Chiến dịch lớn DingTalk: Cuộc cách mạng hợp tác của đội ngũ kỹ sư Hồng Kông

Nói về quản lý công trình tại Hồng Kông, đúng là tựa như một trò chơi thực tế cấp độ "địa ngục": trên một khu đất nhỏ hơn cả sân bóng đá, phải xử lý cuộc hỗn chiến giao tiếp ba thứ tiếng Quảng Đông, Phổ thông và Anh ngữ; giám sát viên gửi bản vẽ qua WhatsApp, nhưng giây tiếp theo đã bị bà cụ chèn vào công thức há cảo; các nhà thầu phụ nhiều như mê cung Cửu Long Thành T寨, điện, ống nước, kết cấu mỗi bên làm một kiểu, khi xảy ra sự cố thì ai cũng kêu oan, trách nhiệm như ngọn đèn leo lét trong gió, hễ thổi là tắt.

Chưa kể thủ tục phê duyệt của chính phủ chậm như rùa bò, một văn bản phải chạy suốt sáu tháng, trong lúc chờ xét duyệt thì công nhân chỉ biết "ngửa mặt lên trời cầu may". Và điều đáng sợ nhất —— biên bản họp bốc hơi không dấu vết, bản vẽ mới nhất vẫn dậm chân tại năm 2019, tại hiện trường tường sập bất ngờ, người phụ trách lại đang ăn trà chiều, bởi tin nhắn mắc kẹt dưới cùng một nhóm im lặng, chẳng ai hay biết.

Các quy trình giấy tờ truyền thống tựa như khai quật khảo cổ, còn các công cụ liên lạc rời rạc thì như tháp Babel hỗn ngôn. Đứt gãy thông tin không phải tai nạn, mà là chuyện thường ngày. Tiến độ công trình đuổi theo mệt nhoài, tăng ca thành huân chương vinh dự, đi làm đúng giờ ngược lại giống như phạm lỗi. Chính môi trường hỗn loạn này là sân khấu lý tưởng để DingTalk xuất hiện cứu thế —— bởi lẽ, chỉ có chế độ địa ngục mới cần siêu anh hùng ra tay.

Khi các công trường Hồng Kông vẫn dùng WhatsApp để gửi bản vẽ, truyền miệng nhau dữ liệu ca làm việc, thì ở nơi khác, người ta đã xây dựng xong "phòng chỉ huy kỹ thuật số" trên DingTalk rồi. DingTalk không phải là ứng dụng buôn chuyện bình thường, mà là "lá chắn thần thánh dành cho quản lý công trình", được thiết kế chuyên biệt cho hợp tác doanh nghiệp. Bạn nghĩ nó chỉ thêm vài chức năng? Sai rồi! Nó thay đổi hoàn toàn logic giao tiếp từ tận xương tủy.

Đầu tiên, vừa đăng nhập là tự động đồng bộ cơ cấu tổ chức công ty, ai là kỹ sư đo bóc, ai phụ trách bản vẽ kết cấu, rõ ràng như ban ngày, không cần hỏi lại "Này, cậu thuộc nhà thầu phụ nào vậy?". Mạnh hơn nữa là tính năng theo dõi "đã đọc/chưa đọc" cộng với chức năng DING — những thông báo quan trọng có thể bật cửa sổ bắt buộc, nhắc bằng giọng nói, ngay cả quản công đang ngồi vệ sinh cũng trốn không thoát. Từng trải qua cảnh vì bỏ sót tin nhắn mà phải ngừng thi công nửa ngày? DingTalk nói: loại bi kịch này, không bàn tới.

Trọng tâm là "Bảng công việc" — như một chiếc hộp bảo bối, tích hợp sẵn bảng tiến độ dự án, quy trình phê duyệt điện tử, hệ thống chấm công, thậm chí có thể nhúng cả công cụ phối hợp BIM. Mọi hành động đều lưu vết, không cần tranh cãi đỏ mặt đến mức "ai đã phê duyệt đơn thay đổi này" nữa. Với đội ngũ thi công Hồng Kông, những thứ này không phải đồ trang trí, mà là bùa cứu mạng. Từ hỗn loạn đến ngăn nắp, hóa ra chỉ cần đổi nền tảng, chẳng cần đốt nhang cầu may cho công trình thuận lợi.

Trước đây làm công trình, từ đấu thầu đến hoàn công, tài liệu bay như tuyết, hộp thư đầy ắp email, nhóm WhatsApp nhiều đến mức điện thoại nóng ran, cuối cùng连 phiên bản bản vẽ mới nhất nằm ở đâu trong đoạn hội thoại "giữ tin nhắn quan trọng" cũng không tìm ra. Từ khi DingTalk xuất hiện tại công trường, cả vòng đời công trình như những con vít được siết chặt, vững vàng, chính xác, không hề lỏng lẻo!

Giai đoạn đấu thầu, mọi tài liệu được tải trực tiếp lên ổ đám mây DingTalk, thiết lập quyền hạn xong, tư vấn, nhà thầu chính, thầu phụ đều nhìn thấy rõ ràng; ai đã xem, ai đã tải xuống, minh bạch từng chi tiết. Hỏi đáp trực tuyến? Không cần họp mười người nữa, chỉ cần @tất cả thành viên, ném câu hỏi vào nhóm, phản hồi sẽ tự động lưu trữ, sau này tra cứu như xem lại phim, ai cũng không thể chối.

