5 mẹo hay trên phiên bản web DingTalk, phương pháp làm việc thông minh giúp nâng cao hiệu suất công việc tại Hồng Kông lên 80%

Thiết lập quy trình phê duyệt thông minh nâng cao hiệu suất xử lý

Đối với các doanh nghiệp Hồng Kông luôn theo đuổi hiệu quả, module "Phê duyệt" trên phiên bản web DingTalk là công cụ cốt lõi để tối ưu hóa quy trình nội bộ. Thông qua việc tùy chỉnh quy trình làm việc thông minh, có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại như xin nghỉ phép, thanh toán hoàn trả và đăng ký công tác, từ đó giảm đáng kể chi phí giấy tờ và theo dõi thủ công.

1. Vào mục “Bảng điều khiển” → chọn “Phê duyệt” → nhấn “Tạo mẫu mới”, có thể bắt đầu từ các quy trình mặc định hoặc tự thiết kế hoàn toàn, sử dụng giao diện kéo thả để nhanh chóng thiết kế nội dung biểu mẫu.
2. Thiết lập quy tắc “phân nhánh điều kiện”, ví dụ khi số tiền hoàn trả >5.000 HKD, hệ thống sẽ tự động chuyển cho trưởng bộ phận tài chính duyệt; nếu thấp hơn mức này thì do quản lý trực tiếp xử lý, đảm bảo phân tầng quyền hạn và kiểm soát rủi ro.
3. Kích hoạt chức năng “hành động sau phê duyệt”, sau khi được phê duyệt dữ liệu có thể tự động đồng bộ vào hệ thống lương hoặc Google Calendar, đồng thời gửi thông báo tới cửa sổ trò chuyện DingTalk của các thành viên liên quan, giúp tích hợp liền mạch giữa các hệ thống khác nhau.

Theo nhật ký cập nhật chính thức năm 2024 của DingTalk, nền tảng đã bổ sung hỗ trợ các mẫu mới như "đăng ký giờ làm linh hoạt", "phê duyệt ghi nhận phát thải carbon" và "kiểm tra tuân thủ công tác xuyên biên giới", tích hợp sẵn cơ chế đánh giá logic pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp Hồng Kông ứng phó xu hướng ESG và lao động linh hoạt, giảm thiểu rủi ro vi phạm quy định.

Theo nghiên cứu độc lập (Sách trắng làm việc từ xa Hồng Kông 2023), trung bình quy trình xét duyệt truyền thống qua email mất 52 giờ, trong khi quy trình làm việc thông minh của DingTalk chỉ cần 9,2 giờ, tiết kiệm gần 80% thời gian. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này đồng nghĩa với việc giảm gánh nặng nhân sự và nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên.

Tích hợp Google Calendar và Outlook để lên lịch chính xác

Chức năng Lịch của DingTalk hỗ trợ tích hợp liền mạch với Google Calendar và Outlook, cho phép người dùng Hồng Kông quản lý tất cả lịch họp trên một giao diện duy nhất, hiệu quả tránh lãng phí thời gian và bỏ sót lịch do phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.

• Vào trang cài đặt “Lịch”, chọn “Liên kết lịch bên ngoài”, chọn Google Calendar hoặc Outlook rồi đăng nhập và cấp quyền tài khoản.
• Sau khi liên kết, hệ thống sẽ tự động đồng bộ sự kiện mỗi 15 phút thông qua giao thức CalDAV, hỗ trợ nhập định dạng .ics và cập nhật hai chiều, đảm bảo mọi thay đổi được phản ánh tức thì.
• Nếu gặp hiện tượng trễ đồng bộ, nên kiểm tra xem ứng dụng bên thứ ba đã cấp quyền “đọc/ghi lịch” hay chưa, đồng thời xác nhận trình duyệt không chặn cookie của bên thứ ba.

Để đáp ứng nhu cầu địa phương, rất khuyến khích thiết lập múi giờ rõ ràng là UTC+8 (giờ chuẩn Hồng Kông) nhằm ngăn ngừa sai lệch thời gian trong các cuộc họp quốc tế. Ngoài ra, có thể bật tính năng nhắc nhở “Ngày lễ công cộng Trung Quốc - Hồng Kông”, hệ thống sẽ tự động đánh dấu các ngày quan trọng như Tết Trung thu, Quốc khánh,... giúp giảm xung đột lịch.

