نظام OA من دينغ تك يساعد الشركات في هونغ كونغ على تقليل وقت التواصل بنسبة 40٪، وتم اعتماده بالفعل من قبل 12000 شركة

نظام دينغ تالك OA وماذا يعني وكيف يُحدث مكتباً تقليدياً

تم تطوير نظام دينغ تالك OA من قبل مجموعة علي بابا، وهو منصة مكتبية ذكية ومتكاملة تجمع بين الميزات التالية: الاتصال الفوري، الموافقة الإلكترونية، إدارة الحضور والانصراف، التعاون في المهام ومشاركة المستندات عبر السحابة. ويحل هذا النظام محل الأدوات التقليدية المنفصلة تماماً. وفقاً لتقرير مالي لشركة علي بابا لعام 2023، فإن عدد المستخدمين النشطين عالمياً فاق 600 مليون مستخدم، ما يؤكد استقرار التكنولوجيا واستخدامها على نطاق واسع. وبحلول نفس العام، اعتمدت أكثر من 12,000 شركة في هونغ كونغ نظام دينغ تالك (حسب تقرير تحول رقمي لهيئة الأسواق المالية في هونغ كونغ HKMA)، وتتوزع هذه الشركات على قطاعات مالية وتجزئة وخدمات مهنية.

• أكثر من 600 مليون مستخدم نشط حول العالم، مما يدل على نضج قدرته على التشغيل على نطاق واسع.
• تستخدم أكثر من 12,000 شركة في هونغ كونغ النظام، وتشمل عدة قطاعات حيوية.
• تشير دراسة أجرتها IDC عام 2022 إلى أن الشركات بعد استخدام النظام تمكنت من تقليل وقت التواصل الداخلي بنسبة 40% في المتوسط.

مقارنةً بالاعتماد على البريد الإلكتروني للموافقة، والذي يستغرق من ساعات إلى أيام للتأكيد، يمكن إنجاز العمليات الإلكترونية متعددة المستويات في دقائق عبر دينغ تالك، مع وجود سجل كامل للتتبع. يتم تخزين جميع المستندات والتقدم في العمل ضمن مساحة التعاون السحابية في دينغ تالك، مما يقضي على جزر المعلومات المعزولة. وعندما يتم مزامنة بيانات الحضور والانصراف تلقائياً مع وحدة الموارد البشرية، ثم ربطها بنظام حساب الرواتب، فإن نسبة الأخطاء الإدارية تنخفض بشكل كبير. هذه التكامل الكامل من البداية إلى النهاية هو الجسر الذي تسلكه الشركات الصغيرة والمتوسطة نحو تشغيل رقمي أصيل.

لماذا تعجب الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ باستخدام دينغ تالك؟

تختار الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ نظام دينغ تالك لأنه يوفر حلاً منخفض التكلفة وعالٍ التكامل للتحول الرقمي. وبالمقارنة مع المنصات الدولية، يقدم دينغ تالك حلولاً مخصصة محلياً، وهيكلية مطابقة للقوانين، ونموذج SaaS لا يتطلب بنية تحتية تقنية مسبقة، مما يعالج بدقة مشكلات الشركات محدودة الموارد. كما أن ميزة إدخال الصوت باللغة الكانتونية ترفع من كفاءة العاملين في الخطوط الأمامية بشكل كبير، حيث زادت سرعة إدخال البيانات بأكثر من 40% (حسب تحليل دراسة حالة المستخدمين المحليين لعام 2024).

• التعرف على الصوت باللغة الكانتونية يقلل من صعوبة التعامل مع النظام بالنسبة للموظفين.
• تخزين البيانات على عقد تencent Cloud في هونغ كونغ، بما يتوافق مع متطلبات الخصوصية في هونغ كونغ التي تشبه مستوى قانون حماية البيانات العامة الأوروبي (GDPR).
• الدعم المتبادل مع WeChat Business، لتحقيق حلقة مغلقة للتواصل الداخلي والخارجي.
• نموذج SaaS لا يتطلب بنية تقنية إضافية، مما يختصر فترة النشر من 3 أسابيع إلى يومين فقط.

أظهر استطلاع أجراه Frost & Sullivan عام 2024 أن حصة دينغ تالك في سوق الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ بلغت 38%، متفوقة على Microsoft Teams (31%) وGoogle Workspace (22%). النسخة المجانية تدعم حتى فرق مكونة من 200 شخص، وتشمل أتمتة العمليات الأساسية وتخزين الرسائل بمليون رسالة، مما يسمح للشركات الصغيرة جداً بالبدء دون أي تكلفة. إن نموذج "دخول منخفض التكلفة وتوسع مرِن" هذا هو ما يدفع شركات البيع بالتجزئة والخدمات اللوجستية والإنشاءات نحو تسريع التحول الرقمي.

كيفية استخدام دينغ تالك للتعاون الفوري بين الأقسام المختلفة

يتيح دينغ تالك التعاون الشفاف بين الأقسام من خلال ميزات مثل "مجموعات المشاريع"، و"مُزامنة قائمة المهام"، و"لوح تتبع التقدم"، مما يمكّن المؤسسات من تتبع تقدم المهام في بيئات متعددة الفرق. بعد تبني النظام من قبل إحدى شركات الخدمات اللوجستية في هونغ كونغ، انخفض متوسط وقت الاستجابة بين قسمي المستودعات وخدمة العملاء من 3 ساعات إلى 18 دقيقة. جاء هذا التحسن نتيجة دمج إمكانية رؤية توزيع المهام مع آلية التنبيه التلقائي، مما قلل من المتابعة المتكررة والنسيان.

