Doanh nghiệp Đài Loan áp dụng DingTalk: Hiệu suất tăng 30%, chi phí giảm 25% - thực chứng

Tại sao doanh nghiệp Đài Loan rơi vào tình trạng đình trệ hiệu suất

Mỗi ngày, nhân viên Đài Loan trung bình lãng phí 1,8 giờ cho việc trao đổi lặp lại và theo dõi tài liệu – đây không chỉ là sự mất thời gian mà còn là điểm hao tổn vận hành ngầm lên tới 210.000 Đài tệ mỗi năm cho mỗi nhân viên (tính theo mức lương trung bình). Theo báo cáo năm 2025 của Bộ Lao động, ba nút thắt đang làm trì trệ các doanh nghiệp vừa và nhỏ: giao tiếp phân mảnh khiến thông tin rải rác trên LINE, email và văn bản giấy; quy trình phê duyệt dài dòng dẫn đến việc ra quyết định quan trọng bị trì hoãn hơn 72 giờ; khó khăn trong phối hợp từ xa làm tỷ lệ chậm trễ dự án liên phòng ban tăng 40%.

Khi thành viên đội ngũ dành gần hai giờ mỗi ngày để "tìm tài liệu" thay vì "tạo ra giá trị", chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu sống còn. Việc sử dụng nhiều công cụ rời rạc càng làm trầm trọng thêm hiện tượng các hệ thống biệt lập. Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp Đài Loan dùng DingTalk làm ví dụ điển hình cho thấy bước ngoặt then chốt – họ không còn phụ thuộc vào các nền tảng cộng tác doanh nghiệp rời rạc, mà thay vào đó áp dụng các công cụ chuyển đổi số tích hợp, tập trung giao tiếp, quy trình, hồ sơ và quản lý nhiệm vụ vào một giao diện duy nhất.

Ví dụ, trước đây một nhà sản xuất cần trải qua năm cấp phê duyệt để yêu cầu thanh toán, nay nhờ biểu mẫu tự động và nhắc nhở tức thì, thời gian xử lý đã giảm từ 3 ngày xuống còn 4 giờ – điều này có nghĩa chu kỳ lưu chuyển tiền mặt được cải thiện 4,5 ngày, giải phóng khoảng 3,6 triệu Đài tệ lợi ích luân chuyển vốn hàng năm (ước tính trung bình 50 yêu cầu/tháng). Vấn đề không nằm ở chỗ có nên thay đổi hay không, mà là có thể giải quyết tận gốc một cách hệ thống hay không.

DingTalk tái cấu trúc mô hình làm việc doanh nghiệp như thế nào

Khi các doanh nghiệp Đài Loan vẫn đang vật lộn giữa biển tin nhắn tràn ngập trong các nhóm LINE, hiệu quả vận hành đang âm thầm thất thoát từng giờ. DingTalk (DingTalk), nền tảng làm việc thông minh tích hợp do Tập đoàn Alibaba phát triển, khác biệt cốt lõi nằm ở khái niệm "giao tiếp có thể kiểm soát" – chức năng đã đọc/chưa đọc giúp quản lý nắm bắt ngay lập tức trạng thái truyền đạt, kết hợp với nhắc DING bắt buộc đảm bảo nhiệm vụ khẩn cấp không bị trễ dù chỉ một phút. Khả năng công nghệ này đồng nghĩa người quản lý có thể chủ động kiểm soát tiến độ, bởi việc truyền đạt thông tin không còn phụ thuộc vào phản hồi thụ động.

Theo Báo cáo Hiệu quả Cộng tác Từ xa khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024, các doanh nghiệp áp dụng cơ chế tương tự đã giảm 40% lượng cuộc gọi nội bộ để theo dõi tiến độ, rút ngắn chu kỳ ra quyết định gần một nửa. Đối với ngành sản xuất Đài Loan, việc báo cáo bất thường sản xuất trước đây mất 2 giờ để xác nhận, nay được thu gọn trong vòng 15 phút phản hồi liên phòng ban – điều này có nghĩa tổn thất do ngừng dây chuyền có thể giảm hơn 60%.

