ดิงติ้งปฏิวัติงานร่วมมือ ทีมวิศวกรฮ่องกงเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่

พูดถึงการจัดการงานก่อสร้างในฮ่องกง ก็เหมือนกำลังเล่นเกมจริงระดับ "ความยากสุดขีด" บนพื้นที่ไม่ถึงขนาดสนามฟุตบอล ต้องเผชิญหน้ากับการสื่อสารสามภาษาพร้อมกัน ทั้งกวางตุ้ง กลาง และอังกฤษ วุ่นวายราวกับสงคราม ผู้ควบคุมงานส่งแบบแปลนผ่านแอปพลิเคชัน WhatsApp แต่เดี๋ยวต่อมาภาพเขากลับหายไปเพราะโดนป้าส่งสูตรเกี๊ยวทับซ้อนจนมองไม่เห็น อีกทั้งยังมีผู้รับเหมาช่วงมากมาย เปรียบเสมือนเขาวงกตกว้างโจวเฉิงที่ไฟฟ้า ประปา และโครงสร้างต่างคนต่างทำ เมื่อเกิดปัญหาใครๆ ก็ปฏิเสธความรับผิดชอบ ความรับผิดชอบลอยเคว้งเหมือนเปลวเทียนในสายลม พอลมพัดทีก็ดับทันที

ยังไม่นับรวมกระบวนการอนุมัติของภาครัฐที่ช้าเหมือนหอยทาก เอกสารหนึ่งฉบับต้องใช้เวลาถึงหกเดือนกว่าจะได้รับการอนุมัติ ในช่วงเวลานั้น คนงานก็ได้แต่มองฟ้าแล้วหวังพึ่งโชคชะตา ส่วนสิ่งที่น่ากลัวที่สุดคือ รายงานการประชุมหายไปอย่างไร้ร่องรอย แบบแปลนล่าสุดกลับยังคงหยุดอยู่ที่ปี 2019 หรือแม้กระทั่งเกิดอุบัติเหตุผนังถล่มกะทันหัน แต่ผู้รับผิดชอบกลับกำลังจิบชายามบ่าย เพราะข้อความแจ้งเตือนติดค้างอยู่ที่ก้นกลุ่มแชทเงียบที่ไม่มีใครเปิดดูเลย

กระบวนการทำงานแบบเอกสารกระดาษดั้งเดิมนั้นคล้ายการขุดค้นทางโบราณคดี ส่วนเครื่องมือสื่อสารที่กระจัดกระจายก็เหมือนหอพราหมณ์ที่สื่อสารกันไม่รู้เรื่อง การขาดช่วงของข้อมูลไม่ใช่เรื่องผิดปกติ แต่เป็นเรื่องธรรมดาในชีวิตประจำวัน การตามความคืบหน้าของโครงการจึงเหนื่อยล้า การทำงานล่วงเวลาจึงกลายเป็นเครื่องหมายแห่งเกียรติยศ ขณะที่การเลิกงานตรงเวลาดันกลับรู้สึกเหมือนทำผิดอะไรบางอย่าง ระบบนิเวศแห่งความวุ่นวายนี้ จึงเป็นเวทีอันเหมาะเจาะที่ DingTalk จะก้าวเข้ามาช่วยเหลือ — เพราะเพียงแค่โหมดนรกเท่านั้น ที่จำเป็นต้องให้ฮีโร่ระดับซูเปอร์มาปรากฏตัว

เมื่อไซต์งานในฮ่องกงยังคงใช้ WhatsApp ส่งแบบแปลน ใช้คำบอกเล่าปากต่อปากในการส่งต่อข้อมูล บางคนกลับใช้ DingTalk สร้าง “ศูนย์บัญชาการดิจิทัล” ขึ้นมาแล้ว DingTalk ไม่ใช่แอปพูดคุยกันเล่นๆ แต่เป็น “โล่ห์คุ้มครองการจัดการโครงการ” ที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันในองค์กรโดยเฉพาะ คุณคิดว่ามันแค่เพิ่มฟีเจอร์เข้ามาสองสามอย่างหรือเปล่า? ผิด! มันเปลี่ยนหลักการสื่อสารจากภายในสู่ภายนอกโดยสิ้นเชิง

