Xóa nhóm doanh nghiệp DingTalk: Dễ dàng thực hiện, giúp bạn không còn đau đầu

Bạn đã bao giờ mở DingTalk lên và thấy các nhóm doanh nghiệp nhiều đến mức nhộn nhịp như một khu chợ, tin nhắn nhảy loạn xạ, những chấm đỏ hiện khắp nơi, khiến bạn chẳng thể phân biệt được nhóm nào đang thảo luận về “ngân sách năm nay”, nhóm nào lại đang lên kế hoạch “ai mang cơm giúp ai”?

Đây chính là lý do chúng ta cần hiểu rõ ngay từ đầu — nhóm doanh nghiệp DingTalk là gì! Nói đơn giản, nó giống như “phòng làm việc ảo” của công ty bạn, mỗi dự án, mỗi bộ phận hay nhiệm vụ tạm thời đều có thể tạo một nhóm riêng, mời những người liên quan vào để trao đổi sôi nổi.

Nhưng vấn đề ở đây là! Một khi đã tạo nhóm rồi thì nó giống như đứa trẻ đã sinh ra, sẽ không tự biến mất. Có người tạo nhóm “Kế hoạch quà tặng Trung thu”, nhưng Trung thu đã qua tận ba năm rồi mà nhóm vẫn còn; có người lập nhóm “Nhóm thử nghiệm hệ thống mới”, hệ thống thì đã đưa vào hoạt động từ lâu, nhưng thành viên vẫn bị hành hạ mỗi ngày bởi năm thông báo “đã đọc nhưng không trả lời”.

Còn tệ hơn nữa, có những nhóm đặt tên bí ẩn như mật mã, ví dụ như “Liên hệ tạm thời - Đừng xóa” hay “Gấp! Vào trước đã”, nhưng khi vào xem thì tin nhắn cuối cùng là ảnh check-in từ năm ngoái.

Những nhóm này tưởng chừng vô hại, nhưng khi tích tụ lại thì lại trở thành kẻ giết chết hiệu suất. Tin nhắn bị chìm, thông tin quan trọng bị lấp, mệt mỏi vì thông báo – đúng là phiên bản kỹ thuật số của “đống rác văn phòng”.

Vì vậy, thay vì để những nhóm này cứ “ma quái” dai dẳng, thay vì mỗi ngày vật lộn giữa những chấm đỏ để tìm ý nghĩa cuộc sống, chi bằng hãy học cách quản lý chúng – vì rốt cuộc thì, việc tạo nhóm thì dễ, nhưng dọn dẹp thì khó. Tiếp theo, chúng ta sẽ nói về lý do vì sao “xóa nhóm” không phải là hành động tàn nhẫn, mà là một đức tính tốt.

Bạn đã bao giờ mở DingTalk lên, trước mắt hiện ra hai mươi nhóm như “Nhóm họp dự án (không công khai)”, “Nhóm liên hệ tạm thời (bản cuối cùng)”, “Bản cuối cùng thực sự”, nhưng rồi tám phần mười trong số đó đều là nhóm chết, khiến bạn cuối cùng còn chẳng nhớ mình đang tìm nhóm nào? Không phải là có quá nhiều nhóm, mà là rác quá nhiều! Giống như trong nhà chất đầy báo cũ và hộp rỗng, nếu không dọn dẹp, dù không gian có lớn đến đâu cũng sẽ ngột ngạt. Việc xóa nhóm doanh nghiệp không phải là “xóa hết rồi làm lại”, mà là tổ chức một cuộc đại tổng vệ sinh kỹ thuật số cho cả đội!

