Bí quyết tăng hiệu suất làm việc gấp đôi với công cụ hỗ trợ trên DingTalk

Khi nhắc đến DingTalk, nhiều người liền nghĩ ngay: “À, đúng rồi, cái phần mềm điểm danh đi làm, bị sếp DING tới DING lui đó hả?” — Sai! Sai hoàn toàn! Nếu bạn vẫn coi DingTalk đơn thuần là “phiên bản doanh nghiệp của WeChat”, thì chẳng khác nào dùng siêu xe để chạy ra chợ mua rau, hoàn toàn phung phí tiềm năng siêu cấp của nó.

DingTalk vốn dĩ không phải công cụ trò chuyện thông thường, mà là một “trung tâm vũ trụ văn phòng” khoác áo giao tiếp. Mở ứng dụng lên, bạn sẽ thấy bên trong tích hợp sẵn tin nhắn tức thời, ổ cứng đám mây, quản lý lịch, danh sách việc cần làm, họp video, thậm chí còn có biểu mẫu thông minh và quy trình phê duyệt. Nói cách khác, từ lúc thức dậy điểm danh, họp hành, gửi tài liệu, theo dõi tiến độ, cho đến viết báo cáo, nộp chi phí trước giờ tan ca – toàn bộ quy trình làm việc đều có thể thực hiện trơn tru trên DingTalk, chẳng cần chuyển qua chuyển lại như con thiêu thân mất đầu.

Điều còn ấn tượng hơn nữa là hệ thống chia sẻ tài liệu hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời nhiều người, vĩnh biệt nỗi ám ảnh “bản cuối cùng_sửa thêm chút_này thật sự là cuối cùng rồi.docx”. Tính năng lịch còn tự động đồng bộ lời mời họp, nhắc bạn 5 phút nữa phải “tâm sự cuộc đời” với sếp. Vì vậy, đừng chỉ dùng nó để nhận tin nhắn nữa, đã đến lúc thức tỉnh, biến DingTalk từ “thiết bị nhận thụ động” thành “phụ kiện tăng hiệu suất làm việc” của bạn!

Bạn có thường xuyên rơi vào tình huống này không: tin nhắn gửi đi như rơi xuống biển cả, đồng nghiệp dường như tập thể “đóng cửa tu luyện”? Đừng lo, chức năng tin nhắn tức thời của DingTalk không phải công cụ trò chuyện thông thường, mà chính là “đội cứu hỏa nơi công sở” của bạn! Muốn giao tiếp trọn vẹn, bí kíp đầu tiên là tận dụng phân loại nhóm — nhóm dự án, nhóm phòng ban, nhóm brainstorm tạm thời, thậm chí cả nhóm “hôm nay ăn gì trưa” cũng nên tách riêng, để tin nhắn không còn loạn như canh hẹ.

Tiếp theo, xin giới thiệu chức năng thần thánh — DING! Chỉ cần nhấn một nút gửi “chiêu gọi linh hồn”, điện thoại đối phương lập tức phát âm báo động, kể cả khi tắt máy vẫn nhận được thông báo (y như sếp đích thân gõ cửa). Nhắc nhở trước cuộc họp quan trọng, cảnh báo cuối cùng trước hạn chót — tất cả đều nhờ DING cứu vãn tình thế. Kết hợp với thiết lập nhắc nhở tin nhắn tùy chỉnh, đánh dấu “@tôi” hoặc nhắc theo từ khóa khi nhân vật quan trọng lên tiếng, bạn sẽ chẳng bao giờ bỏ lỡ câu nói nhẹ nhàng nhưng đầy áp lực của sếp: “Cái này mai cần.”

Còn có mẹo ẩn: trạng thái đã đọc/chưa đọc rõ ràng từng người, ai đang lười biếng, ai đang cật lực — dữ liệu không biết nói dối. Kết hợp phản hồi bằng biểu cảm và cụm từ nhanh, giao tiếp nhanh như chớp, sự ăn ý trong nhóm lập tức tăng vọt. Đây không còn là trò chuyện, mà là đòn tấn công chính xác trong trận chiến thông tin!

Khi giao tiếp trơn tru như đường cao tốc, việc tiếp theo đương nhiên là bàn về cách vận chuyển “hàng hóa” nhanh và chuẩn — lúc này chính là thời khắc “Hợp tác không giới hạn: Chia sẻ tài liệu và Quản lý dự án” trên DingTalk phát huy sức mạnh! Đừng còn dùng Line hay email để gửi file theo kiểu cũ kỹ nữa, chỉ cần sơ suất là lẫn lộn phiên bản, lại còn có người hỏi: “Bản mới nhất là bản nào?”. Ổ đĩa đám mây DingTalk vừa xuất hiện, mọi tài liệu liền tuân thủ trật tự, hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời nhiều người, ngay cả khi Tiểu Minh lén chèn hình biểu cảm vào slide PPT cũng bị phát hiện tức thì.

