Hệ thống OA DingTalk giúp doanh nghiệp Hồng Kông giảm 40% thời gian giao tiếp, đã được 12.000 công ty áp dụng

Hệ thống OA DingTalk là gì và cách nó thay đổi phương thức làm việc truyền thống

Hệ thống OA DingTalk do tập đoàn Alibaba phát triển, là nền tảng văn phòng thông minh tích hợp, kết hợp các chức năng như tin nhắn tức thì, phê duyệt điện tử, quản lý chấm công, cộng tác nhiệm vụ và chia sẻ tài liệu đám mây, thay thế hoàn toàn các công cụ rời rạc trước đây. Theo báo cáo tài chính năm 2023 của Alibaba, hệ thống có hơn 600 triệu người dùng hoạt động trên toàn cầu, tính ổn định về mặt công nghệ đã được kiểm chứng rộng rãi. Cùng năm đó, hơn 12.000 doanh nghiệp tại Hồng Kông đã áp dụng DingTalk (theo Báo cáo chuyển đổi số HKMA), bao gồm các lĩnh vực tài chính, bán lẻ và dịch vụ chuyên nghiệp.

• Người dùng hoạt động toàn cầu vượt quá 600 triệu, cho thấy khả năng ứng dụng quy mô lớn đã trưởng thành.
• Hơn 12.000 doanh nghiệp tại Hồng Kông đang sử dụng, trải rộng trên nhiều ngành then chốt.
• Nghiên cứu IDC 2022 chỉ ra rằng, sau khi triển khai, doanh nghiệp trung bình có thể giảm 40% thời gian giao tiếp nội bộ.

So với phê duyệt qua email cần vài giờ đến vài ngày để xác nhận, quy trình điện tử DingTalk có thể hoàn tất việc ký duyệt đa cấp trong vòng vài phút, đồng thời lưu vết và theo dõi toàn bộ quá trình. Tất cả tài liệu và tiến độ được lưu trữ thống nhất trong không gian cộng tác đám mây DingTalk, phá vỡ tình trạng cô lập thông tin. Khi dữ liệu chấm công được đồng bộ ngay lập tức vào mô-đun nhân sự và tự động liên kết với hệ thống tính lương, tỷ lệ sai sót hành chính giảm rõ rệt. Chính sự tích hợp từ đầu đến cuối này đã trở thành bàn đạp giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiến tới vận hành thuần số hóa.

Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông ưa chuộng DingTalk

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông lựa chọn DingTalk vì giải pháp chuyển đổi số chi phí thấp và mức độ tích hợp cao. So với các nền tảng quốc tế, DingTalk giải quyết chính xác điểm khó của các doanh nghiệp nguồn lực hạn chế nhờ các chức năng địa phương hóa, cấu trúc tuân thủ quy định và mô hình SaaS không cần hạ tầng CNTT. Chức năng nhập giọng nói tiếng Quảng Đông giúp nâng cao đáng kể hiệu quả thao tác cho nhân viên tuyến đầu, tốc độ nhập liệu tăng hơn 40% (theo phân tích trường hợp người dùng địa phương năm 2024).

• Nhận dạng giọng nói tiếng Quảng Đông giúp giảm rào cản thao tác cho nhân viên.
• Dữ liệu được lưu trữ tại điểm nút Tencent Cloud Hồng Kông, đáp ứng yêu cầu riêng tư cấp độ GDPR của Hồng Kông.
• Hỗ trợ kết nối tương thích với WeChat Business, tạo thành vòng khép kín cho giao tiếp nội bộ và bên ngoài.
• Mô hình SaaS không cần đầu tư thêm hạ tầng CNTT, rút ngắn thời gian triển khai từ 3 tuần xuống dưới 2 ngày.

Kết quả khảo sát Frost & Sullivan 2024 cho thấy, thị phần của DingTalk tại thị trường doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) Hồng Kông đạt 38%, dẫn đầu so với Microsoft Teams (31%) và Google Workspace (22%). Phiên bản miễn phí hỗ trợ tối đa nhóm 200 người, bao gồm tự động hóa quy trình cơ bản và lưu trữ tin nhắn cấp triệu, giúp các doanh nghiệp siêu nhỏ khởi nghiệp với chi phí bằng 0. Mô hình "tiếp cận dễ dàng, mở rộng linh hoạt" này đang thúc đẩy các công ty trong lĩnh vực bán lẻ, logistics và xây dựng đẩy mạnh số hóa.

Cách sử dụng DingTalk để cộng tác tức thì giữa các phòng ban

DingTalk thực hiện cộng tác minh bạch giữa các phòng ban thông qua các tính năng như "nhóm dự án", "danh sách việc cần làm đồng bộ" và "bảng theo dõi tiến độ", giúp doanh nghiệp theo dõi tức thì tiến độ công việc trong môi trường đa đội nhóm. Một công ty logistics tại Hồng Kông sau khi triển khai, thời gian phản hồi giao tiếp giữa bộ phận kho vận và chăm sóc khách hàng đã giảm từ trung bình 3 giờ xuống còn 18 phút. Cải thiện này đến từ việc trực quan hóa phân bổ nhiệm vụ kết hợp với cơ chế nhắc nhở tự động, giảm thiểu việc theo dõi trùng lặp và bỏ sót.

