Thiết lập hệ thống IT DingTalk khởi nghiệp tại Vùng Vịnh lớn: Dễ dàng hoàn thành, thành công với nụ cười

Tại sao nên chọn DingTalk? Câu hỏi này giống như việc hỏi “khởi nghiệp có cần uống cà phê để tỉnh táo không?” – hoàn toàn không cần phải suy nghĩ! Trong khu vực Vịnh Lớn, nơi chiến lược của mọi doanh nhân, thời gian chính là tiền bạc, hiệu suất chính là sinh mạng. DingTalk không chỉ đơn thuần là một công cụ trò chuyện, mà nó thực sự là "bộ xương ngoại vi kỹ thuật số" cho người khởi nghiệp – đi đứng oai phong, làm việc nặng nhọc cũng không mệt.

Bạn tưởng nó chỉ biết gửi tin nhắn? Sai rồi! Từ họp trực tuyến đến ký duyệt điện tử, từ chấm công đến quản lý dự án, DingTalk gần như đã nhét cả văn phòng vào trong chiếc điện thoại. Thú vị hơn nữa, nền tảng mở của nó cho phép bạn tích hợp ERP, CRM, thậm chí tự viết các ứng dụng nhỏ, cứ như thể bạn sở hữu cả một đội ngũ IT chuyên nghiệp, dù thực tế có thể chỉ có bạn và con mèo đang tăng ca cùng.

Nhưng đừng vội mừng! Nhiều chức năng không có nghĩa là dùng bừa bãi được. Từng có doanh nhân đặt tên nhóm chat công ty là "Sinh Tử Một Đường", kết quả là nhân viên mỗi ngày đi làm như ra trận. Hãy nhớ: cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phân quyền phải minh bạch, nếu không thông báo hành chính lẫn lộn với đặt trà sữa chung, sớm muộn gì cũng sụp đổ.

Hơn nữa, đừng quên liên kết hộp thư doanh nghiệp và xác thực danh tính thật. Nếu không, một ngày nọ bộ phận tài chính phát hiện "Tổng Giám đốc" trong nhóm yêu cầu chuyển ngay 500.000 tệ, lúc đó mới phát hiện tài khoản bị giả mạo – đến lúc đó người cười không nổi sẽ không chỉ là bạn đâu.

Thiết lập tổ chức doanh nghiệp trên DingTalk: Tiếp theo, chúng ta cùng học cách tạo tổ chức doanh nghiệp trên DingTalk. Đừng lo lắng, việc này không giống như đăng ký giấy phép kinh doanh, bạn không cần chạy tới cơ quan quản lý, cũng chẳng cần đóng mười tám con dấu, chỉ cần vài thao tác đơn giản là xong trong năm phút! Trước tiên, bạn cần đăng ký một tài khoản DingTalk – dùng số điện thoại là được, đơn giản hơn đặt đồ ăn外卖. Sau khi đăng ký xong, hệ thống sẽ tự động dẫn dắt bạn "tạo doanh nghiệp", lúc này tuyệt đối đừng bấm nhầm thành "Công ty Giấc Mơ Khởi Nghiệp của Mèo Nhà Tôi", hãy điền cẩn thận tên công ty, ngành nghề, địa điểm, đặc biệt là địa điểm doanh nghiệp, chín thành phố và hai khu vực trong khu vực Vịnh Lớn đều có những ưu đãi chính sách riêng, điền đúng thì sau này xin trợ cấp mới không bị cười vào mặt.

Sau khi tạo thành công, DingTalk sẽ cung cấp cho bạn một liên kết mời riêng, sao chép và gửi cho đồng nghiệp, một giây là kéo người vào tổ chức, nhanh hơn cả việc tạo nhóm gia đình. Nhưng hãy nhớ: nhất định phải thiết lập quyền quản trị viên! Nếu không, một ngày nào đó thực tập sinh mới vô tình xóa luôn sếp khỏi nhóm, thì đó sẽ là sự kiện "xấu hổ nhất năm". Ngoài ra, khuyên bạn nên kích hoạt xác thực danh tính doanh nghiệp ngay từ đầu, dù có thêm một bước, nhưng về sau khi dùng các tính năng cao cấp hay kết nối với nguồn lực chính phủ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, vì ở khu vực Vịnh Lớn, uy tín (credibility) rất quan trọng.

Mẹo nhỏ cuối cùng: khi tạo tổ chức, hãy chọn mẫu "doanh nghiệp khởi nghiệp", hệ thống sẽ tự động đề xuất các module chức năng phù hợp, giúp bạn chuyển tiếp nhẹ nhàng sang giai đoạn cấu hình tiếp theo, cười tươi tiến tới thành công, chẳng phải tuyệt vời sao?

Cấu hình các module chức năng DingTalk, giống như lắp động cơ phản lực cho đội ngũ khởi nghiệp của bạn, không chỉ chạy nhanh mà còn phải bay vững! Sau khi hoàn tất việc tạo tổ chức doanh nghiệp, khoảnh khắc "biến hình" thực sự mới bắt đầu. Đừng để DingTalk của bạn chỉ dừng lại ở mức độ "chấm công" và "trò chuyện", đó chẳng khác nào lấy kiếm báu để cắt dưa – uổng phí tài nguyên!

