Doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông gặp khó trong chuyển đổi số? Công nghệ low-code xây dựng hệ thống OA trong một ngày

Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong số hóa

Theo khảo sát năm 2024 của Cục Xúc tiến Thương mại Hồng Kông, hơn 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể thực hiện hiệu quả chuyển đổi số, nguyên nhân chủ yếu là thiếu nhân sự kỹ thuật, chi phí phát triển cao và thời gian triển khai dự án quá dài. Mô hình phát triển truyền thống thường mất vài tháng, trong khi nhu cầu thị trường có thể thay đổi chỉ sau một tuần – sự chênh lệch này đang từng bước bào mòn năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dữ liệu khuyến mãi tại các cửa hàng bán lẻ vẫn phụ thuộc vào việc tổng hợp thủ công bằng Excel, bỏ lỡ cơ hội điều chỉnh tồn kho kịp thời; công ty logistics lên kế hoạch vận chuyển dựa trên hồ sơ giấy, khiến tỷ lệ chậm trễ trung bình tăng 18%; đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp lãng phí gần 70 giờ mỗi tháng cho các thủ tục hành chính. Đây không phải là những vấn đề riêng lẻ, mà là hệ quả chung từ việc "thiếu hệ thống tùy chỉnh", dẫn đến hao hụt hiệu suất trên diện rộng.

Thực tế, nút thắt không nằm ở ý chí mà ở công cụ. Khi bộ phận IT phải xếp lịch ba tháng mới xử lý được yêu cầu, quy trình kinh doanh đã bỏ lỡ thời điểm tối ưu hóa tốt nhất. Giải pháp không phải chờ thêm kỹ sư phần mềm, mà là trao quyền cho đội ngũ tuyến đầu tự xây dựng công cụ – đây chính là giá trị cốt lõi của công nghệ low-code (thấp mã): biến việc phát triển ứng dụng từ khu vực kỹ thuật khép kín thành nền tảng mở, mọi người đều có thể tham gia.

Low-code DingTalk là gì

Nền tảng phát triển low-code DingTalk là bộ công cụ tạo ứng dụng trực quan tích hợp trong hệ sinh thái DingTalk, cho phép người dùng không chuyên về kỹ thuật nhanh chóng xây dựng hệ thống nghiệp vụ chỉ bằng thao tác kéo thả, không cần viết bất kỳ dòng mã nào. Nó không chỉ là một công cụ kỹ thuật, mà còn là chất xúc tác giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh hơn.

• Trình tạo biểu mẫu: Dựa trên logic trường động và hiển thị theo điều kiện, bạn có thể tự thiết kế các biểu mẫu như thanh toán, mua sắm, v.v. Có nghĩa là nhân viên hoàn tất gửi biểu mẫu trong vòng một phút, cấp quản lý nắm bắt dữ liệu ngay lập tức, giảm sai sót từ giấy tờ và chi phí theo dõi.
• Tự động hóa quy trình: Sử dụng mô hình quy trình chuẩn BPMN để điều khiển luồng phê duyệt. Có nghĩa là quy trình xin nghỉ phép rút ngắn từ 2 ngày xuống còn 2 giờ, chu kỳ ký kết hợp đồng giảm 70%, quyết định không còn bị đình trệ.
• Quản lý cơ sở dữ liệu: Tích hợp sẵn cơ chế lưu trữ cấu trúc và liên kết, hỗ trợ lọc đa chiều và tạo báo cáo. Có nghĩa là tồn kho, danh sách khách hàng, tiến độ dự án đều rõ ràng minh bạch, không còn phụ thuộc vào bảng tính Excel gây tốn thời gian thủ công.
• API tích hợp đa hệ thống: Cung cấp module kết nối tiêu chuẩn, liên kết với phần mềm kế toán, CRM hay thậm chí cả hệ thống ERP. Có nghĩa là trạng thái đơn hàng tự động đồng bộ tới kho và tài chính, phá vỡ các “hòn đảo thông tin”, nâng cao toàn diện hiệu quả vận hành.

