Bí quyết giúp cuộc họp trên DingTalk hiệu quả hơn, không còn lan man

Chuẩn bị: Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch trước

Bạn đã từng bật cuộc họp trên DingTalk và chỉ sau năm phút, có người hỏi: "Khoan đã, chúng ta đang họp vì chuyện gì vậy?" Đừng ngại, đây không phải là cơn ác mộng chỉ riêng bạn gặp phải. Để tránh cảnh hỗn loạn "không đâu vào đâu" như thế này, chìa khóa nằm ở —— việc chuẩn bị trước! Hãy tưởng tượng bạn là một đầu bếp, làm sao có thể cầm chảo đứng trước cái bếp trống rỗng rồi nói: "Hôm nay mọi người cứ xào đại đi!" Cuộc họp cũng vậy, một cuộc họp không có chương trình nghị sự giống như một tiệm lẩu không cung cấp nước dùng – dù có nhiệt tình đến mấy thì cũng chẳng nấu nên được mùi vị gì.

Vì vậy, hãy chắc chắn gửi chương trình nghị sự rõ ràng trước thời gian họp, ghi rõ các nội dung cần thảo luận, người phụ trách và thời gian dự kiến. Không chỉ giúp mọi người có sự chuẩn bị tinh thần, mà còn giảm thiểu những tình huống hiểu lầm kiểu "Tôi tưởng anh định nói cái kia!". Đồng thời, đừng quên làm "bảo mẫu công nghệ": kiểm tra xem micro, camera và kết nối mạng của mọi người đều hoạt động ổn định. Nếu không, những ý kiến sâu sắc nhất có thể sẽ chìm nghỉm vì dòng chữ "Bạn đã ngắt kết nối".

Một cách thông minh hơn nữa là tải lên nhóm DingTalk các tài liệu liên quan trước khi họp để người tham gia có thể xem trước. Như vậy, thời gian họp sẽ không biến thành "buổi nghe bạn đọc slide", mà trở thành buổi trao đổi tư duy thực sự. Dù sao đi nữa, mục tiêu của chúng ta là hiệu quả, chứ không phải tập thể tự ru ngủ lẫn nhau. Chuẩn bị tốt, cuộc họp mới có thể chuyển từ "tập hợp cho đủ người" thành "đạt được kết quả cụ thể".

"Anh nói tiếp đi!", "Để tôi chia sẻ màn hình cái đã!" Mỗi lần họp trên DingTalk, bạn có cảm giác như đang ở chợ phiên không? Mọi người tranh nhau phát biểu, tiếng nói chồng chất, hình ảnh đảo lung tung, kết quả nửa tiếng trôi qua mà vẫn chưa bàn đến nội dung đầu tiên? Đừng lo, giải pháp đã đến —— thiết lập quy tắc chính là câu thần chú biến hỗn loạn thành trật tự!

Hãy tưởng tượng: mỗi người muốn phát biểu đều ngoan ngoãn bấm nút "giơ tay", chỉ khi người chủ trì gật đầu thì micro mới được mở. Giống như giờ học tiểu học, ai giơ tay thì người đó được nói, thầy giáo (chính là bạn) sẽ kiểm soát nhịp độ toàn bộ. Cách này không chỉ tránh được tình trạng "hai người nói cùng lúc khiến ai cũng không nghe rõ", mà còn tạo cơ hội cho đồng nghiệp nhút nhát được lên tiếng — dù sao thì việc giơ tay bằng văn bản cũng nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc hét to xen ngang.

Một chiêu cao tay hơn nữa là chế độ đếm ngược thời gian. Mỗi议题 đặt một bộ hẹn giờ, chuông reo là phải dừng lại bất kể đang nói đến đâu. Đây không phải là tàn nhẫn, mà là nhân từ — buộc mọi người tập trung vào điểm chính, loại bỏ lời nói thừa. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy cuộc họp vốn mất một tiếng nay chỉ cần hai phần ba thời gian là xong. Hơn nữa, với những quy tắc rõ ràng, nhân viên mới sẽ không bị lạc, nhân viên cũ cũng không dám lười biếng, cả cuộc họp như được phủ một "lá chắn trật tự".

Hãy nhớ rằng, một cuộc họp tốt không dựa vào may mắn, mà dựa vào hệ thống. Quy tắc không phải để trói buộc, mà để mỗi người đều có thể
nói đúng điều cần nói vào đúng thời điểm.

Sợ nhất điều gì khi họp? Không phải máy chiếu hỏng, mà là mọi người im lặng như phim câm — nét mặt thì đầy tâm sự, miệng thì chẳng thốt nên lời. May mắn lắm có người lên tiếng, nhưng lại nói toàn điều không đâu vào đâu, đúng là buổi phát trực tiếp "không đâu vào đâu". Nhưng đừng quên, DingTalk không chỉ dùng để điểm danh hay gửi thông báo, chức năng trò chuyện của nó chính là vũ khí phá vỡ sự im lặng!

