ระบบ OA ของ DingTalk ช่วยให้ธุรกิจในฮ่องกงลดเวลาการสื่อสารลง 40% มีบริษัทแล้ว 12,000 แห่งที่นำระบบไปใช้

ระบบ OA ของ DingTalk คืออะไร และมันเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบดั้งเดิมอย่างไร

ระบบ OA ของ DingTalk พัฒนาโดยกลุ่มบริษัท Alibaba เป็นแพลตฟอร์มสำนักงานอัจฉริยะแบบครบวงจร ที่รวมฟังก์ชันการสื่อสารทันที การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการลงเวลาทำงาน การทำงานร่วมกันในภารกิจ และการแชร์ไฟล์บนคลาวด์ไว้ในที่เดียว เพื่อแทนเครื่องมือแบบกระจายเดิม โดยรายงานทางการเงินของ Alibaba ปี 2023 ระบุว่า มีผู้ใช้งานทั่วโลกมากกว่า 600 ล้านคน ซึ่งพิสูจน์ถึงความเสถียรของเทคโนโลยีแล้ว ข้อมูลเดียวกันปีนั้น บริษัทในฮ่องกงกว่า 12,000 แห่งได้นำ DingTalk ไปใช้ (อ้างอิงจากรายงานการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของ HKMA) ครอบคลุมภาคการเงิน ค้าปลีก และบริการเฉพาะทาง

• ผู้ใช้งานทั่วโลกมากกว่า 600 ล้านคน แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการขยายขนาดอย่างเต็มที่
• บริษัทในฮ่องกงกว่า 12,000 แห่งใช้งาน ครอบคลุมหลายอุตสาหกรรมหลัก
• จากการศึกษาของ IDC ปี 2022 พบว่า หลังนำระบบมาใช้ บริษัทสามารถลดเวลาการสื่อสารภายในได้เฉลี่ย 40%

เมื่อเทียบกับการอนุมัติผ่านอีเมลที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงถึงหลายวัน การดำเนินการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของ DingTalk สามารถทำได้หลายขั้นตอนภายในไม่กี่นาที และติดตามตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน ไฟล์และสถานะงานทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานร่วมกันบนคลาวด์ของ DingTalk ทำลายกำแพงข้อมูลที่แยกจากกัน เมื่อข้อมูลการลงเวลาทำงานถูกซิงค์ทันทีเข้าสู่โมดูลทรัพยากรบุคคล และเชื่อมต่ออัตโนมัติกับระบบคำนวณเงินเดือน อัตราความผิดพลาดทางธุรการลดลงอย่างชัดเจน การผสานระบบครบวงจรนี้เอง คือสะพานสำคัญที่ช่วยให้ SME ก้าวสู่การทำงานแบบดิจิทัลโดยกำเนิด

ทำไม SME ในฮ่องกงถึงชอบใช้ DingTalk

SME ในฮ่องกงเลือกใช้ DingTalk เพราะเป็นโซลูชันเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่มีต้นทุนต่ำแต่ผสานระบบได้สูง เมื่อเทียบกับแพลตฟอร์มระดับนานาชาติ DingTalk เอาชนะจุดอ่อนของธุรกิจที่ทรัพยากรจำกัด ด้วยฟังก์ชันที่ปรับให้เหมาะกับท้องถิ่น กรอบการปฏิบัติตามกฎหมาย และโมเดล SaaS ที่ไม่ต้องลงทุนโครงสร้าง IT เพิ่มเติม ฟังก์ชันการป้อนข้อมูลด้วยเสียงภาษาแต้จิ๋วเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของพนักงานภาคสนามอย่างมาก ทำให้ความเร็วในการป้อนข้อมูลเพิ่มขึ้นกว่า 40% (จากกรณีศึกษาผู้ใช้ท้องถิ่นปี 2024)

• การรู้จำเสียงภาษาแต้จิ๋ว ช่วยลดอุปสรรคในการใช้งานของพนักงาน
• ข้อมูลจัดเก็บในโหนด Tencent Cloud ฮ่องกง สอดคล้องกับข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวระดับ GDPR ของฮ่องกง
• รองรับการเชื่อมต่อกับ WeChat Business ทำให้การสื่อสารภายในและภายนอกเป็นวงจรปิด
• รูปแบบ SaaS ไม่ต้องลงทุนโครงสร้าง IT เพิ่ม เวลาติดตั้งลดจาก 3 สัปดาห์เหลือไม่ถึง 2 วัน

