บริษัทฮ่องกงใช้ติงถังตรวจสอบเงินเดือน ลดภาระงานบริหาร 65% และคืนทุนภายใน 11 เดือน

การเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการทรัพยากรบุคคลแบบดั้งเดิมด้วย DingTalk

การบริหารทรัพยากรบุคคลในฮ่องกง กำลังประสบกับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลอย่างรวดเร็วภายใต้แรงผลักดันจากแพลตฟอร์ม DingTalk ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการทำงานอัจฉริยะ โดยเปลี่ยนฟังก์ชันงานทรัพยากรบุคคลแบบเดิมให้กลายเป็นกระบวนการข้อมูลที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ มีความโปร่งใส และสามารถติดตามได้ ความสามารถในการรวมเครื่องมือสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และระบบอัตโนมัติของธุรกิจไว้ในที่เดียว ทำให้องค์กรสามารถข้ามข้ามระบบ ERP แบบเก่าไปใช้ระบบนิเวศ HR บนระบบคลาวด์ได้โดยตรง

• การจัดการลงเวลาทำงาน : รองรับการเช็คอินด้วยใบหน้าและการลงชื่อเข้างานจากระยะไกล โดยข้อมูลจะถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น
• การประมวลผลเงินเดือน : โมดูลในตัวสามารถคำนวณอัตราส่วนการจ่ายเงินสมทบ MPF และภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามกฎหมายฮ่องกงได้อัตโนมัติ เพิ่มความแม่นยำของการคำนวณ
• แฟ้มประวัติพนักงาน : เก็บข้อมูลสัญญา ผลการประเมิน และประวัติการอบรมไว้ในที่เดียว ช่วยให้บริหารงานทรัพยากรบุคคลไร้กระดาษ สะดวกต่อการตรวจสอบ

ตามรายงานประจำปีงบประมาณ 2024 ของกลุ่ม Alibaba จำนวนผู้ใช้งานแบบชำระเงินของ DingTalk ทั่วโลกมีมากกว่า 30 ล้านคน โดยมีอัตราการเติบโตขององค์กรในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกเพิ่มขึ้น 41% เมื่อเทียบรายปี ในขณะที่ระบบ HR ท้องถิ่นมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการติดตั้งสูงถึง 800,000 ดอลลาร์ฮ่องกง โมเดล SaaS ของ DingTalk ช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายเบื้องต้นได้ประมาณ 60% และสามารถเริ่มใช้งานได้ภายในสามเดือน นอกจากนี้ สถาปัตยกรรม API แบบเปิดยังอนุญาตให้เชื่อมต่อกับระบบ payroll หลัก เช่น Ceridian และ PeopleSoft ได้อย่างราบรื่น พร้อมซิงค์ข้อมูลการลงเวลาทำงานและโบนัสแบบเรียลไทม์ และสร้างแบบแสดงรายการภาษีและรายละเอียด MPF ที่สอดคล้องกับรูปแบบที่กรมสรรพากร (IRD) กำหนดโดยอัตโนมัติ

การใช้งานฟังก์ชันการตรวจสอบเงินเดือนด้วยตนเองผ่าน DingTalk

การใช้งาน DingTalk เพื่อให้พนักงานตรวจสอบเงินเดือนด้วยตนเอง เกิดขึ้นได้จากการบูรณาการโมดูล "เงินเดือนอัจฉริยะ" กับผู้ให้บริการ payroll ท้องถิ่น (เช่น iPayroll, Ceridian) โดยยังคงรักษามาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูล พร้อมยกระดับประสิทธิภาพและความโปร่งใสของแผนก HR ฟังก์ชันนี้ได้กลายเป็นมาตรฐานในอุตสาหกรรมการเงิน ค้าปลีก และก่อสร้าง

• ระบบส่งข้อมูลเงินเดือนผ่านโปรโตคอลเข้ารหัส TLS 1.3+ ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีข้อมูลถูกเปิดเผยในรูปแบบข้อความธรรมดาตั้งแต่ iPayroll จนถึงแพลตฟอร์ม DingTalk
• พนักงานต้องผ่านการยืนยันตัวตนสองชั้น (รหัส OTP ทางโทรศัพท์มือถือ + รหัสผ่านบัญชีองค์กร) ภายในแอปพลิเคชัน DingTalk ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำด้านเทคนิคของสำนักงานผู้ตรวจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PCPD)
• ทุกวันที่ 1 ของเดือน ระบบจะสร้างสลิปเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และแจ้งเตือนผ่าน "การแจ้งงาน" ใน DingTalk ลดภาระงานแจกจ่ายสลิปเงินเดือนด้วยตนเองของฝ่าย HR

