ทำไมคุณต้องการแอปจัดการบุคลากร

ทำไมคุณต้องการแอปจัดการบุคลากร จริงๆ แล้ว ถ้าคุณยังใช้ Excel ลงเวลาทำงาน ใช้กระดาษขอลา หรือเก็บสัญญาจ้างพนักงานไว้ในตู้เหล็ก ก็แปลว่าคุณอาจเป็นคนคลั่งความย้อนยุค หรือกำลังจะเกษียณเร็วๆ นี้แน่ๆ การจัดการบุคลากรแบบดั้งเดิมก็เหมือนกับการใช้ลูกคิดคำนวณข้อมูลขนาดใหญ่—ช้า ผิดง่าย และปวดหัวในไม่กี่นาที หากพลาดบันทึกข้อมูลเพียงเล็กน้อย ตอนสิ้นเดือนคำนวณเงินเดือนอาจต้องทำงานดึกดื่นทั้งคืน ใบลาหย่อนกองเป็นภูเขา จนเจ้าของร้านเองก็ต้องเข้าคิวรอให้อนุมัติ ที่แย่กว่านั้น ถ้าเอกสารสูญหาย อาจต้องไปอธิบายกับกรมแรงงานจนคอแห้งปากแตก

ในปัจจุบัน แอปจัดการบุคลากรคือพระเอกมาโปรด! ระบบลงเวลาทำงานอัตโนมัติ จ่ายเงินเดือนแค่คลิกเดียว ระบบลาออนไลน์ แม้แต่วันลาพักร้อนคงเหลือก็คำนวณให้อัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่ง "เดาเอา" ด้วยสมองมนุษย์ อีกต่อไป การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา แม้คุณจะไปทานข้าวที่มาเก๊า ก็ยังสามารถอนุมัติการลาผ่านโทรศัพท์มือถือได้ ฟังก์ชันวิเคราะห์ข้อมูลยังบอกคุณได้ว่าแผนกไหนล่วงเวลาเยอะที่สุด ทีมไหนมีอัตราการลาออกสูง เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ โดยไม่ต้องพึ่ง "ความรู้สึก" อีกต่อไป

ที่สำคัญที่สุดคือ ประหยัดเวลา ซึ่งก็เท่ากับประหยัดเงิน! เมื่องานเอกสารลดลง HR ก็สามารถโฟกัสที่การพัฒนาบุคลากร เจ้าของกิจการก็เปลี่ยนจาก "ผู้ตามแก้ปัญหา" เป็น "นักวางแผนกลยุทธ์" การใช้เทคโนโลยีบริหารทรัพยากรบุคคล คืออาวุธลับที่ทำให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมก้าวข้ามความยากลำบากได้ ใช่ไหมล่ะ?



ปัจจัยสำคัญในการเลือกแอปจัดการบุคลากร

ปัจจัยสำคัญในการเลือกแอปจัดการบุคลากร ก็เหมือนกับการเลือกคู่ชีวิต—ไม่ใช่แค่หน้าตาดี (ฟังก์ชันเยอะ) เท่านั้น แต่ต้องนิสัยเข้ากัน น่าเชื่อถือ (เสถียร ปลอดภัย) และที่สำคัญที่สุดคืออย่าทำให้คุณปวดหัว (ใช้งานง่าย)! ขั้นแรก ตรวจสอบว่าอินเตอร์เฟซใช้งานง่ายไหม ถ้าแอปนั้นซับซ้อนราวกับควบคุมยานอวกาศ ต้องถามฝ่ายไอทีตลอดเวลา ก็เหมือนกับการจ้าง "ปัญหา" เข้ามาทำงานในบริษัท แอปที่ดีควรใช้งานง่าย แม้แต่พนักงานใหม่ที่เพิ่งตื่นนอนมาก็สามารถขอลาได้ด้วยตนเอง

ประการที่สอง ต้องมีฟังก์ชันครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการลงเวลาทำงาน การคำนวณเงินเดือน ระบบการลา การติดตามวันลาพักร้อน การประเมินผลการทำงาน... ทั้งหมดนี้ควรทำได้ในแอปเดียว อย่าให้คุณต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ 5 แห่ง จนต้องกลัวว่าจะพลาดข้อมูล เพราะพนักงานฮ่องกงนั้นจู้จี้เรื่องวันลาพักร้อนและวันลาป่วยมาก การจดบันทึกผิดเพียงเล็กน้อย ก็อาจกลายเป็น "วิกฤติทรัพยากรบุคคล" ได้!

