Tại sao bạn cần một ứng dụng quản lý nhân sự

Tại sao bạn cần một ứng dụng quản lý nhân sự? Nói thật đi, nếu bạn vẫn đang dùng Excel để chấm công, viết đơn xin nghỉ phép bằng tay, hay cất hợp đồng nhân viên trong tủ sắt, thì bạn không phải quá hoài cổ, chính là đang chuẩn bị nghỉ hưu sớm rồi! Cách quản lý nhân sự truyền thống giống như dùng bàn tính để xử lý dữ liệu lớn – chậm, dễ sai, và chỉ vài phút là đầu đã nổ đom đóm. Ghi chép thủ công bỏ sót một chút, đến cuối tháng tính lương có khi phải thức trắng đêm; đơn xin nghỉ chất đống như núi, khiến sếp cũng phải xếp hàng chờ duyệt. Tồi tệ hơn, nếu hồ sơ bị mất, khả năng cao bạn sẽ phải giải trình tới mức khô cổ với cơ quan lao động.

Giờ đây, các ứng dụng quản lý nhân sự thực sự như vị cứu tinh xuất hiện! Chấm công tự động, trả lương một cú nhấp, hệ thống xin nghỉ điện tử, số dư ngày nghỉ phép được tính tự động, không còn phải "đoán mò" bằng trí não nữa. Lưu trữ đám mây giúp dữ liệu truy cập mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi bạn đang ăn tối ở Macau, vẫn có thể duyệt đơn nghỉ trên điện thoại. Tính năng phân tích dữ liệu còn cho bạn biết bộ phận nào làm thêm giờ nhiều nhất, đội nhóm nào tỷ lệ nghỉ việc cao, hỗ trợ ra quyết định chính xác, thay vì dựa vào "cảm giác" để quản lý con người.

Quan trọng nhất là tiết kiệm thời gian cũng chính là tiết kiệm tiền! Giảm khối lượng giấy tờ, nhân sự có thể tập trung vào phát triển nhân tài, sếp cũng thoát khỏi vai trò “đội cứu hỏa” để trở thành nhà chiến lược. Dùng công nghệ quản lý nhân sự mới chính là vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ vượt lên, đúng không?



Các yếu tố quan trọng khi chọn ứng dụng quản lý nhân sự

Các yếu tố quan trọng khi chọn ứng dụng quản lý nhân sự, giống như chọn bạn đời – không chỉ cần đẹp (nhiều chức năng), mà còn phải tính cách hợp, đáng tin cậy (ổn định, an toàn), quan trọng nhất là không gây phiền toái (dễ dùng)! Trước tiên, hãy xem giao diện người dùng có thân thiện không. Nếu ứng dụng phức tạp như bảng điều khiển tàu vũ trụ, lúc nào cũng phải hỏi đồng nghiệp IT mới thao tác được, vậy chẳng khác nào mời một “rắc rối” về công ty? Ứng dụng lý tưởng nên trực quan, dễ hiểu, nhân viên mới ngủ một giấc dậy vẫn tự mình xin nghỉ phép được.

Thứ hai, chức năng phải đầy đủ. Chấm công, tính lương, hệ thống xin nghỉ, theo dõi ngày nghỉ phép, đánh giá hiệu suất... tất cả đều phải làm được trong một ứng dụng, đừng bắt bạn nhảy qua nhảy lại giữa 5 nền tảng, lúc nào cũng lo sợ bỏ sót dữ liệu. Đặc biệt người lao động Hồng Kông rất nghiêm khắc với ngày nghỉ phép và nghỉ ốm, sai sót dù chỉ một phần nhỏ cũng có thể gây ra “cuộc khủng hoảng nhân sự”!

Thứ ba, tuyệt đối không được lơ là an toàn dữ liệu. Người Hồng Kông rất coi trọng quyền riêng tư, GDPR và Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân không phải chuyện đùa. Phải chọn ứng dụng có công nghệ mã hóa, sao lưu định kỳ, tuân thủ quy định địa phương, tránh tình trạng dữ liệu nhân viên bỗng dưng trở thành “thông tin công khai”.

Cuối cùng, giá cả và hỗ trợ khách hàng cũng phải tính đến. Rẻ chưa chắc đã tốt, nhưng đắt cũng không có nghĩa là hay. Tốt nhất là có hỗ trợ tiếng Quảng Đông 24/7, đừng mỗi lần gặp sự cố lại phải viết email bằng tiếng Anh rồi chờ ba ngày mới có người phản hồi – lúc đó sếp có lẽ đã muốn ném chiếc điện thoại ra ngoài cửa sổ rồi!



Các ứng dụng quản lý nhân sự được đề xuất

Quản lý nhân sự hiệu quả, không cần phải dựa vào Excel hay bút giấy nữa! Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông đối mặt với tình trạng thiếu nhân lực, thời gian làm việc phức tạp, đóng góp MPF đúng hạn, thực sự dễ chóng mặt hoa mắt. Nhưng đừng lo, cứu tinh công nghệ đã đến – những ứng dụng quản lý nhân sự sau đây đảm bảo đưa bạn từ “địa ngục thủ công” bay thẳng lên “thiên đường tự động”.

BambooHR giống như nhân viên hành chính đầu tiên của công ty bạn, chăm chỉ và thông minh, hoàn hảo cho doanh nghiệp khởi nghiệp và quy mô nhỏ. Giao diện sạch sẽ như Apple Store, nhân viên mới tự nhập liệu cũng không khó khăn, chấm công, nghỉ phép, quy trình nhập việc đều một chạm搞定, thậm chí còn có nhắc sinh nhật, sếp có thể nhẹ nhàng tặng bánh kem để gắn kết nhân tâm.