1. إنشاء "مجموعة مشروع" خاصة داخل دينغ تالك، تضم أعضاء من مختلف الأقسام مثل التسويق، تقنية المعلومات، والمالية
2. تحديد نقاط التحوّل الرئيسية، وربطها بـ"التقويم" و"قائمة المهام"
3. توزيع المهام على أفراد محددين، مع تحديد موعد التسليم والأولوية
4. تفعيل عرض "لوح التقدم"، مع دعم تحديث الحالة عبر السحب والإفلات
5. ربط التنبيهات التلقائية وعمليات الموافقة لضمان عدم تأخير أي مرحلة

يُسجل كل إجراء يقوم به المستخدم سجلاً آلياً يمكن للأنظمة قراءته، يشمل وقت التعديل، والشخص المسؤول، وأثر الموافقة، مما يعزز كفاءة التدقيق. ويمكن أيضاً ربط البيانات المنظمة بالنظام ERP، مما يمهّد الطريق لإدخال تحليلات الذكاء الاصطناعي مستقبلاً. يركّز نموذج التعاون في دينغ تالك على "المزامنة الديناميكية" وليس مجرد المشاركة الثابتة، وهذه هي السبب الجوهري الذي يجعل الشركات الصغيرة والمتوسطة تفضله.

كيف تقلل عمليات الموافقة الذكية من العبء الإداري؟

تسمح عملية الموافقة الذكية في دينغ تالك بإنشاء نماذج إلكترونية مخصصة وقواعد توجيه تلقائية، مما يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم للمعالجة اليدوية. وأشار تقرير PwC لهونغ كونغ عام 2023 إلى أن الشركات بعد استخدام النظام تمكنت من اختصار عملية المحاسبة من 3 أيام في المتوسط إلى أقل من 4 ساعات، وهو ما يفيد بشكل خاص القطاعات ذات الكثافة العمالية العالية مثل الخدمات المالية والتجزئة. ويمكن تحسين العمليات الشائعة مثل طلبات الإجازة، والمطالبات المالية، وطلبات الشراء من خلال القفز الشرطي في المسار.

على سبيل المثال، عند تجاوز مبلغ المطالبة المالية 5,000 دولار، يقوم النظام تلقائياً بتحويل الطلب إلى المشرف المالي للمراجعة. كما تُفعَّل مسارات موافقة مختلفة لطلبات الشراء بناءً على الرصيد المتبقي في ميزانية القسم، مما يضمن التوازن بين الامتثال والمرونة.

1. الإدخال: يقوم الموظف بتعبئة النموذج الإلكتروني من الجهاز المحمول، وتحميل المرفقات ومتابعة الحالة فوراً
2. المراجعة: يقوم النظام بتوجيه الطلب تلقائياً وفق القواعد المحددة، مع دعم الموافقة متعددة المستويات وإضافة موافقة طارئة
3. التكامل: يتم مزامنة البيانات فوراً مع برامج المحاسبة مثل Xero عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)
4. الأرشفة: يتم حفظ السجل تلقائياً في السحابة، بما يتوافق مع متطلبات الإثبات في قانون المعاملات الإلكترونية في هونغ كونغ

يحسّن هذا المسار المغلق من دقة العمليات، ويوفر قاعدة بيانات منظمة تمهيداً لاتخاذ القرار بالاعتماد على الذكاء الاصطناعي. ومع نضج تقنية RPA، سيصبح بالإمكان مستقبلاً وضع علامات تلقائية على المطالبات غير النظامية وتنبيهات الميزانية، ليتكامل ذلك بسلاسة مع العمليات التشغيلية الذكية.

الاتجاهات المستقبلية: كيف سيتم دمج الذكاء الاصطناعي وRPA في أنظمة OA؟

قام دينغ تالك بالفعل بدمج تقنيات NLP وRPA، وطرح مساعدًا ذكياً باسم "Ding Xiao Mi" وروبوتات أتمتة، ما يشير إلى دخول أنظمة OA إلى مرحلة جديدة من الذكاء. يدعم Ding Xiao Mi تحويل الكلام أثناء الاجتماعات إلى نص فوري، وإنشاء ملخصات تلقائية واستخلاص الكلمات المفتاحية، مما يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم لتنظيم الملاحظات. ووفقاً للكتيب الفني الرسمي، فإن دقة نموذج NLP الخاص به في البيئة الصينية تصل إلى أكثر من 92%، وهو جيد جداً في التعامل مع المحادثات التجارية المختلطة باللهجة الكانتونية والصينية الفصحى.

• استخراج تقارير المبيعات اليومية تلقائياً وإرسالها إلى المجموعة المحددة
• مزامنة بيانات العملاء عبر الأنظمة إلى CRM (مثل Salesforce أو الأنظمة المحلية)
• تشغيل عمليات الموافقة المالية في أوقات محددة دون الحاجة لتذكير يدوي

بالمقارنة مع Microsoft Copilot، فإن Ding Xiao Mi يؤدي أداءً أفضل في فهم السياق الصيني والتكيف مع عمليات الشركات المحلية. وأظهرت الاختبارات الصناعية أنه عند التعامل مع الوثائق الرسمية باللغة الصينية التقليدية وأوامر الكلام باللهجة الكانتونية، كانت نسبة نجاح Ding Xiao Mi في فهم النية أعلى بنسبة 18%، مما يعكس مزاياه الناتجة عن التدريب العميق على السوق الناطقة بالصينية. ومن المتوقع أن يدعم دينغ تالك بحلول عام 2025 أوامر صوتية باللهجة الكانتونية مباشرة للتحكم في عمليات OA، مثل "عقد اجتماع طارئ" أو "تتبع تقدم توقيع المدير تشانغ"، مما يقلل المزيد من الحواجز الرقمية ويسرع دمج القطاعات التقليدية في بيئة العمل الذكية.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!