ซอฟต์แวร์ DingTalk ทำให้ทนายความฮ่องกงเพิ่มประสิทธิภาพได้ถึง 40% เปลี่ยนแปลงระบบจัดการคดีอย่างสิ้นเชิง

ดิงติงปฏิรูปการจัดการทางกฎหมายในฮ่องกง

ดิงติงกำลังกลายเป็นหัวใจหลักของการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลในวงการกฎหมายของฮ่องกง โดยการผสานรวมการสื่อสารแบบทันที การจัดการงาน และการเก็บข้อมูลเพื่อความโปร่งใส แพลตฟอร์มนี้ได้เปลี่ยนกระบวนการทำงานเดิมที่กระจายอยู่ในอีเมลและเอกสารกระดาษให้กลายเป็นกระบวนการที่สามารถติดตามและตรวจสอบได้ครบวงจร จากรายงาน "หนังสือขาวด้านความร่วมมือองค์กร 2024" ของอาลีหยุน สำนักงานกฎหมายที่ใช้ดิงติงมีประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันภายในองค์กรเพิ่มขึ้นเฉลี่ย 40% การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างความโปร่งใสและความสามารถในการติดตามความรับผิดชอบต่อการให้บริการลูกค้า อีกทั้งยังกำหนดมาตรฐานใหม่สำหรับการจัดการทางกฎหมายในยุคปัจจุบัน

ฟีเจอร์หลักของดิงติงในการจัดการทางกฎหมายที่ฮ่องกง

ดิงติงทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางดิจิทัลระดับองค์กรสำหรับสำนักงานกฎหมายในฮ่องกง โดยประกอบด้วยโมดูลสำคัญ 5 ประการที่สร้างพื้นฐานของระบบนิเวศ LegalTech: การมอบหมายงานคดี, กระบวนการอนุมัติเอกสาร, การซิงค์กำหนดการ, การสื่อสารแบบเข้ารหัส และ การจัดเก็บข้อมูลตามข้อกำหนด ระบบสามารถแยกขั้นตอนการดำเนินคดีอย่างชาญฉลาดและกำหนดผู้รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ ทำให้อัตราการดำเนินงานสำเร็จเพิ่มขึ้นอย่างมาก สายการอนุมัติหลายชั้นช่วยลดเวลาเฉลี่ยในการอนุมัติจาก 58 ชั่วโมงเหลือเพียง 9.2 ชั่วโมง (ข้อมูลจากคดีล้มละลายของสำนักงานกฎหมายนานาชาติในฮ่องกง) การซิงค์กำหนดการรองรับ Google Calendar และ Outlook ช่วยป้องกันความผิดพลาดจากความแตกต่างของเขตเวลา ซึ่งได้รับการบรรจุไว้ในภาคผนวก B ของ “แนวทางการปฏิบัติด้านดิจิทัล” ของสมาคมทนายความฮ่องกงแล้ว

• การมอบหมายงานอัจฉริยะ: แดชบอร์ดโครงการแยกขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และส่งมอบงานให้กับหุ้นส่วนหรือทนายฝึกหัด
• สายการอนุมัติหลายชั้น: เส้นทางการตรวจสอบล่วงหน้ารับประกันความถูกต้องตามข้อกำหนด และลดระยะเวลาการรอคอยลงอย่างมาก

ทนายความใช้ดิงติงติดตามความคืบหน้าของคดีอย่างไร

ทนายความสามารถปรับแต่งแดชบอร์ดคดีในเมนู “โต๊ะทำงาน” ของดิงติง เพื่อติดตามความคืบหน้าของแต่ละคดีแบบเรียลไทม์ ระบบมีแม่แบบหลัก 4 แบบ ได้แก่ คดีความ, ธุรกรรม, คำปรึกษาทางกฎหมาย และ คดีอนุญาโตตุลาการ ครอบคลุมช่องข้อมูลสำคัญ เช่น ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด และสถานะการเซ็นชื่อ ตามผลสำรวจของสมาคมทนายความฮ่องกงในปี 2023 มีเพียง 37% ของสำนักงานกฎหมายขนาดเล็กและกลางที่ใช้ระบบจัดการเฉพาะทาง ดิงติงจึงเติมเต็มช่องว่างนี้ด้วยความง่ายในการเรียนรู้และการใช้งาน กรณีจำลองแสดงให้เห็นว่า ในคดีควบรวมข้ามประเทศ ระบบจะแจ้งเตือนล่วงหน้า 48 ชั่วโมงก่อนถึงจุดสำคัญ ทุกการสื่อสารและเวอร์ชันของเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว ป้องกันการขาดหายของข้อมูล และหลังปิดคดี แม่แบบยังสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ ส่งผลให้เพิ่มอัตราการนำความรู้และทรัพยากรไปใช้ซ้ำ