Theo khảo sát doanh nghiệp địa phương năm 2024, sau khi sử dụng tính năng tích hợp lịch, tỷ lệ họp bắt đầu đúng giờ tăng 37%, đặc biệt hiệu quả rõ rệt trong ngành dịch vụ tài chính và luật sư, nổi bật vai trò hỗ trợ thực tế của lập lịch thông minh đối với môi trường làm việc áp lực cao.

Bật phụ đề trực tiếp đa ngôn ngữ trong họp video phá vỡ rào cản giao tiếp

Chức năng họp video trên phiên bản web DingTalk tích hợp sẵn tính năng phụ đề trực tiếp đa ngôn ngữ, hỗ trợ nhận dạng giọng nói tiếng Trung, tiếng Anh và tiếng Quảng Đông, vận hành dựa trên mô hình DingTalk AI 3.0, đạt độ chính xác cao trong thử nghiệm thực tế: 92% (tiếng Trung), 89% (tiếng Anh) và 85% (tiếng Quảng Đông), cung cấp nền tảng giao tiếp đáng tin cậy cho môi trường đa ngôn ngữ tại Hồng Kông.

• Các tổ hợp ngôn ngữ hỗ trợ: bao gồm song ngữ Trung-Anh, phụ đề Quảng-Anh và chuyển văn bản tiếng Trung trực tiếp, phù hợp với các tình huống như hội nghị quốc tế, giảng dạy và phối hợp liên bộ phận.
• Cơ sở công nghệ: sử dụng mô hình thần kinh nhận dạng giọng nói end-to-end, có khả năng sửa lỗi ngữ nghĩa theo ngữ cảnh, hiệu quả giảm tỷ lệ lỗi do từ đồng âm, đặc biệt cải thiện độ ổn định nhận dạng tiếng lóng và cách phát âm kiểu Hồng Kông.
• Dữ liệu độ chính xác: theo bài kiểm tra nội bộ quý II năm 2024, trong môi trường tiếng ồn nền dưới 55dB, tỷ lệ lỗi nhận dạng giọng nói liên tục (WER) được kiểm soát dưới 15%.

Bộ phận giảng dạy từ xa của Đại học Giáo dục Hồng Kông đã triển khai chức năng này, khi giảng viên dạy bằng tiếng Quảng Đông, hệ thống tự động tạo phụ đề tiếng Anh, giúp hiệu quả hiểu bài của sinh viên không nói tiếng Hoa tăng 40%. Một công ty luật quốc tế cũng sử dụng phụ đề song ngữ Trung-Anh để đảm bảo thảo luận hợp đồng xuyên biên giới không bị sai lệch.

So sánh với Zoom và Microsoft Teams, DingTalk thể hiện vượt trội hơn về hỗ trợ tiếng Quảng Đông và thích nghi ngữ cảnh địa phương — Zoom chưa hỗ trợ chuyển ngữ tiếng Quảng Đông, còn Teams có độ chính xác nhận dạng giọng nói kiểu Hồng Kông thấp hơn khoảng 18% (SpeechTest HK, 2023). Dự kiến sau nâng cấp kiến trúc RAG vào năm 2025, chức năng sẽ mở rộng sang dịch thuật trực tiếp tiếng Trung phồn thể, tiếng Nhật và tiếng Hàn, tiếp tục mở rộng phạm vi hợp tác khu vực Đông Á.

Làm thế nào để tránh xung đột nội dung khi nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu đám mây

Tài liệu đám mây DingTalk sử dụng thuật toán OT (Operational Transformation) để đảm bảo tính nhất quán khi nhiều người chỉnh sửa đồng thời, biến đổi và sắp xếp thời gian thực các lệnh thao tác của từng cộng sự, ngăn ngừa việc ghi đè nội dung — đây là công nghệ cốt lõi hỗ trợ hợp tác tần suất cao, đặc biệt phù hợp với lĩnh vực tài chính trong việc lập báo cáo tài chính và kiểm tra tài liệu tuân thủ tức thì.