Hiện nay, DingTalk đã được áp dụng tại hơn 100.000 doanh nghiệp tại Hồng Kông, trở thành một tiêu chuẩn thực tế trong chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây không chỉ là lựa chọn công nghệ, mà còn là lợi thế cạnh tranh về tốc độ phản ứng thương mại.

Xây dựng hệ thống OA hoặc quản lý mua-bán-tồn trong một ngày

Theo Báo cáo Chuyển đổi Số Khu vực châu Á - Thái Bình Dương 2024, 73% sự chậm trễ trong quy trình nghiệp vụ xuất phát từ sự chênh lệch lịch phân bổ nguồn lực IT; trong khi đó, các nhóm sử dụng nền tảng low-code trung bình rút ngắn thời gian phát triển từ ba tuần xuống dưới 8 giờ — tính tự chủ trong nghiệp vụ trực tiếp chuyển hóa thành lợi thế cạnh tranh về tốc độ.

Lấy ví dụ một công ty kế toán quy mô trung bình: trước đây họ mất gần 40 giờ công mỗi tháng để theo dõi trạng thái ký nhận tài liệu từ khách hàng. Nhờ DingTalk, các cộng sự chỉ mất hai giờ để chọn mẫu "Theo dõi phê duyệt tài liệu" và tùy chỉnh thiết kế biểu mẫu, thêm các trường như tên khách hàng, loại tài liệu, hạn chót và trạng thái ký. Giá trị kinh doanh: Trước đây phải thuê ngoài sửa đổi, nay quản lý có thể điều chỉnh ngay lập tức, việc tối ưu hóa quy trình không còn bị kẹt trong các cuộc họp sắp xếp lịch.

Sau đó, họ thiết lập lộ trình phê duyệt nhiều cấp (trợ lý → quản lý → cộng sự), đồng thời kết nối với nhóm phòng ban để tự động gửi thông báo nhiệm vụ cần xử lý (tích chọn "sau khi phê duyệt xong sẽ đồng bộ vào nhóm chat"). Kết quả: tỷ lệ lỗi giảm 60%, hồ sơ giao tiếp và quyết định được lưu trữ tự động, đáp ứng yêu cầu kiểm toán và tuân thủ. Giá trị kinh doanh: Hệ thống trở thành phương tiện minh bạch hóa quy trình và cơ chế trách nhiệm, thay vì một hòn đảo thông tin.

Khả năng "kéo thả để xây dựng hệ thống" này về bản chất là dân chủ hóa quyền phát triển. Khi nhân viên tài chính, nhân sự hay quản kho đều có thể nhanh chóng hiện thực hóa nhu cầu của mình, doanh nghiệp có thể liên tục tích lũy lợi ích hiệu suất theo cách thức mô-đun.

Tỷ suất hoàn vốn và quy mô tiết kiệm thực tế

Mỗi tháng trì hoãn chuyển đổi số, doanh nghiệp Hồng Kông trung bình mất gần 30.000 đô la Mỹ hiệu quả vận hành. So với lập trình truyền thống, việc phát triển bằng low-code trên DingTalk giúp giảm 70% chi phí và 90% thời gian đầu tư. Theo báo cáo Gartner 2024, thời gian hoàn vốn trung bình ít hơn 6 tháng, nhanh hơn gấp 5 lần so với phương pháp phát triển truyền thống.

Lấy ví dụ một công ty thương mại địa phương với 50 nhân viên: trước đây mỗi năm chi 360.000 đô la Hồng Kông để thuê ngoài phát triển hệ thống theo dõi đơn hàng, nhưng do sai lệch giao tiếp nên mỗi tháng ít nhất xảy ra hai lỗi giao hàng, tổn thất trung bình hàng năm lên đến 120.000 đô la Hồng Kông. Sau khi triển khai DingTalk, đội mua hàng xây dựng ứng dụng đồng bộ trạng thái kho, tài chính và logistics trong vòng một ngày, toàn bộ chi phí thuê ngoài được tiết kiệm, đồng thời lỗi do con người giảm gần bằng không. Kết quả: Lợi nhuận trực tiếp tăng gần 480.000 đô la Hồng Kông mỗi năm, tương đương năng suất của hai nhân viên trung cấp.

