DingTalk: Công cụ kỳ diệu giúp công việc hiệu quả hơn

Bạn có bao giờ nghĩ rằng vũ khí mạnh nhất trong văn phòng không phải là bình cà phê hay máy photocopy, mà lại là một ứng dụng tên là «DingTalk»? Đừng nghi ngờ, công cụ nghe tên như đồ dùng tại cửa hàng vật liệu xây dựng này thực ra là một «quả bom văn phòng» mà Alibaba âm thầm tung ra vào năm 2014. Khi ấy, mọi người vẫn còn dùng email để gửi tài liệu, gọi điện thoại để tìm người, dùng giấy tờ để duyệt phê duyệt, thì DingTalk lại hô lớn: «Đủ rồi! Hãy để công nghệ cứu rỗi linh hồn của dân văn phòng!». Thế là nó xuất hiện, tuyên bố «giúp công việc đơn giản hơn», chuyên trị mọi chứng rối loạn giao tiếp doanh nghiệp.

DingTalk không chỉ đơn thuần là công cụ trò chuyện, nó thực sự là một «quản gia văn phòng kỹ thuật số». Bạn có thể lập tức tạo nhóm chat, ném tài liệu vào khung hội thoại, dùng chức năng «Ding» để nhắc nhở bắt buộc đồng nghiệp (kể cả người lười cũng không thể trốn thoát), đồng thời tổ chức họp trực tuyến, sắp lịch, chấm công, duyệt đơn thanh toán — ngay cả tính khí của sếp cũng bị nó điều chỉnh cho ngoan ngoãn. Định vị của nó rất rõ ràng: không làm mạng xã hội, không chơi vòng kết nối, chỉ tập trung giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất. Nói nó là «siêu anh hùng trong giới công sở» cũng không hề phóng đại, bởi ai lại từ chối một công cụ giúp sếp ít quát mình ba lần chứ?

Tiếp theo, hãy cùng xem vị anh hùng này sẽ gia nhập đội ngũ của bạn như thế nào nhé!

Vẫn đang dùng điện thoại nhắn tin để điều phối công việc? Đừng ngốc nữa, hiện giờ ngay cả đội mua rau của bà Vương bên cạnh nhà cũng đang dùng DingTalk rồi! Nhưng vấn đề là — bắt đầu từ đâu? Đừng lo, đăng ký DingTalk còn đơn giản hơn đặt đồ ăn外卖. Mở trình duyệt hoặc cửa hàng ứng dụng, tìm kiếm «DingTalk», tải về, nhấn «Đăng ký», dùng số điện thoại là xong ngay lập tức. Hệ thống sẽ tự động hỏi bạn: «Bạn muốn tạo nhóm hay tham gia nhóm hiện có?». Việc lựa chọn này quan trọng chẳng khác nào chọn «set ăn đơn» hay «lẩu nhóm»!

Nếu bạn là sếp hoặc trưởng nhóm, hãy chọn «Tạo nhóm», nhập tên công ty, lập tức bạn sẽ sở hữu không gian doanh nghiệp riêng biệt. Sau đó, mời đồng nghiệp giống như mời đi ăn nhóm — nhấn vào «Danh bạ» → «Mời thành viên», có thể dùng liên kết, mã QR, thậm chí gọi điện trực tiếp để rủ người tham gia. Đồng nghiệp vừa tham gia là cơ cấu tổ chức tự động đồng bộ, không còn phải hỏi «Anh Tiểu Trương, anh thuộc bộ phận nào?» nữa.

Tiếp theo, việc tạo nhóm và kênh mới là trọng tâm! Nhóm dự án dùng để thảo luận công việc, kênh bộ phận để thông báo, thậm chí có thể thiết lập «nhóm im lặng» để mọi người tập trung làm việc. Lần đầu vào nhóm đừng hoảng, nút «+» ở góc dưới bên phải ẩn chứa những kỹ năng thần kỳ như tải lên tệp tin, gửi Ding, khởi tạo thăm dò ý kiến. Hãy nhớ: DingTalk không phải là phòng chat, mà là trung tâm chỉ huy chiến đấu — còn bạn, chính là tổng chỉ huy!

Vẫn đang dùng điện thoại nhắn tin để thúc đồng nghiệp trả lời? Đừng ngốc nữa, chức năng «Tin Ding» của DingTalk chính là công cụ nhắn tin biết bay! Chỉ cần một cú nhấn, màn hình điện thoại đối phương sẽ hiện thông báo toàn màn hình, kết hợp âm thanh, cuộc gọi hoặc tin nhắn SMS ba đòn liên hoàn, đảm bảo «nhìn thấy, biết rõ, không thể装死». Khi dự án sắp vỡ, chức năng này đúng là cứu tinh. Từng có bộ phận marketing của một công ty nhờ Ding mà tập hợp toàn bộ nhân viên trong 3 phút, thành công giành được khách hàng lớn, sếp cảm động đến mức muốn mua bảo hiểm cho cả nhóm.

