เคล็ดลับการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลใน 72 ชั่วโมงสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมของฮ่องกง กับ DingTalk OA แก้ปัญหาขาดแคลนแรงงานและความกดดันด้านต้นทุน

ดิงติง โซลูชันการทำงานร่วมกันแบบ OA คืออะไร และองค์ประกอบหลักคืออะไร

โซลูชันการทำงานร่วมกันแบบ OA สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมของฮ่องกงจาก DingTalk เป็นแพลตฟอร์มการทำงานอัจฉริยะแบบครบวงจรที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา โดยรวมฟังก์ชันการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการจัดการไว้ด้วยกัน เพื่อให้เกิดกระบวนการดิจิทัลเต็มรูปแบบ สถาปัตยกรรมคลาวด์แบบ SaaS ช่วยให้องค์กรสามารถติดตั้งได้ภายใน 72 ชั่วโมงโดยไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ ลดข้อจำกัดในการนำระบบเข้ามาใช้อย่างมาก

องค์ประกอบหลัก 4 ประการของโซลูชันนี้ ได้แก่ การสื่อสารแบบทันที, การอนุมัติงานตามลำดับขั้นตอน, การลงเวลาทำงาน และ การแชร์ไฟล์ผ่านคลาวด์ ซึ่งร่วมกันสร้างระบบนิเวศการทำงานร่วมกันอย่างสมบูรณ์ การสื่อสารแบบทันทีรองรับการติดตามสถานะ "อ่านแล้ว" หรือ "ยังไม่อ่าน" และการแจ้งเตือนเร่งด่วน DING เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความสำคัญจะไม่สูญหาย ส่วนการอนุมัติงานตามลำดับขั้นตอนสามารถกำหนดรูปแบบฟอร์มเองได้และรองรับเส้นทางการตรวจสอบหลายชั้น แทนที่กระบวนการทำงานแบบกระดาษเดิม

• การลงเวลาทำงานรวมเทคโนโลยี GPS, Wi-Fi และการจดจำใบหน้า เหมาะสำหรับรูปแบบการทำงานจากระยะไกลและการทำงานผสม
• การแชร์ไฟล์ผ่านคลาวด์ให้บริการจัดเก็บเอกสารระดับองค์กร รองรับการแก้ไขร่วมกันหลายคนและการควบคุมสิทธิ์อย่างละเอียด
• องค์ประกอบทั้งหมดสามารถสลับระหว่างแอปพลิเคชันมือถือและเดสก์ท็อปได้อย่างไร้รอยต่อ เหมาะสำหรับความต้องการในการทำงานเคลื่อนที่

จากรายงานอย่างเป็นทางการของ DingTalk ณ ปี 2024 มีบริษัทผู้ใช้งานทั่วโลกมากกว่า 25 ล้านราย กรณีศึกษาจริงแสดงให้เห็นว่าวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงใช้เวลาเฉลี่ยไม่ถึง 72 ชั่วโมง ตั้งแต่ลงทะเบียนจนใช้งานเต็มรูปแบบ ทำให้การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลมีความเป็นไปได้มากขึ้น

ดิงติงช่วยแก้ปัญหาการจัดการที่พบบ่อยของวิสาหกิจขนาดกลาง-ย่อมในฮ่องกงอย่างไร

โซลูชันการทำงานร่วมกันแบบ OA จากดิงติงสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกง ได้ตอบโจทย์ปัญหาหลักสามประการที่มีมายาวนาน ได้แก่ ข้อมูลกระจัดกระจาย (Information Silos), การอนุมัติล่าช้า และ การติดตามเวลาทำงานยาก โดยนำเสนอวิธีการแก้ปัญหาแบบครบวงจร ผ่านการผสานการสื่อสารแบบทันทีและกระบวนการทำงานอัตโนมัติ เพื่อลดเวลาที่สูญเสียไปกับการสื่อสารซ้ำซ้อน

• 68% ของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ถูกสำรวจยอมรับว่าประสิทธิภาพการสื่อสารภายในต่ำ ทำให้สูญเสียเวลาการทำงานมากกว่า 10 ชั่วโมงต่อเดือน (จากการสำรวจปี 2023 โดย Hong Kong Productivity Council)
• กลไก "อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน" ทำให้ข้อความโปร่งใส ผู้บริหารสามารถทราบสถานะการรับข้อความของพนักงานได้ทันที
• ฟังก์ชัน การส่งต่อฟอร์มอัตโนมัติ ลดจำนวนอีเมลที่ต้องส่งกลับไปมาได้มากกว่า 30% และสามารถติดตามกระบวนการอนุมัติได้ตลอดเส้นทาง