Trước tiên, hãy bật DingPan (Ổ đĩa Ding), đây là "thư mục tại gia" trên đám mây của bạn, mọi hợp đồng, kế hoạch, thực đơn (nếu bạn mở nhà hàng) đều có thể lưu trữ an toàn, đồng thời có thể thiết lập quyền truy cập, không sợ intern nào nhấn xóa mất báo cáo năm của sếp. Tiếp theo, DingMail (Thư Ding) giúp bạn thoát khỏi hộp thư hỗn loạn của Gmail, dùng tên miền công ty để gửi email, khách hàng nhìn vào sẽ thấy bạn "rất chuyên nghiệp", khi gọi vốn thậm chí nhà đầu tư cũng phải ngoái nhìn hai lần.

Sau đó là phần quan trọng — DingMeeting (Họp Ding), hỗ trợ lên tới trăm người cùng trực tuyến, mờ hình? mất mạng? Ở khu vực Vịnh Lớn nơi 5G rẻ hơn nước lã, những cái cớ này không chấp nhận được! Nhớ bật chức năng ghi hình, phòng khi sau cuộc họp bạn phát hiện mình nói quá hăng quên mất điểm chính, vẫn còn có thể xem lại để bổ sung. Thậm chí thú vị hơn, bạn có thể tích hợp các ứng dụng bên thứ ba như CRM, phần mềm kế toán, thậm chí cả hệ thống đặt đồ ăn, biến DingTalk thành "bộ não kỹ thuật số" cho doanh nghiệp của bạn.

Nhưng hãy nhớ: chức năng càng nhiều, càng phải biết lựa chọn. Đừng tham lam thêm đủ mười tám plugin, kết quả là nhân viên mỗi ngày dành hai tiếng chỉ để bấm thông báo, vậy thì không phải nâng cao hiệu suất, mà là gây rối!

"Ting! Bạn có tin nhắn mới" – âm thanh này vang lên trong đội ngũ khởi nghiệp của bạn thường xuyên như chuông Giáng sinh. Nhưng khoan đã, phải chăng ai cũng được vào nhóm tài chính xem phiếu thanh toán? Thực tập sinh cũng có thể tùy tiện xóa file trong DingPan? Đừng để DingTalk biến thành "DingLoạn", nếu không hệ thống IT của bạn sẽ rối như giao thông mùa hè ở Quảng Châu!

Xây dựng quy định sử dụng không phải là áp đặt "quản thúc kỹ thuật số", mà là để giúp mọi người vạch ra một làn đường cao tốc vừa hiệu quả vừa an toàn. Ví dụ, dữ liệu nhân sự chỉ HR mới xem được, tiến độ dự án chỉ giới hạn thành viên dự án truy cập, dùng phân cấp quyền theo vai trò để tránh bi kịch kiểu "ai cũng sửa được lịch làm việc của sếp". Bạn chắc chắn không muốn bộ phận marketing vô tình tắt quy trình tự động của bộ phận kỹ thuật, dẫn đến cả công ty cùng loạn lên trong nhóm DingTalk chứ?

Chỉ đặt quy tắc mà không đào tạo thì giống như cấp bằng lái nhưng không dạy lái xe. Khuyên bạn nên tổ chức định kỳ mỗi quý một buổi "Lớp học nhỏ DingTalk", dùng các ví dụ thực tế để luyện tập: làm sao dùng chức năng "đã đọc/chưa đọc" để theo dõi tiến độ, cách dùng "DING" để thông báo khẩn cấp mà không làm phiền người khác. Thậm chí có thể tổ chức cuộc thi "Người dùng DingTalk xuất sắc nhất", phần thưởng là một tuần miễn chấm công – nhân viên vừa cười vừa học, hiệu suất tự nhiên tăng vùn vụt.

Hãy nhớ, quy định không phải để trói buộc, mà để mỗi người đều có thể gõ ra tiếng "ting" đúng lúc, đúng cách, đúng người.

Trên con đường khởi nghiệp, điều đáng sợ nhất không phải là thiếu vốn, mà là đang chuẩn bị họp thì không đăng nhập được DingTalk, nóng như kiến bò trên chảo! Đừng hoảng, đây không phải ngày tận thế, chỉ là hệ thống IT đang đùa bạn tí thôi. Những lỗi phổ biến như không thể đăng nhập, tám phần là do mạng đang lười biếng, hãy kiểm tra trước xem Wi-Fi có bị ngắt không, thay vì mắng điện thoại thì hãy cứu mạng trước. Khi xác nhận tài khoản mật khẩu, cũng xin nhẹ tay – đừng gõ nhầm chữ "1" thành "l", sai lầm nhỏ này đến cả mã lập trình còn cười bạn.

Tải file lên thất bại? Đừng vội nguyền rủa công nghệ, DingTalk rất nghiêm khắc về dung lượng file – thường giới hạn dưới 2GB, vượt quá là罢工 liền. Cũng có vấn đề định dạng, không phải đuôi file nào cũng được chấp nhận, ví dụ như .exe là thành phần nguy hiểm, hệ thống sẽ chặn ngay lập tức. Khuyên bạn nên chuyển file sang PDF hoặc định dạng văn phòng phổ biến trước khi tải lên, để hệ thống không nghi ngờ bạn là hacker.

Gặp tình huống không xử lý được, đừng cố chịu, dịch vụ chăm sóc khách hàng của DingTalk thực ra thân thiện hơn bạn tưởng, giống như nhân viên phục vụ dimsum ở khu vực Vịnh Lớn, hỏi là có trả lời. Hãy nhớ, vấn đề kỹ thuật không cần phải cứng đầu, mỉm cười nhờ giúp đỡ, mới có thể mỉm cười thành công.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!