Chiến lược tăng cường nhân sự trên DingTalk: Giúp đội ngũ của bạn mạnh hơn

Hiểu rõ các tính năng cơ bản của DingTalk

Nhắc đến DingTalk, đừng nghĩ rằng nó chỉ là một “cái đồng hồ điểm danh” hay “con mắt nhỏ giám sát nhân viên của sếp”, như vậy là bạn đã đánh giá thấp nó rồi! Thực ra, DingTalk chính là một “quản gia văn phòng kỹ thuật số” ẩn tài ẩn nghệ, không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin, sắp xếp lịch trình, quản lý tài liệu, mà còn có thể hóa thân thành “huấn luyện viên vô hình” cho đội nhóm, âm thầm nâng cao toàn bộ năng lực làm việc. Bạn nghĩ nó chỉ là công cụ liên lạc? Sai rồi! Nó thực chất là một bậc thầy quản lý đội nhóm ẩn mình dưới lớp vỏ trò chuyện.

Ví dụ, chức năng tin nhắn tức thì của nó không đơn giản chỉ là gửi những từ như “nhận được” hay “OK”. Bạn có thể tạo nhóm dự án, kết hợp với @tất cả thành viên, gửi tin nhắn DING buộc phải xem, khiến thông tin quan trọng được chuyển đến chính xác như một gói hàng nhanh, không sợ ai giả vờ không nhìn thấy. Còn quản lý lịch làm việc thì càng ấn tượng hơn, chỉ cần gửi lời mời họp, nó sẽ tự động đồng bộ vào lịch cá nhân của từng người, và nhắc nhở trước 15 phút, ngay cả Tiểu Vương hay quên nhất cũng không thể lấy cớ “quên mất” nữa.

Còn về chia sẻ tài liệu, nó hoàn toàn xóa bỏ văn hóa đùn đẩy “tôi có lưu trên máy tính tôi”. Khi tất cả tài liệu được tải lên DingPan, quyền truy cập rõ ràng, phiên bản minh bạch, ai sửa dòng nào cũng nhìn thấy ngay, không còn phải nhận hàng chục file với tên kiểu như “bản mới nhất_final_v3_thật sự mới nhất.doc” khiến người ta phát điên nữa.

Nắm vững những chức năng này, giống như lắp động cơ tăng áp cho đội nhóm, không chỉ giúp giao tiếp nhanh hơn mà còn nâng cấp toàn bộ quy trình vận hành. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách trao những vũ khí lợi hại này vào tay thành viên mới — tức là, làm thế nào để thêm thành viên mới vào DingTalk.

Cách thêm thành viên mới vào DingTalk

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách thêm thành viên mới vào DingTalk. Thao tác này rất đơn giản, chỉ cần vài bước là hoàn thành, và còn giúp đội nhóm của bạn như những khối lego, từng mảnh từng mảnh ghép lại chắc chắn. Ai bảo phần mềm văn phòng không thể chơi vui được cơ chứ?

Các bước thực hiện：

1. Mở ứng dụng DingTalk – chính là cái biểu tượng chấm xanh nhỏ mà bạn dùng mỗi ngày để điểm danh, họp, hay lén kiểm tra đồng nghiệp có online không.
2. Vào trang “Cơ cấu tổ chức”, nơi này giống như “gia phả” của đội nhóm bạn, ai là tiền bối, ai là hậu bối, nhìn một cái là rõ.
3. Nhấn vào nút “Thêm thành viên”, nút này không giấu kỹ, nhưng ngay khoảnh khắc bạn nhấn vào, bạn đã trở thành nhà thiết kế trưởng cho sự mở rộng đội nhóm.
4. Nhập thông tin thành viên mới, bao gồm họ tên, chức vụ và thông tin liên hệ – đừng nhập bừa, nếu không ngày mai bộ phận nhân sự sẽ mời bạn “uống cà phê”.
5. Gửi liên kết mời hoặc để đồng nghiệp mới quét mã tham gia, giống như trao một tấm vé thông hành đến thế giới hiệu quả, quét một cái là vào đội ngay!

Thậm chí còn tuyệt hơn nữa, DingTalk hỗ trợ nhập hàng loạt, nếu bạn cần thêm mười người một lúc, không cần nhập từng người, chỉ cần tải lên file Excel là xong, đúng là cứu tinh cho nhân sự. Hơn nữa, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo, thành viên mới vừa vào đã có thể xem ngay các nhóm, nhiệm vụ và tài liệu, kết nối liền mạch, không còn phải hỏi “tôi phải tìm ai?”, “tài liệu ở đâu?” những câu hỏi “hỏi tận tâm can” như vậy nữa.

Sử dụng DingTalk để hợp tác nhóm hiệu quả

Thành viên mới vừa vào, đội nhóm như khối bột được ủ men tươi, nhìn là biết sắp nở to rồi! Nhưng đừng vội mừng – người đã vào rồi, làm sao để họ nhanh chóng bắt nhịp, không lạc lối, không hỏi “chúng ta rốt cuộc phải làm gì đây?”,这才是真正的 thử thách. Lúc này, DingTalk chính là hệ thống định vị cho đội nhóm bạn, dùng đúng thì cả đội cùng tiến bước; dùng không tốt, cả nhóm có thể cùng chơi trò chơi đố vui “ai hiểu thì trả lời” trong nhóm.

Trước hết, đừng còn nhét tất cả mọi người vào một nhóm chung gọi là “nhóm việc chung” nữa. Hãy nhanh chóng tạo các nhóm dự án riêng biệt, ví dụ như “Chiến dịch Q3” hay “Nhóm tiệc cuối năm không được sụp đổ”, để đảm bảo giao tiếp được chính xác. Sau đó, đưa tài liệu lên DingPan, giống như treo bản đồ lên tường, ai cũng nhìn thấy, không ai bị lạc. Nhớ thiết lập quyền truy cập cẩn thận, nếu không có thể xảy ra bi kịch kiểu “thực tập sinh xóa slide PPT của sếp”.

