ลบกลุ่มธุรกิจ DingTalk: ทำได้ง่ายๆ ไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไป

คุณเคยเปิด DingTalk แล้วพบว่ามีกลุ่มองค์กรมากมายจนดูวุ่นวายเหมือนตลาดนัดไหม ข้อความเด้งขึ้นไม่หยุด จุดแดงเต็มไปหมด จนแยกไม่ออกว่ากลุ่มไหนกำลังพูดคุยเรื่อง "งบประมาณประจำปี" และกลุ่มไหนกำลังวางแผนว่า "ใครจะซื้อกลับบ้านให้ใคร"

นี่คือเหตุผลที่เราต้องเข้าใจให้ได้ก่อนว่า—กลุ่มองค์กรของ DingTalk คืออะไร! กล่าวอย่างง่าย กลุ่มนี้ก็เหมือน "ห้องทำงานเสมือน" ของบริษัทคุณ ทุกโครงการ แผนก หรืองานชั่วคราวสามารถสร้างกลุ่มขึ้นมาได้ โดยเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมเพื่อพูดคุยกันอย่างคึกคัก

แต่ปัญหาก็คือ เมื่อกลุ่มถูกสร้างขึ้นแล้ว มันก็เหมือนลูกที่เกิดมาแล้ว ไม่สามารถหายไปเองได้ เช่น มีคนสร้างกลุ่ม "แผนของขวัญวันไหว้พระจันทร์" แต่ผ่านวันไหว้พระจันทร์มาสามปีแล้ว กลุ่มนั้นยังคงอยู่ หรือมีคนสร้างกลุ่ม "ทีมทดสอบระบบใหม่" แต่ระบบก็เปิดใช้งานไปนานแล้ว สมาชิกยังคงต้องทนรับข้อความ "อ่านแล้วไม่ตอบ" วันละห้าข้อความ

ที่แย่กว่านั้น บางกลุ่มตั้งชื่อเหมือนรหัสลับ เช่น "ประสานงานชั่วคราว—อย่าลบ" หรือ "ด่วน! เข้ามาก่อนแล้วค่อยพูด" แต่เมื่อเข้าไปดู ข้อความล่าสุดกลับเป็นรูปภาพเช็คอินเมื่อปีที่แล้ว

กลุ่มเหล่านี้ดูเหมือนไม่เป็นอันตราย แต่เมื่อสะสมเข้าก็กลายเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพ ข้อความจม ประเด็นสำคัญถูกกลบ ความเหนื่อยล้าจากแจ้งเตือน ราวกับเป็น "ขยะในสำนักงานเวอร์ชันดิจิทัล"

ดังนั้น แทนที่จะปล่อยให้กลุ่มเหล่านี้ "วนเวียนไม่รู้จักหาย" หรือใช้เวลาทั้งวันค้นหาความหมายของชีวิตท่ามกลางจุดแดง ควรเรียนรู้วิธีจัดการพวกมัน—เพราะการสร้างกลุ่มทำได้ง่าย แต่การปิดกลุ่มกลับยาก ต่อไปเราจะพูดถึงเหตุผลว่าทำไม "การลบกลุ่ม" ไม่ใช่ความโหดร้าย แต่กลับเป็นคุณธรรมอย่างหนึ่ง

คุณเคยเปิด DingTalk แล้วพบกับกลุ่ม "กลุ่มประชุมโครงการ (ไม่เปิดเผย)" ยี่สิบกลุ่ม "กลุ่มประสานงานชั่วคราว (ฉบับสุดท้าย)" "ฉบับสุดท้ายที่สุด" แล้วพบว่า 80% เป็นกลุ่มที่ตายไปแล้ว จนคุณยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าตัวเองกำลังตามหาอะไรอยู่หรือเปล่า? นี่ไม่ใช่ปัญหาว่ากลุ่มมีมากเกินไป แต่เป็นเพราะขยะมีมากเกินไป! เหมือนบ้านที่เต็มไปด้วยหนังสือพิมพ์เก่าและกล่องเปล่า ถ้าไม่จัดการ แม้พื้นที่จะใหญ่แค่ไหนก็ต้องอึดอัด窒息 การลบกลุ่มองค์กร ไม่ใช่การ "รีเซ็ตใหม่" แต่เป็นการทำความสะอาดดิจิทัลให้ทีมของคุณ!

ลองคิดดู เมื่อทุกคนต้องเผชิญกับข้อความจากกลุ่มที่ไม่มีใครตอบถึงสิบกลุ่มต่อวัน ข้อความสำคัญจริงๆ กลับจมหายไป นี่ไม่ใช่ประสิทธิภาพ แต่เป็น "มลพิษทางข้อความ" การลบกลุ่มที่ไม่จำเป็น คือการลดภาระให้สมอง—เมื่อเสียงรบกวนลดลง การตัดสินใจจะเร็วขึ้น การสื่อสารจะแม่นยำขึ้น และคุณยังใช้กลุ่ม "กลุ่มชั่วคราวโครงการ XX" เพื่อการตัดสินใจอยู่หรือไม่? ถ้าเกิดมีคนส่งข้อมูลลับผิด และสมาชิกในกลุ่มนั้นยังไม่ได้ออกจากบริษัท นี่ไม่ใช่แค่เรื่องน่าอับอาย แต่เป็นช่องโหว่ด้านความปลอดภัย!