Nếu công ty lớn hơn, quy trình phức tạp như mê cung, Workday chính là quản gia cấp cao của bạn. Không chỉ xử lý nhân sự, Workday còn quản lý tài chính, lập kế hoạch chiến lược, có thể tùy chỉnh theo cấu trúc công ty bạn, linh hoạt như huấn luyện viên yoga.

Ngân sách hạn chế? Zoho People giá rẻ nhưng chức năng không hề “rút gọn”, chấm công, phê duyệt, đánh giá hiệu suất đều đầy đủ, lại hỗ trợ giao diện tiếng Trung, kế toán “bà chị trung niên” cũng dùng được dễ dàng.

Sợ nhất là sai sót khi trả lương? Gusto chuyên trị phần này, tự động tính thuế, đóng MPF, phát phiếu lương, còn cho phép nhân viên tự tra cứu dữ liệu, tiết kiệm thời gian và cải thiện mối quan hệ lao động hài hòa.



Cách triển khai ứng dụng quản lý nhân sự thành công

Cách triển khai ứng dụng quản lý nhân sự thành công, không ít ông chủ nghĩ rằng mua được ứng dụng là xong việc nhân sự, tưởng tượng có thể về sớm uống trà. Nhưng thực tế, dù bạn chọn ứng dụng tuyệt vời đến đâu, nếu không biết cách dùng, không biết triển khai, rất dễ trở thành thứ mà người ta gọi là “chồng công nghệ” – nhìn thì hiện đại, nhưng thực tế gây cản trở đủ đường! Vì vậy lần này chúng tôi sẽ nghiêm túc hướng dẫn bạn cách biến ứng dụng từ “lý thuyết suông” thành “hiện thực hóa”.

Bước đầu tiên, thực hiện phân tích nhu cầu, đừng chạy theo phong trào thấy người ta dùng Gusto thì mình dùng, cần hiểu rõ công ty mình có bao nhiêu nhân viên, vấn đề đau đầu nhất là gì – là trả lương chậm hay quy trình xin nghỉ rắc rối? Mục tiêu rõ ràng mới chọn được công cụ phù hợp. Bước thứ hai, chọn nhà cung cấp và dùng thử, nhớ kỹ: thời gian dùng thử miễn phí không phải để trưng bày, hãy thử nghiệm thật sự các chức năng như payroll, xin nghỉ, chấm công, thử đến mức họ không thể giấu khuyết điểm!

Bước thứ ba, đào tạo nhân viên, đừng nghĩ người trẻ sẽ “cắm điện là chạy”, thực tế nhiều người vẫn sợ hệ thống mới. Hãy tổ chức các buổi workshop vui vẻ, kèm phần thưởng nhỏ, ví dụ “nhân viên đầu tiên gửi thành công đơn xin nghỉ điện tử sẽ được tặng một ly trà sữa”, động lực sẽ tăng ngay lập tức! Cuối cùng, giám sát và cải tiến liên tục, định kỳ thu thập ý kiến nhân viên, xem chức năng nào dùng còn vướng, chỗ nào có thể đơn giản hóa. Công nghệ không phải một lần làm xong, mà cần liên tục cải tiến, mới thật sự giúp doanh nghiệp bạn “lên level”!



Nghiên cứu điển hình: Ứng dụng thành công của ứng dụng quản lý nhân sự

Nghiên cứu điển hình: Ứng dụng thành công của ứng dụng quản lý nhân sự

Nói xong cách “rước về” một ứng dụng nhân sự tốt, hãy nghe vài câu chuyện thật tại địa phương về việc “dùng hiệu quả” nhé? Nhân vật đầu tiên là một công ty khởi nghiệp, nhân lực căng thẳng đến mức sếp phải tự photo A4, công việc hành chính nhiều như chạy marathon mỗi ngày. Sau khi áp dụng BambooHR, thông tin nhân viên, đơn xin nghỉ, quy trình nhập việc đều tự động hóa, thêm bảng điều khiển trực quan, sếp cuối cùng cũng từ “đội trưởng cứu hỏa” thăng cấp thành “quân sư chiến lược”. Đáng kinh ngạc nhất là mức độ hài lòng của nhân viên tăng 20%, vì xin nghỉ phép không còn phải van xin trong nhóm WhatsApp nữa!

Nhân vật thứ hai là một doanh nghiệp logistics quy mô trung bình, cơ cấu phức tạp đến mức HR nội bộ còn không phân biệt được ai thuộc bộ phận nào. Họ chọn Workday, không chỉ tùy chỉnh sâu cấu trúc lương thưởng và lộ trình thăng tiến, mà còn tích hợp hệ thống tài chính, đạt được kế hoạch đồng bộ nhân lực và tài nguyên. Kết quả, độ chính xác trong phân tích chi phí nhân sự tăng 35%, thực sự đạt đến cảnh giới “người và tiền hợp nhất”.

Nhân vật thứ ba là một studio thiết kế dưới mười người, ngân sách hạn chế nhưng không muốn quản lý trở thành “hộp đen”. Zoho People giúp họ dùng giải pháp giá rẻ để tích hợp chấm công, đánh giá hiệu suất và quản lý tài liệu, mỗi tháng tiết kiệm gần 8.000 đô la Hồng Kông chi phí hành chính, đồng thời loại bỏ luôn văn hóa “giả giấy khám bệnh”.

Cuối cùng, một công ty công nghệ tài chính với nhiều phúc lợi nhờ Gusto tự động xử lý MPF, thuế và bảo hiểm y tế, ngay cả sinh nhật nhân viên cũng có hệ thống tự động gửi thiệp điện tử, vừa ấm áp vừa ngăn nắp – hóa ra công nghệ cũng có thể mang “tình người”.



We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!