ดิงถังปรับปรุงระบบติดตามคดีสำหรับสำนักงานทนายความในฮ่องกง ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 52% ร้อยละการร้องเรียนจากลูกค้าลดลง 41%

ดิงทอล์กคืออะไรและฟังก์ชันหลักในวงการกฎหมายของฮ่องกง

ดิงทอล์ก (Ding Talk) เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอัจฉริยะที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา โดยเน้นการสื่อสารแบบทันทีสำหรับองค์กรและการทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติ ซึ่งได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับสำนักงานกฎหมายในฮ่องกงในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในการจัดการคดี ด้วยการรวมฟังก์ชันการสื่อสาร การติดตามงาน และการลงนามแบบครบถ้วน จึงตอบสนองความต้องการทั้งด้านประสิทธิภาพและความปลอดภัยของข้อมูลในอุตสาหกรรมกฎหมาย

• Ding Talk Calendar ช่วยให้ทีมทนายความสามารถแชร์กำหนดการร่วมกันได้ โดยจะซิงค์วันขึ้นศาล กำหนดเส้นตาย และการประชุมกับลูกค้าโดยอัตโนมัติ ลดปัญหาการชนกันของตารางเวลา และรับประกันว่าไม่มีเหตุการณ์สำคัญใดถูกละเลย
• Task Management รองรับการแบ่งคดีออกเป็นงานย่อยที่สามารถมอบหมายได้ พร้อมตั้งลำดับความสำคัญและผู้รับผิดชอบ ทำให้หุ้นส่วนสามารถติดตามความคืบหน้าของทนายรุ่นใหม่แบบเรียลไทม์ เพิ่มความรับผิดชอบภายในทีม
• e-Signature Integration มีฟังก์ชันการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในตัวซึ่งสอดคล้องกับกฎหมาย Electronic Transactions Ordinance ของฮ่องกง ทำให้หนังสือแต่งตั้งและข้อตกลงการตกลงยอมความไม่จำเป็นต้องส่งในรูปแบบกระดาษ ส่งผลให้วงจรเอกสารสั้นลงมากกว่า 70% (อ้างอิงจากเอกสารขาวอย่างเป็นทางการของดิงทอล์ก ปี 2023)
• Case Timeline Tracker แสดงภาพรวมของเหตุการณ์สำคัญในคดีอย่างชัดเจน พร้อมรวมบันทึกการสื่อสารทั้งหมดและเวอร์ชันของเอกสารไว้ในที่เดียว ทำให้มีเส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์และเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการเก็บรักษาเอกสารของกรมอัยการ

ณ ปี 2023 ดิงทอล์คมีผู้ใช้งานองค์กรที่ใช้งานจริงมากกว่า 600 ล้านบัญชี (แหล่งข้อมูล: รายงานประจำปีของดิงทอล์ก) ระบบผ่านการรับรองด้านการจัดการความปลอดภัยของข้อมูลตามมาตรฐาน ISO/IEC 27001 ทั้งในด้านการเข้ารหัสข้อมูลขณะส่งผ่านและการจัดระดับสิทธิ์การเข้าถึง ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานสากล และสร้างรากฐานของ "ความน่าเชื่อถือทางเทคโนโลยี" (E-E-A-T) เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับสำนักงานกฎหมายที่ต้องจัดการข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน

เมื่อมีคดีข้ามพรมแดนและการทำงานร่วมกันระยะไกลเพิ่มขึ้น การใช้อีเมลและระบบติดตามแบบกระดาษเดิมๆ ไม่สามารถรองรับภาระงานที่ซับซ้อนได้อีกต่อไป — นี่คือจุดเปลี่ยนสำคัญที่วงการกฎหมายของฮ่องกงจำเป็นต้องใช้ระบบติดตามคดีเฉพาะทาง

ทำไมทนายความในฮ่องกงจึงต้องการระบบติดตามคดีเฉพาะทาง

ทนายความในฮ่องกงจำเป็นต้องใช้ระบบติดตามคดีเฉพาะทาง เพราะรูปแบบการใช้อีเมลและกระดาษแบบเดิมไม่สามารถรองรับปริมาณคดีจำนวนมากและความต้องการด้านความสอดคล้องตามกฎหมายที่เข้มงวดได้อีกต่อไป การอัปเดตข้อมูลด้วยตนเองทำให้ประสิทธิภาพในการประสานงานต่ำ โดยเฉลี่ยแล้วสูญเสียเวลา 3.2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไปกับการสื่อสาร และกว่า 72% ของสำนักงานกฎหมายขนาดกลางและขนาดเล็กยังคงใช้วิธีล้าสมัยนี้ (อ้างอิงจากรายงานปี 2023 ของ Law Society of Hong Kong) ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อคุณภาพการให้บริการและการจัดการความเสี่ยง

