Chiến dịch chọn tin nhắn quan trọng trên DingTalk: Đừng để tin nhắn quan trọng bị chìm nghỉm trong biển tin nhắn chat

Bạn nghĩ rằng "thông báo ghim" chỉ đơn giản là một chiếc ghim trang trí ngầu trong khung chat? Sai rồi! Thực ra nó chính là đội trưởng cứu hỏa trong thế giới tin nhắn, chuyên nâng cao những thông tin quan trọng nhất giữa cơn sóng thần dữ liệu, khiến mọi người đều phải nhìn thấy và không thể bỏ qua. Trong thế giới DingTalk, ghim thông báo không phải dấu hiệu, mà là mệnh lệnh – ghim các chỉ thị quan trọng, thời hạn cuối cùng, liên kết cuộc họp lên vị trí đầu tiên của cửa sổ trò chuyện, giống như dải đèn LED chạy chữ nhấp nháy liên tục (dù thực tế nó rất yên tĩnh). Hãy tưởng tượng xem, nếu quyết định then chốt của dự án bị chôn vùi dưới hàng chục tin nhắn "haha" và "đã nhận", bạn sẽ cảm thấy bực bội đến mức nào?

Theo phản hồi từ người dùng doanh nghiệp DingTalk, sau khi sử dụng chức năng ghim thông báo, tỷ lệ hiểu sai nhiệm vụ trong nhóm giảm gần 70%. Nó không chỉ tiện lợi, mà còn là cơ chế phòng tránh sai sót trong hợp tác. Dù là sếp thông báo nghỉ lễ hay quản lý dự án xác định thời gian phát hành sản phẩm, chỉ cần một lần ghim là ai cũng phải nhìn thấy. Chiếc ghim này không ghim tin nhắn, mà ghim cả trách nhiệm và hiệu suất đồng bộ.

Đã đến lúc vào phần thực chiến! Đừng để những tin nhắn quan trọng cứ trôi tuột như con cá thoát khỏi khe hở lịch sử trò chuyện nữa, hãy học cách ghim chính xác và khóa chặt thông tin then chốt ngay bây giờ. Dù bạn đang dùng iPhone lướt điện thoại trên tàu điện ngầm hay ngồi văn phòng gõ phím Windows điên cuồng, phương pháp này đều áp dụng được!

Trên điện thoại (iOS hoặc Android), bạn chỉ cần nhấn giữ tin nhắn muốn ghim, menu sẽ hiện ra ngay lập tức, nhấn chọn "Ghim" là xong! Giống như đội vương miện cho nó vậy, tin nhắn lập tức xuất hiện ở đầu khung chat nhóm, kèm theo biểu tượng ghim rõ ràng và dải băng màu vàng nhắc nhở. Phiên bản máy tính còn đơn giản hơn: di chuột lên tin nhắn → nhấp chuột phải → chọn "Ghim tin nhắn này", một giây là hoàn thành, nhanh gọn như hành động đặc vụ.

Nhưng hãy bình tĩnh! Không phải ai cũng có quyền ghim tùy ý — thường thì chỉ trưởng nhóm, quản trị viên hoặc người gửi tin nhắn mới có "quyền lực thần thánh" này. Đừng đổ lỗi cho chức năng lỗi, vì bạn chưa có "giấy thông hành" đó thôi! Sau khi ghim, tất cả thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo, như tiếng chuông cảnh tỉnh: "Thông tin quan trọng đây, mời im lặng!"

Ghim thông báo cũng có phép tắc, những điều cấm kỵ này tuyệt đối đừng phạm

Bạn tưởng ghim tin nhắn giống như viết lia lịa dòng chữ "SIÊU QUAN TRỌNG!!!" lên giấy ghi chú rồi dán đầy màn hình là xong việc? Sai rồi! Ghim quá nhiều, đồng nghĩa với việc chẳng ghim gì cả. Hãy tưởng tượng, tường văn phòng dán đầy ba trăm tờ giấy ghi chú, đến tận cửa sổ cũng bị che kín, khi sếp bước vào, câu đầu tiên chắc chắn sẽ là: "Ai làm thế? Tôi không nhìn thấy ánh sáng mặt trời nữa!"