1. Tạo "nhóm dự án" riêng biệt trên DingTalk, tích hợp các thành viên từ các phòng ban như marketing, IT, tài chính
2. Thiết lập các mốc quan trọng, liên kết với "lịch" và "danh sách việc cần làm"
3. Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đặt thời hạn và mức độ ưu tiên
4. Kích hoạt chế độ xem "bảng tiến độ", hỗ trợ cập nhật trạng thái kéo-thả
<5>Liên kết với nhắc nhở tự động và quy trình phê duyệt, đảm bảo không chậm trễ ở bất kỳ bước nào

Tất cả thao tác đều tạo ra nhật ký máy đọc được, bao gồm thời gian thay đổi, người thực hiện và dấu vết phê duyệt, nâng cao hiệu quả kiểm toán. Dữ liệu có cấu trúc cũng có thể kết nối với hệ thống ERP, tạo nền tảng cho việc áp dụng phân tích AI trong tương lai. Mô-đun cộng tác DingTalk nhấn mạnh vào "đồng bộ động" thay vì chia sẻ tĩnh, đây chính là lý do cốt lõi khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng.

Quy trình phê duyệt thông minh giảm gánh nặng hành chính như thế nào

Chức năng phê duyệt thông minh DingTalk cho phép tùy chỉnh biểu mẫu điện tử và quy tắc định tuyến tự động, giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công. Báo cáo PwC Hồng Kông 2023 chỉ ra rằng, sau khi triển khai, quy trình kế toán được rút ngắn từ trung bình 3 ngày xuống còn hoàn tất trong vòng 4 giờ, đặc biệt có lợi cho các ngành có mật độ nhân sự cao như tài chính và bán lẻ. Các loại hình phổ biến như xin nghỉ phép, thanh toán chi phí và đề nghị mua sắm đều có thể được tối ưu hóa quy trình thông qua điều kiện chuyển tiếp.

Ví dụ, khi khoản thanh toán chi phí vượt quá 5.000 đô la Hồng Kông, hệ thống sẽ tự động chuyển sang cấp quản lý tài chính để kiểm tra; đề nghị mua sắm sẽ kích hoạt các lộ trình phê duyệt khác nhau tùy theo ngân sách còn lại của từng bộ phận, đảm bảo vừa tuân thủ quy định vừa duy trì tính linh hoạt.

1. Gửi: Nhân viên điền biểu mẫu điện tử trên thiết bị di động, tải lên tệp đính kèm và theo dõi trạng thái tức thì
2. Duyệt: Hệ thống tự động định tuyến theo quy tắc đã thiết lập, hỗ trợ phê duyệt đa cấp và ký tên khẩn cấp
3. Tích hợp: Dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức với phần mềm kế toán như Xero thông qua API sau khi được phê duyệt
4. Lưu trữ: Hồ sơ được tự động lưu trữ trên đám mây, đáp ứng yêu cầu chứng cứ theo Điều lệ Giao dịch Điện tử Hồng Kông

Quy trình khép kín này nâng cao độ chính xác và tạo cơ sở dữ liệu có cấu trúc phục vụ ra quyết định bằng AI. Cùng với sự trưởng thành của RPA, trong tương lai sẽ đạt được việc tự động đánh dấu các khoản thanh toán bất thường và cảnh báo ngân sách, liền mạch kết nối với vận hành thông minh.

Xu hướng tương lai: AI và RPA tích hợp vào hệ thống OA như thế nào

DingTalk đã tích hợp công nghệ NLP và RPA, ra mắt trợ lý AI "Ding Xiao Mi" và robot tự động hóa, đánh dấu bước tiến mới hướng tới hệ thống OA thông minh. Ding Xiao Mi hỗ trợ chuyển đổi âm thanh cuộc họp thành văn bản tức thì, tự động tạo bản tóm tắt và trích xuất từ khóa, giảm đáng kể thời gian xử lý biên bản. Theo sách trắng kỹ thuật chính thức, mô hình NLP của DingTalk đạt độ chính xác nhận dạng giọng nói trên 92% trong ngữ cảnh tiếng Trung, đặc biệt giỏi xử lý các cuộc hội thoại thương mại pha trộn giữa tiếng Quảng Đông và tiếng Quan Thoại.

• Tự động xuất báo cáo bán hàng hàng ngày và gửi đến nhóm chỉ định
• Đồng bộ dữ liệu khách hàng xuyên hệ thống vào CRM (như Salesforce hoặc hệ thống địa phương)
• Kích hoạt định kỳ quy trình phê duyệt tài chính, không cần nhắc nhở thủ công

So với Microsoft Copilot, Ding Xiao Mi thể hiện ưu thế vượt trội trong việc hiểu ngữ nghĩa tiếng Trung và phù hợp với quy trình doanh nghiệp địa phương. Các thử nghiệm ngành cho thấy, khi xử lý văn bản tiếng Trung phồn thể và lệnh khẩu ngữ tiếng Quảng Đông, tỷ lệ nhận diện ý định của Ding Xiao Mi cao hơn 18%, phản ánh lợi thế huấn luyện sâu dành riêng cho thị trường nói tiếng Hoa. Hướng tới năm 2025, DingTalk dự kiến hỗ trợ lệnh giọng nói tiếng Quảng Đông để điều khiển trực tiếp các thao tác OA, ví dụ như "tổ chức cuộc họp khẩn cấp" hay "theo dõi tiến độ phê duyệt của quản lý Zhang", tiếp tục giảm rào cản kỹ thuật số, thúc đẩy các ngành truyền thống hòa nhập vào hệ sinh thái văn phòng thông minh.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!