ก่อนอื่น เมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก มันจะซิงค์โครงสร้างองค์กรของบริษัทโดยอัตโนมัติ ว่าใครคือผู้ประเมินต้นทุน ใครรับผิดชอบแบบโครงสร้าง ก็เห็นชัดเจนทันที ไม่ต้องถามซ้ำว่า “เฮ้ย คุณมาจากบริษัทรับเหมาช่วงไหน?” ที่เด็ดกว่านั้นคือ ฟีเจอร์ติดตามสถานะ “อ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน” บวกกับฟังก์ชัน DING ที่สามารถส่งการแจ้งเตือนบังคับให้เด้งขึ้นมาพร้อมเสียงเตือน แม้แต่หัวหน้างานที่กำลังนั่งถ่ายอยู่ในห้องน้ำก็หนีไม่พ้น คุณเคยเจอปัญหาหยุดงานครึ่งวันเพราะพลาดข้อความสำคัญไหม? DingTalk บอกว่า: เรื่องเศร้านี้ อย่าให้มีอีก

ไฮไลต์คือ “แดชบอร์ดงาน (Workbench)” เหมือนกล่องสมบัติใบหนึ่ง ที่มีตารางความคืบหน้าโครงการ ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบลงเวลาทำงาน รวมไปถึงการฝังเครื่องมือประสานงาน BIM ได้ด้วย ทุกการกระทำจะถูกบันทึกไว้ ไม่ต้องเถียงกันอีกต่อไปว่า “ใครเป็นคนอนุมัติรายการเปลี่ยนแปลงนี้” สำหรับทีมงานก่อสร้างในฮ่องกง สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ของเล่นสวยหรู แต่คือเครื่องรางคุ้มภัย จากความวุ่นวายสู่ความเป็นระเบียบ อาจต้องแค่เปลี่ยนแพลตฟอร์มเท่านั้น ไม่ต้องพึ่งน้ำมันตะไคร้หอมเพื่อขอให้งานราบรื่นอีกต่อไป

เมื่อก่อนทำโครงการ กว่าจะถึงขั้นตอนสุดท้าย ไฟล์เอกสารก็ปลิวว่อนเหมือนหิมะ กล่องอีเมลเต็มปรี่ กลุ่มแชทใน WhatsApp มีมากจนมือถือร้อนเป็นไฟ สุดท้ายแม้แต่เวอร์ชันล่าสุดของแบบแปลนก็ตามหาไม่เจอ ว่าซ่อนอยู่ในบทสนทนาใดที่ถูกตั้งค่า “เก็บข้อความสำคัญ” ไว้ แต่ตั้งแต่ DingTalk เข้ามาอยู่ในไซต์งาน ทั้งวงจรชีวิตโครงการก็เหมือนสกรูที่ถูกขันแน่น แข็งแรง แม่นยำ และไม่หลุดล่อน!

ในช่วงประกวดราคา เอกสารทั้งหมดอัปโหลดขึ้นคลาวด์ของ DingTalk โดยตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ทันที ทั้งที่ปรึกษา ผู้รับเหมา และผู้รับเหมาช่วง ต่างเห็นข้อมูลเดียวกัน ใครเปิดดู ใครดาวน์โหลด ก็รู้ได้ชัดเจน การตอบคำถามออนไลน์? ไม่ต้องจัดประชุมสิบคนอีกต่อไป เพียงแค่ @ทุกคน แล้วโยนคำถามใส่กลุ่ม คำตอบจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ พอจะย้อนกลับไปดูภายหลัง ก็เหมือนดูรีเพลย์ฉากละคร ไม่มีใครปฏิเสธความรับผิดชอบได้