• ดิงทอล์ก ช่วยลดอัตราความผิดพลาดอย่างชัดเจนผ่านกระบวนการทำงานอัตโนมัติ โดยลดการลืมหรือสูญหายของเอกสารได้ถึง 68% เมื่อเทียบกับวิธีการแบบเดิม
• สำนักงานกฎหมายแห่งหนึ่งในย่านเซ็นทรัล หลังนำดิงทอล์กมาใช้ ความเร็วในการตอบสนองต่อคดีเพิ่มขึ้น 52% และจำนวนการร้องเรียนจากลูกค้าลดลง 41% (ได้รับการยืนยันจากผู้ตรวจสอบภายนอก)
• ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้นเกิดจากการมองเห็นความคืบหน้าแบบเรียลไทม์และกลไกการสื่อสารที่โปร่งใส

กลไก "การแจ้งเตือนตามเหตุการณ์" ของดิงทอล์กรับประกันว่าทุกกิจกรรมจะส่งการเตือนทันที เช่น การลงนามในเอกสารหรือใกล้ถึงกำหนดเส้นตาย ช่วยป้องกันความผิดพลาดจากมนุษย์ ทุกการดำเนินการจะถูกบันทึกใน "บันทึกการตรวจสอบเส้นเวลา" ซึ่งบันทึกอย่างละเอียดว่าใคร ทำอะไร เมื่อไร ตรงตามข้อกำหนดของ Code of Conduct for Solicitors in Hong Kong เรื่องความสามารถในการติดตามเอกสาร ช่วยเสริมความสอดคล้องภายในและเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแล

เมื่อเทียบกับข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมลส่วนตัวในอดีต ดิงทอล์กสร้างบริบทของคดีแบบรวมศูนย์ ทำให้หุ้นส่วนสามารถติดตามความคืบหน้าข้ามทีมได้ทันที ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ แต่ยังวางรากฐานทางเทคนิคสำหรับขั้นตอนต่อไปอย่าง "การทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงาน" และ "แพลตฟอร์มการเข้าถึงของลูกค้า" ผลักดันให้สำนักงานกฎหมายเปลี่ยนจากแบบตอบสนอง被动 เป็นการบริหารจัดการเชิงรุก ในอนาคต การผสาน AI เพื่อเตือนความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น จะกลายเป็นขีดความสามารถแข่งขันใหม่

ดิงทอล์กทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงานและการเข้าถึงของลูกค้าเป็นจริงได้อย่างไร

ดิงทอล์กใช้ "การจัดการสิทธิ์ผู้ติดต่อภายนอกแบบหลายชั้น" เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงานกฎหมายและการให้ลูกค้าเข้าถึงได้ โดยสำนักงานกฎหมายในฮ่องกงสามารถเชิญลูกค้า นักบัญชี หรือผู้เชี่ยวชาญพิเศษเข้าร่วมในคดีเฉพาะได้อย่างปลอดภัย พร้อมแยกข้อมูลภายในที่ละเอียดอ่อนออกจากกัน เพื่อควบคุมการไหลของข้อมูลให้แม่นยำและปลอดภัย

• ห้องคดีเสมือน (Virtual Case Room) แบ่งโครงสร้างออกเป็นสามชั้น: พื้นที่สาธารณะสำหรับให้ลูกค้าตรวจสอบความคืบหน้า; พื้นที่จำกัดที่อนุญาตให้ดูร่างเอกสารเท่านั้น ห้ามดาวน์โหลดหรือแก้ไข; และพื้นที่ส่วนตัวที่สงวนไว้สำหรับทีมภายในในการหารือกลยุทธ์ เพื่อป้องกันการรั่วไหล
• การออกแบบนี้แก้ปัญหาของการใช้อีเมลแบบเดิมที่เสี่ยงต่อการส่งผิดคนหรือกลุ่มสับสน ตามข้อมูลการทดลองใช้ในสำนักงานกฎหมายท้องถิ่นปี 2024 อัตราการส่งเอกสารผิดลดลงมากกว่า 70%

ในคดีควบรวมกิจการข้ามพรมแดนเมื่อปี 2023 สำนักงานกฎหมาย 孖士打 (Mayer Brown) ในฮ่องกง ร่วมมือกับทีมในสิงคโปร์และลอนดอน โดยใช้ดิงทอล์กสร้างพื้นที่คดีแบบรวมศูนย์ ทั้งสามฝ่ายสามารถซิงค์ความเห็นทางกฎหมายและรายงานการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ทำให้วงจรการตัดสินใจสั้นลง 5 วัน เมื่อเทียบกับเครื่องมือสื่อสารแบบเดิม แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่สูงขึ้นอย่างชัดเจน