Thời gian thi công càng thần kỳ: công nhân mỗi ngày tải nhật ký công trường lên kèm ảnh chụp và định vị GPS, muốn giả mạo? Khó hơn lên trời. Phát hiện nguy cơ mất an toàn? Lập tức chụp ảnh báo lên, hệ thống tự tạo mã sự kiện, tiến độ theo dõi rõ ràng từng bước. Mô hình BIM và bản vẽ CAD đặt trong tài liệu DingTalk, đội thiết kế vừa xem vừa ghi chú, phiên bản sửa đổi cập nhật tự động, không cần hỏi lại "trên tay anh có phải là phiên bản mới nhất không?"

Đến giai đoạn hoàn công, danh sách nghiệm thu được số hóa, các bên xác nhận bằng chữ ký điện tử, hoàn tất trong một nốt nhạc, tài liệu tự động lưu trữ thành hồ sơ kỹ thuật số không thể sửa đổi. Mọi giao tiếp, quyết định, thay đổi đều lưu vết đầy đủ, lúc kiểm toán mở ra xem, còn đáng tin cậy hơn cả trí nhớ của sếp. Công trình Hồng Kông cuối cùng đã chấm dứt thời đại "dựa vào quan hệ, dựa vào trí nhớ, dựa vào vận may".

"Ting——" Sáng sớm 6 giờ 30 phút, đồng hồ báo thức chưa kêu, điện thoại của A Cường đã reo trước. Không phải vợ gọi dậy, mà là lịch DingTalk tự động nhắc lịch hôm nay: họp kết cấu 10 giờ sáng, diễn tập phòng cháy 2 giờ chiều, thêm năm báo cáo tiến độ từ các nhà thầu phụ chờ duyệt. Anh cười toe toét, đời sống như thế này cuối cùng cũng không còn lệ thuộc vào trí nhớ nữa.

7 giờ 15 phút, bên máy chấm công ở cổng công trường, công nhân lướt điện thoại để điểm danh, hệ thống tức thì đồng bộ lên chấm công DingTalk. A Cường bước vào lều văn phòng, mở nhóm dự án, gửi một tin nhắn thoại: "Hôm nay trời ẩm, làm việc lắp ván khuôn nhớ cẩn thận trơn trượt!" Chỉ trong chớp mắt, hai mươi cái "đã đọc" nhảy lên, cảm giác an tâm tràn đầy.

Chưa kịp ăn xong hộp cơm trưa, nhà thầu phụ đổ bê tông đã tải báo cáo thử nghiệm lên. A Cường mở tài liệu DingTalk, trực tiếp khoanh vùng khu vực cường độ chịu nén bất thường trên file PDF, @kỹ sư phụ trách xử lý. "Trước đây chuyện này phải gọi ba cuộc điện thoại, gửi hai lần email, giờ một phút xong xuôi, cơm cũng chẳng cần nguội."

Chiều đến, mất điện bất ngờ, cáp điện chính bị đào đứt. A Cường lập tức gửi thông báo DING đến tất cả đơn vị liên quan, đồng thời lập nhóm tạm "Đội đặc nhiệm sửa chữa điện", mọi ảnh hiện trường, cập nhật tiến độ, ghi chép phối hợp đều lưu vết đầy đủ. Bốn mươi phút sau, điện được cấp lại, anh thở phào: "Nếu chuyện này xảy ra ba năm trước, tối nay lại phải thức trắng viết báo cáo sự cố mất."

Tiếng chuông tan ca vang lên, A Cường tắt máy, rời khỏi công trường —— đúng giờ, và không mang việc về nhà. Cảm giác này, thật tuyệt vời.

Tránh bẫy: Bí quyết then chốt giúp DingTalk thành công tại Hồng Kông

Hôm qua A Cường vừa giải quyết khủng hoảng mất điện nhờ DingTalk, hôm nay đã bị thầy thợ Lão Trần mắng là "công nghệ hại người". Thì ra Lão Trần không biết cách tải tài liệu lên, tức giận đến mức muốn đập điện thoại. Đây chính là bẫy lớn nhất khi các đội công trình Hồng Kông triển khai DingTalk —— không phải hệ thống kém, mà là lòng người khó đoán. Muốn triển khai thành công, bài học đầu tiên là: đừng biến DingTalk thành "vũ khí giám sát", nếu không công nhân thấy bạn bật DING là run cầm cập, ai dám dùng cho tốt?

Bí quyết của chúng tôi là "từ dưới lên trên, dùng mềm thấm dần". Trước tiên tìm vài quản công trẻ làm "hiệp sĩ DingTalk", dạy họ dùng chức năng chuyển giọng nói thành văn bản để báo tiến độ, dùng mẫu có sẵn để lập báo cáo trong giây lát, rồi để lớp tiền bối thấy rằng "hóa ra không cần điền giấy cũng được". Với phía nhà thầu phụ càng khó hơn, có công ty dùng WhatsApp còn lóng ngóng, làm sao mong họ nắm ngay quy trình phê duyệt? Chiến lược là: chỉ dạy ba chiêu — xem thông báo, nộp ảnh, ký tài liệu, còn lại cứ từ từ.

Đặt tên nhóm cũng là một môn huyền học. Tên nhóm như "Công trường A_Điện nước_Chỉnh sửa tháng 9" hiệu quả gấp mười lần so với "Mọi người ơi xem cái này". Chúng tôi thậm chí thiết kế hẳn "nội quy DingTalk" dán trong phòng nghỉ: cấm gửi tin nhắn thoại quá 15 giây, tài liệu phải ghi rõ ngày và phiên bản. Điều quan trọng nhất? Quản lý tuyệt đối không DING vào giữa đêm, để cả đội hiểu rõ: công cụ này giúp giảm gánh nặng, chứ không phải tăng áp lực. Khi niềm tin được xây dựng, hiệu suất sẽ bùng nổ tự nhiên.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!