Theo báo cáo kiểm tra độ trễ nền tảng cộng tác doanh nghiệp khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024, tỷ lệ đồng bộ thay đổi hoàn tất trong vòng 500ms của DingTalk đạt 98%, cao hơn nhiều so với mức trung bình ngành. Trong kịch bản điền báo cáo giao dịch cùng lúc, tỷ lệ xung đột thấp hơn 2 lần trên mỗi 1.000 lần chỉnh sửa.

Mỗi tài liệu hỗ trợ tối đa 100 người chỉnh sửa trực tuyến đồng thời, lịch sử phiên bản tự động lưu trữ tối đa 30 ngày, toàn bộ dữ liệu được mã hóa và lưu trữ tại điểm nút Alibaba Cloud Hồng Kông, đáp ứng yêu cầu giám sát của HKMA về khả năng truy xuất tài liệu đối với các tổ chức tài chính.

Khi xảy ra xung đột cực kỳ hiếm hoi, có thể nhanh chóng giải quyết theo ba bước:

1. Mở mục “Lịch sử phiên bản” ở góc trên bên phải, xem lại bản ghi chỉnh sửa gần nhất
2. So sánh sự khác biệt nội dung tại thời điểm xung đột, lựa chọn giữ lại phiên bản hợp lệ
<3>Thông báo cho các thành viên liên quan tải lại phiên bản mới nhất để duy trì đồng bộ

Cấu trúc ổn định này cũng tạo nền tảng hợp tác an toàn cho bộ phận pháp lý — ví dụ chỉ những nhân viên kiểm toán mới được truy cập lịch sử sửa đổi hợp đồng cụ thể, đạt được cả hiệu quả lẫn an ninh thông tin.

Thiết lập quyền hạn bộ phận bảo vệ an toàn dữ liệu công ty

Quản trị viên DingTalk có thể sử dụng chức năng “Quản lý quyền vai trò” để kiểm soát chi tiết quyền truy cập tài liệu, nhóm và ứng dụng của từng bộ phận, đảm bảo dữ liệu nhạy cảm chỉ được tiếp cận bởi nhân viên được ủy quyền, từ đó tăng cường cấu trúc quản trị thông tin doanh nghiệp.

Hệ thống cung cấp bốn vai trò mặc định: quản trị viên siêu cấp có toàn quyền kiểm soát nền tảng; quản lý có thể quản lý thành viên thuộc bộ phận mình và xem nội dung nhóm nội bộ; thành viên thông thường chỉ có thể truy cập các nguồn lực được cấp; khách mời bị giới hạn cho cộng tác bên ngoài, không thể xem sơ đồ tổ chức hay tải xuống tệp mật.

• Các tổ chức tài chính có thể căn cứ yêu cầu PDPO, lưu trữ báo cáo tài chính trong không gian mã hóa, chỉ cho phép quản lý cụ thể và đội tuân thủ đọc dữ liệu
• Các văn phòng luật nên thiết lập “nhóm dự án vụ việc”, quản trị viên thêm/bớt thành viên linh hoạt theo từng thời điểm, tránh tiếp xúc chéo dữ liệu khách hàng giữa các vụ
• Mọi thay đổi quyền hạn đều được ghi lại lịch sử kiểm toán, đáp ứng yêu cầu truy vết của Văn phòng Ủy viên Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Hồng Kông

Theo Sách trắng an ninh thông tin DingTalk 2024, phiên bản web đã đạt chứng nhận ISO/IEC 27001:2022, bao gồm các điều khoản then chốt như A.9 (kiểm soát truy cập), A.12 (quản lý an toàn hệ thống thông tin) và A.13 (an toàn truyền thông), cung cấp cơ sở tuân thủ cho các tổ chức địa phương cần đáp ứng tiêu chuẩn giám sát của HKMA và SFC.

Trong tương lai, dự kiến sẽ tích hợp các dịch vụ xác thực danh tính địa phương như Smart ID để xây dựng mô hình quyền hạn động dựa trên cấp bậc và dự án, từ đó thu hẹp hơn nữa phạm vi tiếp xúc dữ liệu.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!