สำหรับบริบทของฮ่องกง ดิงทอล์กสนับสนุนฟังก์ชัน แปลงเสียงจีนตัวเต็มเป็นข้อความ และ คำสั่งเสียงภาษาแคนโตไนส์ ทำให้ทนายความสามารถพูดบันทึกย่อหรือจัดการประชุมฉุกเฉินได้ทันที โดยไม่ต้องพิมพ์ผ่านแป้นพิมพ์ ลดอุปสรรคในการทำงานนอกสถานที่อย่างมาก

รูปแบบการทำงานร่วมกันแบบหลายชั้นนี้กำลังผลักดันบริการทางกฎหมายจากแบบปิดสู่แบบเปิดที่ควบคุมได้ และวางรากฐานสำหรับการผสานรวมองค์ประกอบของ ระบบนิเวศเทคโนโลยีทางกฎหมาย อย่างลึกซึ้งในขั้นต่อไป เช่น การลงนามอิเล็กทรอนิกส์และการตรวจสอบสัญญาด้วย AI

แนวทางปฏิบัติในการผสานรวมระบบนิเวศเทคโนโลยีทางกฎหมายอย่างลึกซึ้ง

API แบบเปิดของดิงทอล์กได้ผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับ LEAP, Clio และ eFiling Gateway ที่ได้รับการรับรองจากสถาบันยุติธรรมของฮ่องกง ทำให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อในระบบนิเวศเทคโนโลยีทางกฎหมาย การผสานรวมนี้ช่วยให้สำนักงานกฎหมายสามารถทำให้กระบวนการติดตามคดี การจัดการเอกสาร และการนัดขึ้นศาลเป็นระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และเพิ่มประสิทธิภาพด้านความสอดคล้องตามกฎหมาย

ผ่านการเชื่อมต่อกับ LEAP ดิงทอล์กสามารถซิงค์กำหนดการขึ้นศาลอัตโนมัติ ไปยังปฏิทินส่วนตัวของทนาย ลดเวลาที่ต้องใช้ในการตรวจสอบข้ามแพลตฟอร์ม; เมื่อเชื่อมต่อกับ Clio ระบบสามารถส่งการแจ้งเตือนความร่วมมือ ตามความคืบหน้าของคดี ทำให้ทีมสามารถตอบสนองได้ทันที; เมื่อเชื่อมต่อกับ eFiling Gateway เอกสารที่ส่งทั้งหมดจะถูกส่งกลับไปยังพื้นที่โครงการในดิงทอล์กทันที สร้างการจัดการแบบวงจรปิด

สามสถานการณ์การรวมหลัก ได้แก่:

• ซิงค์กำหนดการขึ้นศาลอัตโนมัติไปยังปฏิทินส่วนตัว ป้องกันการชนกัน โดยคาดว่าจะประหยัดเวลาได้ 0.8 ชั่วโมงต่อคดี
• ดึงข้อมูลเมตาจาก eFiling (เช่น เลขคดี คู่กรณี กำหนดเส้นตาย) เพื่อสร้างสรุปคดีแบบมีโครงสร้าง ประหยัดเวลา 1.2 ชั่วโมงต่อคดี
• ใช้ OCR ของดิงทอล์กร่วมกับโมดูลตรวจสอบสัญญา สแกนข้อกำหนดและระบุระดับความเสี่ยง (สูง/กลาง/ต่ำ) ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบเบื้องต้นได้ 40%

ต่อไปนี้คือการวิเคราะห์ฟังก์ชันของจุดรวมหลัก:
ตารางการรวม (คำอธิบายข้อความ):
- ฟังก์ชัน: การซิงค์กำหนดการ｜สิทธิ์: การอ่าน/เขียนปฏิทิน + การเข้าถึงคดี｜ประโยชน์: ลดความเสี่ยงการล่าช้า ประหยัดเวลา 0.8 ชั่วโมงต่อคดี
- ฟังก์ชัน: การดึงข้อมูลเมตา｜สิทธิ์: การเข้าถึง eFiling API + การอนุญาตเข้ารหัสข้อมูล｜ประโยชน์: สร้างแฟ้มอัตโนมัติ ประหยัดเวลา 1.2 ชั่วโมงต่อคดี
- ฟังก์ชัน: การระบุความเสี่ยงด้วย OCR｜สิทธิ์: การอัปโหลดไฟล์ + การเรียกใช้โมเดล AI｜ประโยชน์: เร่งการตรวจสอบเบื้องต้น ประหยัดเวลา 0.5 ชั่วโมงต่อคดี