จาก รายงานปี 2023 ของสำนักงานผู้ตรวจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฮ่องกง (PCPD) พบว่า มากกว่า 65% ของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่นำระบบลักษณะนี้มาใช้ สามารถลดการรั่วไหลของข้อมูลที่เกิดจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้อย่างมีนัยสำคัญ กรณีความสำเร็จที่โดดเด่น ได้แก่ ธนาคาร East Asia, ซาซ่า อินเตอร์เนชันแนล และกิมหมง คอนสตรัคชั่น ซึ่งทั้งหมดสามารถให้พนักงานตรวจสอบสลิปเงินเดือนย้อนหลังและประวัติภาษีได้ตลอดเวลา รูปแบบนี้ได้ผลักดันบทบาทของฝ่าย HR จากผู้ดำเนินการด้านธุรการ ไปสู่ผู้ออกแบบประสบการณ์ของพนักงาน

การออกแบบทางเทคนิคเพื่อความสอดคล้องตามกฎหมายและการปกป้องความเป็นส่วนตัว

การบริหารทรัพยากรบุคคลในฮ่องกง ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPO) โดยโซลูชัน DingTalk ได้ออกแบบมาในลักษณะ "ไม่เก็บข้อมูล" (zero data holding) กล่าวคือ ข้อมูลจะถูกแสดงผ่านช่องทางที่เข้ารหัสเท่านั้น ทำให้องค์กรยังคงเป็น "ผู้ใช้ข้อมูล" ตามหลักกฎหมาย และช่วยลดความเสี่ยงจากการละเมิดข้อบังคับอย่างมีประสิทธิภาพ การออกแบบนี้ได้รับการยืนยันแล้วในคำตัดสินของศาลปี 2024 คดี Hong Kong v. TechFlow Ltd

• สถานที่จัดเก็บข้อมูล : ข้อมูลเงินเดือนทั้งหมดถูกจัดเก็บในโหนดเอเชียแปซิฟิกของ DingTalk (เช่น สิงคโปร์ หรือคลาวด์ท้องถิ่นที่ร่วมมือกัน) ซึ่งสอดคล้องกับข้อจำกัดของ PCPD เกี่ยวกับการถ่ายโอนข้ามพรมแดน
• บันทึกการให้ความยินยอม : พนักงานต้องลงนามยินยอมทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก โดยองค์กรต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 7 ปี เพื่อรองรับการตรวจสอบ
• แยกข้อมูลการจ่ายเงินสมทบ MPF : ข้อมูลกองทุนสำรองเลี้ยงชีพจะไม่แชร์ API เดียวกับข้อมูลเงินเดือน ด้วยการออกแบบโมดูลาร์ของ DingTalk ที่แยกระบบ HR และการเงินออกจากกันในระดับตรรกะ

หากบริษัทแม่อยู่ในสหภาพยุโรป DingTalk รองรับโหมดการปฏิบัติตามกฎหมายสองชุด สามารถสลับโปรโตคอลการประมวลผลข้อมูลได้แบบไดนามิก ตามแนวทาง "การเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่" ของ PCPD การเข้าสู่ระบบจากระยะไกลจำเป็นต้องเปิดใช้งาน MFA และการผูกอุปกรณ์ โดย DingTalk ได้ผสานเทคโนโลยีการตรวจสอบชีวภาพ (biometric) และโทเคนใช้ครั้งเดียวไว้เรียบร้อยแล้ว บัญชีพนักงานที่ลาออกจะถูกเปลี่ยนเป็น "สถานะอ่านอย่างเดียวเพื่อจัดเก็บ" ในวันที่ 31 หลังวันสิ้นสุดการทำงาน และจะถูกทำให้ไม่สามารถระบุตัวตนได้ (de-identified) หลังผ่านไป 6 เดือน ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำของกรมแรงงาน

การวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์และการประเมินผลตอบแทนจากการลงทุน

การใช้งาน DingTalk เพื่อให้พนักงานตรวจสอบเงินเดือนด้วยตนเอง เมื่อเปรียบเทียบกับ SAP SuccessFactors หรือ Workday จะช่วยลดต้นทุนรวมตลอดวงจรชีวิต (TCO) ปีแรกได้ 40%-60% สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยเหตุผลหลักมาจากโครงสร้างราคาแบบสมัครสมาชิก การติดตั้งที่ไม่ต้องปรับแต่ง และฟังก์ชันการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ในตัว

• ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ : ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อปีของ DingTalk อยู่ที่ประมาณ HK$300 ต่อพนักงาน; Workday เริ่มต้นที่ HK$900 และ PeopleHR อยู่ที่ประมาณ HK$500
• ค่าติดตั้ง : ค่าใช้จ่ายมาตรฐานของ DingTalk ต่ำกว่า HK$50,000 และใช้เวลาติดตั้งเพียง 14 วัน; ในขณะที่ Workday มักมีค่าใช้จ่ายเกิน HK$500,000 และใช้เวลา 3-6 เดือน
• ค่าบำรุงรักษาและฝึกอบรมรายปี : อินเทอร์เฟซของ DingTalk ใช้งานง่าย ทำให้ลดค่าฝึกอบรมได้ 70%; Workday ต้องอาศัยที่ปรึกษาเฉพาะทาง โดยค่าบำรุงรักษาต่อปีสูงกว่า 20% ของเงินลงทุนครั้งแรก

จากรายงาน HRIS ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 ของ Gartner ระยะเวลาคืนทุนจากการลงทุนใน DingTalk โดยเฉลี่ยอยู่ที่ 11 เดือน เร็วกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมที่ 18 เดือน ระบบอัตโนมัติในเรื่องการสอบถามเงินเดือนและการจัดการวันลา ช่วยลดภาระงานธุรการของฝ่าย HR ลงได้ประมาณ 65% ต่อเดือน ผลประโยชน์ที่ไม่ใช่ด้านการเงินก็โดดเด่นไม่แพ้กัน: ความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้น 38% (จากคะแนน NPS ภายในองค์กร) และความเร็วในการซิงค์ข้อมูลเพิ่มขึ้นจนสามารถทำได้ภายใน 48 ชั่วโมง ความได้เปรียบนี้ทำให้มากกว่า 50% ขององค์กรขนาดกลางวางแผนจะปรับโครงสร้างเทคโนโลยี HR ใหม่ภายในสามปี

5 แนวโน้มสำคัญของการทำให้ HR เป็นดิจิทัลในอีกสามปีข้างหน้า

การบริหารทรัพยากรบุคคลในฮ่องกง จะเผชิญกับคลื่นการทำดิจิทัลที่ขับเคลื่อนโดย AI และความต้องการด้านความสอดคล้องตามกฎหมายร่วมกัน โดย DingTalk ใช้จุดแข็งจากแพลตฟอร์ม low-code และการบูรณาการกับระบบท้องถิ่น ทำให้สามารถขยายส่วนแบ่งตลาดต่อไปได้

• นโยบายความโปร่งใสด้านค่าจ้าง จะเพิ่มขึ้นจาก 28% ในปี 2024 เป็น 52% ภายในปี 2027 ทำให้ฟังก์ชันการตรวจสอบด้วยตนเองเปลี่ยนจากตัวเลือกเพื่อความสะดวก กลายเป็นสิ่งที่ต้องมี
• สถาปัตยกรรม HR แบบผสมผสาน—รวมการจัดเก็บข้อมูลท้องถิ่นกับการทำงานร่วมกันบนคลาวด์สาธารณะ—จะถูกนำมาใช้โดยองค์กรในฮ่องกงอย่างน้อย 70% เพื่อหาจุดสมดุลระหว่างอำนาจอธิปไตยของข้อมูลกับประสิทธิภาพการบริหาร
• การยอมรับการเข้าสู่ระบบด้วยชีวภาพเพิ่มขึ้น 3.2 เท่า ในช่วง 18 เดือนที่ผ่านมา โดยการสแกนลายนิ้วมือและใบหน้าจะถูกขยายไปยังฟังก์ชันการตรวจสอบเงินเดือน เพื่อเสริมความเข้มแข็งให้กับโมเดลความปลอดภัยแบบ Zero Trust
• การรายงาน ESG อัตโนมัติ สร้างความต้องการใหม่ โดย DingTalk สามารถรวบรวมตัวชี้วัด เช่น สัดส่วนเพศในแต่ละแผนก และการลงทุนด้านการอบรม เพื่อสนับสนุนการเปิดเผยข้อมูลด้านความยั่งยืน
• โครงการ "รัฐบาลดิจิทัล" ของรัฐบาลได้ตั้งตัวอย่างมาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งผลักดันให้ภาคเอกชนอัปเกรดโครงสร้างพื้นฐาน; คาดการณ์จาก IDC 2025 ชี้ว่า อัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปีของเทคโนโลยี HR ในฮ่องกงจะอยู่ที่ 14.3% ซึ่งสูงที่สุดในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้

เมื่อเผชิญกับแรงกดดันทั้งจากกฎระเบียบและข้อคาดหวังของพนักงาน HR จะกลายเป็นจุดสำคัญด้านการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร ระบบนิเวศแบบปิดที่ DingTalk สร้างขึ้น กำลังกำหนดคุณค่าเชิงกลยุทธ์ของทรัพยากรบุคคลใหม่

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!