Đến giờ họp mà không ai xuất hiện? Hãy đặt nhắc lịch, để DingTalk như một quản gia lắm mồm nhắc nhở từng người một. Còn trong trường hợp khẩn cấp, ví dụ như “khách hàng yêu cầu trình bày trong 5 phút nữa”, hãy lập tức gửi tin nhắn Ding, bật cửa sổ cảnh báo + gọi điện nhắc, đảm bảo toàn bộ thành viên tỉnh giấc ngay lập tức, kể cả người đang “lười biếng” cũng phải bật dậy trả lời. Những kỹ thuật này không phải trò mèo, mà là chiến thuật thực chiến giúp đội nhóm chuyển từ “tự phát” thành “tập hợp các đồng đội siêu đỉnh”.

Cách sử dụng DingTalk để quản lý hiệu suất làm việc

Nói về quản lý đội nhóm, chỉ dựa vào nhiệt huyết và động viên bằng lời nói sẽ không duy trì được lâu, sớm muộn cũng cần đến chút “sự quan tâm thiết thực” – tức là quản lý hiệu suất. Đừng lo, không phải bạn phải trở thành một giám sát viên nghiêm khắc, mà là để DingTalk giúp bạn hóa thân thành “người hướng dẫn hiệu suất vừa nhẹ nhàng vừa chính xác”. Bạn nghĩ quản lý hiệu suất là đến cuối tháng mới chấm điểm? Lỗi thời rồi! Với chức năng thiết lập mục tiêu của DingTalk, bạn có thể cùng nhân viên đặt ra các mục tiêu SMART, rồi chia nhỏ thành các nhiệm vụ theo quý, theo tháng, giống như chơi game điện tử, từng关卡 từng关卡 vượt qua. Thú vị hơn nữa, hệ thống sẽ tự động theo dõi tiến độ, ai đang bị kẹt, ai đang đi trước, nhìn một cái là rõ.

Quản lý chấm công cũng không còn là thời đại ký tên trên giấy nữa, với định vị GPS + nhận diện khuôn mặt khi điểm danh, muốn lấy cớ kiểu “hôm nay tôi đi muộn vì chó nhà tôi ốm”? Xin lỗi, DingTalk sẽ mỉm cười nói: “Vị trí điểm danh của bạn cách văn phòng 2,3km nhé.” Việc đánh giá hiệu suất cũng không còn do một mình quản lý quyết định, hỗ trợ đánh giá 360 độ, đồng nghiệp đánh giá lẫn nhau, cấp dưới phản hồi cấp trên đều được tính vào, giúp kết quả đánh giá toàn diện hơn. Cuối cùng, đừng quên cơ chế khen thưởng – làm tốt? Gửi một giấy khen điện tử + lì xì qua Ding một cái, cả nhóm cùng chứng kiến, cảm giác thành tựu lập tức đạt mức tối đa, hiệu quả hơn cả việc mời uống sữa đậu nành!

Các vấn đề thường gặp và giải pháp

Không thể đăng nhập? Đừng vội, hãy kiểm tra “mạch sống kỹ thuật số” của bạn trước đã! Đôi khi không phải bạn quên mật khẩu, mà là mạng đang chơi trò trốn tìm với bạn. Trước tiên hãy kiểm tra Wi-Fi hoặc dữ liệu di động có hoạt động bình thường không, sau đó kiểm tra kỹ tài khoản và mật khẩu – đừng gõ “DingTalk” thành “DingTack”, như vậy hệ thống sẽ coi bạn đang tấn công bằng mã lỗi!

Tài liệu không mở được? Có thể nó chỉ đang “giả chết” thôi! Khi gặp tình trạng PDF hiện trắng trang, Excel biến thành hình vẽ kỳ bí, đừng vội nguyền rủa công nghệ. Trước tiên hãy kiểm tra xem phần mở rộng file có bị đổi lén không, hoặc có đang dùng phần mềm sai để mở không. Nếu vẫn không được, hãy tải lại file – coi như thực hiện một “nghi lễ hồi sinh kỹ thuật số” cho file.

Tin nhắn như rơi xuống biển cả? Đừng vội nghi ngờ đồng nghiệp đang “bạo lực lạnh”, hãy kiểm tra cài đặt thông báo trên điện thoại xem có vô tình “đày ải” DingTalk sang vùng biên giới không. Người dùng iOS đặc biệt cần cẩn thận, chỉ một chút là tắt mất “âm thanh”, kết quả là tin nhắn quan trọng lặng lẽ trôi qua, đến khi bạn phát hiện thì sếp đã đang nhảy chân sáo trong nhóm rồi.

Ứng dụng chậm như xem trình chiếu ảnh? Lúc này cần dọn dẹp bộ nhớ đệm! Giống như dọn dẹp phòng ốc, quét sạch các tệp cũ, sau đó cập nhật lên phiên bản mới nhất, để DingTalk chạy nhanh hơn cả tốc độ sếp truy tiến độ.

Gặp vấn đề kỳ lạ? Đừng cố chịu đựng một mình, trung tâm trợ giúp chính thức của DingTalk chứa đầy “bản đồ kho báu kỹ thuật”, nếu vẫn không giải quyết được, nhân viên hỗ trợ khách hàng luôn sẵn sàng giúp đỡ –畢竟 chúng ta theo đuổi là hiệu quả, chứ không phải tự hành xác!

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!