ที่น่าสนใจกว่านั้น การจัดการกลุ่มยังเป็น "พิธีกรรมของทีม" อย่างหนึ่ง การทำความสะอาดเป็นประจำ แสดงให้เห็นว่าบริษัทมีวินัย และมีความตระหนักในการจัดเก็บข้อมูล ไม่ใช่สร้างกลุ่มขึ้นมาแล้วปล่อยทิ้งไว้ให้ค่อยๆ ตายไปเอง อย่าปล่อยให้ DingTalk กลายเป็นสุสานอิเล็กทรอนิกส์ที่เต็มไปด้วยกลุ่มผีที่ "อ่านแล้วไม่ตอบ" ลบกลุ่มตอนนี้ พรุ่งนี้คุณจะได้รับสภาพแวดล้อมการสื่อสารที่สะอาด รวดเร็ว และไม่ปวดหัว—เพื่อนร่วมงานของคุณจะแอบขอบคุณคุณ แม้พวกเขาจะไม่พูดออกมา

การลบกลุ่มองค์กรรู้สึกเหมือนกำลังเล่นเกมปริศนาใช่ไหม? ไม่ต้องกังวล เพียงแค่สามขั้นตอน คุณก็สามารถทำให้กลุ่มเก่าที่ "อ่านแล้วไม่ตอบ" หายไปได้สิ้นซาก! ก่อนอื่น เปิด DingTalk คลิกที่ "แผงงาน" แล้วไปที่ "ศูนย์การจัดการ"—นี่คือศูนย์อำนาจของคุณ เหมือนคุณได้รับ "กุญแจผู้ดูแลระบบ" ขององค์กร เมื่อเข้ามาแล้ว เลือก "การจัดการรายชื่อติดต่อ" แล้วคลิกที่ "การจัดการกลุ่ม" ตอนนี้คุณจะเห็นกลุ่มทั้งหมดขององค์กรจัดเรียงรอการตัดสิน ราวกับสมุดเช็คชื่อสมัยเรียน แต่ครั้งนี้คุณคือครู

ต่อไป ค้นหากลุ่มที่คุณมองดูแล้วไม่พอใจ เช่น "กลุ่มเตรียมงานปีใหม่ 2020" หรือ "กลุ่มโครงการชั่วคราว (ติดต่อไม่ได้)" เมื่อพบแล้ว อย่าอ่อนข้อ ให้คลิกที่ "การตั้งค่าเพิ่มเติม" มุมขวาบน แล้วหาปุ่ม "ลบกลุ่ม" ช่วงเวลานี้ เหมือนคุณกำลังกดปุ่มยุติความยุ่งเหยิง ความยุติธรรมกำลังจะเกิดขึ้น! แต่ DingTalk ใส่ใจเสมอ จะมีหน้าต่างยืนยันขึ้นมาถามว่า "คุณแน่ใจหรือว่าต้องการลบ?"—นี่ไม่ใช่การตั้งคำถามกับคุณ แต่เป็นโอกาสสุดท้ายให้คุณเปลี่ยนใจ หายใจลึกๆ แล้วคลิก "ยืนยัน" ยินดีด้วย! กลุ่มนี้จะหายไปจากแผนที่องค์กรอย่างสิ้นเชิง แม้แต่เศษผงก็ไม่เหลือ

โปรดจำไว้ว่า หลังจากลบแล้ว ข้อความและสมาชิกทั้งหมดในกลุ่มจะหายไป ดังนั้นควรคิดให้รอบคอบก่อนดำเนินการ แต่อย่าลังเลนานเกินไป มิฉะนั้นมันอาจสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาอีกเป็นร้อย

การลบกลุ่มองค์กรดูเหมือนจะง่าย แต่ก็มักมี "เหตุการณ์ไม่คาดคิด" ที่ทำให้คุณแทบรู้สึกอยากทิ้งโทรศัพท์ อย่าเพิ่งรีบร้อน เราเคยเจอปัญหาเหล่านี้มาก่อน! ปัญหาแรก: "ปุ่มลบกลายเป็นสีเทา"? อย่าสงสัย นี่มักเป็นสัญญาณว่าคุณ "ไม่มีสิทธิ์เพียงพอ" เหมือนพยายามเข้าห้องผู้จัดการโดยไม่มีกุญแจ สมาชิกทั่วไปจึงไม่สามารถลบกลุ่มได้ตามใจชอบ วิธีแก้ไข? ให้ขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี "สิทธิ์การจัดการกลุ่ม" หรือสถานะ "ผู้ดูแลระบบสูงสุด" หรือไม่