ผลสำรวจ Frost & Sullivan ปี 2024 แสดงว่า DingTalk มีส่วนแบ่งตลาด SME ในฮ่องกงสูงถึง38% แซง Microsoft Teams (31%) และ Google Workspace (22%) เวอร์ชันฟรีรองรับทีมได้สูงสุด200 คน ครอบคลุมการทำงานอัตโนมัติขั้นพื้นฐานและการจัดเก็บข้อความระดับล้าน ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กเริ่มต้นได้โดยไม่มีต้นทุน โมเดล "เข้าใช้ง่าย ขยายตัวได้สูง" นี้ กำลังเร่งกระบวนการดิจิทัลในธุรกิจค้าปลีก โลจิสติกส์ และก่อสร้าง

ใช้ DingTalk ทำงานร่วมกันข้ามแผนกแบบทันทีได้อย่างไร

DingTalk ทำให้การทำงานร่วมกันข้ามแผนกโปร่งใส ผ่านฟีเจอร์ "กลุ่มโครงการ" "รายการสิ่งที่ต้องทำแบบซิงค์" และ "แดชบอร์ดติดตามความคืบหน้า" ช่วยให้บริษัทติดตามความคืบหน้าของงานได้แบบเรียลไทม์ในสภาพแวดล้อมที่มีหลายทีม เช่น บริษัทขนส่งในฮ่องกงรายหนึ่ง หลังนำระบบมาใช้ เวลาตอบสนองระหว่างแผนกคลังสินค้ากับฝ่ายบริการลูกค้าลดลงจากเฉลี่ย3 ชั่วโมง เหลือเพียง18 นาที ความสำเร็จนี้เกิดจากการมองเห็นการมอบหมายงานร่วมกันและกลไกการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ช่วยลดการติดตามซ้ำและการลืมงาน

1. สร้าง "กลุ่มโครงการ" เฉพาะบน DingTalk รวมสมาชิกจากแผนกการตลาด IT การเงิน เป็นต้น
2. ตั้งจุดสำคัญของโครงการ เชื่อมโยงกับ "ปฏิทิน" และ "รายการสิ่งที่ต้องทำ"
3. มอบหมายงานให้สมาชิกแต่ละคน พร้อมตั้งเวลาสิ้นสุดและความสำคัญ
4. เปิดใช้งานมุมมอง "แดชบอร์ดติดตามความคืบหน้า" รองรับการอัปเดตสถานะแบบลาก-วาง
5. ผูกการแจ้งเตือนอัตโนมัติและกระบวนการอนุมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละขั้นตอนไม่ล่าช้า

ทุกกิจกรรมจะสร้างบันทึกที่เครื่องสามารถอ่านได้ รวมถึงเวลาเปลี่ยนแปลง ผู้ดำเนินการ และประวัติการอนุมัติ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบ ข้อมูลที่มีโครงสร้างยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบ ERP ได้ วางรากฐานสำหรับการวิเคราะห์ด้วย AI ในอนาคต โมดูลการทำงานร่วมกันของ DingTalk เน้น "การซิงค์แบบไดนามิก" ไม่ใช่การแชร์แบบสถิต ซึ่งเป็นเหตุผลหลักที่ SME ชื่นชอบ

กระบวนการอนุมัติอัจฉริยะช่วยลดภาระงานธุรการอย่างไร

การอนุมัติอัจฉริยะของ DingTalk อนุญาตให้กำหนดแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และกฎการส่งต่ออัตโนมัติเองได้ ลดเวลาการจัดการด้วยตนเองอย่างมาก จากรายงาน PwC ฮ่องกง ปี 2023 ระบุว่า หลังนำระบบมาใช้ กระบวนการบัญชีที่เคยใช้เวลาเฉลี่ย 3 วัน ลดลงเหลือน้อยกว่า 4 ชั่วโมง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่ออุตสาหกรรมที่มีปริมาณคนพลุกพล่าน เช่น การเงินและค้าปลีก ประเภททั่วไป เช่น การขอลา การเบิกค่าใช้จ่าย และการขอซื้อ สามารถปรับกระบวนการด้วยเงื่อนไขการกระโดดขั้นตอนได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อจำนวนเงินเบิกเกิน$5,000 ระบบจะส่งต่ออัตโนมัติให้หัวหน้าฝ่ายการเงินตรวจสอบเพิ่มเติม หรือการขอซื้อจะเรียกเส้นทางการอนุมัติที่แตกต่างกันตามงบประมาณคงเหลือของแต่ละแผนก เพื่อรับประกันความยืดหยุ่นควบคู่ไปกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