Thậm chí còn đỉnh hơn: bạn có thể chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ, dùng danh sách việc cần làm để phân công cho đồng nghiệp, ai phụ trách gì, khi nào hoàn thành, nhìn một cái là rõ. Sau khi đặt ngày hết hạn, hệ thống tự động theo dõi tiến độ, chậm trễ? DING một cái, linh hồn cũng run ba run. Hơn nữa, mỗi nhiệm vụ đều có thể đính kèm tài liệu, bình luận, thậm chí ghi chú giọng nói, hoàn toàn không cần chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng, khả năng tập trung được đẩy lên mức tối đa.

Chế độ bảng theo dõi dự án (project board) còn là vũ khí thần kỳ, chỉ cần kéo từ “chưa xử lý” sang “đã hoàn thành” là xong, tiến độ trực quan khiến sếp cười như trúng số độc đắc. Kết hợp với chức năng DING đã nói ở trên, cứ có nhiệm vụ quan trọng là toàn đội nhận thông báo ngay lập tức, không còn sợ ai giả vờ không thấy. Coi như cả bộ não của đội ngũ đã được nối vào cùng một CPU đám mây để vận hành, tăng gấp đôi hiệu suất không còn là mơ, mà là hiện thực đang diễn ra!

Ở chương trước, chúng ta bay nhảy trên nền tảng đám mây, gửi file nhanh hơn gió, theo sát nhiệm vụ chặt hơn paparazzi. Nhưng dù công cụ hợp tác có厉害到 đâu, nếu quản lý thời gian tệ như ông chủ tiệm bánh mì nhớ nhầm khẩu vị sandwich của bạn — “Ồ! Cậu gọi trứng mà tôi chiên thành xúc xích!” — thì mọi thứ sẽ rối tung cả lên. Đừng lo, quản lý lịch trên DingTalk chính là quản gia thời gian cá nhân của bạn, chuyên trị ba căn bệnh nan y: hay quên, trì hoãn và xung đột lịch họp.

Mở chức năng lịch ra, giống như mở ra bộ não kỹ thuật số của bạn. Chỉ cần chạm một cái là có thể tạo mới cuộc họp, hẹn khách hàng, đặt bộ đếm ngược, thậm chí nhắc bạn “đi làm dịu lòng sếp thôi”. Thậm chí còn thần kỳ hơn: nó tự động đồng bộ thời gian rảnh của các thành viên trong nhóm, không còn phải hỏi đi hỏi lại trong nhóm chat: “Mọi người lúc nào rảnh?”, cảnh tượng ấy quá lúng túng, giống như đang la to trả giá ở chợ vậy.

Còn có chức năng nhắc lại cực mạnh, báo tuần, tổng kết tháng, sinh nhật sếp (nhất định đừng quên), tất cả đều có thể đặt thành sự kiện lặp lại. Kết hợp thông báo đẩy trên điện thoại và bot trò chuyện DingTalk, dù bạn đang刷 điện thoại trong nhà vệ sinh, vẫn nhận được lời nhắc nhở “5 phút nữa họp, mau trở về!” vừa thân thiện vừa đe dọa.

Từ nay, thời gian sẽ không còn trôi đi vô ích, mà ngoan ngoãn nghe theo sự điều khiển của bạn. Chương tiếp theo, chúng ta sẽ dùng dữ liệu để tính toán rõ ràng từng phần nỗ lực — ai lười biếng, ai cật lực, rõ như ban ngày.

Chương trước, chúng ta còn đang đua với thời gian, dùng nhắc lịch siết chặt từng giây, chương này chính là lúc nâng cấp — từ “quản lý thời gian” tiến hóa thành “nhìn thấu dữ liệu”, biến bạn từ một con kiến chăm chỉ thành ong chúa nắm quyền kiểm soát toàn cục!

Đừng nghĩ phân tích dữ liệu là kỹ năng riêng của kế toán, bảng dữ liệu trên DingTalk简直 như mở “mắt nhìn xuyên tường” cho quản lý. Mở mục “mức độ hoạt động của nhóm”, ai là người cô độc chiến đấu giữa đêm khuya, ai là kẻ vô hình lười biếng giữa giờ làm việc, rõ ràng như ban ngày. Không cần đoán mò hay nghe đồn đoán nữa, dữ liệu không nói dối, nhưng có thể khiến bạn bật cười — thì ra mỗi chiều thứ Sáu, Tiểu Vương “giảm hoạt động đột ngột” là vì anh ta cố định đi cắt tóc!

Còn đáng nể hơn nữa là chức năng thống kê khối lượng công việc, có thể tạo báo cáo đa chiều theo dự án, thành viên, thậm chí theo từng phòng ban. Bạn muốn biết đội nào gần đây tăng ca nhiều nhất? Nhiệm vụ nào làm chậm tiến độ chung? DingTalk lập tức đào sâu giúp bạn tìm ra sự thật. Và những báo cáo này không phải những con số lạnh lẽo, mà là “bản đồ hiệu suất” có thể chuyển hóa thành chiến lược hành động.

Tự động tạo báo cáo định kỳ, sếp không còn phải thức khuya làm slide PowerPoint, họp hành trực tiếp lấy dữ liệu làm chứng cứ, ra quyết định nhanh, mạnh, chính xác. Dù sao thì, trong thời đại này, người biết giả vờ chăm chỉ dựa vào nỗ lực, còn người biết dùng dữ liệu để “giả vờ chăm chỉ”, mới thật sự nắm giữ mật mã sống sót nơi công sở.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!