ปัญหาที่สอง: "ลบกลุ่มไม่ได้ ระบบแจ้งว่ายังมีสมาชิกอยู่" นี่เหมือนพยายามย้ายบ้านแต่ยังมีเพื่อนร่วมห้องไม่ยอมไป! ในกรณีนี้ ให้คลิกเข้าไปในกลุ่ม แล้วค่อยๆ นำสมาชิกออก โดยเฉพาะบทบาท "ผู้ดูแลระบบ" ต้องลบออกก่อน มิฉะนั้นระบบจะมองว่าคุณเป็น "หัวหน้าที่ยังผูกพันกับทีม" และไม่อนุญาตให้คุณยุบกลุ่ม

บางคนยังเจอปัญหา "กลุ่มหายไปแต่กลับมาปรากฏอีกครั้ง"? นี่อาจเป็นปัญหาด้านการซิงค์ข้อมูลที่ล่าช้า รอสักไม่กี่นาที หรือรีเฟรชหน้าเว็บโดยตรง หากยังไม่ได้ผล ลองออกจากระบบแล้วเข้าใหม่ บางครั้ง DingTalk ก็ต้องการ "รีสตาร์ท" เพื่อให้กลับมาทำงานปกติ

ท้ายที่สุด ขอเตือนอีกครั้ง: ข้อมูลหลังการลบไม่สามารถกู้คืนได้ ดังนั้นอย่าสั่นมือ! หากลบผิด คุณต้องสร้างกลุ่มใหม่ และสมาชิกกับประวัติการสนทนาทั้งหมดต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด ดังนั้น ก่อนคลิก "ยืนยันการลบ" ให้หายใจลึกๆ สามครั้ง แล้วถามตัวเองว่า "ฉันแน่ใจแล้วหรือว่าต้องการยุติความสัมพันธ์กับกลุ่มนี้?"

คุณคิดว่าการลบกลุ่มก็เหมือนการเลิกกับแฟน เพียงกัดฟันแล้วตัดใจใช่ไหม? ผิด! การจัดการกลุ่มองค์กรไม่ง่ายเหมือน "อ่านแล้วไม่ตอบ" เพียงอย่างเดียว หากต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการ DingTalk แค่รู้วิธีกด "ลบ" ยังไม่พอ ต้องเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด มิฉะนั้นพรุ่งนี้คุณอาจได้รับข้อความส่วนตัวจากเพื่อนร่วมงานถามว่า "กลุ่มหายไปไหน? ไฟล์ของฉันยังอยู่ข้างในนะ!"

ก่อนอื่น ตรวจสอบกลุ่มเป็นประจำ เหมือนการกวาดห้อง อย่าปล่อยให้กลุ่มที่ "อ่านแล้วไม่ตอบ" ทับถมกันจนกลายเป็นภูเขาขยะดิจิทัล ควรมี "ตรวจสุขภาพกลุ่ม" ทุกไตรมาส นำกลุ่มที่โครงการสิ้นสุดแล้วหรือไม่มีสมาชิกออกจากรายการ เพื่อให้สะอาดตาและป้องกันการส่งข้อมูลลับผิดพลาด ประการที่สอง ออกแบบสิทธิ์การเข้าถึงอย่างแม่นยำ อย่าให้ทุกคนสามารถสร้างหรือลบกลุ่มได้ ไม่อย่างนั้นคุณอาจตื่นขึ้นมาแล้วพบว่ากลุ่มในบริษัทถูกเปลี่ยนชื่อเป็น "สหภาพงีบหลับ" ควรมีกลไกผู้ดูแลระบบเฉพาะ เพื่อกำหนดว่าใครสร้างกลุ่ม ใครต้องรับผิดชอบ เพื่อไม่ให้เกิดการผลักความผิดกันในภายหลัง

นอกจากนี้ สำรองข้อมูลก่อนลบ! อย่าทำเหมือนเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งที่ลบกลุ่มโดยไม่ตั้งใจ แล้วร้องไห้ทีหลังว่า "ไฟล์สัญญาอยู่ในนั้นนะ!" DingTalk อาจมีระบบกู้คืน แต่ไม่ใช่ตู้นิรภัยถาวร สุดท้าย ใช้การจัดหมวดหมู่และการตั้งชื่อกลุ่มอย่างชาญฉลาด เช่น ติดแท็ก "[โครงการสิ้นสุดแล้ว - รอจัดเก็บ]" เพื่อให้ทุกคนรู้ทันทีว่ากลุ่มนี้ใกล้ถึงเวลาเกษียณ การจัดการไม่ใช่การลบอย่างเดียว แต่คือการนำทางด้วยปัญญา—เพราะผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริง ไม่ใช่คนที่สร้างความยุ่งเหยิง แต่คือคนที่คอยจัดการให้เรียบร้อย

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและทีมดูแลระบบคุณภาพสูง พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถมอบโซลูชันและบริการ DingTalk มืออาชีพให้กับคุณได้!