ระหว่างก่อสร้างยิ่งเทพ: คนงานอัปโหลดรายงานประจำวันพร้อมรูปภาพและตำแหน่ง GPS อยากปลอมข้อมูล? ยากกว่าปีนฟ้า พบความเสี่ยงด้านความปลอดภัย? ถ่ายรูปแล้วแจ้งทันที ระบบจะสร้างเลขที่เหตุการณ์โดยอัตโนมัติ และติดตามความคืบหน้าได้ชัดเจน โมเดล BIM และแบบแปลน CAD เก็บไว้ในเอกสารของ DingTalk ทีมออกแบบสามารถดูและแสดงความคิดเห็นได้พร้อมกัน เวอร์ชันที่แก้ไขจะอัปเดตอัตโนมัติ ไม่ต้องถามอีกต่อไปว่า “คุณแน่ใจนะว่าที่คุณถืออยู่คือเวอร์ชันล่าสุด?”

เมื่อถึงขั้นตอนส่งมอบ รายการตรวจรับงานจะถูกทำเป็นระบบดิจิทัล ทุกฝ่ายใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยืนยัน จบในวินาทีเดียว และเอกสารจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติเป็นประวัติดิจิทัลที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ทุกการสื่อสาร ทุกการตัดสินใจ และทุกการเปลี่ยนแปลง ถูกบันทึกไว้ครบถ้วน เวลาตรวจสอบเปิดดูประวัติ ยังน่าเชื่อถือกว่าความทรงจำของเจ้านายอีก งานก่อสร้างในฮ่องกง ได้ก้าวพ้นยุค “พึ่งพามิตรภาพ พึ่งพาความจำ และพึ่งพาโชคชะตา” แล้ว

“ติ้ง——” เช้ามืดหกโมงครึ่ง นาฬิกาปลุกยังไม่ทันดัง โทรศัพท์ของอาเฉียงก็ดังขึ้นก่อน ไม่ใช่ภรรยาโทรตามให้ตื่น แต่เป็นการแจ้งเตือนอัตโนมัติจากปฏิทิน DingTalk: เวลาสิบโมงเช้าประชุมโครงสร้าง เวลาสองโมงเย็นซ้อมดับเพลิง และมีรายงานความคืบหน้าจากผู้รับเหมาช่วงห้ารายที่รอการตรวจสอบ เขารู้สึกพอใจ ชีวิตแบบนี้ไม่ต้องพึ่งความจำอีกต่อไป

เจ็ดโมงสิบห้านาที ที่ทางเข้าไซต์งาน แรงงานต่างสไลด์มือถือเพื่อบันทึกเวลาเข้างาน ระบบซิงค์ข้อมูลสู่ระบบลงเวลาของ DingTalk ทันที อาเฉียงเดินเข้าเต็นท์สำนักงาน เปิดกลุ่มโครงการ แล้วส่งข้อความเสียงออกไปว่า “วันนี้อากาศชื้น ระวังลื่นเวลาทำงานแบบไม้” ทันใดนั้น ข้อความ “อ่านแล้ว” ก็โผล่ขึ้นมาสองสิบข้อความ ความรู้สึกปลอดภัยก็เต็มเปี่ยม

ยังกินกล่องอาหารกลางวันไม่ทันหมด ผู้รับเหมางานคอนกรีตก็อัปโหลดรายงานการทดสอบ อาเฉียงเปิดเอกสารใน DingTalk แล้วใช้ปากกาลากวงบริเวณที่ค่าความต้านทานอัดผิดปกติ แล้ว @ วิศวกรที่รับผิดชอบให้ตามต่อ “เรื่องแบบนี้แต่ก่อนต้องโทรสามครั้ง ส่งอีเมลอีกสองรอบ ตอนนี้ทำเสร็จในหนึ่งนาที ข้าวกลางวันก็ไม่ต้องเย็น”

บ่ายวันนั้นเกิดไฟดับกะทันหัน เนื่องจากสายเคเบิลหลักถูกขุดตัด อาเฉียงส่ง DING แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทันที และสร้างกลุ่มชั่วคราว “ทีมพิเศษซ่อมแซมไฟฟ้า” ภาพถ่ายจากไซต์งาน อัปเดตความคืบหน้า และบันทึกการประสานงาน ทุกอย่างถูกเก็บเป็นหลักฐาน 40 นาทีต่อมา ไฟฟ้ากลับมาใช้ได้อีกครั้ง เขาถอนหายใจโล่งอก “ถ้าเรื่องนี้เกิดขึ้นเมื่อสามปีก่อน คืนนี้คงต้องนั่งเขียนรายงานอุบัติเหตุทั้งคืนแน่ๆ”