Thật sự, những người giỏi ghim thông báo luôn biết tiết chế và tinh tế. Nếu mỗi ngày ghim mười cái, các thành viên trong nhóm sẽ tự động bật kỹ năng "lọc thị giác" — thông báo "khẩn cấp" của bạn lập tức biến thành tiếng ồn nền. Hãy nhớ, ghim thông báo là đặc quyền, chứ không phải điểm danh hàng ngày. Chỉ những thông tin kiểu như kết luận cuộc họp, thời hạn dự án, đầu mối liên hệ bên ngoài – những thứ "chết cũng không được quên" – mới xứng đáng được ghim lên.

Đừng quên kiểm tra định kỳ danh sách tin đã ghim, những thông tin hết hạn cần nhanh chóng gỡ xuống. Liên kết đăng ký sự kiện năm ngoái vẫn còn ghim? Đó gọi là ngôi nhà ma kỹ thuật số, chứ không phải kho lưu trữ tri thức. Ghim chính xác, mới thật sự là tôn trọng thời gian và tầm nhìn của người khác.

Ghim tin nhắn không phải thao tác "bấm là xong" dành cho người lười. Những người chơi cao tay luôn biết vận dụng các kỹ thuật nâng cao để biến DingTalk thành chỉ huy riêng trong văn phòng của mình. Hãy tưởng tượng: bạn gửi dòng "Buổi họp lúc 10h sáng thứ Tư tuần sau", nhưng mọi người coi như không khí. Nhưng nếu bạn sửa lại thành "【Đã xác nhận】Buổi thuyết trình khách hàng lúc 10h sáng thứ Tư tuần sau, vui lòng chuẩn bị bản nháp PPT" rồi mới ghim, ngay lập tức mật độ thông tin tăng vọt, trách nhiệm rõ ràng, đến sếp nhìn vào cũng phải gật đầu.

Còn cao tay hơn nữa là dùng "chiêu kết hợp": ghim đồng thời danh sách yêu cầu, liên kết bản thiết kế, tài khoản kiểm thử, tạo thành một "tàu mẹ nhiệm vụ" không bao giờ chìm. Kết hợp thêm "@tất cả mọi người" để phát động thông báo mạnh mẽ, đảm bảo mọi ánh mắt đều bị đánh thức bắt buộc. Đừng quên, tin nhắn ghim không phải khi đã đặt là mãi mãi hiệu lực — đến lúc cần thì phải dứt khoát gỡ ghim, tránh tình trạng ghim đầy màn hình như con nhím thông tin; bạn còn có thể xem lại lịch sử các tin đã ghim trước đó, tìm lại những khoảnh khắc lóe sáng từng dẫn đường cho cả nhóm. Những tính năng này không phô trương, nhưng chiêu nào cũng đâm trúng điểm đau về hiệu suất làm việc, giúp việc ghim tin chuyển từ "có làm" thành "làm đúng".

Ghim tin nhắn giống như ném một chiếc "neo" giữa cơn sóng dữ thông tin, nhưng chỉ có neo thì chưa đủ, chẳng lẽ cứ nhìn chằm chằm vào nó mãi sao? Lúc này cần phải tung ra bộ ba công cụ cộng tác ẩn trong DingTalk: "Việc cần làm", "Lịch trình" và "Tài liệu đám mây", để cả nhóm có thể nhảy thẳng từ "nhìn thấy" sang "làm được"!

Hãy tưởng tượng bạn vừa ghim một kết luận họp quan trọng, tiếp theo nên làm gì? Chỉ cần một thao tác, mở ngay "Việc cần làm", phân chia các đầu mục hành động, ai làm gì, khi nào hoàn thành, rõ ràng minh bạch. Rồi thuận tay đồng bộ thời hạn vào "Lịch trình", hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, bạn không còn phải đóng vai đồng hồ báo thức người thật nữa. Phần tài liệu thì sao? Chỉ cần thả một liên kết "Tài liệu đám mây" vào nhóm, nhiều người cùng chỉnh sửa tức thì, phiên bản tự động lưu, ngay cả việc sửa lỗi chính tả cũng để lại dấu vết.

Ghim thông báo là dấu trang cho bộ não, còn những công cụ khác mới là chiếc xe đạp hành động thực sự — một cái chịu trách nhiệm ghi nhớ, cái kia chịu trách nhiệm lao đi. Bốn thứ kết hợp, đừng nói tin nhắn bị chìm, ngay cả người lười biếng cũng sẽ muốn chủ động làm việc!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!