Hơn nữa, DingTalk tích hợp sẵn cơ chế đồng bộ cấu trúc tổ chức, mọi giao tiếp và phê duyệt tự động gắn với vai trò trách nhiệm, tránh tình trạng phân quyền mơ hồ. Các chức năng như phê duyệt hành chính (OA), quản lý việc cần làm và ứng dụng low-code (như biểu mẫu đơn giản hoặc kết nối ERP) được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp tự động hóa quy trình không còn phụ thuộc vào lịch trình của bộ phận IT. Một nhà máy điện tử lắp ráp sau khi triển khai đã rút ngắn quy trình thay đổi nhân sự từ 3 ngày xuống còn 4 giờ, hiệu suất điều phối giữa các khu nhà máy tăng 37% – điều này cho thấy tính linh hoạt trong bố trí nhân lực được nâng cao đáng kể, khả năng đáp ứng đơn hàng đột xuất cũng được cải thiện rõ rệt.

Hành trình chuyển đổi thực tế từ giấy tờ sang kỹ thuật số

Trước đây, một phiếu mua hàng từ khi điền thông tin đến khi ký duyệt trung bình mất 7 ngày, làm chậm tiến độ chuẩn bị nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất – đây là thực trạng phổ biến tại đa số doanh nghiệp sản xuất truyền thống Đài Loan. Nhưng khi một công ty cơ khí chính xác tại Đài Trung áp dụng DingTalk như giải pháp cải thiện giao tiếp nội bộ, cùng quy trình ấy nay hoàn tất trong chưa đầy 2 giờ, nhịp độ vận hành doanh nghiệp được lật ngược hoàn toàn.

Quy trình giấy tờ trước đây phải đi qua 3 phòng ban với 5 chữ ký tay, thường xuyên xảy ra sai sót do cấp quản lý đi công tác hoặc thất lạc hồ sơ. Chìa khóa chuyển đổi nằm ở việc số hóa phiếu mua hàng và tích hợp vào luồng công việc DingTalk, hệ thống tự động kích hoạt "tuyến đường thông minh" dựa trên giá trị và loại vật liệu: dưới 100.000 Đài tệ do quản lý phòng ban duyệt trực tuyến; vượt mức sẽ được chuyển lên theo quyền hạn định sẵn, đồng thời gửi thông báo song song cho bộ phận kế toán và mua hàng để chuẩn bị trước. Thiết kế này không chỉ loại bỏ thời gian chờ đợi mà còn giảm thiểu rủi ro can thiệp thủ công nhờ "minh bạch thông tin" – mọi thao tác đều để lại dấu vết, tiến độ có thể theo dõi, không gian gian lận bị thu hẹp đáng kể.

"Quản lý có thể nắm bắt tiến độ tức thì, không còn phải bị động chờ báo cáo," một giám đốc sản xuất kỳ cựu cho biết. Cảm giác chủ động này bắt nguồn từ chức năng bảng điều khiển thời gian thực của DingTalk, cho phép người ra quyết định tra cứu trạng thái quy trình bất cứ lúc nào, thậm chí dự đoán các điểm nghẽn tiềm ẩn. Theo Nghiên cứu Trường hợp Chuyển đổi Số khu vực châu Á - Thái Bình Dương 2024, các doanh nghiệp quy mô tương tự sau khi đạt được khả năng hiển thị quy trình đã giảm hơn 40% hiểu lầm trong phối hợp liên phòng ban – điều này trực tiếp làm giảm chi phí ma sát quản lý.

Định lượng lợi ích vận hành mà DingTalk mang lại

Một nhà sản xuất quy mô trung bình sau sáu tháng triển khai DingTalk đã đạt được kết quả: hiệu suất quy trình tổng thể tăng 32%, tương đương với việc giải phóng **năng lực lao động chiến lược bằng nửa nhân viên toàn thời gian**, có thể tái đầu tư vào các hoạt động có giá trị cao như phát triển khách hàng hoặc đổi mới sản phẩm.

