Hành trình chuyển đổi số với quy trình phê duyệt DingTalk: Làm việc từ xa tại Hồng Kông

Bạn đã từng thử tưởng tượng cảnh sáng sớm bảy rưỡi chen chân lên tàu điện ngầm, tay cầm ly cà phê và chiếc cặp đựng hồ sơ, kết quả cả đám bị kẹt lại ở ga Kwun Tong? Cơn ác mộng đi làm của người Hồng Kông đã kéo dài từ lâu, nhưng giờ đây ngày càng nhiều công ty chọn cách "bỏ trốn" – không phải bỏ trốn thật sự, mà là chuyển sang làm việc từ xa! Từ văn phòng sang ghế sofa, từ chấm công bằng máy sang họp qua Zoom, làm việc từ xa giờ đây không còn đơn thuần là giải pháp tạm thời trong đại dịch, mà chính là một cuộc cách mạng văn phòng âm thầm. Tiết kiệm được cả tiếng đồng hồ đi về trung tâm Admiralty, bạn có thể ngủ thêm hai mươi phút, ăn sáng cùng con cái, thậm chí hoàn thành bản báo cáo trễ ba ngày – đúng là thiên đường của dân văn phòng.

Tuy nhiên, thiên đường nào cũng có muỗi – trao đổi qua tin nhắn gửi mười lần chưa thấy hồi âm, sếp không thấy bạn cố gắng nên nghĩ bạn đang lười biếng, các buổi họp nhóm chỉ còn là những hình đại diện xếp hàng trên màn hình, tinh thần đoàn kết nhạt hơn cả trà chanh đá ở tiệm cạnh bên. Quản lý lúc này càng trở nên khó khăn: làm sao đảm bảo WFH (làm việc tại nhà) không biến thành "Weekend Home Free"? Làm sao xử lý nhanh các yêu cầu phát sinh mà không cần gọi mười cuộc điện thoại? Những câu hỏi này khiến không ít sếp trăn trở suốt đêm. Chính vì vậy, chuyển đổi số không còn là khẩu hiệu suông, mà đã trở thành nhu cầu sống còn. Và chìa khóa then chốt chính là một hệ thống phê duyệt trơn tru, hiệu quả, giúp vận hành từ xa không còn phải dựa vào phỏng đoán, gào thét hay may rủi.

Quy trình phê duyệt DingTalk là gì? Nói đơn giản, nó giống như sếp kiêm thư ký kỹ thuật số của bạn, không bao giờ đi trễ và làm việc cả năm không nghỉ! Ở thành phố Hồng Kông với nhịp độ nhanh như chớp, quy trình ký duyệt giấy tờ truyền thống chậm như tua chậm – bạn nộp đơn xin nghỉ, quản lý lang thang ở phòng trà vài vòng mới nhìn thấy, khi được duyệt thì kỳ nghỉ của bạn gần như đã hết. Nhưng với quy trình phê duyệt DingTalk, xin nghỉ còn nhanh hơn đặt đồ ăn mang đi!

Chỉ cần mở ứng dụng DingTalk, nhấn vào mục "Phê duyệt", chọn loại đơn như "Xin nghỉ", "Hoàn trả chi phí" hay "Mua sắm", điền biểu mẫu và gửi một cú nhấp, hệ thống sẽ thông báo ngay lập tức cho quản lý. Tuyệt hơn nữa, nó hỗ trợ tùy chỉnh luồng phê duyệt – muốn thiết lập cấp duyệt ba tầng gồm kế toán, trưởng bộ phận và sếp? Chỉ cần cài đặt quy tắc, hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp, bạn không cần phải chạy theo ai để nhắc nhở. Khi hoàn trả chi phí, chỉ cần tải hóa đơn lên, bộ phận tài chính kiểm tra trực tuyến, tiến độ thanh toán rõ ràng từng bước, không cần phải hỏi mãi "tiền tới chưa?"

Toàn bộ quy trình đơn giản đến mức khiến người ta nghi ngờ cuộc đời: chỉ năm bước để hoàn tất đơn, từ điền biểu mẫu đến nhận phê duyệt, toàn bộ quá trình đều có thể theo dõi và lưu trữ, thậm chí xác định chính xác "ai đang làm tắc quy trình". Việc nâng cao hiệu suất không còn là khẩu hiệu, mà là cảm giác thực tế mỗi ngày tiết kiệm được thời gian tương đương hai ly cà phê. Đây không chỉ là nâng cấp công cụ, mà là bước đầu tiên trong chuyển đổi số văn phòng – xếp đống giấy tờ vào ngăn kéo lịch sử, để công việc vận hành trôi chảy chỉ bằng một cú chạm tay.

"Sếp ơi, sếp thấy đơn xin nghỉ của em chưa?" – Câu nói này từng là lời thoại quen thuộc trong văn phòng Hồng Kông, đặc biệt khi làm việc từ xa, việc liên lạc cứ như gọi điện thoại cho chính mình ở tương lai, gửi đi mà không hề có hồi đáp. Nhưng kể từ khi quy trình phê duyệt DingTalk xuất hiện trong môi trường làm việc từ xa, tính năng thông báo tức thì giống như một trợ lý không bao giờ tan ca – vừa gửi đơn, điện thoại của quản lý lập tức vang lên một tiếng "ting", không thể nào giả vờ không thấy nữa! Các buổi họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu trở thành cặp bài trùng ăn ý, vừa họp vừa mở đơn hoàn trả chi phí, mọi người cùng xem một dữ liệu duy nhất để tranh luận, không còn phải nghi ngờ đồng nghiệp cố tình không hiểu file Excel.

