Bí kíp tiết kiệm thời gian với quy trình phê duyệt tại Hồng Kông: Tự động hóa bằng DingTalk

Tại Hồng Kông, quy trình phê duyệt giống như việc gọi món trong một quán ăn kiểu trà – thoạt nhìn có vẻ đơn giản, nhưng nếu bạn không rành các thuật ngữ ngầm như "không đường", "bỏ cà phê", "món hầm đáy nồi", thì rất dễ bị choáng váng hoa mắt. Từ đăng ký doanh nghiệp, xin giấy phép xây dựng đến giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, mỗi loại thủ tục đều như một trò chơi vượt ải được thiết kế công phu, mà lại chẳng có hướng dẫn nào để tham khảo.

Đăng ký kinh doanh? Bạn ít nhất phải chạy tới Cục Đăng ký Doanh nghiệp, Cục Thuế, thậm chí cả Hội đồng Tái đào tạo Nhân công, hồ sơ làm ba bản, đóng dấu đến mức nghi ngờ cuộc đời. Giấy phép xây dựng còn kinh khủng hơn, bản vẽ phải lần lượt qua kiểm duyệt của Cơ quan Nhà cửa, Phòng cháy chữa cháy, Bảo vệ môi trường... Mỗi bước đều phải “chờ tin”, có khi chờ đến mức tòa nhà chưa xây xong đã gần mục rữa rồi vẫn chưa được duyệt. Còn mở nhà hàng? Đừng tưởng thuê được mặt bằng là xong việc, xét duyệt giấy phép cộng với kiểm tra thực địa, chưa gì ba tháng trôi qua, thử nghiệm kinh doanh biến thành “thử thách đau khổ”.

Nói chung, các quy trình này thường mất ít nhất hai tuần, nhiều thì cả vài tháng, giữa chừng còn phải liên tục bổ sung tài liệu, xác nhận chi tiết, đúng là thử thách cực hạn đối với sự kiên nhẫn. Tệ hơn nữa, rất nhiều bước vẫn dậm chân ở thời kỳ “xử lý thủ công”, giống như dùng bàn tính để làm bảng tính Excel, hiệu suất thấp đến mức muốn khóc. Và chính điều này sẽ là tiền đề để DingTalk tự động hóa tiến hành một cuộc cách mạng – vì ai mà chẳng muốn dành thời gian kiếm tiền chứ không phải điền biểu mẫu?

“Sếp ơi, ký cái!” – Câu nói này tại các văn phòng Hồng Kông phổ biến như lời cầu nguyện buổi sáng, lặp đi lặp lại đến mức đáng sợ. Quy trình phê duyệt truyền thống giống như một cuộc đua marathon, không so ai chạy nhanh hơn mà so ai chịu đựng lâu hơn – điền đơn, in ra, tìm người, đi theo từng cấp để xin chữ ký, rồi lại bổ sung tài liệu, cuối cùng phát hiện thiếu một con dấu, đành phải làm lại từ đầu.

Hãy hình dung: Tiểu Lý cần xin kinh phí đi công tác, trước tiên phải viết đơn hoàn trả bằng tay, kẹp thêm bản sao hóa đơn, rồi bắt đầu “đánh quái từng tầng” – cấp quản lý, bộ phận tài chính, kế toán, mỗi người một núi tài liệu cao nửa mét trên bàn. Một tuần trôi qua, phản hồi nhận được là: “Hóa đơn không rõ, vui lòng nộp lại”. Thế là hiệu suất của Tiểu Lý lập tức tụt từ tàu cao tốc xuống xe ba bánh.

Chưa kể đến những “cuộc thi hạng nặng” như xin giấy phép xây dựng hay đăng ký công ty. Hồ sơ nộp đi nộp lại, giao tiếp giữa các bộ phận như đánh đố, chỉ cần một con dấu bị kẹt là cả dự án đình trệ. Doanh nghiệp mất không chỉ thời gian, mà còn cả cơ hội kinh doanh và sự tỉnh táo (lý trí) của nhân viên. Theo thống kê, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông tiêu tốn hơn 400 giờ cho các quy trình phê duyệt, tương đương với việc một người làm việc vô ích suốt một tháng trời!

Thay vì để nhân viên làm “ninja chuyển hồ sơ”, hãy thẳng thắn đối diện vấn đề: Đã đến lúc từ biệt mê cung giấy tờ và đón lấy giải pháp kỹ thuật số.

Vẫn đang đau đầu vì những biểu mẫu giấy điền hoài không hết, theo dõi tiến độ phê duyệt mà chẳng thấy đâu? Đừng lo, tự động hóa DingTalk chính là vũ khí bí mật giúp bạn thoát khỏi “địa ngục phê duyệt”! Tại Hồng Kông – thành phố thương mại chạy với tốc độ ánh sáng, mỗi giây đều quý giá, chức năng tự động hóa của DingTalk đúng là “siêu anh hùng” về hiệu suất – nó có thể tự động tạo biểu mẫu, thông minh đẩy các nhiệm vụ cần xử lý, thậm chí lặng lẽ hoàn tất quy trình phê duyệt ngay cả khi sếp đang nhâm nhi tách cà phê.

