Hướng dẫn tăng cường nhân sự trên DingTalk: Giúp đội ngũ của bạn mạnh hơn

Làm quen với trí tuệ nhân tạo DingTalk

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng nhân viên chăm chỉ nhất trong văn phòng có thể không phải là con người, mà là một "robot"? Trong thế giới DingTalk, điều này không phải là cốt truyện khoa học viễn tưởng, mà là thực tế diễn ra mỗi ngày. Các tính năng trí tuệ nhân tạo của DingTalk giống như việc bạn thuê một "đồng nghiệp kỹ thuật số" làm việc 24/7, không kêu mệt, không xin nghỉ, lại còn giỏi ghi chép. Đừng nghĩ AI chỉ là những chương trình lạnh lùng, trợ lý thông minh của DingTalk còn là bậc thầy trong việc quan sát sắc thái cảm xúc. Nó có thể tự động sắp xếp cuộc họp giúp bạn, nhắc sếp đừng đi trễ, thậm chí âm thầm thúc giục bạn khi bạn quên trả lời tin nhắn. Tuyệt hơn nữa, nó còn học được phong cách giao tiếp của cả nhóm, dùng càng lâu càng hiểu bạn. Giống như con mèo bạn nuôi ba năm, cuối cùng cũng bắt đầu để ý đến bạn. Và dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động cũng không chỉ là những robot "trả lời sai câu hỏi". Nó có thể nhận diện chính xác vấn đề của khách hàng, phản hồi bằng giọng điệu tự nhiên, thậm chí còn nhận biết được khi nào khách hàng sắp nổi giận, từ đó báo trước cho quản lý. Đây không còn là chăm sóc khách hàng thông thường, mà gần như là chuyên gia dò tìm cảm xúc. Phía sau những tính năng này chính là việc DingTalk tích hợp sâu trí tuệ nhân tạo vào quy trình làm việc. Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách bắt đầu từ con số 0 để xây dựng "nhân viên robot" riêng cho nhóm của bạn. Bạn đã sẵn sàng đón nhận đồng nghiệp kỹ thuật số chưa?

Thiết lập dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động

Thiết lập dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động, nghe thì có vẻ cần viết cả một hệ thống trí tuệ nhân tạo, nhưng thực ra hoàn toàn không cần phức tạp đến thế! Trên DingTalk, chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể biến robot thành trợ lý chăm sóc khách hàng 24/7. Trước tiên, mở mục "Bảng công cụ", tìm ứng dụng "Robot thông minh", cứ như thể bạn đang tìm kệ gia vị trong siêu thị vậy. Sau khi vào, nhấn "Tạo robot mới", bạn sẽ thấy không chỉ có một loại robot, mà giống như đặt đồ ăn – bạn có thể "chọn món": robot dạng văn bản hay robot dạng menu? Loại thứ nhất như một tay nói chuyện chuyên nghiệp, dựa vào từ khóa để phản hồi linh hoạt; loại thứ hai giống như hướng dẫn viên buffet, dẫn dắt người dùng từng bước để tìm ra câu trả lời. Khi thiết lập quy tắc phản hồi, đừng coi robot là "thần toàn năng", hãy coi nó như một "bác sĩ chuyên khoa". Ví dụ: khi nhập "làm thế nào để xin nghỉ phép", hệ thống tự động gửi liên kết quy trình; nói "mật khẩu WiFi" là thông tin được gửi ngay lập tức. Hãy thêm nhiều từ đồng nghĩa để tránh tình trạng người dùng hỏi "cách xin nghỉ phép" nhưng lại bị bỏ qua vì không khớp từ khóa. Đừng bỏ qua bước kiểm thử, hãy tự đóng vai "khách hàng khó tính", hỏi đủ thứ chuyện để xem robot có trả lời sai hay bị treo không. Muốn robot thông minh hơn? Thường xuyên cập nhật quy tắc phản hồi, giống như dọn dẹp bộ nhớ cache cho điện thoại. Thêm menu ba tầng, giúp người dùng chọn từ "vấn đề kỹ thuật" đến "không kết nối được máy in", nhanh gấp mười lần so với mò mẫm. Cuối cùng, hãy nhớ: robot là người tiên phong, còn nhân viên chăm sóc khách hàng thật mới là lá bài chủ – những vấn đề phức tạp cần được chuyển ngay cho người thật, đừng để robot cố gắng đến mức bối rối.