Phía sau việc giảm 50% thời gian chuẩn bị họp là hiệu ứng phối hợp giữa mẫu thông minh và hệ thống nhắc nhở tự động của DingTalk. Trước kia phải mất vài giờ để tổng hợp tiến độ liên phòng ban, nay quản lý chỉ cần 15 phút hoàn tất gói tài liệu họp – điều này đồng nghĩa tiết kiệm hơn 600 giờ công mỗi năm, tương đương chi phí nhân sự khoảng 1,8 triệu Đài tệ. Tỷ lệ phủ sóng văn phòng di động đạt 90% cho thấy việc ra quyết định không còn bị giới hạn bởi ranh giới địa lý, khi đối phó với điều phối đột xuất trong chuỗi cung ứng, tốc độ phản ứng gần như tăng gấp đôi.

Những lợi ích vô hình phía sau các con số này còn đáng chú ý hơn: tốc độ làm quen công việc của nhân viên mới tăng 40%, nhờ minh bạch hóa tài liệu kiến thức và luồng công việc; mức độ hài lòng nhân viên tăng thể hiện qua tỷ lệ nghỉ việc giảm 15%, làm giảm chi phí thay thế nhân tài. Theo nghiên cứu ROI Chuyển đổi Số châu Á - Thái Bình Dương 2024, loại "tích lũy tài sản vô hình" này thường tạo ra lợi ích lãi kép hơn ba lần trong vòng hai năm – đây chính là nguồn gốc của lợi thế cạnh tranh bền vững.

Khởi động kế hoạch tối ưu hóa DingTalk 5 bước

Theo Báo cáo Thực tiễn Chuyển đổi Số Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa khu vực châu Á - Thái Bình Dương 2024, hơn 60% doanh nghiệp thất bại do thiếu quy trình triển khai có cấu trúc, chứ không phải do công cụ. Lựa chọn bạn đang đối mặt rất rõ ràng: triển khai đại trà vội vàng, hay áp dụng kế hoạch tối ưu hóa 5 bước để nâng cao hiệu suất trong 90 ngày.

1. Chẩn đoán hiện trạng: Rà soát các điểm trì hoãn trong phối hợp liên phòng ban và tồn đọng ký duyệt giấy tờ – những vấn đề này trung bình làm chậm quyết định 1,8 ngày (Khảo sát Văn phòng Số Đài Loan 2025), tương đương mất khoảng 11% hiệu quả quản lý mỗi năm.
2. Thiết lập mục tiêu: Xác định các chỉ số đo lường được, ví dụ như "chu kỳ hoàn thuế rút ngắn từ 7 ngày xuống 3 ngày" hoặc "tỷ lệ chấm công từ xa đạt trên 95%", để hiệu quả có thể theo dõi.
3. Lựa chọn mô-đun: Khuyến nghị mạnh mẽ nên ưu tiên triển khai 'chấm công' và 'duyệt hoàn thuế' – nhằm tuân thủ yêu cầu ghi chép giờ làm theo Luật Lao động, đồng thời hiệu quả tự động hóa dễ cảm nhận nhất đối với nhân viên, giúp nhanh chóng xây dựng niềm tin.
4. Triển khai thử nghiệm: Chọn một đến hai phòng ban để thử nghiệm trước, tránh việc chuyển đổi toàn bộ cùng lúc gây hỗn loạn và làm tăng sức ì khi triển khai.
5. Phản hồi và tối ưu: Thu thập phản hồi người dùng, đặc biệt lưu ý lỗi phổ biến như "cấu trúc tổ chức chưa được cập nhật đồng bộ", nếu không sẽ dẫn đến thông báo sai, thiếu hoặc phân quyền không rõ ràng.

Các doanh nghiệp thành công thường nhìn thấy hiệu suất quy trình tổng thể tăng hơn 30% vào tháng thứ ba, và bắt đầu mở rộng ứng dụng sang quản lý dự án và theo dõi quan hệ khách hàng. Sự thay đổi thực sự bắt đầu từ quyết định hành động trong vòng 90 ngày – hãy khởi động ngay khâu chẩn đoán, biến hiệu suất từ trung tâm chi phí thành động cơ tạo lợi thế cạnh tranh.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!