Hãy thử mở khu vực chat thời gian thực trong lúc họp, khuyến khích mọi người vừa nghe vừa gõ tin nhắn để đặt câu hỏi hoặc bổ sung ý kiến. Có người ngại không dám bật micro? Không sao, gõ chữ cũng là tham gia! Bạn sẽ phát hiện ra, đồng nghiệp vốn yên lặng có thể "bùng nổ" mạnh mẽ trong thế giới văn bản. Thú vị hơn nữa là những tin nhắn này tự động lưu lại, sau này tổng hợp biên bản họp thì quý như báu vật.

Đừng để cuộc họp trở thành bản tin một chiều. Hãy dừng lại đúng lúc và hỏi: "Về phương án vừa rồi, mọi người có thắc mắc gì không?", hoặc dùng tính năng bình chọn của DingTalk để biểu quyết nhanh, chỉ trong một giây là biết đa số đứng về phe nào. Như vậy không chỉ tiết kiệm thời gian tranh luận, mà còn khiến mọi người cảm thấy mình được lắng nghe. Dù sao thì, hiệu quả thật sự không nằm ở việc nói nhanh, mà là everybody on board!

"Ba tiếng sau khi họp xong, ai còn nhớ mình vừa nói gì không?" Đừng cười, đây có lẽ là bức chân dung thật của đa số cuộc họp DingTalk. Vất vả lắm mới đưa mọi người từ trạng thái "không đâu vào đâu" tiến tới thảo luận sôi nổi, thế nhưng vừa tan họp, các quyết định lại bay hơi như khói — ai chịu trách nhiệm? Khi nào hoàn thành? Tất cả đều biến thành "rồi tính sau".

Đừng để cuộc họp của bạn trở thành màn pháo hoa lời nói! Điều thực sự tạo ra giá trị cho cuộc họp không phải là cuộc thảo luận sôi nổi đến đâu, mà là việc ghi chép và theo dõi sau đó có được thực hiện nghiêm túc hay không. Ngay sau mỗi cuộc họp, hãy lập tức tổng hợp biên bản, ghi rõ các nội dung đã quyết định, người phụ trách và thời hạn hoàn thành, sau đó gửi qua nhóm DingTalk cho tất cả người tham dự. Việc này không chỉ là lưu trữ, mà còn là nghi thức "cam kết tập thể".

Cách làm còn quyết liệt hơn? Hãy thiết lập nhắc nhở tự động trên DingTalk. Chuyển từng đầu mục hành động thành danh sách việc cần làm, đặt các mốc kiểm tra trung gian. Mỗi tuần tổ chức một "vòng đấu hồi sinh mini", nhanh chóng báo cáo tiến độ trong nhóm, người chậm trễ sẽ tự cảm nhận áp lực từ đồng nghiệp. Như vậy, thành quả cuộc họp sẽ không rơi vào hố đen, mà vững vàng bén rễ.

Hãy nhớ: Một cuộc họp không có theo dõi giống như nấu cơm mà quên cắm điện — nhìn thì có vẻ ồn ào, nhưng thực ra chẳng chín được gì cả.

"Này, anh vừa nói gì thế? Mạng tôi lag rồi..." Chắc hẳn rất nhiều người đã từng nghe câu thoại kinh điển này trong các cuộc họp DingTalk. Hợp hành như kịch nói即興, có người đến muộn, có người không tắt mic, lại có người一边 nấu ăn一边 chia sẻ màn hình. Nhưng để phá vỡ lời nguyền "không đâu vào đâu" này, ngoài ý chí và tai nghe, chúng ta còn cần một vũ khí mạnh hơn —— phản hồi!

Sau mỗi cuộc họp, đừng vội cúp máy chạy mất, hãy thử hỏi các thành viên trong nhóm: "Cuộc họp hôm nay có thuận lợi không? Có cảm thấy phần nào quá nhàm chán không?" Hoặc tạo một bảng khảo sát Google Form đơn giản, thêm vài lựa chọn hài hước như "Tốc độ nói của người dẫn chương trình như xe đua F1" cũng được. Mục đích không phải để mọi người khen bạn, mà là để biết chỗ nào có thể cải thiện.

Nếu có đồng nghiệp phàn nàn rằng cuộc thảo luận luôn lệch đề? Lần sau hãy thử phân công một người giữ vai trò "kiểm soát chủ đề". Nếu có người than phiền họp quá dài? Cắt thẳng 15 phút phần dư luận cuối cùng. Thu thập ý kiến liên tục, rồi tinh chỉnh quy trình, giống như hầm canh — nếm thử, thêm gia vị, đun lại một chút, hương vị mới vừa ý.

Hãy nhớ, một cuộc họp hiệu quả không thể hoàn hảo ngay từ đầu, mà phải nhờ vào từng lần phản hồi và cải tiến. Những hỗn loạn hôm nay có thể chính là nền tảng cho sự trật tự ngày mai. Chỉ cần sẵn sàng lắng nghe và dám thay đổi, rồi sẽ có một ngày, các cuộc họp DingTalk của bạn sẽ nâng cấp từ "hiện trường thảm họa" thành "cuộc họp mật của đội ngũ tinh anh"!