Luồng phê duyệt tự động là tính năng được giới quản lý yêu thích nhất, biến những đơn mua sắm trước đây phải chạy mất ba ngày thành việc hoàn tất trong ba phút. Hệ thống tự động gửi tiếp, tự động lưu trữ, thậm chí tự động vẽ biểu đồ thống kê giúp bạn, sếp muốn xem xu hướng nghỉ phép tháng trước? Mở ra trong một giây. Thú vị hơn nữa là khả năng đồng bộ đa thiết bị, dù bạn dùng máy tính công ty, iPad ở nhà hay điện thoại tranh thủ kiểm tra việc trên tàu điện, mọi tiến độ phê duyệt luôn đi theo bạn như hình với bóng, thật sự đạt được cảnh giới "người ngồi ở nhà, việc chạy trên mây".

DingTalk không chỉ là công cụ, mà là luật sinh tồn khi làm việc từ xa – biến hỗn loạn thành trật tự, biến trì hoãn thành hiệu suất, thậm chí biến sếp thành một con người biết trả lời tin nhắn đúng giờ.

Bạn vẫn đang viết đơn xin nghỉ bằng tay rồi chạy khắp tầng lầu để tìm sếp đóng dấu sao? Tỉnh dậy đi, văn phòng Hồng Kông đã đến lúc phải chấm dứt "cuộc đua marathon đóng dấu" rồi! Chuyển đổi số không phải xu hướng tương lai, mà là điều đang diễn ra ngay lúc này – nó giống như Wi-Fi, nếu không có thì căn bản không thể làm việc bình thường. Đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa đã trở thành thói quen, doanh nghiệp nào còn mắc kẹt trong quy trình giấy tờ và trao đổi email vòng vèo, sức cạnh tranh sẽ tụt dốc như thang máy chậm, từng tầng một.

Lợi ích của chuyển đổi số không phải lời nói suông. Hãy tưởng tượng: phê duyệt không cần chờ sếp về công ty, phản hồi nhu cầu khách hàng tức thì, chi phí vận hành âm thầm giảm xuống, thậm chí mức độ hài lòng của nhân viên cũng tăng dần. Đây không phải ma thuật, mà là cuộc sống bình thường nhờ công nghệ trao quyền. Một công ty tài chính sau khi áp dụng quy trình phê duyệt DingTalk, thời gian xét duyệt hoàn trả chi phí rút ngắn từ ba ngày xuống còn một ngày rưỡi, hiệu suất được cắt giảm một nửa thời gian; một doanh nghiệp bán lẻ khác nhờ số hóa quy trình chăm sóc khách hàng, mức độ hài lòng tăng tới ba mươi phần trăm, thực tế còn đáng giá hơn cả trúng số độc đắc.

Thú vị hơn, những thay đổi này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp linh hoạt ứng phó. Khi thị trường vừa lay động, người khác còn đang họp bàn thảo luận, đội ngũ của bạn đã đưa ra quyết định dựa trên phân tích dữ liệu – đó chính là siêu năng lực mà chuyển đổi số mang lại. Thay vì hỏi "Tại sao phải chuyển đổi?", chi bằng hãy hỏi "Còn có thể trì hoãn được bao lâu nữa?"

"Chuyển đổi" nghe thì oai, nhưng thực ra cũng giống như dạy má bạn dùng WhatsApp – ban đầu bà nghĩ gọi video là ảo thuật, sau này lại chủ động gửi tin nhắn giọng nói mắng bạn sao không về nhà ăn cơm! Chuyển đổi số không phải một màn ảo thuật, mà là chuỗi "nâng cấp đánh quái" có trình tự cho doanh nghiệp. Bước đầu tiên, đừng vội mua công cụ, hãy ngồi xuống và nghiêm túc nhìn lại hiện trạng công ty: đơn phê duyệt giấy chất đầy bàn? Đơn xin nghỉ bay tận ngoài vũ trụ? Sếp ký tên còn lâu hơn cả chờ tàu đổ bộ mặt trăng? Tất cả những thứ này đều là "di vật tiền sử" trước thời đại số hóa.

Tiếp theo, lập kế hoạch không được kiểu "ước mơ năm mới" – câu kiểu "năm nay phải chăm chỉ làm việc" chẳng khác nào không nói gì cả. Phải cụ thể: trong ba tháng, đưa 90% quy trình phê duyệt lên nền tảng số, trong sáu tháng hoàn thiện phủ sóng toàn bộ trên thiết bị di động. Sau đó, chọn công cụ phải thông minh, DingTalk không chỉ là phần mềm trò chuyện, mà quy trình phê duyệt của nó có thể tùy chỉnh, theo dõi được và tự động nhắc sếp ký tên, đúng là cứu tinh cho người lười và kẻ bận rộn.

Đào tạo nhân viên tuyệt đối không được tổ chức một buổi hội thảo rồi coi như xong, mà phải như theo dõi phim truyền hình – mỗi tuần một bài học nhỏ, mỗi tháng một thử thách mô phỏng phê duyệt, thậm chí lập giải thưởng "Nhân viên số xuất sắc nhất" kèm phần thưởng là một ly cà phê. Cuối cùng, chuyển đổi không phải chuyện một lần là xong, cần định kỳ rà soát quy trình, lắng nghe ý kiến từ tuyến đầu, bởi người thật sự sử dụng hệ thống là họ, chứ không phải thư ký của sếp.

Hãy nhớ rằng, giao tiếp cởi mở mới là linh hồn – đừng để nhân viên cảm thấy mình như thổ dân bị ép buộc bước vào thế giới tương lai. Khi chuyển đổi thành công, ai nấy đều trở thành cư dân bản địa của công nghệ!