Sử dụng trợ lý thông minh quản lý lịch trình

Bạn nghĩ rằng đã thiết lập xong dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động là xong việc? Đừng quên, những người làm việc hiệu quả thực sự đã giao luôn lịch trình cho robot quản lý rồi! Trợ lý thông minh của DingTalk không chỉ là "nhân viên chăm sóc" biết chuyển tiếp câu hỏi, mà thực chất là một "thư ký toàn năng" biết sắp xếp lịch, biết nhắc việc, thậm chí còn giúp bạn "lười một cách thông minh". Hãy tưởng tượng, khi cuộc họp sắp bắt đầu, nó không chỉ nhắc bạn một tiếng, mà còn tự động lập nhóm, mở hội nghị video, thậm chí tóm tắt lại nội dung cuộc họp tuần trước – đây không phải khoa học viễn tưởng, mà là thao tác hàng ngày của trợ lý thông minh DingTalk. Thêm lịch trình? Đơn giản thôi! Mở chức năng "Lịch trình", nhấn dấu "+", nhập tiêu đề, thời gian, địa điểm, xong trong một nốt nhạc. Nhưng người dùng chuyên nghiệp làm gì? Họ dùng nhập giọng nói: "Sáng mai 10 giờ họp với bộ phận Marketing, thảo luận ngân sách quý 3", hệ thống tự động nhận diện thời gian và người tham gia, lập lịch ngay lập tức, không cần chọn người tham dự! Thiết lập nhắc nhở còn dễ hơn, ngoài việc nhắc trước 15 phút, bạn còn có thể thiết lập "nhắc khởi hành", hệ thống sẽ tự tính thời gian di chuyển theo địa điểm, tránh để bạn trễ đến mức trời đất quay cuồng. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể chia sẻ lịch trình với đồng nghiệp, mọi người có thể nhìn thấy "bản đồ bận rộn" của nhau, không còn phải hỏi "bạn có rảnh không?". Kết hợp với chế độ xem lịch, lịch làm việc cả tuần rõ ràng ngay trước mắt. Chúng tôi khuyên bạn nên định kỳ "kiểm tra sức khỏe lịch trình", xóa các cuộc họp quá hạn, đồng thời kiểm tra xem mình có bị lấp đầy bởi những "cuộc họp vô nghĩa" không – lúc này, trợ lý thông minh không chỉ giúp bạn quản lý thời gian, mà còn giúp bạn giành lại cuộc sống.

Tích hợp ứng dụng bên thứ ba

Bạn đã học cách dùng trợ lý thông minh để sắp xếp lịch, dường như trong đầu đã có thêm một thư ký nhỏ không bao giờ trễ hẹn, nhưng đừng vội vui mừng – "siêu năng lực" thực sự nằm ở những ứng dụng bên thứ ba có thể phối hợp cùng DingTalk! Hãy tưởng tượng, DingTalk của bạn không chỉ nhắc họp, mà còn tự động tạo bản tóm tắt cuộc họp, phân tích cảm xúc nhóm, thậm chí giúp bạn viết email – đây không phải phim viễn tưởng, mà là thực tế khi bạn gắn thêm "phụ kiện trí tuệ nhân tạo". Trước tiên, mở "Bảng công cụ", vào "Chợ ứng dụng", như bước vào một siêu thị kỹ thuật số khổng lồ, tìm kiếm các từ khóa như "AI", "phân tích thông minh" hay "tự động hóa", bạn sẽ phát hiện ra hàng loạt công cụ ẩn danh. Đừng vội cài đặt, hãy xem đánh giá trước để tránh phải dùng "trí tuệ giả tạo". Nhấn "Cài đặt ngay", hệ thống sẽ hướng dẫn bạn hoàn tất ủy quyền và thiết lập, một số ứng dụng còn hỗ trợ đăng nhập đơn điểm, đỡ phải nhớ cả đống mật khẩu. Sau khi cài đặt, đừng làm "ông chủ bỏ mặc", hãy đọc kỹ tài liệu hướng dẫn, hiểu rõ chức năng và cách kết nối dữ liệu. Ví dụ: một công cụ AI họp có thể tự động chuyển giọng nói thành văn bản và tạo danh sách việc cần làm, nhưng bạn phải cho phép nó truy cập vào lịch sử cuộc gọi của DingTalk. Việc cập nhật định kỳ cũng rất quan trọng, nhà phát triển không bao giờ ngừng cải tiến, các tính năng mới giống như món quà bí mật chờ bạn khám phá. Hãy nhớ, chọn đúng công cụ, nhóm của bạn sẽ tiến gần đến "bán tự động hóa" hơn bao giờ hết!

Liên tục tối ưu và cải tiến

Thu thập phản hồi: Đừng nghĩ rằng khi nhân viên nói "cũng được thôi" là thực sự ổn. Hãy định kỳ gửi một bản khảo sát nhỏ, hoặc âm thầm quan sát trong nhóm DingTalk xem ai suốt ngày than phiền về việc điểm danh thất bại – thực ra đó đều là những manh mối quý giá. Bạn thậm chí có thể tạo "khu vực phàn nàn", để mọi người góp ý ẩn danh, bởi vì đôi khi những lời phàn nàn kỳ cục nhất lại chứa đựng những điểm đau thật sự.

Phân tích dữ liệu: Báo cáo dữ liệu của DingTalk không phải để làm hình nền đâu! Ai thường xuyên dùng chức năng phê duyệt? Ai có danh sách việc cần làm mãi dính ở trạng thái "đang thực hiện"? Những con số này biết nói – và nói còn thẳng thắn hơn cả sếp. Hãy tận dụng báo cáo "tỷ lệ sử dụng chức năng", bạn sẽ phát hiện ra rằng tính năng ghi chú cuộc họp AI hoành tráng kia, cả công ty chỉ có cô thư ký hành chính là dùng.

Điều chỉnh và tối ưu: Đừng sợ thay đổi! Hôm nay dịch chuyển vị trí điểm danh lên trên, ngày mai tắt chức năng gửi lì xì điểm danh không ai dùng – tất cả đều là những bước tối ưu nhanh gọn. Thậm chí bạn có thể tổ chức "kiểm thử A/B chức năng", một nửa dùng quy trình mới, một nửa dùng quy trình cũ, xem bên nào hiệu quả hơn, đội thắng được phiếu uống cà phê!

Hãy thành lập "Đội đặc nhiệm tối ưu DingTalk", mỗi tháng tổ chức một cuộc họp "Ai sẽ cải tiến DingTalk", để nhân viên đề xuất đổi phần thưởng là đồ ăn vặt, biến phản hồi thành sáng kiến, công cụ mới không bị "cùn" theo thời gian.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Với đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!