Hãy nghĩ xem, khi mỗi người hàng ngày bị oanh tạc bởi hàng chục tin nhắn từ những nhóm không ai phản hồi, thông báo quan trọng thực sự lại bị chìm nghỉm – đây không phải là hiệu suất, mà là “ô nhiễm thông tin”. Xóa các nhóm vô dụng đồng nghĩa với việc giảm gánh nặng cho bộ não – ít nhiễu hơn, ra quyết định nhanh hơn, giao tiếp chính xác hơn. Hơn nữa, bạn còn đang dùng nhóm “Nhóm tạm thời dự án XX” để ra quyết định sao? Nếu chẳng may ai đó gửi nhầm dữ liệu mật, mà thành viên trong nhóm đã nghỉ việc từ lâu, thì đây không chỉ là chuyện ngại ngùng, mà là lỗ hổng an ninh thông tin!

Thú vị hơn, việc dọn dẹp nhóm thực chất là một “nghi thức nhóm”. Việc dọn dẹp định kỳ cho thấy công ty có kỷ luật, có ý thức lưu trữ, chứ không phải tùy tiện tạo nhóm rồi bỏ mặc cho tự sinh tự diệt. Đừng để DingTalk trở thành nghĩa trang điện tử, nơi đâu đâu cũng thấy những nhóm ma với toàn “đã đọc nhưng không trả lời”. Hãy nhanh tay xóa nhóm ngay hôm nay, để ngày mai chào đón một môi trường giao tiếp gọn gàng, hiệu quả và không đau đầu – đồng nghiệp của bạn sẽ thầm cảm ơn bạn, dù họ không nói ra.

Muốn xóa nhóm doanh nghiệp nhưng cảm giác như đang chơi trò giải đố? Đừng lo, thực ra chỉ cần ba bước là có thể khiến nhóm “đã đọc nhưng không trả lời” tồn tại từ lâu kia biến mất hoàn toàn! Trước tiên, mở DingTalk, vào “Bảng điều khiển công việc”, tìm đến “Trung tâm quản lý” – đây chính là trung tâm quyền lực của bạn, giống như bạn vừa nhận được “chìa khóa quản trị viên” của doanh nghiệp. Sau khi vào, chọn “Quản lý danh bạ”, rồi nhấn vào “Quản lý nhóm”, lúc này bạn sẽ thấy tất cả các nhóm doanh nghiệp lần lượt hiện ra chờ xét xử, giống như sổ điểm danh hồi đi học, chỉ khác là lần này bạn mới là giáo viên.

Tiếp theo, tìm đến nhóm mà bạn đã thấy chướng mắt từ lâu, có thể là “Nhóm chuẩn bị tiệc tất niên 2020”, hoặc “Nhóm dự án tạm thời (đã mất liên lạc)”. Nhấn vào, đừng mềm lòng, trực tiếp chọn “Thiết lập thêm” ở góc trên bên phải, rồi tìm nút “Xóa nhóm”. Khoảnh khắc này, giống như nhấn nút kết thúc, công lý sắp được thực thi! Nhưng DingTalk rất chu đáo, chắc chắn sẽ hiện cửa sổ xác nhận hỏi bạn: “Bạn thực sự muốn xóa nhóm này chứ?” – không phải là nghi ngờ bạn, mà là cho bạn cơ hội hối hận lần cuối. Hít một hơi thật sâu, nhấn “Xác nhận”, chúc mừng! Nhóm này đã chính thức bốc hơi khỏi bản đồ doanh nghiệp, không còn để lại chút tro tàn nào.

Hãy nhớ rằng, sau khi xóa, tất cả tin nhắn và thành viên trong nhóm sẽ biến mất, vì vậy hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động, nhưng đừng do dự quá lâu, nếu không nó lại sẽ sinh ra cả tá nhóm con!

Xóa nhóm doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản, nhưng luôn có những “tình huống bất ngờ” khiến bạn suýt nữa muốn ném điện thoại. Đừng vội, những lỗi này chúng tôi đều đã từng gặp! Vấn đề đầu tiên: “Nút xóa bị mờ”? Đừng nghi ngờ, đây thường là dấu hiệu bạn “thiếu quyền hạn”. Giống như muốn vào văn phòng sếp nhưng không có chìa khóa, thành viên thông thường đương nhiên không thể tùy tiện xóa nhóm. Cách giải quyết? Hãy nhờ quản trị viên giúp, hoặc trước tiên kiểm tra xem bạn có thực sự sở hữu “quyền quản lý nhóm” hay là “quản trị viên cấp cao” hay không.