เสียงเลิกงานดังขึ้น อาเฉียงปิดเครื่องแล้วออกจากไซต์งาน — ตรงเวลา และไม่ต้องนำงานกลับไปทำที่บ้าน อารมณ์แบบนี้ ช่างยอดเยี่ยมจริงๆ

หลีกเลี่ยงกับดัก หัวใจสำคัญในการใช้งาน DingTalk อย่างประสบความสำเร็จในฮ่องกง

เมื่อวานอาเฉียงใช้ DingTalk จัดการวิกฤตไฟฟ้าดับได้อย่างราบรื่น แต่วันนี้กลับถูกช่างรุ่นใหญ่อย่างลุงเฉินด่ากลับว่า “เทคโนโลยีทำลายคน” ที่แท้ลุงเฉินพยายามอัปโหลดไฟล์ไม่สำเร็จ จนโมโหจะถอดมือถือทิ้ง นี่คือกับดักใหญ่ที่สุดในการนำ DingTalk มาใช้ในทีมงานก่อสร้างฮ่องกง — ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ระบบ แต่อยู่ที่ใจคน หากต้องการให้สำเร็จ บทเรียนแรกคือ: อย่ามอง DingTalk เป็น “เครื่องมือสอดส่องควบคุม” มิฉะนั้น คนงานจะหวาดกลัวทุกครั้งที่เห็น DING เด้งขึ้นมา แล้วใครจะกล้าใช้งานอย่างเต็มที่?

เคล็ดลับของเราคือ “เริ่มจากล่างขึ้นบน ใช้แนวทางนุ่มนวลค่อยๆ แทรกซึม” เริ่มจากการหาหัวหน้างานรุ่นใหม่ไม่กี่คนมาเป็น “ฮีโร่ DingTalk” สอนให้พวกเขาใช้ฟีเจอร์แปลงเสียงเป็นข้อความเพื่อบันทึกความคืบหน้า หรือใช้เทมเพลตสร้างรายงานในพริบตา จากนั้นให้รุ่นพี่เห็นว่า “เอ๊ะ ไม่ต้องกรอกกระดาษก็ได้เหมือนกัน” ส่วนผู้รับเหมาช่วงยิ่งยากกว่า บางบริษัทยังใช้ WhatsApp ได้ไม่คล่องเลย จะหวังให้เข้าใจขั้นตอนการอนุมัติได้ทันทีได้อย่างไร? กลยุทธ์คือ: สอนแค่สามขั้นตอน — ดูการแจ้งเตือน ส่งรูปภาพ และลงนามในเอกสาร ที่เหลือค่อยๆ เป็นค่อยๆ ไป

การตั้งชื่อกลุ่มก็เป็นศาสตร์เช่นกัน ชื่อกลุ่มอย่าง “ไซต์ A_งานไฟฟ้าประปา_แก้ไขกันยายน” มีประโยชน์กว่า “สวัสดีทุกคนช่วยดูหน่อย” ถึงสิบเท่า เราถึงขั้นออกแบบ “กฎบ้าน DingTalk” ติดไว้ที่มุมพักน้ำชา: ห้ามส่งเสียงเกิน 15 วินาที เอกสารต้องระบุวันที่และเวอร์ชันให้ชัดเจน ที่สำคัญที่สุด? ผู้บริหารห้ามส่ง DING เวลาดึก เพราะต้องการให้ทีมเข้าใจว่า: เครื่องมือนี้มาเพื่อช่วยลดภาระ ไม่ใช่เพิ่มแรงกดดัน เมื่อความไว้วางใจเกิดขึ้น ประสิทธิภาพก็จะพุ่งทะยานทันที

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!