังคับ + บันทึกโปร่งใส” นี้ กำลังกลายเป็นกระบวนการทำงานมาตรฐานของการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลในวงการกฎหมายฮ่องกง และเตรียมพื้นฐานด้านข้อมูลสำหรับการใช้เครื่องมือวิเคราะห์เอกสารด้วย AI ในขั้นถัดไป

ประเมินข้อได้เปรียบของดิงถังเมื่อเทียบกับเครื่องมือจัดการทางกฎหมายอื่น

ดิงถัง (DingTalk) แสดงข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์สำหรับทนายความในฮ่องกงในระบบนิเวศของเครื่องมือจัดการทางกฎหมาย โดยเฉพาะเมื่อเปรียบเทียบกับโซลูชันสากลอย่าง Clio, MyCase และ Microsoft Teams ซึ่งข้อได้เปรียบหลักอยู่ที่การรองรับท้องถิ่น ประสิทธิภาพการทำงานข้ามพรมแดน และความยืดหยุ่นด้านราคา แม้ดิงถังจะไม่ได้ออกแบบมาเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมกฎหมายเหมือน Clio ที่ผสานลึกกับกระบวนการศาลในอเมริกาเหนือและอินเตอร์เฟซภาษาอังกฤษ แต่ดิงถังกลับได้เปรียบในกรณีที่ต้องทำงานร่วมกันระหว่างสองพื้นที่ ด้วยเทคโนโลยีแปลงเสียงกวางตุ้งเป็นข้อความและการรองรับโครงสร้างพื้นฐาน AliCloud

• การรองรับท้องถิ่น: ดิงถังมีฟีเจอร์รับรู้เสียงภาษาจีนแบบเติมโต้วและภาษาแต้จิ๋วอย่างสมบูรณ์ รองรับการถอดข้อความจากบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ ด้วยความแม่นยำถึง 92% (จากการทดสอบอิสระปี 2024) สูงกว่าความสามารถของ Microsoft Teams ที่รองรับภาษาแต้จิ๋วอย่างมาก ช่วยลดต้นทุนการจัดทำเอกสาร
• ความยืดหยุ่นด้านราคา: รุ่นฟรีของดิงถังรองรับองค์กรได้สูงสุด 1,000 คน และพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ 5GB ในขณะที่รุ่นพรีเมียมมีค่าใช้จ่ายรายปีเพียง 38% ของราคาสมัคร Clio โดยเฉลี่ย เหมาะสำหรับสำนักงานกฎหมายขนาดกลางและขนาดเล็กที่ต้องการควบคุมต้นทุนการดำเนินงาน
• ความเสถียรบนมือถือ: จากโครงข่าย CDN ทั่วโลกของ Alibaba Group ดิงถังมีค่าความหน่วงในการส่งไฟล์ข้ามพรมแดนเฉลี่ยเพียง 220ms ต่ำกว่า MyCase ที่ผู้ใช้รายงานว่ามีความหน่วงมากกว่า 450ms ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนพยานหลักฐานจากแผ่นดินใหญ่
• ความปลอดภัยของการประชุมวิดีโอ: ใช้การเข้ารหัสแบบ end-to-end และมาตรฐานรหัสลับแห่งชาติจีน (SM9) ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดพื้นฐานของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy Ordinance) อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่ารายละเอียดการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการยังต้องประสานกับการตรวจสอบ IT ท้องถิ่น
• ศักยภาพในการเชื่อมต่อกับระบบศาลจีนแผ่นดินใหญ่: เมื่อศาลอัจฉริยะเซินเจิ้นทดลองเชื่อมต่อกับระบบนิเวศดิงถังในอนาคตอาจสามารถซิงค์สถานะการยื่นฟ้องอิเล็กทรอนิกส์และติดตามใบตอบรับการส่งเอกสารได้ การเตรียมพร้อมในด้านนี้จะกลายเป็นข้อได้เปรียบสำหรับธุรกิจข้ามพรมแดน

ดังนั้น คุณค่าหลักของดิงถังไม่ใช่การแทนที่ระบบจัดการทางกฎหมายเฉพาะทางอย่างสมบูรณ์ แต่คือการเติมเต็มช่องว่างของ Clio และ MyCase ในการทำงานร่วมกันระหว่างฮ่องกง-เซินเจิ้น ข้อได้เปรียบในการเปลี่ยนผ่านที่แท้จริงคือการที่ทนายความฮ่องกงสามารถใช้เครื่องมือเบาบางในการแทรกซึมเข้าสู่กระบวนการยุติธรรมของจีนแผ่นดินใหญ่ในระดับจำกัด—ซึ่งเป็นเส้นทางคลาสสิกของ “นวัตกรรมเชิงขอบ” ในยุคดิจิทัล

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!