ประสบการณ์นำร่องจากศาลอินเทอร์เน็ตเจ้อเจียงแสดงให้เห็นว่าการผสานรวมแบบนี้ช่วยลดระยะเวลาการจัดการคดีลง 23% แบบจำลองนี้ให้แนวทางที่ชัดเจนสำหรับสำนักงานกฎหมายในฮ่องกง — การผสานรวมทางเทคโนโลยีไม่ใช่แค่การอัปเกรดเครื่องมือ แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ ขั้นตอนต่อไปต้องประเมินความมั่นคงของ API และการจัดการอำนาจข้อมูล เพื่อให้สมดุลระหว่างประสิทธิภาพและความเสี่ยงด้านความสอดคล้อง

ตัวชี้วัดสำคัญในการประเมินต้นทุนและการเสี่ยงด้านความสอดคล้อง

แม้การนำดิงทอล์กมาใช้จะมีประสิทธิภาพด้านต้นทุน แต่สำนักงานกฎหมายในฮ่องกงต้องประเมินตัวชี้วัดด้านความสอดคล้องและการดำเนินงานห้าประการ: ความเข้ากันได้กับ GDPR และ PDPO อำนาจข้อมูล การเรียนรู้ของพนักงาน ระดับการรวมระบบไอที และกลยุทธ์การถอนตัว เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลมีทั้งประสิทธิภาพและความสอดคล้อง

• ความเข้ากันได้กับ GDPR/PDPO (น้ำหนัก 30%): ตามแบบจำลองของ Oxford Information Governance Lab หากระบบไม่สามารถทำ "การติดตามการตรวจสอบสองเขตอำนาจ" ได้ จะถูกหัก 2 คะแนน; ดิงทอล์กต้องพิสูจน์ว่าการออกแบบความเป็นส่วนตัวสอดคล้องกับมาตรา 4.1 ของ Personal Data (Privacy) Ordinance ของฮ่องกงและมาตรฐานการประมวลผลข้อมูลของสหภาพยุโรป
• อำนาจข้อมูล (น้ำหนัก 25%): หากเซิร์ฟเวอร์ตั้งอยู่ในจีนแผ่นดินใหญ่ จะได้ -2 คะแนน และหากกลไกการส่งข้ามพรมแดนไม่ใช้ช่องทางเข้ารหัส จะถูกหักอีก 1 คะแนน; แผนการใช้งานที่ได้คะแนนต่ำกว่า 6 คะแนนควรได้รับการประเมินใหม่
• เส้นโค้งการปรับตัวของพนักงาน (น้ำหนัก 15%): สำหรับหุ้นส่วนที่มีประสบการณ์การทำงานมากกว่า 15 ปี หากอัตราการอบรมสำเร็จต่ำกว่า 70% จะส่งผลต่อการคำนวณ KPI โดยรวม

ความมั่นคงของการเชื่อมต่อ API ระหว่างระบบนิเวศไอทีที่มีอยู่ เช่น LEAP หรือ Clio กับดิงทอล์กมีความสำคัญอย่างยิ่ง หากความเข้ากันได้ต่ำกว่า 80% จะทำให้กระบวนการหยุดชะงัก แนะนำให้ใช้รูปแบบ "การทดสอบแซนด์บอกซ์" โดยทดลองใช้ในแผนกคดีความเป็นเวลา 90 วัน และเฝ้าติดตามการเปลี่ยนแปลงของตัวชี้วัดหลัก เช่น อัตราการล่าช้าในการติดตามคดี ความถี่ในการร่วมมือด้านเอกสาร และจำนวนครั้งที่เข้าสู่ระบบล้มเหลว

ตามมาตรา 7.04 ของ Code of Conduct for Solicitors in Hong Kong แม้จะใช้เครื่องมือเทคโนโลยีจากภายนอก ความรับผิดชอบยังคงตกอยู่กับทนายความที่ปฏิบัติงาน ดังนั้น กลยุทธ์การถอนตัว (น้ำหนัก 20%) ต้องกำหนดกลไกการโอนย้ายข้อมูลและความสามารถในการลบข้อมูลอย่างถาวรให้ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการผูกมัดกับผู้ให้บริการ ควรมีการตรวจสอบความสอดคล้องทุก 30 วันในช่วงทดลอง โดยให้เจ้าหน้าที่ด้านความสอดคล้องลงนามรับรองบันทึก

แนวโน้มในอนาคตแสดงให้เห็นว่าสำนักงานกฎหมายข้ามชาติจะต้องการแพลตฟอร์ม SaaS ที่มี "เครื่องยนต์ความสอดคล้องแบบไดนามิก" — สามารถสลับกฎการกำกับดูแลข้อมูลโดยอัตโนมัติตามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของผู้ใช้ หากดิงทอล์กสามารถผสานกรอบความน่าเชื่อถือในท้องถิ่นได้ จะกลายเป็นปัจจัยสำคัญในการวางแผนเทคโนโลยีทางกฎหมายในภูมิภาคเอเชีย-แปซิฟิก

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!