Quan trọng hơn là lợi ích tiềm ẩn: tốc độ ra quyết định tăng 40%, mức độ hài lòng hợp tác giữa các bộ phận tăng lên, kiểm toán tuân thủ được lưu trữ tự động. Khi trưởng phòng kinh doanh có thể nắm bắt tình trạng tồn kho tức thì và phản hồi khách hàng ngay lập tức, tính linh hoạt vận hành trở thành thói quen. Đây không chỉ là tối ưu hóa hiệu quả IT, mà là trao lại quyền kiểm soát công nghệ cho các đơn vị nghiệp vụ, biến mỗi cá nhân thành người thúc đẩy thay đổi.

Ba bước chiến lược để triển khai thành công

Để thực sự khai thác tiềm năng của low-code, cần thúc đẩy theo ba bước chiến lược hệ thống: từ “đánh giá nhu cầu” đến “đào tạo người dùng hạt giống”, rồi “triển khai lặp lại”, bạn có thể thấy kết quả đo lường được trong vòng sáu tuần.

Bước một: Đánh giá nhu cầu — tập trung vào các quy trình thủ công có tính lặp lại cao, thường xuyên phối hợp liên phòng ban và dễ xảy ra lỗi, như kiểm kê cửa hàng, xin nghỉ phép hoặc so sánh báo giá nhà cung cấp. Những quy trình này có thể chiếm hơn 30% thời gian làm việc của cấp quản lý (khảo sát địa phương 2024). Ưu tiên chọn các bộ phận không chuyên kỹ thuật như hành chính, nhân sự làm điểm khởi đầu – rủi ro thấp, hiệu quả nhanh, giúp xây dựng niềm tin nội bộ.

Bước hai: Đào tạo người dùng hạt giống — không cần tuyển dụng kỹ sư, mà hãy tìm kiếm những “đại sứ số” có ảnh hưởng. DingTalk cung cấp giao diện tiếng Quảng Đông và tài nguyên đào tạo trực tuyến miễn phí (như khóa “Làm quen low-code trong 7 ngày” tại DingTalk Academy), giúp người dùng không chuyên nắm vững mô hình cơ bản trong vòng 5 giờ. Câu nói truyền cảm hứng: “Không cần viết mã, chỉ cần kéo thả các thành phần như khi thiết kế Excel, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc của mình.”

Một thương hiệu trà uống liền chuỗi đã áp dụng mô hình này, đội hành chính trụ sở tiên phong xây dựng hệ thống kiểm kê cửa hàng, thống nhất định dạng dữ liệu cho 30 chi nhánh toàn Hồng Kông, thời gian kiểm kê giảm 60% trong ba tháng, độ chính xác tồn kho tăng lên 98%. Đây không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà là bước nhảy vọt về tốc độ ra quyết định — các giám đốc khu vực giờ đây có thể điều phối vật tư tức thì, tận dụng cơ hội kinh doanh cao điểm buổi chiều.

Bước ba: Triển khai lặp lại nhấn mạnh phương châm “đi từng bước nhỏ nhưng nhanh”: sau khi triển khai ứng dụng đầu tiên, cứ hai tuần thu thập phản hồi và cải tiến, dần mở rộng các mô-đun chức năng. Hãy bắt đầu dự án thí điểm đầu tiên ngay hôm nay — chọn một quy trình lặp lại hơn ba lần mỗi tháng, hoàn tất triển khai tự động hóa trong sáu tuần, để đội ngũ trực tiếp chứng kiến khả năng cải thiện hiệu suất hơn 50%, đó chính là chất xúc tác tốt nhất thúc đẩy thay đổi toàn tổ chức.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!