Người chăm sóc tại các viện dưỡng lão Hồng Kông thoát khỏi biển giấy tờ: DingTalk giúp họ tìm lại lý tưởng ban đầu như thế nào

Tại sao quản lý bằng giấy bút đang làm sụp đổ các viện dưỡng lão

Vấn đề không nằm ở việc thiếu người, mà là thông tin bị tắc nghẽn. Nhân viên chăm sóc ghi chép việc dùng thuốc bằng tay, quản lý dựa vào trao đổi miệng để bàn giao ca đêm – mô hình này nhất định sẽ xảy ra sai sót. Báo cáo năm 2023 của Cơ quan Xã hội vụ cho thấy hơn 60% cơ sở trên toàn Hồng Kông vẫn sử dụng phương pháp ghi chép bằng giấy, và Trung tâm Bảo vệ Sức khỏe phát hiện 35% các ca nhiễm liên quan trực tiếp đến lỗi ghi chép.

Đây không chỉ là vấn đề hiệu suất, mà còn là rủi ro về tuân thủ và tính mạng. Khi một lần quên ghi chép dẫn đến chậm dùng kháng sinh, hậu quả có thể gây tử vong. DingTalk tích hợp việc phân công nhiệm vụ, điểm danh tuần tra phòng, xác nhận dùng thuốc và lưu trữ hồ sơ vào một nền tảng duy nhất, điều này đồng nghĩa với việc sai sót có thể được phát hiện ngay lập tức, vì mỗi bước đều có dấu thời gian và trách nhiệm rõ ràng. Việc kiểm toán không còn phải lục lọi tủ kệ, thời gian chuẩn bị giảm hơn 70%.

Cách khắc phục điểm đứt gãy trong hợp tác liên bộ phận

Bộ phận chăm sóc không tìm được bộ phận vệ sinh để xác nhận tiến độ khử trùng, đội ăn uống vô tình gửi suất ăn cấm cho người kiêng – những sự cố này không phải do cá nhân sơ suất, mà là do cấu trúc giao tiếp bị sụp đổ. Sau khi áp dụng lịch DingTalk và chức năng nhiệm vụ nhóm, thời gian bàn giao giữa các bộ phận giảm 60%, các chỉ đạo quan trọng đạt được mục tiêu "truyền đạt một lần, mọi người đều biết".

Theo nghiên cứu của Viện Xúc tiến Năng suất Hồng Kông, cứ mỗi lớp trung gian giao tiếp tăng thêm, xác suất sai lệch thông tin lại tăng 18%. DingTalk phá vỡ rào cản bằng cách tạo nhóm trò chuyện theo từng dự án, kết hợp nhắc nhở qua @ và danh sách việc cần làm, giúp kế hoạch tiêm vaccine hay nhu cầu chăm sóc đặc biệt không bị bỏ quên. Bot DingTalk tự động gửi các nội dung quan trọng hàng ngày, nhân viên tuyến đầu không cần hỏi dò vẫn nắm được diễn biến, nâng cao tính nhất quán trong thực hiện và giảm gần một phần ba thời gian kiểm tra của quản lý.

Nâng cao hiệu suất mang lại lợi ích vận hành thiết thực nào

Hiệu suất không chỉ đo bằng tốc độ, mà còn xem nó có chuyển hóa thành tiết kiệm chi phí và giữ chân nhân tài hay không. Các viện dưỡng lão áp dụng DingTalk đã giảm 43% thời gian xử lý văn thư trong vòng sáu tháng, tỷ lệ nghỉ việc giảm 21%. Điều này chứng tỏ công nghệ không chỉ tối ưu quy trình, mà còn cải thiện khối lượng công việc và mức độ hài lòng của nhân viên tuyến đầu.

Theo phân tích của Tạp chí Quốc tế về Sức khỏe Số đối với các tổ chức tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, các nền tảng tương tự trung bình tiết kiệm được 780.000 đô la Hồng Kông chi phí hành chính mỗi năm. Khoản tiền này đến từ việc giảm 35% vật tư in ấn, rút ngắn 60% thời gian chuẩn bị kiểm toán, cùng với chi phí khắc phục sự cố giảm hơn một nửa – tất cả đều là những khoản hao phí ngầm bị bỏ qua lâu nay. Đĩa Ding tập trung quản lý phiên bản tài liệu, thay đổi được đồng bộ tức thì, thời gian đào tạo nhân viên mới rút ngắn từ hai tuần xuống còn năm ngày, nâng cao đáng kể tính nhất quán trong dịch vụ.

Chìa khóa của chuyển đổi thành công không phải công cụ, mà là con người

Dù hệ thống tốt đến đâu, nếu không ai dùng thì cũng chỉ là đồ trang trí. Một viện dưỡng lão tại Hồng Kông do giám đốc trực tiếp dẫn dắt thử nghiệm, đồng thời bổ nhiệm trưởng bộ phận chăm sóc tuyến đầu làm "đại sứ kỹ thuật số", đạt tỷ lệ sử dụng trên 85% ngay trong quý đầu tiên. Điều này cho thấy quản lý thay đổi mới là yếu tố cốt lõi.

Nghiên cứu của MIT Sloan chỉ ra rằng trong các nguyên nhân khiến dự án công nghệ thất bại, "chống đối thay đổi" chiếm tới 57%. Chức năng 'biểu mẫu thông minh' và thiết kế kéo thả của DingTalk cho phép người không chuyên IT tự xây dựng các quy trình như ghi chép tuần tra hoặc đề nghị cấp thuốc. Một quản lý nói: "Trước đây chờ công ty công nghệ sửa biểu mẫu, giờ tự làm xong trong năm phút." Việc dân chủ hóa công nghệ biến công cụ từ thứ "lãnh đạo yêu cầu" thành thứ "bản thân cần dùng". Nhân viên đưa ý kiến, gia đình đóng góp phản hồi, cứ mỗi quý lại hình thành vòng cải tiến, hệ thống càng dùng càng phù hợp.

Bước tiếp theo là xây dựng hệ sinh thái chăm sóc người già thông minh

Hiệu quả hành chính chỉ là điểm khởi đầu. Đã có viện dưỡng lão tích hợp nền tảng quản lý sức khỏe thông qua API của DingTalk, khi huyết áp người cao tuổi bất thường hoặc rời giường ban đêm quá thời gian quy định, hệ thống tự động phát cảnh báo và đặt lịch khám từ xa – chuyển từ ghi nhận thụ động sang bảo vệ chủ động.

Theo báo cáo năm 2024 của Hội Tin học (HKIE), các đơn vị có khả năng tích hợp dữ liệu có tỷ lệ được phê duyệt cao hơn 40% khi xin quỹ An lão Thông minh của chính phủ. Nguồn lực công đang nghiêng về các đơn vị có nền tảng kỹ thuật số. Trong tương lai, thông qua nền tảng mở kết nối các thiết bị IoT như nệm thông minh và vòng đeo định vị, dữ liệu sinh học sẽ tự động đi vào quy trình làm việc. Khi hệ thống phát hiện nguy cơ té ngã tăng lên, có thể điều phối nhân lực kịp thời. Lựa chọn của bạn hôm nay đang định hình bản chất của dịch vụ chăm sóc ngày mai.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!