ตัวอย่างเช่น บริษัทการค้าในท้องถิ่น สามารถลดระยะเวลาการอนุมัตรายงานศุลกากรจากเดิมเกือบ 2 วัน เหลือเพียง 4 ชั่วโมง ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองและลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ กรณีเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าการทำให้กระบวนการเป็นดิจิทัลไม่เพียงแค่เร่งความเร็วเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างการควบคุมจัดการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีการตั้งค่ากระบวนการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมกับแต่ละอุตสาหกรรม

"การกำหนดลำดับขั้นตอนการทำงานได้เอง" เป็นหนึ่งในฟังก์ชันหลักของดิงติงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ ทำให้วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงสามารถออกแบบกระบวนการทำงานดิจิทัลตามลักษณะเฉพาะของอุตสาหกรรม ทำให้งานบริหารที่ทำซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ และรับประกันว่างานข้ามแผนกสามารถติดตามและตรวจสอบได้

ธุรกิจค้าปลีกสามารถตั้งค่า "กระบวนการขอเติมสินค้าคงคลัง" เมื่อสินค้าคงคลังต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ระบบจะเริ่มกระบวนการอนุมัติการสั่งซื้ออัตโนมัติ และแจ้งพร้อมกันไปยังแผนกคลังสินค้าและแผนกการเงินเพื่อกันงบประมาณ ช่วยเพิ่มความเร็วของห่วงโซ่อุปทาน สำหรับสำนักงานบัญชี สามารถใช้ "สายการอนุมัติใบแจ้งหนี้" โดยระบบจะส่งต่ออัตโนมัติตามช่วงวงเงินไปยังผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง และเมื่ออนุมัติแล้วจะซิงค์ข้อมูลทันทีไปยัง QuickBooks Online ตามรายงานเทคโนโลยีบัญชีปี 2024 รูปแบบนี้ช่วยลดระยะเวลาการอนุมัติลงได้ถึง 60%

สำหรับการจัดการโครงการก่อสร้าง สามารถใช้ "แม่แบบรายงานประจำวันไซต์งาน" ให้กรอกความคืบหน้าทุกวัน อัปโหลดรูปถ่ายสถานที่จริงและรายการตรวจสอบความปลอดภัย ระบบจะสร้างสรุปรายงานโดยอัตโนมัติและส่งต่อไปยังผู้จัดการโครงการและลูกค้า ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดการติดตามเอกสารตามมาตรฐาน ISO 9001

1. เข้าสู่โมดูล Workflow อัจฉริยะของดิงติง เลือก "สร้างขั้นตอนใหม่" และตั้งชื่อ (เช่น "การอนุมัติใบแจ้งหนี้")
2. ตั้งค่าเงื่อนไขการเริ่มต้นและโหนดการอนุมัติ พร้อมเลือก "ซิงค์ไปยัง Google Sheets หลังเสร็จสิ้น" หรือ "เริ่มงานใน Microsoft 365 Outlook"
3. เผยแพร่ขั้นตอนและมอบหมายให้แผนกที่เกี่ยวข้อง สมาชิกจะได้รับการแจ้งเตือนงานที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดรองรับการผสานรวมอย่างราบรื่นกับ Google Workspace และ Microsoft 365 ทำให้องค์กรไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเครื่องมือเดิม ก็สามารถทำให้ข้อมูลไหลเวียนข้ามแพลตฟอร์มได้

กลยุทธ์ปฏิบัติจริงสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมภายใต้รูปแบบการทำงานจากระยะไกลและการทำงานผสม

ดิงติงรองรับการซิงค์หลายอุปกรณ์และการแสดงผลในรูปแบบกระดานงาน (task board) ทำให้ทีมที่ทำงานจากระยะไกลยังคงประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชัน 'DING' แจ้งเตือนเร่งด่วน การแปลงบันทึกการประชุมออนไลน์เป็นข้อความอัตโนมัติ และการแจ้งเตือนงานที่ต้องทำโดยอัตโนมัติ ร่วมกันสร้างระบบการจัดการแบบปิด ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงที่ใช้รูปแบบการทำงานผสม