ประการที่สาม อย่ามองข้ามความปลอดภัยของข้อมูล คนฮ่องกงให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัว GDPR และพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของฮ่องกงไม่ใช่เรื่องเล่นๆ ต้องเลือกแอปที่มีระบบเข้ารหัสข้อมูล มีการสำรองข้อมูลเป็นประจำ และเป็นไปตามกฎหมายท้องถิ่น เพื่อไม่ต้องมาคอยกลัวว่าข้อมูลพนักงานจะกลายเป็น "ข้อมูลสาธารณะ" อย่างกะทันหัน

สุดท้าย ต้องพิจารณาเรื่องราคาและการสนับสนุนลูกค้าด้วย ถูกไม่จำเป็นต้องดี แต่แพงก็ไม่ได้แปลว่าดีเสมอไป ควรมีบริการสนับสนุนภาษาคาโต้ (กวางตุ้ง) 24/7 อย่าให้เวลาเกิดปัญหาต้องเขียนอีเมลภาษาอังกฤษรอสามวันถึงจะมีคนตอบกลับ—พอถึงตอนนั้นเจ้าของกิจการอาจอยากโยนโทรศัพท์มือถือออกไปนอกหน้าต่างไปแล้ว!



แอปจัดการบุคลากรที่แนะนำ

จัดการเรื่องบุคลากรให้ราบรื่น ไม่ต้องพึ่ง Excel และปากกาอีกต่อไป! ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงต้องเผชิญกับปัญหาขาดแคลนแรงงาน ชั่วโมงทำงานซับซ้อน และต้องจ่ายกองทุนบำเหน็จบำนาญ (MPF) ตรงเวลา จนแทบจะวิงเวียนศีรษะ สบายใจได้ เพราะตอนนี้มีเทคโนโลยีมาช่วยแล้ว—ต่อไปนี้คือรายชื่อแอปจัดการบุคลากรที่จะพาคุณจาก "นรกของงานเอกสาร" ไปสู่ "สรวงสวรรค์แห่งระบบอัตโนมัติ"

BambooHR เหมือนกับพนักงานฝ่ายธุรการคนแรกของบริษัทคุณ ขยันและฉลาด ใช้ได้ดีเยี่ยมสำหรับธุรกิจเริ่มต้นและธุรกิจขนาดเล็ก อินเตอร์เฟซสะอาดตาเหมือน Apple Store พนักงานใหม่สามารถกรอกข้อมูลเองได้โดยไม่ยาก ระบบลงเวลาทำงาน การลา การเข้าทำงาน จัดการได้ในคลิกเดียว แถมยังมีเตือนวันเกิด ทำให้เจ้าของกิจการสามารถมอบเค้กเล็กๆ เพื่อสร้างความประทับใจให้พนักงานได้

ถ้าบริษัทขยายใหญ่ขึ้น กระบวนการซับซ้อนราวกับเขาวงกต Workday คือผู้ช่วยระดับสูงของคุณ ไม่ใช่แค่จัดการเรื่องบุคลากรเท่านั้น แต่ยังจัดการด้านการเงินและการวางแผนกลยุทธ์ได้ด้วย และสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับโครงสร้างองค์กรของคุณได้อย่างยืดหยุ่น ราวกับครูสอนโยคะ

งบประมาณจำกัด? Zoho People ราคาถูกแต่ฟังก์ชันไม่ลด ไม่ว่าจะลงเวลาทำงาน การอนุมัติ การประเมินผล ครบถ้วนทุกอย่าง แถมยังรองรับอินเตอร์เฟซภาษาจีน แม้แต่พนักงานบัญชีรุ่นป้าก็ใช้ได้

กลัวจ่ายเงินเดือนผิด? Gusto เชี่ยวชาญเฉพาะด้านนี้ คำนวณภาษีอัตโนมัติ จ่าย MPF ออกสลิปเงินเดือน และยังให้พนักงานตรวจสอบประวัติการเงินด้วยตนเอง (self-service) ทั้งประหยัดเวลา และยังทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างดีขึ้นอีกด้วย



วิธีนำแอปจัดการบุคลากรมาใช้งานอย่างประสบความสำเร็จ

วิธีนำแอปจัดการบุคลากรมาใช้งานอย่างประสบความสำเร็จ เจ้าของกิจการหลายคนคิดว่าซื้อแอปมาแล้วก็เท่ากับจัดการเรื่องบุคลากรเสร็จสิ้น แล้วก็คิดจะเลิกงานไปดื่มชารีบๆ แต่ความจริงคือ แม้คุณจะเลือกแอปที่ดีแค่ไหน ถ้าไม่รู้วิธีใช้ ไม่รู้วิธีนำไปปฏิบัติ ก็อาจกลายเป็นสิ่งที่คนอื่นเรียกว่า "ต่อเลโก้เทคโนโลยี"—ดูไฮเทคแต่ใช้งานติดขัดสารพัด! เพราะฉะนั้น เราต้องจริงจังกันสักหน่อย มาดูกันว่าจะทำอย่างไรให้แอปเปลี่ยนจาก "พูดลอยๆ" เป็น "รากฝังลึก"

ขั้นตอนแรก ทำการวิเคราะห์ความต้องการ อย่าตามกระแส ได้ยินคนอื่นใช้ Gusto แล้วก็ใช้ตาม ต้องรู้ให้ชัดว่าบริษัทคุณมีพนักงานกี่คน ส่วนไหนที่ปวดหัวที่สุด—เป็นเพราะจ่ายเงินเดือนช้า หรือกระบวนการขอลาซับซ้อน? เป้าหมายต้องชัดเจน ถึงจะเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมได้ ขั้นตอนที่สอง เลือกผู้ให้บริการและทดลองใช้ จำไว้ว่า ช่วงทดลองใช้ฟรีไม่ใช่ไว้ให้คุณเก็บไว้ตกแต่ง ต้องลองใช้จริงๆ กับฟังก์ชัน payroll การลา การลงเวลาทำงาน จนกระทั่งไม่มีอะไรหลบเลี่ยงได้!