Thậm chí còn kinh khủng hơn, chức năng lịch biểu tích hợp khiến các cuộc họp không còn tình trạng «anh nói của anh, tôi nói của tôi». Tất cả cuộc họp tự động đồng bộ vào lịch cá nhân, còn có thể một cú nhấn xem ngay lịch rảnh của đồng nghiệp, không cần phải hỏi «chiều nay anh có rảnh không?». Kết hợp với quản lý nhiệm vụ, cấp trên giao việc giống như đặt đồ ăn外卖, hạn chót, người phụ trách, thanh tiến độ rõ ràng như ban ngày. Có nhóm dùng nó để theo dõi quy trình ra mắt sản phẩm mới, từ thiết kế đến lên kệ, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ tăng 40%, ngay cả nhà thiết kế hay trì hoãn nhất cũng bắt đầu giao đồ đúng hạn — vì Ding sẽ truy đuổi đến mức anh ta không ngủ được.

Những chức năng này không phải để khoe khoang, mà là biến giao tiếp hỗn loạn thành tên lửa chính xác. Đừng còn làm việc theo kiểu người nguyên thủy, siêu năng lực thật sự của DingTalk chính là bí mật giúp bạn tắt máy về nhà trước giờ tan ca.

So sánh DingTalk với các công cụ khác

Khi nói đến công cụ cộng tác, giống như chọn điện thoại, người thích Apple, người trung thành với Android. DingTalk đứng trong trận «đại chiến võ lâm văn phòng» này, không phải chỉ dựa vào nhan sắc. So với Slack kiểu «phòng chat văn thanh» thì DingTalk giống một quản gia toàn năng hơn — Slack thì trò chuyện vui vẻ, nhưng lên lịch, chấm công, phê duyệt phải dùng thêm phần mềm khác, giống như lái xe mà phải tự mang theo bánh xe. Còn DingTalk thì sao? Thông điệp, lịch trình, điểm danh, phê duyệt, họp video đều lo trọn gói, ngay cả khi sếp đột kích kiểm tra giữa đêm cũng chỉ cần nhấn một cái «Ding», điện thoại nhân viên lập tức kêu ré lên, hiệu suất cao đến mức khiến người ta khiếp sợ.

Xét đến Microsoft Teams, dù là con trai ruột của ông lớn Office, tích hợp Word, Excel thì không phải bàn cãi, nhưng giao diện phức tạp như bảng mạch điện tử, nhân viên mới làm quen đúng là một thử thách tâm lý. Còn DingTalk thì sao? Giao diện sạch sẽ, thao tác trực quan, ngay cả bác bảo vệ ở cổng công ty cũng có thể tạo nhóm và gửi thông báo trong năm phút.

Tất nhiên, DingTalk cũng không phải thần thánh, các nhóm ở nước ngoài đôi khi dùng cảm giác như đang trèo Vạn Lý Trường Thành chậm chạp, tốc độ đồng bộ thỉnh thoảng bị trễ. Hơn nữa chức năng quá nhiều, nếu không cẩn thận sẽ dễ bị «quá tải chức năng», khiến mọi người không biết nên nhấn vào đâu.

Chọn công cụ giống như chọn đối tượng, phải xem nhu cầu nhóm. Nếu bạn cần thứ gì đó «một cú nhấn xử lý cả công ty», DingTalk chắc chắn là lựa chọn giúp bạn giảm mất mười sợi tóc.

Thực hành tốt nhất với DingTalk

1. Họp từ xa không ngại ngùng, mở camera là dựa vào «Ding»! Họp trực tuyến sợ nhất ai đang ăn, ai còn mặc đồ ngủ? «Nền tảng ảo» và «chế độ làm đẹp» của DingTalk không chỉ để khoe mẽ, mà là hàng phòng thủ cuối cùng cho hình ảnh chuyên nghiệp. Khuyên bạn nên bật chức năng «Thử họp» trước 5 phút, kiểm tra micro, camera và mạng — đừng để lặp lại vở kịch hàng năm «Bạn nghe thấy tôi không? Tôi không nghe thấy bạn!».
2. Cộng tác nhóm không phải «bạn gửi, tôi sửa, anh ấy xóa bừa», dùng tốt «Đinh Bàn» và «tài liệu trực tuyến» mới là con đường đúng. Sau khi chia sẻ tài liệu, nhớ thiết lập quyền hạn — không phải ai cũng cần quyền «chỉnh sửa», nếu không báo cáo năm của bạn có thể bị nhân viên mới sửa thành «Con mèo của tôi dễ thương làm sao». Dùng «đánh dấu việc cần làm» và «theo dõi tiến độ», để mỗi nhiệm vụ rõ ràng như đơn đặt đồ外卖.
3. Đừng để DingTalk biến thành «Đinh Đinh»! Sai lầm phổ biến là nhóm chat tràn ngập tin nhắn, thông tin quan trọng lập tức biến mất trong vực sâu «đã đọc 99+». Giải pháp? Tạo «nhóm theo chủ đề»: nhóm dự án, nhóm khẩn cấp, nhóm buôn chuyện phòng trà (đùa thôi). Tận dụng «tin nhắn ghim đầu» và «thông báo DING», nhưng nhớ — DING không phải công cụ trút giận, nếu không đồng nghiệp giữa đêm bị đánh thức bởi «Bạn có một tin DING mới», mối quan hệ của bạn có thể còn không ổn định hơn Wi-Fi.
4. Mẹo nhỏ cuối cùng: Thường xuyên dọn dẹp cảm giác tội lỗi vì «đã đọc chưa trả lời», thiết lập «thời gian không làm phiền», dù công việc có hiệu quả đến đâu, cũng đừng để DingTalk đinh xuyên qua cuộc sống của bạn.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp với DingTalk!