Hãy tưởng tượng: Xin nghỉ phép không còn cần in ba bản giấy, chạy khắp năm bộ phận để xin dấu. Chỉ cần vài thao tác nhấn trên DingTalk, hệ thống tự động gửi yêu cầu đến đúng người phụ trách và lập tức gửi thông báo nhắc nhở. Thậm chí còn tuyệt hơn: hệ thống có thể phân luồng theo quy tắc đã định – ví dụ, phụ cấp làm thêm vượt quá 1.000 đô la Hồng Kông sẽ tự động chuyển đến quản lý tài chính; hoặc yêu cầu hoàn trả chi phí công tác chỉ kích hoạt bước tiếp theo khi đã đính kèm hóa đơn. Một công ty thương mại điện tử xuyên biên giới sau khi áp dụng, thời gian phê duyệt trung bình giảm từ 3 ngày xuống còn 4 giờ. Nhân viên cười nói: “Giờ đây, giờ nghỉ trưa cũng có thể ăn đúng giờ rồi!”

Đây không phải là ma thuật, mà là sự kết hợp hoàn hảo giữa logic và công nghệ. DingTalk dùng tự động hóa giải phóng con người khỏi những công việc lặp lại, giúp bạn tại thành phố không ngủ này đi nhanh hơn, và cũng thông minh hơn.

Muốn xử lý nhanh các thủ tục phê duyệt tại Hồng Kông? Đừng mãi đuổi theo chữ ký của sếp, hay chờ email đến mức nghi ngờ cuộc đời nữa! Quy trình tự động hóa DingTalk giống như bạn thuê một trợ lý AI làm việc 24/7 – chỉ cần bạn biết “dạy” nó cách làm việc, nó sẽ giúp bạn đẩy nhanh quy trình phê duyệt nhanh hơn cả tốc độ phục vụ món ăn tại quán trà.

Bước đầu tiên, mở DingTalk, vào chức năng "Biểu mẫu thông minh". Đừng lo, đây không phải bài toán cao cấp – bạn dễ dàng thiết kế các biểu mẫu như xin nghỉ phép, hoàn trả chi phí hay mua sắm, thậm chí tùy chỉnh danh sách thả xuống và các trường bắt buộc. Điều quan trọng là: ngăn chặn lỗi thường gặp ngay từ đầu, ví dụ như nhân viên quên điền số tiền hay bỏ sót việc chọn quản lý bộ phận.

Tiếp theo là bước then chốt – thiết lập quy tắc luồng công việc. Bạn có thể đặt quy tắc “hoàn trả chi phí trên 5.000 đô la Hồng Kông cần sự phê duyệt kép từ tài chính và quản lý”, hệ thống sẽ tự động phân luồng, tránh tình trạng đơn nhỏ bị tích đống trên bàn CEO. Hay hơn nữa, có thể thiết lập cơ chế “nhắc nhở tự động khi quá hạn” hoặc thậm chí “bỏ qua khi quá thời gian”, khiến đồng nghiệp chậm chạp không còn chỗ trốn.

Đừng quên cấu hình thông báo! Thông qua gửi thông báo tức thì, SMS hoặc email DingTalk, người phê duyệt có thể xử lý ngay khi rảnh. Hãy tưởng tượng: trước kia phải chạy ba tầng lầu để xin ký, giờ đây đối phương nằm trên giường lướt điện thoại là xong –这才是真正的 “tốc độ Hồng Kông hiệu quả”!

Bạn nghĩ phê duyệt tự động chỉ dành riêng cho các công ty công nghệ? Sai rồi! Tại Hồng Kông, từ văn phòng luật đến quán trà, tự động hóa DingTalk đang khởi xướng một “cách mạng văn thư”. Một công ty kế toán tại Trung Hoàn trước đây mỗi tháng xử lý các phiếu hoàn trả như đang giải câu đố Sudoku – dữ liệu thiếu, quản lý đi công tác không ký được, bộ phận tài chính phải chạy theo từng người. Sau khi triển khai DingTalk, nhân viên chỉ cần tải lên hóa đơn, hệ thống tự động nhận diện số tiền và loại chi phí, nếu thiếu dữ liệu sẽ lập tức hiện thông báo nhắc nhở, tiến độ phê duyệt rõ ràng như theo dõi đơn giao đồ ăn. Kết quả? Mỗi tháng tiết kiệm gần 40 giờ công kiểm tra thủ công, các cộng sự cuối cùng cũng không cần phải bật dậy giữa đêm để bấm nút chấp thuận nữa.

Thú vị hơn nữa là một studio thiết kế nhỏ tại Cửu Long Thành, bà chủ trước đây dùng Excel + WhatsApp để xử lý đơn xin nghỉ, kết quả thường xảy ra tình trạng “tôi rõ ràng đã đồng ý miệng rồi” – tranh cãi kiểu La Seng Môn (Luoshengmen). Giờ đây, chỉ cần gửi đơn trên DingTalk, hệ thống tự động kiểm tra xem có xung đột lịch trực hay không, đồng thời thông báo ngay cho quản lý. Ngay cả anh thợ chụp ảnh vốn cực kỳ ghét công nghệ cũng bắt đầu chủ động dùng DingTalk để nộp báo cáo công tác, lý do là: “Nhanh hơn cả viết giấy nhắn cho sếp.”

Thậm chí có cả những người làm nghề tự do sử dụng DingTalk như một trợ lý cá nhân – nhận dự án, thu tiền, xuất hóa đơn, tất cả đều được đẩy tự động nhờ các quy trình đã thiết lập sẵn. Ai bảo cách mạng hiệu suất không thể bắt đầu từ một đội quân chỉ có một người?

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!