ขั้นตอนที่สาม อบรมพนักงาน อย่าคิดว่าคนรุ่นใหม่จะ "เสียบปลั๊กก็ใช้ได้ทันที" เพราะจริงๆ แล้วหลายคนกลัวระบบใหม่ จัดเวิร์กชอปสนุกๆ สลับกับรางวัลเล็กๆ เช่น "พนักงานคนแรกที่ส่งใบลาทางอิเล็กทรอนิกส์สำเร็จ รับนมเย็นหนึ่งแก้ว" แรงจูงใจจะเพิ่มขึ้นทันที! สุดท้าย ตรวจสอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สอบถามความเห็นพนักงานเป็นระยะ ดูว่าฟังก์ชันไหนใช้ไม่สะดวก จุดไหนสามารถทำให้ง่ายขึ้น เทคโนโลยีไม่ใช่เรื่อง "ทำครั้งเดียวจบ" แต่ต้องพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ถึงจะช่วยให้ธุรกิจคุณ "อัปเกรด" ได้จริง!



กรณีศึกษา: การประยุกต์ใช้แอปจัดการบุคลากรอย่างประสบความสำเร็จ

กรณีศึกษา: การประยุกต์ใช้แอปจัดการบุคลากรอย่างประสบความสำเร็จ

พูดถึงวิธี "เลือก" แอปจัดการบุคลากรที่ดีแล้ว มาฟังเรื่องจริงของผู้ใช้งานในพื้นที่กันบ้างดีกว่า บริษัทสตาร์ทอัพรายแรก ขาดแคลนแรงงานจนเจ้าของต้องมาถ่ายเอกสาร A4 เอง งานธุรการล้นมือเหมือนต้องวิ่งมาราธอนทุกวัน หลังจากนำ BambooHR มาใช้ ข้อมูลพนักงาน การขอลา การเข้าทำงาน ทั้งหมดกลายเป็นระบบอัตโนมัติ มีแดชบอร์ดแสดงข้อมูลอย่างชัดเจน เจ้าของกิจการจึงก้าวขึ้นจาก "ผู้ตามดับไฟ" เป็น "ที่ปรึกษากลยุทธ์" ได้สำเร็จ ที่น่าทึ่งที่สุดคือ ความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้น 20% เพราะไม่ต้องทวงการอนุมัติผ่านกลุ่ม WhatsApp อีกต่อไป!

บริษัทโลจิสติกส์ขนาดกลางรายที่สอง มีโครงสร้างซับซ้อนจน HR เองยังแยกไม่ออกว่าใครสังกัดแผนกไหน พวกเขาเลือกใช้ Workday ไม่เพียงสามารถกำหนดโครงสร้างค่าตอบแทนและเส้นทางการเลื่อนตำแหน่งได้อย่างละเอียด แต่ยังรวมระบบการเงินไว้ด้วย ทำให้วางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์และทรัพยากรได้พร้อมกัน ผลคือ ความแม่นยำในการวิเคราะห์ต้นทุนแรงงานเพิ่มขึ้น 35% ทำให้เกิดปรากฏการณ์ "คนกับเงินเดินคู่กัน"

สตูดิโอออกแบบที่มีพนักงานน้อยกว่าสิบคน งบจำกัดแต่ไม่อยากให้ระบบบริหารกลายเป็น "กล่องดำ" Zoho People ช่วยให้พวกเขาจัดการเรื่องลงเวลาทำงาน การประเมินผล และเอกสารทั้งหมดในระบบเดียว ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านธุรการเกือบ 8,000 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อเดือน และยังช่วยกำจัดวัฒนธรรม "แกล้งป่วยแลกใบรับรองแพทย์" ไปได้ด้วย

สุดท้าย บริษัทเทคโนโลยีการเงินที่มีสวัสดิการหลากหลาย ใช้ Gusto จัดการเรื่องกองทุนบำเหน็จบำนาญ (MPF) ภาษี และประกันสุขภาพอัตโนมัติ แม้แต่วันเกิดพนักงาน ระบบก็ส่งอีการ์ดอัตโนมัติ อบอุ่นและเป็นระบบ—แสดงให้เห็นว่า เทคโนโลยีก็สามารถมี "หัวใจ" ได้เช่นกัน



We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!