ข้อแตกต่างระหว่างดิงติงกับซอฟต์แวร์จัดการทางกฎหมายอื่น ๆ

เมื่อเทียบกับเครื่องมือดั้งเดิมอย่าง Clio หรือ LexisNexis ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของดิงติงคือโครงสร้างการสื่อสารแบบบูรณาการ ที่เชื่อมโยงการสื่อสารกับกระบวนการทำงานได้อย่างไร้รอยต่อ อินเตอร์เฟซใช้งานง่าย ผู้ใช้ใหม่ใช้เวลาเพียง 1.8 ชั่วโมงในการเรียนรู้ (Osterman Research, 2024) ซึ่งเร็วกว่า MyCase ที่ใช้เวลา 4.3 ชั่วโมง รองรับการป้อนเสียงภาษาแต้จิ๋วและการสลับไปยังภาษาจีนตัวเต็ม ซึ่งสอดคล้องกับพฤติกรรมการใช้งานในท้องถิ่น ด้านความสอดคล้องตามกฎหมาย ดิงติงเป็นไปตามข้อกำหนด PDPO และ GDPR พร้อมรับรองมาตรฐาน ISO/IEC 27001 มีความสามารถในการผสานรวมระบบนิเวศที่แข็งแกร่ง พร้อมฟีเจอร์อิเล็กทรอนิกส์ลายเซ็น (เช่น DocuSign) ซอฟต์แวร์บัญชี (Xero) และ API การชำระเงินในเขตทะเลสาบใหญ่ สร้างบริการแบบวงจรปิด ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งเฉลี่ย HK$2,800 ต่อผู้ใช้ต่อปี ต่ำกว่า TimeSolv ที่ HK$6,500 อย่างชัดเจน (Gartner, Q1 2025)

กลไกการรักษาความปลอดภัยข้อมูลลูกค้าของดิงติง

ดิงติงใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยสามชั้นเพื่อปกป้องข้อมูลลูกค้า ได้แก่ TLS 1.3 สำหรับการเข้ารหัสการส่งข้อมูล AES-256 สำหรับการเข้ารหัสข้อมูลขณะจัดเก็บ และ โมเดล RBAC สำหรับการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท การสื่อสารและเอกสารทั้งหมดได้รับการป้องกันแบบ end-to-end และรองรับฟีเจอร์ “อ่านแล้วหาย” พร้อมแจ้งเตือนเมื่อมีการถ่ายภาพหน้าจอ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเก็บข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ท้องถิ่นฮ่องกงได้ โดยไม่ส่งข้อมูลข้ามพรมแดนไปยังจีนแผ่นดินใหญ่โดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy) ฉบับที่ 486 แพลตฟอร์มนี้ได้รับการรับรอง ISO/IEC 27001 แล้ว และจากการทดสอบเจาะระบบโดยบุคคลที่สามในปี 2024 พบว่าอัตราการแก้ไขช่องโหว่ระดับสูงเกิน 98% ยังมีฟีเจอร์แจ้งเตือนเมื่อมีการแคปหน้าจอ และบัญชีผู้ใช้จะถูกปิดอัตโนมัติเมื่อพนักงานลาออก ช่วยป้องกันความเสี่ยงจากการรั่วไหลข้อมูลจากภายในองค์กร สร้างพื้นฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดระดับองค์กรสำหรับสำนักงานกฎหมายในฮ่องกง

ขั้นตอนการนำดิงติงมาใช้จริงสำหรับสำนักงานกฎหมายขนาดเล็กและกลาง

สำนักงานกฎหมายขนาดเล็กและกลางควรดำเนินการตาม 5 ขั้นตอนในการนำดิงติงมาใช้ ได้แก่ ประเมิน, ตั้งค่า, อบรม, ทดลองใช้ และ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนแรกควรประเมินจุดอ่อนของกระบวนการปัจจุบัน และเลือกใช้รุ่นมืออาชีพ (เหมาะกับทีมไม่เกิน 1,000 คน) การตั้งค่าระบบรวมถึงการสร้างโครงสร้างองค์กร การแบ่งสิทธิ์การเข้าถึง 3 ระดับ และการย้ายข้อมูลคดีไปยัง “ดิงพาเนล” โดยใช้เวลาเฉลี่ย 15 ชั่วโมง แนะนำให้จัดเวิร์กช็อปจำลองสองรอบเพื่ออบรมพนักงาน โดยเน้นการติดตามรายการงานและการอนุมัติเอกสารแบบดิจิทัล การทดลองใช้ควรดำเนินการ 4 สัปดาห์ เพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะและปรับความถี่ของการแจ้งเตือน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่ พนักงานต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยแต่งตั้ง “ผู้สนับสนุนดิจิทัล” มาสาธิต; การจัดเก็บไฟล์สับสน ควรกำหนดกฎการตั้งชื่อไฟล์ล่วงหน้า; การรบกวนจากข้อความจำนวนมาก ควรเปิดใช้ “โหมดโฟกัส” เพื่อควบคุมการแจ้งเตือนที่ไม่เร่งด่วน ปัจจัยสำคัญของความสำเร็จคือการผสานเครื่องมือนี้เข้ากับขั้นตอนการทำงานมาตรฐาน (SOP) ที่มีอยู่ (ความเห็นจากที่ปรึกษาไอที นายหลี่จื้อเฉียง)

1. ประเมินความต้องการ: วิเคราะห์จุดอ่อนของกระบวนการ และเปรียบเทียบความเหมาะสมของโซลูชัน
2. ตั้งค่าระบบ: สร้างโครงสร้างองค์กร นำเข้าข้อมูล และเชื่อมต่อกับปฏิทิน
3. อบรมพนักงาน: จัดเวิร์กช็อปจำลอง เพื่อลดช่องว่างการใช้งาน
4. ทดลองใช้งาน: ทดสอบ 4 สัปดาห์ รวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้
5. ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ปรับปรุงแนวทางตามข้อมูลจากแดชบอร์ด

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!