Cách các công ty khởi nghiệp Hồng Kông tận dụng DingTalk để chuyển đổi số

DingTalk, nghe như tiếng chuông cửa “ting tong”? Không không, đây đâu phải ứng dụng gọi đồ ăn! Với các công ty khởi nghiệp Hồng Kông, nó tựa như một “quản gia đa năng” cho văn phòng kỹ thuật số. Đừng nghĩ rằng nó chỉ dùng để nhắn “nhận được rồi trả lời”, nếu nghĩ vậy thì có lẽ bạn vẫn đang dùng đồng hồ báo thức điện thoại để nhắc họp chăng?

Hãy tưởng tượng: đội ngũ của bạn rải rác ở Kwun Tong, Causeway Bay, thậm chí tận Luân Đôn; người thì làm việc tại nhà trong bộ đồ ngủ, người thì vừa nhâm nhi cà phê sữa vừa sửa file PowerPoint ở quán cà phê. Lúc này, chức năng đồng bộ lịch trình của DingTalk giống như một trợ lý ảo hiện diện khắp nơi, tự động đẩy cuộc họp vào điện thoại mọi người; sau khi tải lên tài liệu, tất cả đều có thể chỉnh sửa thời gian thực, chẳng còn ai nhận phải cái tên tệp khiến người ta phát hoảng kiểu như “Final_Final_V2_Thật_sự_là_cuối_cùng.doc” nữa.

Thú vị hơn nữa là môi trường ứng dụng của DingTalk — từ điểm danh, chấm công đến hoàn thuế tài chính, theo dõi dự án hay quản lý khách hàng, gần như mọi công việc hành chính lặp đi lặp lại đều có thể “tự động hóa bằng một cú nhấp”. Với các startup nguồn lực hạn chế, điều này tương đương với việc miễn phí thuê hẳn một đội hỗ trợ IT. Thay vì mất ba tháng phát triển hệ thống nội bộ, chi bằng hãy dùng trước các mẫu có sẵn của DingTalk kiểu “cắm vào là chạy”, tiết kiệm thời gian quý báu đó để tìm khách hàng, chạy thị trường.

Vì thế, đừng coi DingTalk chỉ là công cụ nhỏ để “điểm danh, họp hành” nữa, mà hãy xem nó như tấm bệ phóng đầu tiên cho chuyển đổi số của bạn — và còn là chiếc giường lò xo không cần hướng dẫn sử dụng.

Đừng nghĩ chuyển đổi số là đặc quyền của doanh nghiệp lớn, các công ty khởi nghiệp Hồng Kông mới chính là những đơn vị cần phải “nhanh, mạnh, chuẩn” để mở đường máu! Trong môi trường tiền thuê đắt hơn lương sếp, nhân sự luân chuyển nhanh hơn điều hòa, những startup vẫn dùng Excel gửi file, dùng nhóm WhatsApp để trao đổi thật sự giống như đang dùng bàn tính để chơi game điện tử — cố gắng mấy cũng không thắng nổi.

DingTalk đối với startup Hồng Kông, không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn là lá bùa bảo mệnh. Hãy thử hình dung: kế toán nghỉ ở nhà, lập trình viên đang lướt sóng ở Thái Lan, trưởng phòng marketing đang làm thủ tục check-in tại sân bay, nhưng tiến độ dự án vẫn tự động tiến triển như xe tự hành — điều này không phải giấc mơ, mà là thực tế hàng ngày khi DingTalk đã "liên kết" toàn bộ cơ cấu tổ chức, phân bổ nhiệm vụ và quy trình phê duyệt. Quan trọng hơn, mọi bản ghi tin nhắn, phiên bản tài liệu đều tra cứu được chỉ bằng một cú nhấp, không còn cảnh phải hỏi “bản final_final_v3 mà anh nói đã sửa xong chưa?”

Bắt đầu ngay từ ngày đầu sử dụng DingTalk để xây dựng văn hóa làm việc số, giống như lắp GPS cho công ty. Nhân viên mới ngày đầu nhập việc không cần tham gia mười nhóm chat, chỉ cần vào thẳng “Nhân sự thông minh” để hoàn tất thủ tục; họp hành không cần đặt phòng, chỉ cần nhấn vào liên kết hội nghị trực tuyến, thậm chí nền màn hình còn có thể ảo hóa thành khung cảnh đêm Victoria Harbour (dù có thể sẽ làm hốt hoảng nhà đầu tư). Nói đây là công cụ thì không đủ, đúng hơn nên gọi là “gen số” của startup — gieo hạt giống này từ con số 0, mới có thể nhảy múa tiến bước trong thời đại kỹ thuật số.

"Ting dong! Bạn có một nhiệm vụ mới cần xử lý." Đây không phải âm thanh báo hiệu của shipper giao đồ ăn, mà là thông báo đầu tiên ông chủ startup Hồng Kông A Ben nhận được trên DingTalk vào lúc 7 giờ sáng. Đừng tưởng DingTalk chỉ là công cụ trò chuyện, thực ra nó chính là “đồng đội thần thánh” hỗ trợ chuyển đổi số cho startup. Ngay từ ngày đầu đăng ký, A Ben đã dùng DingTalk biến đội ngũ năm người bé nhỏ thành một đội đặc nhiệm phối hợp ăn ý như một.

Trước hết, cơ cấu tổ chức không còn là lý thuyết suông. Chỉ vài phút, bạn đã có thể thiết lập rõ ràng bộ phận và phân công trách nhiệm trên nền tảng DingTalk, kể cả nhân viên freelance cũng có thể thêm vào nhóm phù hợp chỉ bằng một thao tác, cài đặt quyền hạn chính xác tới mức “ai được xem báo cáo tài chính, ai chỉ được điểm danh”. Tuyệt hơn nữa, chức năng tự động hóa quy trình làm việc giúp các thủ tục xin nghỉ phép, hoàn thuế, mua sắm đều được duyệt online, không còn phải chạy theo sếp để ký giấy tờ — dù ai mà muốn ngửi mùi mực in máy photocopy chứ?