1. ส่ง: พนักงานกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ผ่านมือถือ อัปโหลดไฟล์แนบ และติดตามสถานะได้ทันที
2. ตรวจสอบ: ระบบส่งต่ออัตโนมัติตามกฎที่ตั้งไว้ รองรับการอนุมัติหลายชั้นและการลงนามเร่งด่วน
3. ผสาน: ข้อมูลจะซิงค์ทันทีไปยังซอฟต์แวร์บัญชี เช่น Xero ผ่าน API หลังได้รับการอนุมัติ
4. จัดเก็บ: บันทึกถูกจัดเก็บอัตโนมัติบนคลาวด์ ตรงตามข้อกำหนดการเก็บหลักฐานตามกฎหมายการค้าอิเล็กทรอนิกส์ของฮ่องกง

กระบวนการวงจรปิดนี้เพิ่มความแม่นยำ และเตรียมข้อมูลที่มีโครงสร้างไว้สำหรับการตัดสินใจด้วย AI ในอนาคต เมื่อ RPA พัฒนาเต็มที่ จะสามารถทำเครื่องหมายการเบิกจ่ายผิดปกติและแจ้งเตือนงบประมาณล่วงหน้าได้อัตโนมัติ เชื่อมต่ออย่างราบรื่นสู่การดำเนินงานอัจฉริยะ

แนวโน้มในอนาคต AI และ RPA จะผสานเข้ากับระบบ OA อย่างไร

DingTalk ได้ผสานเทคโนโลยี NLP และ RPA แล้ว โดยเปิดตัวผู้ช่วยอัจฉริยะ "Ding Xiao Mi" และหุ่นยนต์อัตโนมัติ ซึ่งเป็นสัญญาณของการก้าวสู่ยุคใหม่ของระบบ OA ที่อัจฉริยะมากขึ้น Ding Xiao Mi รองรับการแปลงเสียงการประชุมเป็นข้อความแบบเรียลไทม์ การสร้างสรุปอัตโนมัติ และการดึงคีย์เวิร์ด ช่วยลดเวลาในการจัดทำรายงานอย่างมาก จากเอกสารเทคนิคฉบับเต็มของบริษัท โมเดล NLP มีความแม่นยำในการรู้จำเสียงภาษาจีนมากกว่า92% และเชี่ยวชาญในการจัดการบทสนทนาทางธุรกิจที่ผสมผสานระหว่างภาษาแต้จิ๋วกับภาษาจีนกลาง

• ส่งออกรายงานยอดขายรายวันและส่งให้กลุ่มที่กำหนดอัตโนมัติ
• ซิงค์ข้อมูลลูกค้าข้ามระบบไปยัง CRM (เช่น Salesforce หรือระบบในประเทศ)
• เรียกใช้กระบวนการอนุมัติทางการเงินตามเวลาที่ตั้งไว้ โดยไม่ต้องเตือนด้วยตนเอง

เมื่อเทียบกับMicrosoft Copilot Ding Xiao Mi มีประสิทธิภาพดีกว่าในด้านความเข้าใจภาษาจีนและเหมาะสมกับกระบวนการทำงานขององค์กรท้องถิ่น การทดสอบในอุตสาหกรรมแสดงให้เห็นว่า เมื่อรับมือกับเอกสารภาษาจีนตัวเต็มและคำสั่งเสียงภาษาแต้จิ๋ว Ding Xiao Mi มีอัตราความสำเร็จในการรับรู้เจตนาสูงกว่า 18% สะท้อนถึงข้อได้เปรียบจากการฝึกฝนเฉพาะตลาดจีนอย่างลึกซึ้ง มองไปข้างหน้าในปี 2025 DingTalk มีแผนรองรับคำสั่งเสียงภาษาแต้จิ๋ว ที่สามารถควบคุมการทำงานของระบบ OA ได้โดยตรง เช่น “จัดประชุมด่วน” หรือ “ติดตามความคืบหน้าการอนุมัติของผู้จัดการจาง” เพื่อลดอุปสรรคดิจิทัลให้ต่ำลงอีก และผลักดันให้อุตสาหกรรมดั้งเดิมเข้าสู่ระบบนิเวศสำนักงานอัจฉริยะอย่างเต็มตัว

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!