Vấn đề phổ biến thứ hai: “Không thể xóa nhóm, hệ thống báo vẫn còn thành viên”. Cái này giống như khi dọn nhà nhưng phát hiện còn bạn ở trọ không chịu đi! Lúc này, hãy vào nhóm, từng thành viên một hãy mời họ ra ngoài, đặc biệt là vai trò “quản trị viên” cần được gỡ bỏ trước, nếu không hệ thống sẽ coi bạn là “trưởng nhóm không nỡ chia tay mọi người” nên không cho phép giải tán.

Cũng có người gặp tình trạng “nhóm đã xóa nhưng lại xuất hiện trở lại”? Có thể do trễ đồng bộ, hãy đợi vài phút hoặc làm mới trang trực tiếp. Nếu vẫn không được, hãy thử đăng xuất rồi đăng nhập lại, đôi khi DingTalk cũng cần “khởi động lại” mới tỉnh táo được.

Cuối cùng xin nhắc nhở: sau khi xóa, dữ liệu không thể khôi phục, vì vậy tay đừng run! Nếu lỡ xóa nhầm, chỉ có thể tạo lại nhóm, còn thành viên và lịch sử trò chuyện đều phải làm lại từ đầu. Vì vậy, trước khi nhấn “Xác nhận xóa”, hãy hít sâu ba giây, tự hỏi: “Tôi thực sự muốn chấm dứt mối duyên nhóm này chứ?”

Bạn nghĩ xóa nhóm giống như chia tay, chỉ cần cắn răng dậm chân là xong? Sai rồi! Quản lý nhóm doanh nghiệp không đơn giản như “đã đọc nhưng không trả lời”. Muốn trở thành cao thủ quản lý DingTalk, chỉ biết nhấn “xóa” là chưa đủ, mà phải hiểu rõ các thực hành tốt nhất, nếu không ngày mai bạn có thể nhận tin nhắn riêng từ đồng nghiệp: “Sao nhóm không thấy nữa? Tài liệu của tôi còn ở trong đó mà!”

Trước tiên, thường xuyên kiểm tra nhóm giống như dọn dẹp nhà cửa, đừng để các nhóm “đã đọc nhưng không trả lời” chất thành núi rác kỹ thuật số. Mỗi quý hãy tổ chức một “kiểm tra sức khỏe nhóm”, loại bỏ những nhóm đã kết thúc dự án, không còn thành viên, vừa gọn gàng lại tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm. Thứ hai, thiết lập quyền hạn một cách chính xác, đừng để ai cũng có thể tạo hay xóa nhóm, nếu không một ngày nào đó bạn thức dậy có thể thấy các nhóm công ty đã bị đổi tên thành “Liên minh ngủ trưa”. Thiết lập cơ chế quản trị viên chuyên trách, ai tạo nhóm thì người đó chịu trách nhiệm, trách nhiệm rõ ràng mới tránh được việc đổ lỗi cho nhau sau này.

Thêm nữa, hãy sao lưu trước khi xóa! Đừng giống một đồng nghiệp nào đó, lỡ tay xóa nhóm rồi mới kêu trời “hợp đồng còn ở trong đó!”. DingTalk tuy có cơ chế thu hồi, nhưng không phải là hòm bảo hiểm vĩnh viễn. Cuối cùng, hãy tận dụng phân loại nhóm và quy tắc đặt tên, ví dụ thêm nhãn “[Dự án kết thúc - Chờ lưu trữ]”, để mọi người nhìn vào là biết nhóm sắp nghỉ hưu. Quản lý không phải là xóa bừa, mà là dẫn dắt một cách thông minh – vì thực tế, cao thủ thực sự không tạo ra hỗn loạn, mà chỉ biết cách dọn dẹp tàn cuộc.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!