Phân tích dữ liệu cũng không còn là đặc quyền của bộ phận IT. Báo cáo thông minh của DingTalk có thể hiển thị tức thì tiến độ dự án, tỷ lệ chuyên cần nhân viên, thậm chí tốc độ phản hồi khách hàng. Một startup ở Hồng Kông từng dùng chức năng này phát hiện đội bán hàng đồng loạt “ngủ đông” vào lúc 3 giờ chiều, liền điều chỉnh thời gian họp, kết quả kinh doanh lập tức tăng vọt. Đừng chờ doanh nghiệp lớn dạy ta cách làm, DingTalk chính là vạch xuất phát kỹ thuật số dành cho startup, hơn nữa, nó không thu vé vào cổng, chỉ cần bạn nhấn nút “bắt đầu”.

Nói về chuyển đổi số, chỉ liệt kê chức năng thì giống như đưa thực đơn mà không cho nếm thử, cảm giác thiếu mất linh hồn. Đừng lo, hãy cùng xem “thực tế kiểm chứng”! Có một startup Hồng Kông tên là “Yundian Tech”, ba tháng trước vẫn dùng Excel để theo dõi nhiệm vụ, dùng nhóm WhatsApp để trao đổi, đến nỗi một hôm ông chủ tỉnh dậy phát hiện giao tiếp trong nhóm rối như đánh nhau — tin nhắn nổ tung, nhiệm vụ thất lạc, biên bản họp mãi chẳng tìm thấy. Sau một phen suy ngẫm, họ quyết định chuyển sang dùng DingTalk.

Ba tháng sau? Họ không chỉ tự động hóa quản lý dự án, mà còn dùng chức năng “duyệt thông minh” để rút ngắn quy trình hoàn thuế từ ba ngày xuống còn ba giờ, nhân viên tài chính suýt thì vì quá nhẹ nhàng mà nghi ngờ cuộc đời. Kinh ngạc hơn, họ dùng chức năng “liên kết lịch trình” của DingTalk để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cuộc họp nào với khách hàng khác múi giờ, đến nỗi khách Mỹ phải hỏi: “Các anh có thuê trợ lý AI không?”

Một công ty khởi nghiệp khác chuyên về văn hóa địa phương mang tên “Chuyện Nhỏ Thành Phố”, trước đây chỉ biết đăng bài trên Instagram để thu hút lượt truy cập, nhưng nội bộ phối hợp lộn xộn như nồi canh. Sau khi áp dụng DingTalk, lịch đăng nội dung, duyệt thiết kế, dữ liệu bán hàng đều được nối kết liền mạch. Ông chủ cười nói: “Trước kia mỗi ngày như đội cứu hỏa, giờ cuối cùng cũng có thể nghĩ chiến lược, chứ không phải suốt ngày lo ai quên đăng bài nữa.”

Những điều này không phải thần thoại, mà là đời sống thường nhật khi DingTalk giúp các startup biến hỗn loạn thành hệ thống. Công cụ mạnh đến đâu cũng không bằng chứng kiến những đội ngũ thật sự chuyển mình từ lúng túng đến chuyên nghiệp — và quan trọng là, thật sự không cần tăng ca.

Tương lai sắp tới: DingTalk và kỷ nguyên số hóa

Khi bạn vẫn đang lo lắng bị hệ thống đánh dấu đỏ vì điểm danh trễ ba giây, DingTalk đã âm thầm xóa hai chữ “trễ giờ” khỏi máy chủ rồi — dĩ nhiên, đây chỉ là ẩn dụ. Thực tế, DingTalk đang tiến dần trở thành một nền tảng cộng tác thông minh và linh hoạt hơn. Hãy hình dung, tương lai đội ngũ startup của bạn sẽ không cần họp để quyết trưa nay ăn gì, bởi DingTalk dựa trên lịch làm việc, cân nặng và lượng calo tiêu thụ ngày hôm qua của từng người, tự động đề xuất hộp cơm lành mạnh nhất, thậm chí đặt giao tận chỗ làm.

Đừng cười, đây không phải khoa học viễn tưởng. DingTalk đang tích hợp ngày càng nhiều khả năng AI, ví dụ như tóm tắt cuộc họp thông minh, dịch giọng nói thành văn bản thời gian thực, thậm chí là “quản lý số” có thể dự đoán điểm nghẽn trong công việc của đội. Với các công ty khởi nghiệp Hồng Kông, điều này đồng nghĩa với việc dùng ít nguồn lực hơn để tạo ra năng suất lớn hơn. Bạn không cần thuê năm trợ lý hành chính, chỉ cần một bạn trẻ biết thiết lập quy trình robot là cả công ty có thể vận hành trơn tru như các khối lego tự lắp ghép.

Quan trọng hơn, khi hợp tác xuyên biên giới ngày càng phổ biến, DingTalk cũng đang tăng cường hỗ trợ đa ngôn ngữ và các tính năng tuân thủ quy định, giúp các startup địa phương dễ dàng kết nối vào hệ sinh thái quốc tế. Thay vì gọi nó là phần mềm văn phòng, đúng hơn nên xem DingTalk đang trở thành “bạn đời số” của doanh nghiệp. Đừng chờ đợi chuyển đổi, hãy bắt đầu ngay hôm nay để DingTalk đồng hành cùng bạn, tự động giải quyết những vấn đề của ngày mai ngay từ hôm nay.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!