• DING ปลุกทันที: รับประกันว่าคำสั่งสำคัญจะถึงผู้รับภายในไม่กี่วินาที ป้องกันไม่ให้ข้อความจมหาย
• แปลงบันทึกการประชุมเป็นข้อความ (ฟังก์ชัน AI ที่เพิ่มในปี 2023): สร้างประเด็นสำคัญของการประชุมและรายการสิ่งที่ต้องทำโดยอัตโนมัติ เพิ่มอัตราการเก็บรักษาองค์ความรู้
• กระดานงาน + การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: ผสานแผนภูมิแท่ง (Gantt chart) และการวิเคราะห์ภาระงานของสมาชิก เพื่อให้ความคืบหน้าของโครงการมองเห็นได้ชัดเจน

จากงานวิจัยของ IDC ปี 2024 ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก องค์กรที่ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบบูรณาการ มีอัตราการ การดำเนินงานสำเร็จเพิ่มขึ้น 41% โดยปัจจัยหลักคือความโปร่งใสของกระบวนการทำงานและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ แนะนำให้ใช้ การประชุมยืนออนไลน์วันละ 15 นาที โดยใช้ฟีเจอร์ "ไลฟ์สตรีมกลุ่ม" เพื่ออัปเดตความคืบหน้าและมอบหมายงานทันที

นอกจากนี้ ควรใช้ฟีเจอร์ 'พื้นที่โครงการ' เพื่อรวมเอกสาร ฟอร์ม และกระทู้อภิปรายข้ามแผนกไว้ในที่เดียว แทนการใช้โฟลเดอร์คลาวด์ที่กระจัดกระจาย เช่น การใช้กระบวนการอนุมัตราคาเสนอร่วมกันระหว่างแผนกบัญชีและฝ่ายขาย ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกอัตโนมัติ สร้างพื้นฐานที่เชื่อถือได้สำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูลและความสอดคล้องตามกฎหมายเป็นไปตามมาตรฐานฮ่องกงหรือไม่

ดิงติงได้รับการรับรองด้านความปลอดภัยข้อมูลระดับสากล เช่น ISO 27001 และ SOC 2 Type II และมีศูนย์ข้อมูลระดับภูมิภาคตั้งอยู่ในฮ่องกง ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บและประมวลผลตามข้อกำหนดของกฎหมาย Personal Data (Privacy) Ordinance (PDPO) ให้บริการพื้นฐานการทำงานร่วมกันที่ปลอดภัยและสอดคล้องตามกฎหมายสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

แพลตฟอร์มนี้ใช้กลไกป้องกันสามชั้นเพื่อเสริมความปลอดภัย: การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง (End-to-end encryption) เพื่อปกป้องเนื้อหาการสื่อสาร, การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (Role-Based Access Control - RBAC) เพื่อจำกัดขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลอ่อนไหว และ การตรวจสอบบันทึกการใช้งานอย่างสมบูรณ์ เพื่อติดตามพฤติกรรมที่ผิดปกติ ซึ่งตอบสนองความต้องการของอุตสาหกรรมที่มีกฎระเบียบเข้มงวด เช่น การเงินและสาธารณสุข

เมื่อเปรียบเทียบกับ Slack และ Microsoft Teams แม้ทั้งสองแพลตฟอร์มจะมีฟังก์ชันการเข้ารหัสพื้นฐาน แต่ยังมีข้อจำกัดในด้านการจัดเก็บข้อมูลในประเทศและการจัดการสิทธิ์อย่างละเอียด จากผลการประเมินความสอดคล้องในปี 2024 สำหรับภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ทั้งสองแพลตฟอร์มยังไม่มีศูนย์ข้อมูลเฉพาะในฮ่องกง การถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดนอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้าน PDPO

1. เปิดใช้งาน RBAC และตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามแผนก/ตำแหน่งงาน
2. เปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) ขณะเข้าสู่ระบบ
3. ตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อไฟล์อ่อนไหวถูกส่งออก และตั้งกฎห้ามดาวน์โหลด
4. ส่งออกบันทึกการใช้งานเป็นระยะเพื่อใช้ในการตรวจสอบภายใน
5. ปิดฟังก์ชันการเข้าร่วมกลุ่มภายนอกโดยอัตโนมัติ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

เมื่อฮ่องกงเร่งการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล ความต้องการบริการ "การปฏิบัติตามกฎหมายแบบบริการ" (Compliance-as-a-Service) กำลังเพิ่มสูงขึ้น ดิงติงที่ผสานศูนย์ข้อมูลในประเทศและโครงสร้างความปลอดภัยหลายชั้น คาดว่าจะกลายเป็นโซลูชันแรกที่อุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้การควบคุมเลือกใช้ในการนำระบบการทำงานร่วมกันเข้ามาใช้

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!